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awork – Digitale Teamarbeit in einfach

So managen Sie Ihre Projekte mit awork

Digital zusammenzuarbeiten ist in der aktuellen Corona-Situation für viele Firmen sehr wichtig geworden. Aber wie funktioniert das gut?

Im Frühjahr 2020 haben die meisten Unternehmen die Mittel genutzt, die vorhanden waren. Und da wird die erste Wahl die Kommunikation über E-Mails gewesen sein. Ich habe mit vielen Freunden, Bekannten und Kunden gesprochen und es hat sich herausgestellt, dass auch häufig Video-Konferenzen durchgeführt wurden. Für die Meisten war dies Neuland.

Aber die digitale Zusammenarbeit über Mails zu organisieren ist nicht der beste Weg. Zu viele Informationen werden an zu viele Menschen unnötig verteilt. Jeder kommt mit dem Lesen nicht mehr hinterher. Und der schnelle Austausch über den aktuellen Stand der Dinge bei verschiedenen Projekten ist eigentlich gar nicht möglich.

Daher wurde vielfach nach Alternativen gesucht. Einige Softwareprogramme waren besser geeignet, andere weniger.

Heute möchte ich Ihnen ein Tool vorstellen, mit dem Sie die digitale Zusammenarbeit einfach organisieren können: awork.

awork: Installation und Einstieg

Zur Webseite geht’s hier: awork.io

Man kann das Tool 14 Tage kostenlos testen und dies würde ich auch empfehlen. Erst wenn Sie selbst Projekte und Aufgaben anlegen und diese an Kollegen zuweisen, werden Sie ein Gefühl für diese Software bekommen.

awork kommt aus Deutschland, genauer gesagt, aus Hamburg. Das ist für mich der erste Pluspunkt, da es weniger Probleme mit dem Datenschutz gibt.

Da die Software internetbasiert läuft, muss auch nichts installiert werden und man hat von überall Zugriff.

Das erste Projekt ist schnell angelegt. Dabei müssen Sie sich aber gleich entscheiden, ob Sie Ihre Projekt agil oder klassisch bearbeiten möchten.

In diesem Video zeige ich Ihnen die ersten Schritte:

https://youtu.be/mfa0IWCgXRI

Wie delegierte Aufgaben termingerecht erledigt werden

Im 6. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ zeige ich Ihnen, wie Sie als Sekretärin bzw. Assistentin dabei unterstützen können, dass delegierte Aufgaben termingerecht erledigt werden.


Wie können Sie den Überblick über delegierte Aufgaben behalten?

Als Führungskraft ist Ihr Chef an verschiedenen Projekten und wichtigen Themen beteiligt. Aber er erledigt nicht alle Aufgaben selbst. Natürlich delegiert er Aufgaben an seine Mitarbeiter.

Jeden Tag. Bei jeder Besprechung.

Aber wie kann er dabei noch den Überblick behalten? Und wie können Sie ihn dabei unterstützen?

Vielleicht hat Ihr Chef nach einiger Zeit auch das eine oder andere Arbeitspaket vergessen. Er dachte sicherlich, wenn er es delegiert hat, dann wird es auch termingerecht erledigt. Umso frustrierender ist es für ihn, in Meetings zu erfahren, dass einige Dinge doch nicht wie erwartet geregelt wurden. Es zu Terminverschiebungen kommt.

Was können Sie tun, damit das seltener passiert?

Der erste Schritt

Sie können nur aktiv werden, wenn Sie alle Informationen, also alle Protokolle erhalten. Auch wenn Ihr Chef in einem kurzen Mitarbeitergespräch Aufgaben delegiert hat, müssen Sie in Kenntnis gesetzt werden. Da er vielleicht nicht immer gleich daran denkt, sollten Sie diese Informationen einfordern.

Außerdem benötigt Ihr Chef eine gute Möglichkeit, Aufgaben auch elektronisch zu delegieren. Dafür bieten sich die Aufgaben in Outlook, OneNote oder auch Tools wie z.B. Trello an.


