Die tägliche E-Mail-Flut überschwemmt den Posteingang. 50 – 80 – 100 Mails pro Tag sind heutzutage keine Seltenheit mehr. Und alles ist wichtig und dringend…
Bitte lassen Sie sich nicht von den E-Mails verrückt machen. Wenn Sie ständig in Ihren Posteingang schauen und jede neue Mail sofort lesen, werden Sie kaum noch andere Aufgaben schaffen.
Besser ist es, nur 3x am Tag den Posteingang zu sichten und strukturiert abzuarbeiten.
Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie die Mailbenachrichtigung in Outlook ausschalten. Es wird vielleicht für Sie zu Beginn etwas ungewohnt sein, dieses Fenster nicht immer wieder zu sehen, aber nur so können Sie die ständige Unterbrechung vermeiden.
Denn sind wir mal ehrlich: wir Menschen sind neugierig. Und wenn die Meldung kommt „Sie haben eine neue Mail“, dann schauen wir auch nach, um was es in der Mail geht.
Wie Sie die Mailbenachrichtigung ausschalten, erkläre ich in diesem Video:
Desktop-Benachrichtigung für Mails in Unterordnern
Wenn Sie Mails per Regel automatisch in einen Unterordner verschieben lassen, erscheint die Mailbenachrichtigung nicht. Dies funktioniert automatisch nur für Mails, die im Posteingang ankommen.
Wenn Sie aber genau das erreichen möchten, müssen Sie beim Erstellen der Regel einen weiteren Haken bei „Desktopbenachrichtigung anzeigen“ setzen:
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
