Selbstmanagement ist ein entscheidender Faktor für beruflichen Erfolg und persönliche Zufriedenheit. Besonders im hektischen Arbeitsalltag ist es oft eine Herausforderung, den Überblick zu behalten und produktiv zu bleiben. Doch es gibt eine Lösung: Durch die Etablierung fester Routinen können Sie Ihre Effizienz steigern und den Tag strukturierter gestalten. In diesem Blog-Artikel stelle ich Ihnen sechs bewährte Methoden vor, die Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu maximieren. Erfahren Sie, wie einfache Rituale am Morgen und Abend Ihr Selbstmanagement auf ein neues Level heben können. Lassen Sie sich inspirieren und entdecken Sie, wie Routinen Ihren Arbeitsalltag erleichtern und für mehr Klarheit und Fokus sorgen.

Morgens:

1️⃣ Die Kröte des Tages: Sie schieben unangenehme Aufgaben seit Wochen vor sich her? Dann sollten Sie sich angewöhnen, morgens eine dieser “Kröten” zu bearbeiten. Denn morgens haben Sie noch die Energie dafür. Außerdem kann der Tag dann nur noch besser werden…

2️⃣ 5-vor-9-Runde: Diese Runde gab es in meiner alten Abteilung bei einer Bank. Wir haben uns in einem unserer Büros an einem Stehtisch versammelt und haben uns kurz gegenseitig informiert: Wer ist heute krank? Wer ist im Urlaub? Wer ist in Besprechungen oder in einer Geschäftsstelle? Wer übernimmt das Telefon? Wer hat ein aktuelles Problem zu lösen und würde sich gerne mit einem Kollegen später treffen, um gemeinsam Ideen zu entwickeln? Manchmal dauerte diese Runde auch nur 1 Minute – wenn es nichts zu besprechen gab, aber sie durfte nie länger als 5 Minuten in Anspruch nehmen, da wir dann alle in Meetings oder an unseren Arbeitsplatz verschwanden. Diese kurze Runde hat die Kommunikation im Team verbessert und die Gespräche “zwischen Tür und Angel” verringert.

3️⃣ Briefing zwischen Chef und Assistenz: Vorgesetzter und Sekretärin bzw. Assistentin sollten sich jeden Morgen abstimmen und den Tag durchgehen. Welche Termine stehen heute an? Welche Anrufe sind wichtig? Welche neuen Informationen sind wichtig? Auch hier ist das Ziel die Kommunikation zu verbessern und sich gegenseitig aufmerksam zuzuhören.

Abends (bzw. kurz vor dem Feierabend):

4️⃣ Abends die gesendeten Mails durchgehen: Was machen Sie eigentlich mit Ihren gesendeten Mails? Viele Mitarbeiter lassen diese Mails einfach im Ordner “Gesendet” liegen. Dabei ist es die höherwertige Mail, als die empfangene, da sie Ihre Antwort enthält. Legen Sie also abends Ihre gesendeten Mails in Ihre themenorientierte Ordner ab, planen die Nachverfolgung ein oder löschen Sie sie, wenn Sie sich nur für die schnelle Bearbeitung bedanken. Dies fällt am Ende des Tages leichter, weil Sie noch wissen, zu welchem Thema die Mail gehört. Wenn Sie nur 1x pro Monat oder 1x pro Jahr aufräumen, dann dauert es viel länger, weil Sie jede Mail durchlesen müssen.

5️⃣ Nicht erledigte Aufgaben neu einplanen: Es gibt so Tage… Sie kennen das… Es kam viel dazwischen. Störungen und Unterbrechungen haben dafür gesorgt, dass Sie Ihre Aufgaben nicht wie geplant erledigen konnten. Alles, was Sie nicht geschafft haben, sollten Sie abends neu einplanen. Wie Sie Ihre Unterbrechungen reduzieren können, erfahren Sie hier: Störungen vermeiden

6️⃣ Abends den nächsten Tag durchgehen: Schauen Sie sich jeden Abend den nächsten Tag an. Welche Meetings sind geplant? Welche Aufgaben stehen an? Wenn Sie feststellen, dass sich Prioritäten geändert haben, dann nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor. Dies gilt insbesondere für den Freitagnachmittag. Gehen Sie zu diesem Zeitpunkt die nächste Woche durch und priorisieren bei Bedarf Ihre To-Do-Liste neu.

Ihre Vorteile

Da die Kommunikation zwischen den Kollegen bzw. mit dem Vorgesetzten strukturierter und geplanter und nicht mehr so spontan erfolgt, reduzieren Sie Unterbrechungen und erhöhen die Aufmerksamkeit. Sie gehen Ihre ungeliebten Aufgaben an und erledigen diese endlich, sodass Sie Ihre Energie besser einsetzen können. Außerdem verbessern Sie Ihre Aufgabenplanung und erreichen Ihre Ziele einfacher.

Haben Sie auch Routinen bei sich etabliert? Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar.

Meike Kranz

Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.