Sie kennen die Aufgabendelegation in Outlook noch nicht? Dann empfehle ich Ihnen mein Outlook-Handbuch, in dem ich dies Schritt-für-Schritt erkläre: Outlook-Handbuch

Die Funktionen von OneNote sind Ihnen nicht vertraut? Dann sehen Sie sich doch einfach meine Erklär-Videos dazu an: OneNote

Von Trello haben Sie noch nichts gehört? Hier gebe ich Ihnen eine Einführung: Trello


Wichtig ist dabei auch, dass nur ein Tool genutzt wird und nicht mehrere Systeme gleichzeitig. Sonst verlieren Sie zu schnell den Überblick.

Was Sie dann im nächsten Schritt tun können, erkläre ich im folgenden Video:

 

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Social Media Aufgaben – 5 Tipps zum Zeit sparen

Wenn es um Social Media Marketing geht, seufzen viele KleinunternehmerInnen, weil Sie einen unüberwindlichen Berg vor sich sehen. Die „relevanten“ Netzwerke sind mittlerweile schier unüberschaubar und waren schon zu Zeiten von „nur“ Facebook und Twitter schon viel Aufwand. Heute gibt es Google+, LinkedIn, Xing, Snapchat, Instagram, Youtube, Pinterest, usw. Und gefühlt kommt fast wöchentlich ein neues „da-muss-ich-dabei-sein“-Netzwerk in die Medien.

Social Media richtiggemacht, kann jedoch einen wesentlichen Beitrag zu Ihrer Bekanntheit und Ihrem Umsatz beitragen. Sie können aber nicht den ganzen Tag damit verbringen und einen Social Media Manager anzustellen, können Sie sich nicht leisten?

Hier finden Sie die wichtigsten 5 Tipps zum Zeit sparen

 

#1 Erstellen einer Social Media Strategie

Beginnen Sie mit einer Social Media Plattform und wählen Sie hier diese, wo sich Ihre Kunden und Prospects im passenden Umfeld aufhalten. Facebook ist das größte soziale Netzwerk, doch es ist nicht gesagt, dass es für Ihr Business automatisch auch das richtige ist!

Wenn Sie Produkte verkaufen können Pinterest oder Instagram ein guter Kanal sein, für andere ist eventuell Youtube das richtige und ebenso kann ein Fokus auch nur auf E-Mail-Marketing liegen.

Sobald Sie Ihr Netzwerk gefunden haben, konzentrieren Sie sich vorerst einmal darauf und nutzen Sie alle Möglichkeiten, die dieser Kanal bietet, bestmöglich aus.

#2 Erstellen eines Redaktionsplans

Der Begriff Redaktionsplan klingt sehr mächtig und hört sich nach viel Arbeit an. Dabei ist es ganz einfach und hilft uns die Dinge vorauszuplanen und zu strukturieren. Denn ein Redaktionsplan dient der inhaltlichen und zeitlichen Planung von Inhalten, der Sammlung von Ideen und nicht zuletzt der Erfolgskontrolle von Inhalten, die Sie veröffentlichen.

Neben der Struktur und organisatorischen Sicherheit, die Ihnen ein Redaktionsplan geben kann, können Sie ihn ebenso als Themenarchiv verwenden. Es kann sehr leicht passieren, dass Sie ein Thema sonst doppelt angreifen. Er hilft aber auch gute und wiederkehrende Themen weiterzuführen.

Nur wenn Sie Beiträge im Voraus planen, können sie das Beste aus Ihren Facebook-Aktivitäten herausholen!

Im Endeffekt sparen Sie mit einem Redaktionsplan Zeit!

So können Sie Beiträge rechtzeitig vorbereiten und dann zum passenden Zeitpunkt veröffentlichen. Das erleichtert die Erstellung, da Sie mehrere Beiträge am Stück vorbereiten können.

Essentiell ist eine vorausschauende Planung, wenn Ihre Kanäle nicht nur von Ihnen selbst gepflegt werden. Ein gut gemachter Redaktionsplan hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen, Verantwortungen zu identifizieren und zu definieren und den Überblick zu behalten.

