Der Start in den Tag entscheidet oft über dessen Verlauf – gerade in Führungspositionen. Ein klarer Fokus, strukturierte Planung und eine bewusste Steuerung der eigenen Energie helfen Ihnen, mit Effizienz und Klarheit durch den Tag zu gehen. In diesem Beitrag finden Sie acht praxiserprobte Strategien, mit denen Sie als Teamleiter:in, Projektmanager:in oder Führungskraft in einem KMU produktiv und wirkungsvoll in den Arbeitstag starten.

1. Beginnen Sie mit einer klaren Priorität – statt mit E-Mails

E-Mails sind selten der produktivste Einstieg in den Tag. Wer morgens als Erstes sein Postfach öffnet, verliert sich schnell in operativen Kleinigkeiten und fremdgesteuerten Anliegen. Besser: Wählen Sie gezielt eine wichtige Aufgabe, die Sie zu Tagesbeginn mit voller Konzentration angehen. Damit setzen Sie nicht nur einen Fokus, sondern schaffen auch ein echtes Erfolgserlebnis gleich zu Beginn – und das gibt Energie für den weiteren Tag. Um besser entscheiden zu können, welche Aufgabe wichtig ist, sollten Sie das Eisenhower-Prinzip anwenden.

2. Erledigen Sie die „Kröte des Tages“ zuerst

Angelehnt an Brian Tracys berühmte Methode „Eat that Frog“: Erledigen Sie gleich morgens die eine Aufgabe, die wichtig ist – aber vielleicht unangenehm oder herausfordernd. Gerade in Führungsrollen fallen darunter häufig Themen wie schwierige Gespräche, unangenehme Entscheidungen oder komplexe Planungsschritte. Wer das gleich morgens angeht, schafft nicht nur Freiraum, sondern nimmt sich selbst den mentalen Ballast für den Rest des Tages.

3. Setzen Sie glasklare Prioritäten

Sobald Ihre Tagesaufgaben sichtbar sind, priorisieren Sie bewusst. Was ist heute wirklich entscheidend für den Fortschritt im Projekt oder für die Zielerreichung im Team? Nutzen Sie klare Bewertungskriterien (z. B. Wichtigkeit vs. Dringlichkeit), um Ihre Zeit und Energie optimal einzusetzen. Idealerweise haben Sie diese Einschätzung bereits am Vortag vorbereitet – so können Sie direkt starten.

4. Planen Sie realistisch – mit Pufferzeiten

Planen Sie Ihren Tag aktiv, nicht reaktiv. Eine bewährte Methode ist die 40-60-Regel: Verplanen Sie nur etwa 60 % Ihrer Arbeitszeit konkret, und lassen Sie rund 40 % bewusst frei – für Unvorhergesehenes, spontane Abstimmungen oder dringende Rückfragen. Besonders in KMU mit flachen Hierarchien und kurzen Wegen ist Flexibilität ein entscheidender Erfolgsfaktor.

5. Blocken Sie Fokuszeiten für ungestörtes Arbeiten

Gerade als Führungskraft ist Ihr Kalender oft gut gefüllt – mit Meetings, Abstimmungen und Ad-hoc-Anfragen. Umso wichtiger ist es, aktive Fokuszeiten im Kalender zu blocken. Reservieren Sie sich feste Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten an strategischen Themen – möglichst ohne Störungen, Telefon oder E-Mails. Die Pomodoro-Technik oder ähnliche Methoden können helfen, diese Zeiten effektiv zu nutzen.

6. Delegieren Sie konsequent

Viele Führungskräfte und Projektleiter übernehmen zu viele operative Aufgaben selbst – aus Gewohnheit oder weil es „schneller geht“. Doch Ihr eigentlicher Mehrwert liegt in der Steuerung, Kommunikation und Weiterentwicklung. Prüfen Sie bewusst: Was kann und sollte ich abgeben? Wer delegiert, schafft Freiräume für die wirklich wichtigen Themen – und fördert gleichzeitig die Eigenverantwortung im Team. Nehmen Sie sich also bitte bewusst Zeit, Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren und erledigen Sie dies nicht „zwischen Tür und Angel“.

7. Starten Sie mit einem kurzen Team-Check-in

Ein kurzer, strukturierter Austausch am Morgen kann Wunder wirken – ob als informelles Stand-up oder Mini-Meeting. Klären Sie gemeinsam: Wer arbeitet heute woran? Welche Abhängigkeiten bestehen? Wo gibt es Engpässe? So stellen Sie sicher, dass das Team synchron läuft und alle mit einem klaren Fokus in den Tag starten.

Haben Sie eine Sekretärin oder Assistentin? Dann sollten Sie ein kurzes Briefing am Morgen dafür nutzen, den Tag gemeinsam durchzugehen und Fragen zu E-Mails zu klären.

8. Achten Sie auf Pausen – auch (oder gerade) als Führungskraft

In der Hektik des Alltags vergessen wir oft, dass Regeneration produktiv macht. Planen Sie bewusst Pausen ein – nicht nur für das Team, sondern auch für sich selbst. Schon kurze Unterbrechungen, ein Spaziergang oder ein Wechsel des Arbeitsortes wirken oft Wunder für die Konzentration und Entscheidungsfähigkeit.

Fazit

Ein produktiver Tagesstart ist kein Zufall – er ist das Ergebnis bewusster Entscheidungen und klarer Routinen. Wenn Sie diese acht Strategien regelmäßig anwenden, gewinnen Sie nicht nur mehr Struktur und Fokus, sondern auch die nötige Gelassenheit für Führung im Alltag. Probieren Sie es aus – der Unterschied ist spürbar.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.