Suchen Sie noch, oder finden Sie schon?

Ordnerstruktur

Heute geht es um die Dateiablage auf dem Teamlaufwerk. Wie sieht es da bei Ihnen aus? Müssen Sie immer wieder Dateien suchen, auch wenn Sie sie erst vor kurzem abgelegt haben? Oder gucken Sie schon gar nicht mehr auf das Teamlaufwerk, sondern speichern Ihre Dateien auf dem persönlichen Laufwerk, da Sie sie dort schneller finden?

Oft sehe ich auf dem Teamlaufwerken eine wilde Mischung aus verschiedenen Ordnern:

  • Ordner von Mitarbeitern, die schon seit 5 Jahren ausgeschieden sind
  • thematische Ordner
  • „Schriftverkehr“
  • „Sonstiges“
  • „Präsentationen“
  • „Word“
  • etc.

Oft ist die Ordnerstruktur organisch über die Jahre gewachsen. Meißtens findet man auch doppelte Ordner, oder Ordner mit gleichem Inhalt aber unterschiedlichem Namen. Letztendlich entsteht das, weil irgendwann jemand nicht wußte, wo er seine Datei ablegen soll und deshalb einfach einen neuen Ordner angelegt hat.

Es lohnt sich, die Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk zu verbessern, denn dann können Sie eine echte Wissensbasis aufbauen, wo alle Mitarbeiter notwendige Informationen finden.

Mein Tipp: setzen Sie sich mit allen Mitarbeitern aus der Abteilung/dem Team zusammen und entwickeln gemeinsam eine neue Ablagestruktur. Nur so kann sich jeder einbringen und weiß hinterher auch, wo was abgelegt werden soll.

Oft erlebe ich, dass dabei herauskommt, dass die Mitarbeiter alle unterschiedlich arbeiten und jeder irgendwelche Vorlagen selbst erstellt hat, die die Kollegen gar nicht kennen, aber gut gebrauchen können. D.h. über das Thema  Ordnerstruktur ergeben sich auch häufig Diskussionen darüber, wie man arbeitet. Das kann sehr spannend werden…

Weitere Tipps zum Aufbau der Ordnerstruktur auf dem Teamlaufwerk werde ich demnächst hier in meinem Blog einstellen.


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