#3 Erstellen einer Aufgabenliste mit Zeitfenstern

Neben der Erstellung eines Redaktionsplans ist eine Aufgabenliste sehr hilfreich. Ebenso sollten Sie sich in Ihrem Kalender für jede Aufgabe Zeitfenster setzen und diese auch einhalten. So laufen Sie nicht Gefahr, dass sie sich verzetteln! Denn in den sozialen Netzwerken vergeht die Zeit immer wie im Flug.

Teilen Sie Die Aufgaben in tägliche, wöchentliche und monatliche ein und legen Sie hierfür fixe Zeiten fest. Auch für das Erstellen von Inhalten sollten Sie sich Zeitlimits setzen und eine Aufgabenliste erstellen.

Das könnte beispielsweise für einen Blogbeitrag so aussehen:

Dienstag – 14:00-17:00

  • Schreiben des Beitrags zum Thema laut Redaktionsplan
  • Bilder auswählen
  • Grafiken für Social Media erstellen
  • Suchmaschinenoptimierung (Title, Description, Keywords)
  • Korrekturlesen
  • Datum und Uhrzeit für die Veröffentlichung und die Auslieferung in Social Media wählen

Solche Aufgaben- bzw. Checklisten erleichtern Ihnen auch in Streßsituationen die Arbeit und vermindern Fehler.

#4 Verwenden von Tools

Für jedes soziale Netzwerk gibt es mittlerweile Tools, die Ihnen helfen Zeit zu sparen. Die meisten kosten Geld, zahlen sich aber allein unter dem Aspekt der Zeitersparnis aus. Darum sollten Sie unbedingt darin investieren!

Hier sind meine liebsten Tools:

#5 Recyclen von guten Inhalten

Sie müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden! Schauen Sie sich mithilfe Ihrer Analytics Ihre Inhalte an und finden Sie heraus, was gut funktioniert hat. Für Pinterest etwa lohnt es sich dazu neue Grafiken zu erstellen, mehrere gute Beiträge können Sie beispielsweise zu einem „Best of“ zusammenfassen usw.

Bestimmte saisonale oder gut funktionierende Beiträge können Sie vor allem in den schnelllebigen Social Media wie Facebook und Twitter ruhig regelmäßig veröffentlichen. Ein Posting sehen ohnehin nie alle Ihre Fans oder Follower. So schlagen Sie auch zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie haben Inhalte für Ihren Social Media Kanal und Ihre besten Inhalte werden häufiger verbreitet.

Barbara Riedl – Foto Dorelies Hofer

Über die Autorin:

Barbara Riedl war mehr als ein Jahrzehnt in internationalen Online-Unternehmen in Führungspositionen. Seit 2016 ist die diplomierte Trainerin für Erwachsenenbildung selbstständig und schult Kleinunternehmen in Online und Social Media Marketing.

Auf der Webseite Ihres Unternehmens KaleidoCom finden Sie eine Fülle von Informationen zu diesen Themen und im Speziellen zu Pinterest.

Sehr zu empfehlen ist der kostenlose E-Mail-Kurs „Pinterest für Ihren Erfolg“.

Weniger ist mehr

Zeitmanagement wird häufig falsch verstanden

Viele meinen mit einem guten Zeitmanagement…

… würde man Zeit sparen.

… könne man mehr erledigen.

… könne man noch mehr in den Tag pressen.

Ja, es kann sein, dass mit einem guten Zeitmanagement

  • plötzlich mehr Zeit zur Verfügung steht.
  • plötzlich mehr Aufgaben erledigt werden können.

Aber bei einem guten Zeitmanagement geht es um etwas anderes:

Weshalb ein gutes Zeitmanagement hilft, weniger zu machen – und nicht mehr

Mehr dazu in diesem Video:

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Monster des Alltags – Der letzte Drücker

Ich denke, dieses von Christian Moser so treffend beschriebenes Monster des Alltags kennt jeder von uns.

Entweder, weil Sie mit einem Kollegen zusammenarbeiten, der alle Aufgaben erst auf den letzten Drücker erledigt. Oder, weil Sie selbst glauben, nur unter Zeitdruck gut arbeiten zu können. Dies birgt aber die Gefahr, dass Sie Ihre Aufgaben nur mit Hilfe von Überstunden fertigstellen. Außerdem gibt es immer mal wieder Themen, bei denen es gut wäre, noch einmal eine Nacht darüber zu schlafen, oder sich mit anderen auszutauschen, um ein wirklich gutes Ergebnis zu erreichen.

