Wenn ich mit meinen Trainingsteilnehmern über das Thema Stellvertretung spreche, dann höre ich häufig, dass ja alles geregelt ist, da man vor dem Urlaub eine Übergabe macht und während des Urlaubs der Abwesenheitsagent aktiviert wird, wo der Vertreter genannt wird. Das ist grundsätzlich eine gute Regelung, aber was passiert bei plötzlicher Krankheit? Wer kümmert sich dann um den elektronischen Posteingang? Findet der Vertreter sich dann auch noch ohne Übergabe in den Unterlagen zurecht? Das Thema Stellvertretung ist für mich so wichtig, dass man es meiner Meinung nach eindeutig regeln sollte. Dazu gehört, dass Sie folgende Punkte schriftlich festhalten:
- Wer vertritt wen?
- Durchführung einer Übergabe vor und nach dem Urlaub
- Was wird von dem Vertreter erwartet (er kann ja nicht den anderen Arbeitsplatz vollständig übernehmen)?
- Wie lautet der Text der Abwesenheitsmitteilung?
- Freischaltung des Posteingangs und Kalenders für den Vertreter
- Wie macht der Vertreter kenntlich, welche E-Mails während der Abwesenheit bearbeitet wurden?
Außerdem sollte natürlich die Papier- und Dateiablage leicht verständlich sein.
Diese Regelungen sollte auch Teil des Office-Handbuchs sein.
Meike Kranz ist seit 2006 als Expertin für Büroorganisation tätig und hat seitdem in firmeninternen Seminaren und Online-Kursen mit großem Erfolg bereits über 1000 Teilnehmern gezeigt, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. In praxisnahen und sofort umsetzbaren Tipps zeigt sie, wie man sich in Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung und täglichen Arbeits-Prozessen perfekt organisiert und dadurch bis zu 50% Zeit einsparen kann.
