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Mit MS ToDo alle Aufgaben im Blick

MS ToDo ist ein Tool, mit dem Sie sowohl Ihre privaten, als auch beruflichen Aufgaben verwalten können. Sehr gut funktioniert dabei die Verbindung zu Outlook.

ToDo von Microsoft hat Wunderlist abgelöst. Aber auch alle, die bisher Ihre Aufgaben ausschließlich mit Outlook verwaltet haben, sollten sich einmal mit ToDo beschäftigen.

Arbeit oder privat? Beides!

Insbesondere Alleinunternehmer und Inhaber kleiner Betriebe kennen das: Eine klare Trennung zwischen der Arbeit und dem Privatbereich gibt es oft nicht. Wenn dann auch noch ein Ehrenamt hinzukommt ist es nicht ganz leicht, den Überblick zu behalten.

Hier kann die App ToDo von Microsoft Abhilfe verschaffen. Man kann sie einfach von der Webseite herunterladen und sowohl auf dem PC, als auch auf dem Smartphone installieren. Danach muss man sich nur noch mit seinem Microsoft-Konto anmelden, denn die Daten liegen natürlich in der Cloud, damit man auch von unterwegs darauf zugreifen kann.

Einfache Bedienung und klares Design

Im Grunde kann es dann auch sofort los gehen, denn die App ist intuitiv zu bedienen. Es gibt nur ein paar Möglichkeiten, mit Farben, Hintergrundbildern und Icons die Darstellung auf den eigenen Geschmack anzupassen, aber so hält man sich auf der anderen Seite auch nicht so lange mit der Gestaltung auf, sondern bleibt auf die Aufgaben fokussiert.

Es können eigene Listen zu verschiedenen Ereignissen bzw. Themen angelegt werden, wie z.B. die Planung einer Geburtstagsfeier. Wer dann, um bei diesem Beispiel zu bleiben, die Liste für den Partner freigibt, kann so gemeinsam die Geburtstagsfeier vorbereiten und die Aufgaben untereinander aufteilen.

Sehr gut gefällt mir die Übersicht „Mein Tag„, auf der alle Aufgaben, die heute fällig sind, aufgeführt werden.

Verbindung zu Outlook

Die Integration in Outlook ist aus meiner Sicht das wichtigste Argument für ToDo. Wenn einmal die Verbindung zwischen den beiden Programmen hergestellt ist, wird automatisch in Outlook eine weitere Aufgabenliste generiert.

Sie können also sowohl im Büro, als auch von unterwegs Ihre Aufgabenlisten einsehen, neue Aufgaben hinzufügen oder als erledigt kennzeichnen.

Auch gekennzeichnete Mails werden in ToDo übernommen und in einer gesonderten Liste dargestellt.

In dem folgenden Video stelle ich MS ToDo vor:

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Nutzen Sie bereits ToDo? Dann berichten Sie bitte von Ihren Erfahrungen mit dieser App und hinterlassen einfach einen Kommentar.

Aufgaben in Outlook mit Getting Things Done organisieren

Was ist Getting Things Done?

Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen.

Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.

Quelle: Wikipedia

Ich habe mich bisher wenig dieser Methode gewidmet, weil ich immer empfehle, seine Aufgaben konkret einzuplanen. Also festzulegen, wann ich mir die Zeit nehmen möchte, eine Aufgabe zu erledigen. Aber ich beobachte natürlich auch, dass es Menschen gibt, denen dies schwer fällt. Sie können zwar festlegen, dass sie eine bestimmte Aufgabe in dieser Woche erledigen wollen, aber sich schlecht einen Tag oder sogar eine Uhrzeit bestimmen. Für diese Menschen könnte Getting Things Done die passende Methode sein.

Wie funktioniert Getting Things Done?

Ein paar Prinzipien decken sich mit meinen Empfehlungen:

  • alle anstehenden Aufgaben sammeln
  • alle Aufgaben in einem System managen
  • Aufgaben, die in 2-3 Minuten erledigt werden können, sofort erledigen
  • die anderen Aufgaben einplanen

Nun kommt der Unterschied: Statt die Aufgaben konkret einzuplanen, werden Kategorien gebildet.

In der Kategorie „Nicht begonnen“ befinden sich alle Aufgaben, die in dieser Woche erledigt werden sollen. Sie sind also zeitnah zu erledigen. „In Bearbeitung“ und „Wartet auf jemand anderen“ erklären sich von selbst. Unter „Zurückgestellt“ sammeln sich alle Aufgaben, die in den nächsten Wochen und Monaten abgearbeitet werden sollten. Hier könnten Sie noch unterscheiden und Monats- und Jahrespläne erstellen, oder die Einteilung „kurzfristig“, „mittelfristig“ und „langfristig“ vornehmen.

Wichtig ist bei dieser Methode, sich am Wochenbeginn anzusehen, was diese Woche ansteht und am Wochenende zu kontrollieren, was erledigt wurde und was in die nächste Woche mitgenommen werden muss. Außerdem sollten Sie sich die Aufgaben, die Sie zurückgestellt haben ansehen und entscheiden, was in der nächsten Woche nun erledigt werden soll.

Wie Sie Getting Things Done mit den Aufgaben in Outlook umsetzen können

Wenn Sie Ihre Aufgaben zum größten Teil per Mail erhalten, macht es Sinn, diese auch in Outlook einzuplanen. Ansonsten müssten Sie Listen per Hand schreiben.

Wie Sie in den Aufgaben in Outlook mit den oben genannten 4 Kategorien arbeiten und sich dadurch selbst managen, erkläre ich in diesem Video:

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Der Aufschieberitis-Tag

Legen Sie doch einmal einen Aufschieberitis-Tag ein

Sie fragen sich jetzt vielleicht „Aufschieberitis-Tag, was ist das?“

Ganz einfach: nur in den seltenen Fällen erledigen sich Dinge von selbst. Dies gilt insbesondere für die unangenehmen Aufgaben, die Sie vielleicht schon eine Weile vor sich her schieben. Daher mein Tipp für Sie: erledigen Sie an einem bestimmten Tag nur die aufgeschobenen Aufgaben, damit diese endlich erledigt werden.

Aber so ein Tag will gut vorbereitet sein. Meine Tipps dazu erkläre ich in diesem Video:

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Meine Tipps zur Vorbereitungen und Durchführung eines Aufschieberitis-Tags können Sie auch als Checkliste herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:

Wichtige Fragen zu Beginn eines Projektes

Zu Beginn eines Projektes besteht die Schwierigkeit darin, alle notwendigen Aufgaben aufzulisten und zu planen. Man ist sich immer unsicher, ob man wirklich alle Aufgaben zusammengestellt hat, oder ob man etwas Entscheidendes vergessen hat, das das Projekt womöglich zum Scheitern bringen wird.

Ich habe selbst oft vor dieser Schwierigkeit gestanden. Daher habe ich mir einen Fragenkatalog zusammengestellt, der mir dabei hilft, die wichtigen Dinge zu beachten.

Diese Fragen stelle ich Ihnen in dem folgenden Video kurz vor:

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Die vorgestellten wichtigen Fragen zu Beginn eines Projektes können Sie auch als Checkliste herunterladen. Dafür einfach auf den folgenden Button klicken:

Starten Sie sofort!

Ganz einfache Methoden, die Sie sofort anwenden können, ohne vorab eine umfangreiche Projektmanagement-Schulung zu absolvieren und ohne spezielle Projektmanagement-Software stelle ich Ihnen in meinem E-Book „Projekte effizient managen“ vor, das Sie hier kostenlos erhalten (auf das Bild klicken):

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