Wenn Sie selbst häufig Aufgaben auf den letzten Drücker erledigen, dann habe ich folgenden Tipp für Sie: setzen Sie sich selbst unter Druck, indem Sie sich selbst ein früheres Erledigungsdatum setzen.

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Wer Aufgaben gerne auf den letzten Drücker erledigt, der schiebt auch gerne etwas auf. Wie Sie Aufschieberitis anpacken können, zeige ich Ihnen im nächsten Artikel.

Sie sind neugierig geworden und wollen noch mehr Monster des Alltags kennenlernen? Hier können Sie das Buch bestellen:

Ihnen gefallen die Monster so gut, dass Sie sie als Postkarte an Kollegen verteilen möchten oder sich selbst immer mal wieder daran erinnern wollen? Hier können Sie das Postkarten-Set bestellen:

Produkttest Chronoplan – Abschluss

Ich habe mich bei Avery Zweckform als Produkttester beworben und bin ausgewählt worden. Man hat mir einen Chronoplan mini zugeschickt, den ich in den vergangenen 4 Wochen getestet habe. Heute gebe ich meine Bewertung ab.

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Format

Wenn ich den Planer ausschließlich privat nutzen würde, wäre das A6-Format sehr praktisch, weil es gut in die Handtasche passt. Für den Job wäre ein A5-Format besser für mich. Ich kann einfach nicht so klein schreiben, dass die Aufgaben in eine Zeile passen.

Eine Woche ist auf zwei Seiten dargestellt. Das gefällt mir, weil ich so die ganze Woche im Blick habe.

 

Aufteilung

Bei der Monatsübersicht hat mir besonders gefallen, dass man zu jedem Monat seine beruflichen Ziele eintragen kann. Dafür sind zwar nur 2 Zeilen vorgesehen, aber für Monatsziele ist das noch ausreichend. Mir hat das sehr geholfen, einen Überblick zu behalten. Da ich das für das nächste Jahr nutzen möchte, habe ich eine eigene Vorlage entwickelt:

pdf_download

Den größten Teil macht dann natürlich die Wochenübersicht aus. Zu jeder Woche kann ich rechts oben meine Wochenziele eintragen. Hierfür stehen 3 Zeilen zur Verfügung. Meiner Meinung nach ist das ausreichend. Mir haben die Wochenziele geholfen, einen besseren Überblick zu behalten und mich auf die wichtigen Aufgaben bzw. Ziele zu fokussieren. Ich überlege noch, wie ich das in Outlook realisieren kann. Wenn ich eine Möglichkeit gefunden habe, dann werde ich in meinem Blog darüber berichten. Anregungen und Tipps nehme ich gerne an.

Pro Tag habe ich dann 7 Zeilen, um meine Aufgaben und Termine einzutragen. Ich bin gut damit ausgekommen. Allerdings ist die Spalte nicht breit genug für mich, sodass ich für eine Aufgabe auch mal 2 Zeilen benötigt habe.

Zu jeder Zeile kann ich den Zeitbedarf notieren und die Priorität. Wenn die Aufgabe erledigt ist, kann ich sie abhaken.

Zum Schluss gibt es eine Jahresübersicht für das nächste Jahr, eine Liste der Feiertage und Schulferien und 2 Seiten für Notizen.

Da man heutzutage Kontaktdaten von wichtigen Personen in Outlook oder im Handy/Smartphone verwaltet, ist ein Adressbuch nicht mehr notwendig und das hat der Herstellen offensichtlich auch erkannt.

 

Zeitmanagement mit dem Chronoplaner

Mir gefällt gut, dass ich die Monats- und Wochenziele notieren kann.

Ich finde auch gut, dass ich bei jeder Aufgabe den Zeitbedarf aufschreiben soll, denn so kann man schnell erkennen, ob man sich für den Tag zu viel vorgenommen hat. Wenn dort z.B. zwei Besprechungen mit je 2 Stunden und 5 Aufgaben mit je 1 Stunde stehen, dann weiß ich sofort, dass das nicht funktionieren kann.

