viele To-Do-Listen

In meinem letzten Training habe ich bei einem Teilnehmer etwas beobachtet, was mir häufig in den verschiedenen Unternehmen begegnet: es gibt viele verschiedene Planungstools, die laufend gepflegt werden müssen, aber einen wirklich guten Überblick bekommt man dadurch nicht.

Bei diesem Training ging es um die Erstellung von Quartals- und Jahresabschlüssen und betriebswirtschaftliche Auswertungen und das über viele Gesellschaften, die zum Konzern gehören, hinweg. Aber ähnliches findet man auch bei umfangreichen Kundenaufträge, Vertriebsaktivitäten oder IT-Projekten.

In diesem Fall lässt sich eigentlich alles gut Planen. Es steht genau fest, zu welchem Termin die Quartals- und Jahresabschlüsse fertig sein müssen. Jeder weiß auch was zu tun ist, da es sich von Quartal zu Quartal, von Jahr zu Jahr wiederholt. Es ist auch klar, wer welche Zahlen wie liefern muss, damit diese zum Konzernabschluss zusammengeführt werden können.

Das Problem ist aber leider jedes Mal wieder, dass nicht alle Zahlen zum gewünschten Zeitpunkt vollständig vorliegen. Der Verantwortliche muss also immer wieder den Kollegen hinterher telefonieren und Rücksprache halten. Und wenn ein Mitarbeiter wegen Krankheit ausfällt ist nicht klar was von wem übernommen werden muss, weil es keine Übersicht gibt, was dieser Mitarbeiter an diesem Tag hätte tun sollen.

Wie in vielen Unternehmen, so auch hier, gibt es verschiedene Tools, um die Informationen zu verwalten. Ein Online-Tool, in dem die Termine verwaltet werden und das automatisch Erinnerungsmails versendet. Diverse Excel-Dateien (z.B. Urlaubs-/Abwesenheitsplan), die persönlichen Kalender usw.

Besser wäre es, ein Planungstool zu verwenden, das alle Wünsche erfüllt.

Dies könnte z.B. MS-Project sein, oder eine umfassende Excel-Datei mit Makro-Programmierungen, oder vielleicht auch eine LotusNotes-Datenbank. Egal für was Sie sich entscheiden, wichtig ist es, dass Sie vorab einen genauen Anforderungskatalog erstellen und prüfen, welches Tool Ihre Anforderungen wirklich umfassend erfüllt.