In der heutigen hektischen Welt, in der wir mit einer Vielzahl von Aufgaben jonglieren müssen, ist es entscheidend, eine effiziente Methode zur Bewältigung des Arbeitspensums zu finden. Eine solche Methode, die sich als äußerst nützlich erwiesen hat, ist die ALPEN-Methode. Diese Methode zur Strukturierung von Aufgaben ermöglicht es, den Tag besser zu organisieren und die Produktivität zu steigern.
Die einzelnen Buchstaben stehen für die jeweiligen Vorgehensweisen, die notwendig sind:
A – Aufgaben auflisten (alle Aufgaben des Tages, erstmal unsortiert, auflisten), dadurch erhalten Sie einen Überblick, was erledigt werden muss
L – Länge der Aufgaben einschätzen (wieviel Zeit werden Sie voraussichtlich für die Erledigung der Aufgabe benötigen?) Seien Sie dabei realistisch, um Überlastung zu vermeiden und realistische Zeitpläne zu erstellen.
P – Pufferzeiten einplanen (Tipp: verplanen Sie nur 60% Ihres Tages, sodass noch genug Zeit für Unvorhergesehenes bleibt) Es ist wichtig, Flexibilität in deinem Zeitplan zu haben, um unvorhergesehene Ereignisse oder Verzögerungen zu berücksichtigen.
E – Entscheiden, was wichtig ist (Prioritäten setzen, ggf. Aufgaben delegieren) Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten und dringendsten Aufgaben, um Ihre Zeit effektiv zu nutzen.
N – Nachprüfen, welche Aufgaben erledigt sind (abhaken und offene Aufgaben für die nächsten Tage übertragen) Reflektieren Sie darüber, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte, um in Zukunft effizienter zu sein.
Mit dieser Methode können Sie natürlich auch Ihre Woche planen oder sie für Ihr Projektmanagement nutzen.
Warum ist die ALPEN-Methode effektiv?
Die ALPEN-Methode zeichnet sich durch ihre klare Struktur aus, die es ermöglicht, den Arbeitsfluss zu organisieren und zu optimieren. Durch die Schätzung der Zeit und das Einplanen von Pufferzeiten werden realistische Ziele gesetzt und Stress reduziert. Die Fokussierung auf die Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgaben hilft dabei, Prioritäten zu setzen und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.
Darüber hinaus erlaubt die regelmäßige Nachkontrolle eine Anpassung der Planung an veränderte Umstände oder neue Anforderungen. Dies sorgt für eine höhere Anpassungsfähigkeit und Effizienz im Umgang mit dem Arbeitspensum.
Die Vorteile der ALPEN-Methode
– Sie haben einen klaren Überblick über Ihre Ziele und Prioritäten
– Sie können realistisch einschätzen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe brauchen
– Sie vermeidet Stress und Hektik, indem Sie genügend Pufferzeiten einplanen
– Sie können flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren, indem Sie Entscheidungen treffen
– Sie können Ihre Leistung überprüfen und verbessern, indem Sie eine Nachkontrolle durchführen
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
