Ein Projekt mit Outlook managen? Ja, das geht, solange es sich um ein relativ kleines Projekt handelt. Welche Einstellungen und Funktionen dafür notwendig sind, erkläre ich in diesem Artikel.

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In 5 Schritten zum Projektmanagement mit Outlook

Worum geht’s?

Wenn Sie ein relativ kleines Projekt bearbeiten, ist es gar nicht notwendig ein professionelles Projektmanagement-Tool, wie MS-Project zu nutzen. Aus meiner Sicht nimmt die Erfassung der Stammdaten zu viel Zeit in Anspruch im Verhältnis zum Projektumfang. Außerdem sind die Lizenzen für MS-Project nicht ganz günstig, sodass viele Unternehmen diese Software entweder gar nicht, oder nur sehr begrenzt einsetzen.

Alternativ können Sie auch das Open-Source-Tool ProjectLibre nutzen, das ich bereits vorgestellt habe (Videos ansehen).

Warum keine Excel-Liste?

Bei meinen Kunden sehe ich ganz häufig Excel-Liste zu den jeweiligen Projekten. Einerseits hat so eine Liste den Vorteil, dass alle sehen, was wer bis wann erledigen soll. Andererseits muss dann jedes Projektmitglied seine Aufgaben individuell einplanen. Da das häufig nicht geschieht, rennt man als Projektleiter den Kollegen hinterher, weil viele Aufgabenpakete überfällig sind.

Als Projektmitglied, das an mehreren Projekten beteiligt ist, ergibt sich noch die Herausforderung den Überblick zu behalten. Man muss mehrere Excel-Listen im Blick behalten…

Und was ist mit einem Kanban-Board?

Auch ein Kanban-Board eignet sich gut für kleine Projekte. Hier kann auch an Dateien diskutiert werden und ein einfacher und schneller Austausch untereinander ist möglich. Aber auch hier ergibt sich bei mehreren Projekten das gleiche Problem, wie bei Excel-Listen: Als Projektmitarbeiter muss ich mehrere Boards im Blick behalten.

Sie möchten ein Kanban-Board ausprobieren? Dann sehen Sie sich meine Videos zu Trello an.

Außerdem ist es nicht einfach, die verschiedenen Projektaufgaben mit den weiteren eigenen Aufgaben zusammen zu planen.

Für die eigene Planung ist Outlook ideal. Damit Sie auch kleine Projekte darüber abbilden können, sind folgende 5 Schritte notwendig:

Schritt 1: Kategorie anlegen

Legen Sie in Outlook eine neue Kategorie für Ihr Projekt an. Diese Kategorie können Sie dann für alle projektbezogenen Mails, Aufgaben und Termine nutzen. Denken Sie bitte daran, konsequent alle empfangenen und gesendeten Mails mit dieser Kategorie zu versehen.

Tipp: Richten Sie einen QuickStep für eine Team-Mail ein, sodass sowohl alle Projektmitglieder im An-Feld stehen, als auch die Kategorie eingefügt ist.

Schritt 2: Suchordner einrichten

Sie können einen Unterordner unter Ihrem Mail-Postfach für das Projekt anlegen. Dann verschieben Sie alle projektbezogenen Mails dort selbst hinein. Einfacher und schneller geht es aber über einen Suchordner, der Ihnen automatisch alle kategorisierten Mails zusammenstellt. So wird Outlook zu einem hilfreichen Assistenten 😉

Um projektbezogene Termine im Kalender zu finden, geben Sie die Kategorie im Suchfeld im Kalender ein. Dies lässt sich zwar nicht dauerhaft einrichten, wie beim Suchordner für die Mails, aber über die Schaltfläche „Zuletzt verwendete Suchvorgänge“ kommen Sie schnell wieder an die Ergebnisse dran.

Ihre Aufgabenliste können Sie nach den Kategorien gruppiert anzeigen lassen. So stehen alle Aufgaben, die zu einem Projekt gehören, untereinander. Zusätzlich werden in der Aufgabenleiste die Kategoriefarben bei jeder Aufgabe angezeigt.

Schritt 3: Aufgaben delegieren

Als Projektleiter weisen Sie einfach die zu erledigenden Aufgabenpakete Ihren Projektmitgliedern über Outlook zu. Dies hat den Vorteil, dass Sie selbst eine Kopie der delegierten Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste haben, sodass Sie fällige Aufgaben schnell nachhaken können. Ist eine Aufgabe erledigt, erhalten Sie automatisch eine entsprechende Information.

Schritt 4: Datei-Verknüpfungen erstellen

Kennen Sie die Verknüpfungen in Outlook? Hier können Sie Datei-Ordner und auch einzelne Dateien hinzufügen. So haben Sie aus Outlook heraus immer den schnellen Zugriff auf die Dateien im Projekt-Ordner.

Sie kennen die hier genannten Funktionen in Outlook nicht? Dann empfehle ich Ihnen mein Outlook-Handbuch, in dem ich diese und weitere Funktionen Schritt-für-Schritt erkläre. E-Book jetzt kaufen (klick).

Schritt 5: OneNote für die Projektorganisation nutzen

Dokumentation, Protokolle, Ideensammlung, Diskussion und Aufgabenverteilung – all das benötigen Sie für Ihr Projekt. Natürlich möchten Sie alles an einem Ort haben und alle Projektmitglieder sollen nicht nur den Zugriff darauf haben, sondern automatisch über Aktualisierungen informiert werden.

Hört sich kompliziert an, ist aber ganz einfach mit OneNote. Wie Sie Ihr Projekt mit Hilfe von OneNote managen und welche tollen Möglichkeiten es gibt, weil OneNote und Outlook sehr gut zusammenarbeiten, erkläre ich Ihnen in diesem Video: https://youtu.be/KxKBR1ycdjo

Fazit

Ja, man kann mit Outlook ein Projekt managen – solange es sich um ein kleines Projekt handelt. Der große Vorteil: Sie nutzen ein bekanntes und vorhandenes Tool. Daher sind Sie schnell startbereit und können sich auf die Inhalte konzentrieren.