Aufgaben, die ich delegieren will, habe ich dort nicht eingetragen. Wenn ich z.B. in einer Besprechung Aufgaben notiere, nutze ich dafür ein anderes Buch oder einen Schreibblock. Die Aufgaben, die ich dann in den Planer übertrage, sind nur die von mir zu erledigende. Aufgaben, die ich delegieren will, trage ich dort nicht ein.

 

Design

Ich bin mit dem Design zufrieden. Das Cover fühlt sich gut an und auch der Magnet-Verschluss gefällt mir besser, als ein Gummiband, das man sonst häufig bei solchen Planern hat.

Um den aktuellen Tag wiederzufinden, gibt es ein Band.

Außerdem  gibt es eine Stifthalterung.

Die Bindung der Seiten scheint solide zu sein, ob sie ein Jahr intensive Nutzung gut übersteht, oder dann Seiten herausfallen würden, kann ich nicht beurteilen, da ich den Planer nicht so lange genutzt habe.

 

Gesamteindruck

Ich hatte das Problem, dass nun sowohl in dem Planer, als auch in Outlook Aufgaben standen und beide Listen nicht mehr aktuell waren, weil ich jede Aufgabe doppelt verwalten musste. Daher werde ich wieder ausschließlich die Outlook-Aufgaben nutzen, weil bei mir über E-Mails läuft.

Mein Urteil:

wer gerne einen Planer nutzt, der sollte den Chroloplaner in die engere Auswahl nehmen. Vielleicht eher im DIN A5-Format.

Wie Sie Prokrastination vermeiden

Prokrastination – Handlungsaufschub – Bummelei – Erledigungsblockade

Viele Namen für ein bestimmtes Phänomen: einige Aufgaben werden nicht rechtzeitig erledigt, sondern vor sich her geschoben.

Aufschieber sind nicht einfach faul, vielmehr haben Sie Mühe, die Prioritäten richtig zu setzen.

Es werden erstmal unwichtigere Dinge erledigt, statt die wichtigen Aufgaben anzufangen. Denn das verschafft ein schnelles Erfolgserlebnis.

Die Gründe für Aufschieberitis und Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um das Aufschieben von Aufgaben zu vermeiden, erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie Ihre eigene Planung verteidigen

Wer kennt das nicht? Sie haben Ihren Tag gut geplant und wollen sich einigen wichtigen Aufgaben zuwenden, damit Sie sie pünktlich erledigen.

Da kommt ein Kollege in Ihr Büro und bittet Sie, eine zusätzliche Aufgabe für ihn zu übernehmen. Er muss gleich in eine Besprechung und danach schafft er es nicht mehr, aber heute soll die Aufgabe fertig werden. Können Sie das nicht schnell mal machen?

Wie reagieren Sie? Schaffen Sie es, Ihre eigene Tagesplanung zu verteidigen, oder knicken Sie ein und sagen wieder einmal „Ja“ und ärgern sich später darüber, weil Sie selbst nun unter Druck geraten und Ihre Arbeit nicht schaffen?

Wie Sie sich durchsetzen können, ohne unfreundlich dabei werden zu müssen, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Gehen Sie langsam

Wenn es um einen herum hektisch wird, der Stresspegel ansteigt, der E-Mail-Posteingang voll mit neuen Mails ist und sich die unerledigten Aufgaben stapeln, dann neigen wir Menschen häufig dazu, die Aufgaben schnell-schnell zu erledigen. Auch ich selbst erwische mich dabei immer mal wieder.

Das Problem ist nur, dass bei all der Hektik auch schneller Fehler passieren. Fehler, die Sie später wieder ausbügeln müssen, was somit Zeit kostet.

Unter dem Strich haben Sie also nicht mehr geschafft, sondern benötigen mehr Zeit für die Erledigung Ihrer Aufgaben.

Wenn Sie z.B. im Eifer des Gefechts eine Unterlage schnell mal irgendwo zwischengelagert haben, benötigen Sie später mehr Zeit, um diese wieder zu finden. Besser wäre es gewesen, sich die Zeit zu nehmen die Unterlage ordentlich abzulegen.

