So arbeiten Sie noch effizienter mit MS-Word

In den letzten Blog-Artikeln habe ich Ihnen kurz gezeigt, wie Sie auch als Anwender selbst Makros in Word aufnehmen können, um dadurch Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. Über die Makro-Aufzeichnungen sind die Möglichkeiten allerdings eingeschränkt. Viel mehr möglich wäre über die Makro-Programmierung in VBA. Zu diesem Thema habe ich ein Interview mit Maik Hoffmann von meinem Kooperationspartner mitcon geführt.


Meike Kranz: Hallo Herr Hoffmann, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, mir ein paar Fragen zur Makro-Programmierung zu beantworten.

Maik Hoffmann: Ja gern! Makro-Programmierung ist mehr als das Aufzeichnen der Bedienung und erfordert natürlich Einarbeitung. Aber die Möglichkeiten, die sich daraus ergeben, rechtfertigen den Aufwand.

Meike Kranz: In meinen Videos habe ich gezeigt, dass man Informationen in die Kopf- und Fußzeile eines Briefes per Makro einfügen kann. Welche weiteren Beispiele gibt es?

Maik Hoffmann: Die Anwendungsmöglichkeiten von Makro-Programmierung sind vielfältig und oft auch sehr individuell. Praktisch jeder Anwender oder jede Firma hat besondere Anforderungen und Routineaufgaben, die mit Makro-Programmierung vereinfacht werden können. Aber es gibt natürlich auch Beispiele, von denen fast alle Anwender profitieren können. Eines haben Sie genannt. Makros wie dieses lassen sich ganz einfach aufzeichnen. Mit der Programmierung gibt es aber darüber hinaus noch wesentlich mehr Möglichkeiten. So kann man etwa aus Dokumenten heraus über Dialoge auf externe Daten, wie etwa Adressen oder das firmeneigen Active Directory, zugreifen. Es lassen sich per Knopfdruck beliebige Elemente des Dokuments, wie z.B. Logos oder alternative Firmenstandorte, sichtbar bzw. unsichtbar machen oder als Bausteine in das Dokument einfügen. Daraus alleine ergibt sich schon eine Unzahl an Anwendungsmöglichkeiten.

Meike Kranz: Bei diesen Makros werden ja Daten direkt in den Text an die richtige Stelle eingefügt. Gäbe es auch die Möglichkeit, den Anwendern Ausfüllhilfen für Formulare anzeigen zu lassen?

Maik Hoffmann: Ja, sicher! Sie können beispielsweise in ein beliebiges Word-Formular Text- oder Infoboxen mit situativen Erläuterungen einfügen, die entweder per Schaltfläche ein- und ausgeschaltet werden können oder aber sich beim Drucken automatisch selbst ausblenden. 

Meike Kranz: Das ist ja toll. Aber bevor ein Mitarbeiter einen Brief, ein Angebot oder eine Rechnung schreibt, muss er ja erstmal die richtige Vorlage dafür finden. Das ist leider in Word mit einigen Klicks verbunden. Gäbe es die Möglichkeit, das Aufrufen der unternehmenseigenen Dateivorlagen zu vereinfachen?

Maik Hoffmann: Auch das ist möglich. So kann man mit Hilfe der Programmierung Vorlagenverzeichnisse virtuell zusammenlegen und die Vorlagen in einem Dialog anzeigen lassen, automatisch filtern und nach eigenen Kriterien sortieren. Auf diese Weise kommt man dann schnell und einfach zu der gewünschten Dokumentvorlage.

Meike Kranz: Wer in seinem Word-Dokument viele Felder, wie z.B. das Datum oder ein Inhaltsverzeichnis einfügt, sollte diese Felder vor dem Druck aktualisieren. Dies kann natürlich schnell vergessen werden. Gibt es auch dafür eine bessere Lösung?

Maik Hoffmann: Es gibt in der Makro-Programmierung für fast alles eine Lösung. In diesem Fall gäbe es etwa die Möglichkeit, in der betreffenden Dokumentvorlage die Druckfunktion so abzuändern, dass automatisch im Hintergrund vor dem Drucken eine Aktualisierung aller in dem Dokument befindlichen Felder und Verzeichnisse stattfindet. Natürlich kann auch eine Schaltfläche für das gleichzeitige Aktualisieren aller Felder und Verzeichnisse auf eine der Registerkarten in Word gelegt werden.

Meike Kranz: Ich möchte noch auf einen anderen Aspekt zu sprechen kommen. Das Unternehmen ist natürlich daran interessiert, dass alle Dokumente, die an Kunden gesendet werden, einheitlich aussehen. D.h. im Corporate Design wird festgelegt, welche Schriftart und –größe und welche Farben in allen Dokumenten verwendet werden soll. Wie kann ein Makro in Word die Mitarbeiter dabei unterstützen? 

