So schreiben Sie Briefe, die gerne gelesen werden

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für Ihre Briefe kreative Betreffzeilen formulieren und was Sie beachten sollten, damit Ihre Texte lebendiger werden. Außerdem lernen Sie die formellen Vorgaben für einen Brief kennen und wie Sie dies in Word in einer Briefvorlage umsetzen.

Worum geht’s?

Die Betreffzeile ist für Ihren Brief sehr bedeutend. Hier entscheidet sich bereits, ob der Empfänger weiter liest, oder den Brief gleich in den Papierkorb wirft.

Oft ist der Betreff aber sehr sachlich und kurz, wie z.B. Terminbestätigung, Rechnung oder Mahnung.

Das ist zwar korrekt, aber so ein Betreff macht keine Lust darauf, den weiteren Brieftext zu lesen. Aufmerksamkeit und Interesse wecken Sie mit kreativen Betreffzeilen, die sowohl sachlich sind, aber auch gleichzeitig einen Blickfang darstellen.

Am Besten wird das anhand von ein paar Beispielen deutlich.

Terminbestätigung:

  • Schön, dass Sie Zeit haben!
  • Endlich hat es geklappt – der Termin steht fest!
  • Wir freuen uns, Sie kennenzulernen

Wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen:

  • Die erste Hürde ist genommen
  • Sie sind eine Runde weiter!
  • Wir möchten Sie persönlich kennenlernen
  • Ihre Bewerbung hat uns gefallen

Wenn ich diese Betreffzeilen lese, muss ich innerlich schmunzeln und meine Stimmung hellt sich auf. – Geht es Ihnen genauso?

Sein Sie ruhig mutig! Langweilig kann jeder!

Wenn Sie auf ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung hinweisen möchten, sollte Ihr Betreff neugierig machen. Das funktioniert ganz gut, wenn Sie eine Frage stellen, wie zum Beispiel:

  • Ist Ihnen auch schon einmal passiert…?
  • Haben Sie noch Probleme mit…?
  • Wann haben Sie zuletzt…?

Dabei kommt es darauf an, dass Sie ein (mögliches) Problem Ihrer Kunden erkannt haben und nun die passende Lösung dazu liefern.

So werden Ihre Texte lebendig

Bezugnehmend auf Ihren Anruf… anbei erhalten Sie… die Übernahme der Kosten befindet sich noch in Klärung…

Ich höre besser damit auf, bevor Sie sich bereits beim Lesen dieser Zeile so langweilen, dass Sie weiterklicken.

Mit diesen Phrasen werden die Empfänger Ihrer Briefe sicherlich nicht gerne lesen. Lebendig werden Ihre Texte, wenn Sie eine aktive Sprache verwenden.

Sätze im Aktiv

Oft werden passive Formulierungen verwendet. Beispiele sind: „Ihre Gutschrift wird erstellt.“ oder „Sie werden von uns benachrichtigt.“

Dynamischer klingen dagegen aktive Sätze, die auf das Hilfsverb „werden“ verzichten. Dabei wird beschrieben, wer was tut. Besser ist also: „Wir schreiben Ihnen den Betrag gut.“ oder „Wir rufen Sie zurück.“

Direkte Ansprache

Verbinden Sie Ihre aktiven Sätze mit einer direkten Leseransprache. Vermeiden Sie also „man“, „jeder“, „einige“ und „viele“. Mit diesen Wörtern sprechen Sie die breite Masse an und das bezieht der Leser nicht auf sich. Bei einer direkten Ansprache dagegen hat der Leser den Eindruck, dass er ganz persönlich gemeint ist und kein anderer. So stellen Sie eine persönliche Nähe her.

Also zum Beispiel: „Wir bieten Ihnen…“ oder „Sie erhalten heute…“

Keine Konjunktive

„Wäre“, „hätte“, „würde“, „könnte“ – diese Wörter schwächen Ihre Aussage. Dadurch kommen Sie nicht überzeugend rüber und es ist unwahrscheinlicher, dass sich ein Kunde für Ihr angebotenes Produkt oder Dienstleistung entscheidet. Beispiel:

„Mit unserer Software arbeiten Sie sicher und schnell“ statt „Mit unserer Software können Sie sicher und schnell arbeiten“.

Substantivierungen streichen

Durch Substantivierungen werden Sätze komplizierter und umständlicher. Besser ist es, die entsprechenden Verben zu verwenden.

Also „durchführen“ statt „Durchführung“, „gewährleisten“ statt „Gewährleistung“ oder „verbessern“ statt „Verbesserung“. Manchmal ist es aber besser, einen Satz ganz anders zu formulieren: „Schreiben Sie uns“ statt „Setzen Sie sich mit uns in Verbindung“.

Negationen vermeiden

Sätze mit „nicht“ oder „kein“ können zu Missverständnissen führen. Sie beschreiben, was nicht passiert, aber nicht, was passieren soll. Das darf sich dann der Leser selbst zusammenreimen… Positive Formulierungen sind einfacher zu verstehen und direkter. Es besteht sogar die Gefahr der doppelten Verneinung, die für Verwirrung sorgen kann: „Wir starten mit unserer Arbeit, sobald Sie den Auftrag bestätigt haben“ statt „Wir beginnen nicht, bevor wir nicht Ihre Auftragsbestätigung erhalten haben“.

Kurze Sätze

Halten Sie sich kurz. Kommen Sie auf den Punkt. Bei nicht enden wollenden, verschachtelten Sätzen weiß Ihr Leser am Ende gar nicht mehr, worum es eigentlich geht.

Beispiele können Sie sich bei Dokumenten in einfacher Sprache ansehen, die es inzwischen oft von öffentlichen Verwaltungen gibt.

Die Form: DIN 5008

Wie sollte Ihr Brief formell gestaltet werden? Darauf gibt die DIN 5008 Antworten.

Hier finden Sie Angaben, wie breit die Seitenränder sein sollen, wie viele Zeilen das Anschrift-Feld umfasst, wo wie viele Leerzeilen eingefügt werden sollten, welches Datumsformat zu verwenden ist u.v.m.

Die genauen Angaben finden Sie z.B. bei Wikipedia:

https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008

Mit einer Brief-Vorlage in Word effizient arbeiten

In Word können Sie sich eine Brief-Vorlage erstellen, mit der Sie die formalen Anforderungen einfach erfüllen. Wenn einmal alles richtig eingestellt und platziert ist, können Sie und Ihre Kollegen diese Vorlage immer wieder nutzen.

In diesem Video zeige ich Ihnen wo Sie die entsprechenden Funktionen in Word finden und so in 7 Schritten eine einfache Brief-Vorlage erstellen:

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Wie im Video angedeutet, habe ich einen Spickzettel zu diesen 7 Schritten erstellt. So sehen Sie alle Punkte auf einer Seite und sind schnell fertig. Diesen Spickzettel erhalten Sie von mir kostenlos, wenn Sie auf den Button klicken.

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