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Effizient arbeiten mit OneNote – Aufgaben und Zusammenarbeit

Der Gastartikel zu OneNote von Julia Poetsch (Geliebte Ordnung) war so lang, dass ich ihn thematisch aufgeteilt habe. Heute geht es um die Funktionalitäten, die mich persönlich von der Software überzeugt haben und die den Einsatz im Projektmanagement ermöglichen.

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Aufgaben mit Outlook verknüpfen

Schreiben Sie Ihre Aufgaben wie beschrieben in Outlook. Mit Klick auf Start/Kategorien/OutlookAufgaben fügen Sie diese ganz einfach in Outlook hinzu und können ihr damit noch ein Enddatum geben. Ab sofort sehen Sie alle Aufgaben sowohl in Outlook, als auch in OneNote. Wenn Sie also sonst Ihre Aufgaben in Outlook verwalten, behalten Sie weiterhin einen einzigen Ort für alle To Dos und kommen nicht durcheinander. Dennoch sehen Sie innerhalb Ihres Projekt-Notizbuchs die dazugehörigen Aufgaben und behalten den Überblick, was noch zu tun ist.

Aufgabenverknuepfung-OneNote-Outlook

Aufgabenplanung und Kategorien

Um eine Aufgabe in OneNote zu speichern, drücken Sie die Tasten STRG und 1. Jetzt erscheint ein Kästchen (= Aufgabe), hinter dem sie beliebig viel Text schreiben können. Mit einem Mausklick lässt sich das Kästchen als erledigt abhaken. Klicken Sie sich außerdem einmal durch Start/Kategorien/Aufgabenkategorien. OneNote sieht für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Formatierungen vor, die Sie übernehmen oder individuell anpassen können. So markieren Sie zum Beispiel Dinge, bei denen Sie recherchieren oder jemanden fragen müssen, mit gelbem Leuchtmarker. Anrufe könnten ein Fragezeichen als Symbol erhalten etc.

Aufgaben

OneNote Notizbücher teilen

Wenn Sie Ihr OneNote Notizbuch im Microsoft-eigenen Cloud (SkyDrive) speichern, können Sie von überall aus auf OneNote zugreifen. Geben Sie Ihr Projekt-Notizbuch für Teammitglieder frei, können alle es nutzen und Informationen in Echtzeit ergänzen. Dabei können einzelne Abschnitte, die auch mehrere Seiten umfassen dürfen, dennoch mit Kennwort geschützt bleiben. Im Browser kann jedes Teammitglied, das Sie einladen, das Notizbuch editieren. Aber Vorsicht: Laden Sie nur Informationen in die Cloud, die nicht sicherheitsrelevant sind und bei denen Sie sicher sind, dass keine persönlichen oder intimen Informationen enthalten sind. Eine hundertprozentige Garantie, dass diese Daten sicher sind, gibt Ihnen kein Cloud-Anbieter der Welt. Vorteil der Synchronisierung im Netz – alle Teammitglieder haben stets den gleichen aktuellen Projektstand. Das spart Zeit und Abstimmungsaufwand.

Die Suchfunktion

Extra erwähnen möchte ich die Suchfunktion von OneNote, die wirklich sehr gut funktioniert. Das ist perfekt, wenn Sie mal vergessen, wo genau sie eine bestimmte Information notiert haben. Oder bei der Erstellung von Aufgabenübersichten. Dafür klicken Sie einfach rechts oben in das Suchfeld und schreiben das Wort Aufgabe hinein. Alle To Dos, die Sie wie vorab beschrieben mit STRG + 1 als Aufgabe formatiert haben, tauchen hier wieder auf.

 

Julia Poetsch

 

Zur Autorin

Julia Poetsch ist Gründerin von Geliebte Ordnung . Sie unterstützt als Ordnungscoach Singles, Familien und Senioren dabei, Ordnung in Haushalte und Büros zu bringen. Als ehemalige Projektmanagerin im Marketing hat sie über sechs Jahre Erfahrung im Leiten von Projektteams und liebt es deshalb, wenn Struktur auch im Büro Einzug hält.