Wer regelmäßig mit großen Listen in Excel arbeitet – z. B. Verkaufszahlen, Bestellungen oder Projektübersichten – kennt das Problem: Wie bekomme ich schnell eine strukturierte Auswertung, ohne komplizierte Formeln zu bauen?

Die Lösung heißt: Pivot-Tabelle.

Pivot-Tabellen sind das ideale Werkzeug, um Daten schnell zu analysieren und verständlich darzustellen. Und keine Sorge: Man muss kein Excel-Profi sein, um sie zu nutzen. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Pivot-Tabelle erstellen – einfach, verständlich und praxisnah.

Was ist eine Pivot-Tabelle?

Eine Pivot-Tabelle hilft Ihnen dabei, aus einer einfachen Liste Antworten zu gewinnen, zum Beispiel:

• Wie viel Umsatz haben wir pro Produkt gemacht?
• Wie viele Bestellungen gab es je Monat?
• Welche Abteilung hatte den höchsten Aufwand?

Der Vorteil: Sie müssen keine Formeln schreiben – Sie ziehen sich Ihre Auswertung einfach mit der Maus zusammen.

Aufbau einer Pivot-Tabelle – das Prinzip

Wenn Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, sehen Sie rechts ein Feld mit vier Bereichen:

Bereich	Bedeutung (praktisch erklärt)
Zeilen	Was soll aufgelistet werden? (z. B. Produktnamen)
Spalten	Wie möchten Sie es aufteilen? (z. B. nach Monaten, Regionen)
Werte	Was soll gerechnet werden? (Summe, Anzahl, Durchschnitt)
Filter	Nach welchen Kriterien möchten Sie die Daten eingrenzen?

Schritt für Schritt: So erstellen Sie Ihre erste Pivot-Tabelle

1. Daten vorbereiten

Ihre Ausgangsdaten sollten:

• Überschriften in der ersten Zeile enthalten (z. B. Produkt, Umsatz, Datum)
• keine komplett leeren Zeilen oder Spalten haben

2. Pivot-Tabelle einfügen

1. Klicken Sie in eine Zelle der Liste
2. Wählen Sie im Menü: Einfügen > PivotTable
3. Bestätigen Sie das vorgeschlagene Datenfeld und klicken Sie auf OK

3. Felder anordnen

Jetzt können Sie die Spaltenüberschriften per Drag & Drop in die vier Bereiche ziehen:

Beispiel 1: Umsatz pro Produkt

• Produkt → in den Zeilenbereich
• Umsatz → in den Wertebereich

Ergebnis: Eine Liste mit Produkten und den zugehörigen Umsatzzahlen.

Beispiel 2: Umsatz pro Monat und Produkt

• Produkt → Zeilen
• Datum → Spalten (Excel erkennt automatisch Monate)
• Umsatz → Werte

Tipps für den Alltag

• Andere Auswertung? Kein Problem.
  Mit wenigen Klicks können Sie die Felder neu anordnen – ohne Ihre Daten zu verändern.
• Werte ändern (z. B. Anzahl statt Summe):
  Rechtsklick auf die Zahl > Wertfeldeinstellungen
• Pivot-Tabelle aktualisieren:
  Nach Änderungen an den Daten klicken Sie in die Pivot-Tabelle und wählen „Aktualisieren“

Bonus: Pivot-Chart erstellen – Ihre Auswertung als Diagramm

Wenn Sie Ihre Pivot-Tabelle grafisch darstellen möchten, geht das mit einem Pivot-Chart (also einem Diagramm, das direkt mit der Pivot-Tabelle verknüpft ist).

So erhalten Sie sofort eine visuelle Auswertung, z. B. für Präsentationen, Berichte oder Besprechungen.

So erstellen Sie ein Pivot-Chart:

1. Erstellen Sie wie gewohnt eine Pivot-Tabelle (siehe Anleitung oben)
2. Klicken Sie in die Pivot-Tabelle
3. Wechseln Sie ins Register „PivotTable-Analyse“ oder „Einfügen“
4. Wählen Sie „PivotChart“ aus
5. Wählen Sie einen Diagrammtyp (z. B. Säulen-, Balken-, Linien- oder Kreisdiagramm)
6. Klicken Sie auf OK – das Diagramm erscheint neben oder unter Ihrer Tabelle

💡 Wenn Sie in der Pivot-Tabelle Änderungen vornehmen (z. B. neue Felder anordnen), passt sich das Diagramm automatisch an.

Tipp zur Darstellung:

• Nutzen Sie das Register „Diagrammentwurf“, um Farben, Achsenbeschriftungen oder Diagrammüberschriften anzupassen.
• Für einfache Vergleiche eignen sich besonders Säulen- oder Balkendiagramme.
• Möchten Sie Entwicklungen zeigen? Dann nutzen Sie ein Liniendiagramm.
• Für Anteile (z. B. Umsatzanteile je Produkt) ist ein Kreisdiagramm sinnvoll – aber bitte sparsam einsetzen.

Fazit zum Pivot-Chart

Ein Pivot-Chart ist die perfekte Ergänzung zur Pivot-Tabelle:
visuell, automatisch verknüpft und in wenigen Klicks erstellt – ideal für alle, die Daten nicht nur analysieren, sondern auch überzeugend präsentieren möchten.

Fazit

Pivot-Tabellen sind leistungsstark, flexibel und überraschend einfach, sobald man das Prinzip verstanden hat.
Gerade im Büroalltag – ob im Vertrieb, Projektmanagement oder der Buchhaltung – sind sie ein echter Produktivitäts-Booster.

Mein Tipp: Probieren Sie es mit einer kleinen Liste aus. Nach ein paar Minuten sehen Sie die ersten Aha-Effekte – versprochen!