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Das kann weg!

Das Jahr 2015 ist bald vorüber. Und das bedeutet, dass eine wichtige Aufgabe auf Sie wartet:

Aktenvernichtung

Auch wenn Sie vielleicht bereits hauptsächlich mit elektronischen Dokumenten arbeiten, gibt es immer auch noch Papierdokumente, die Sie aufbewahren müssen. Der größte Teil der Unterlagen hat eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Einige Akten aber nur 8 Jahre. Vielleicht geht es Ihnen so, wie vielen Mitarbeitern: Sie sind unsicher, was am Jahresende vernichtet werden darf.

 

Der Wegwerfkalender

Ich habe Ihnen eine Excel-Datei erstellt, in der für 363 verschiedene Dokumente genau aufgelistet ist, welche Aufbewahrungsfrist gilt. Außerdem können Sie erkennen, welche Jahre Sie jetzt wegwerfen dürfen.

Der Kalender ist dauerhaft gültig (also auch für die nächsten Jahre), da Sie im oberen Bereich das aktuelle Jahr eingeben und sich die Daten automatisch berechnen.

Eine Erklärung zu dieser Liste gibt es hier:

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Um die Excel-Datei herunterladen zu können, klicken Sie bitte auf folgenden Button:

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Aktenvernichtung am Jahresende

Schredder

Alle Jahre wieder… Es ist zwar erst November, aber die Aktenvernichtung zum Jahresende sollten Sie rechtzeitig planen.

  • Machen Sie sich mit den gesetzlichen und unternehmensinternen Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen vertraut.
  • Besichtigen Sie das Aktenarchiv und schätzen Sie die Mengen ab, die vernichtet werden sollen.
  • Bestellen Sie entsprechende Datenvernichtungstonnen oder Dienstleister.
  • Legen Sie Termine und Verantwortliche fest, die sich um die Aktenvernichtung kümmern sollen.
  • Informieren Sie schriftlich über die Aktenvernichtungsaktion oder laden Sie zu einer kurzen Besprechung mit den Verantwortlichen ein.
  • Planen Sie Ihre Aufgaben dazu schriftlich.
  • Planen Sie jetzt schon ein, dass Sie ggf. nach der Aktenvernichtung die ordnungsgemäße Durchführung überprüfen.