Maik Hoffmann: Da wären zunächst einmal die automatisierten Dokumentvorlagen, welche etwa über Dialogsteuerung schon sehr effizient dafür sorgen, dass alle individuellen Dokumentangaben automatisch und natürlich auch mit der korrekten Formatierung in das Dokument eingefügt werden. Der Anwender muss sich also gar nicht um Platzierung oder Formatierung von Text kümmern.

Darüber hinaus ist es auch möglich, über eine spezielle Makrofunktion die Formatierung von Dokumenten automatisch prüfen zu lassen. Verstöße gegen den korrekten Einsatz von Schriftgrößen oder Schriftarten oder anderes mehr lassen sich so auf mannigfaltige Weise hervorheben bzw. korrigieren. Eine solche Funktion kann etwa auch dem Drucken des Dokuments vorangeschaltet werden. Auf diese Weise wird schon vor dem Druck vor Fehlern gewarnt oder diese werden ggf. sogar automatisch korrigiert.

Meike Kranz: Word bringt ja standardmäßig viele Funktionen mit. Aber manchmal fällt es mir schwer, diese zu finden, weil die Microsoft-Programmierer sie echt gut in Untermenüs versteckt haben. Einige Funktionen werden auch im Standard-Menü gar nicht angezeigt. Mich ärgert darüber hinaus auch das ständige hin und her klicken und wechseln zwischen den Reitern. Könnte man das übersichtlicher gestalten und vereinfachen?

Maik Hoffmann: Auch das ist möglich. Selbst erstellte individuelle Funktionen lassen sich, ebenso wie die von Ihnen erwähnten Word-internen Funktionen, sehr einfach direkt als Schaltflächen auf bestehende Registerkarten übertragen, so dass diese Funktionen dann sofort per Mausklick ausgewählt werden können. Das Ganze kann man natürlich auch auf die Spitze treiben, indem man sich ganze eigene Registerkarten in Word neu anlegt und mit den gewünschten Funktionen belegt. So hat man dann alles Nötige immer im direkten Zugriff, während man die nicht benötigten Funktionen nicht länger im Wege hat.

 Meike Kranz: Vielen Dank für diese Beispiele. Ich denke, man kann ganz gut daran erkennen, was durch die Makro-Programmierung alles möglich ist. Vergleichbare Chancen für Effizienzsteigerungen gibt es bestimmt auch in Excel und PowerPoint. Können Sie dafür Beispiele aus der Praxis beschreiben?

Maik Hoffmann: Im Laufe der Jahre wurden die vielfältigsten Anforderungen dieser Art an uns als Firma herangetragen. In Excel wünschen sich unsere Kunden oft die makrogesteuerte Darstellung von Szenarien, die sich aus den eigenen Zahlen ergeben. Das geht hin bis zu umfangreichen Cockpit-Lösungen, bei denen etwa die Einnahmen und Ausgaben von Unternehmen, abhängig von eigenen Stellgrößen, übersichtlich präsentiert werden.

In PowerPoint kann man beispielsweise automatisch eine Agenda aus einer vorhandenen Präsentation generieren oder einen Vertraulichkeitsvermerk aus einer Dialogauswahl in die Präsentation einfügen. Beliebt ist auch die Erweiterung des internen Farbschemas um weitere Hausfarben. Natürlich ist auch bei PowerPoint eine nachträgliche Formatkontrolle möglich. Die Anwendungsmöglichkeiten sind fast unbegrenzt.

Meike Kranz: Ich denke, an diesen Beispielen kann man gut erkennen, welches Zeitspar-Potenzial in der Makroprogrammierung steckt. Ich bedanke mich noch einmal ganz herzlich für Ihre leicht verständlichen Erklärungen zu diesem Thema.

Maik Hoffmann: Das ist richtig. Und überdies wird oft nebenher auch die Qualität erhöht. Es lohnt sich zu prüfen, welche Effekte im eigenen Unternehmen durch Makroprogrammierung möglich sind. – Auch ich bedanke mich für das Interview.

 

Über den Interview-Partner:

Maik Hoffmann

* 29. Juli 1984

Fachinformatiker mit Schwerpunkt Anwendungsentwicklung
Leiter des Fachbereichs CD-Projekte der mitcon GmbH in Bonn

Leitung von zahlreichen Projekten zur Umsetzung von
Design in Office-Vorlagen bzw. zur Konvertierung von Vorlagen

Schwerpunkt: Automatisierte dialoggesteuerte Korrespondenzvorlagen
mit hoher Funktionsvielfalt und externem Datenzugriff

 

Kontakt:

Maik Hoffmann
mitcon GmbH
Lievelingsweg 102-104
D 53119 Bonn
+49 228 91837-80
hoffmann@mitcon.de

www.mitcon.de

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