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Aufschieberitis erfolgreich anpacken

Gehören Sie auch zu den Menschen, die gerne unangenehme Aufgaben vor sich herschieben? Vielleicht hoffen Sie auch darauf, dass sich die Sache von selbst erledigt?

Aber die Erfahrung ist in der Regel eine andere: die aufgeschobenen Aufgaben bleiben und müssen dann doch irgendwann erledigt werden.

Ausrede: ich habe die Zeit anders sinnvoll genutzt

Nicht selten fängt man an, ganz andere Dinge zu erledigen, als die Aufgabe, die man vor sich herschiebt. Da werden E-Mails gelesen, Präsentationen erstellt oder sogar Papier abgeheftet. Alles nur, um vor sich selbst zurechtfertigen, dass man andere (auch wichtige) Aufgaben erledigt hat. Da blieb dann leider keine Zeit mehr für die aufgeschobene Aufgabe…

Kopfkino

Wenn Sie an eine unangenehme Aufgabe denken, wie z.B. ein schwieriges Kundengespräch, dann passiert in der Regel folgendes: das Kopfkino geht an.

Sie überlegen sich, was Sie Ihrem Kunden sagen. Dann stellen Sie sich vor, was der Kunde darauf antwortet. Dann das, was Sie darauf sagen könnten usw. Am Ende wird das Gespräch in Ihrem Kopfkino immer schlimmer. Sie steigern sich da richtig rein. Am Ende Ihres Selbstgesprächs können Sie auf gar keinen Fall jetzt den Kunden anrufen, sondern müssen erstmal einen Kaffee trinken, um sich wieder zu beruhigen.

Die erfolgreichsten Mittel gegen das ständige Aufschieben

Sie werden jetzt vielleicht erstaunt sein. Aber in einem Test wollte man herausfinden, welche Studentengruppe besser zum Ergebnis kommt. Beide Gruppen bekamen die selbe Aufgabe gestellt. Die eine Gruppe hat lediglich die Vorgabe erhalten bis zu einem bestimmten Termin mit allem fertig zu sein. Die andere Gruppe hat nicht nur den Endtermin, sondern auch mehrere Meilensteine vorgegeben bekommen, an denen sie Teilergebnisse liefern sollten.

Die Gruppe ohne Vorgaben hat erst in den letzten Tagen vor dem Fertigstellungstermin mit der Arbeit begonnen. Die Gruppe mit Meilensteinen hat diese eingehalten und die Arbeit nicht erst auf dem letzten Drücker erledigt.

Welche Erkenntnisse daraus gewonnen werden konnten und welche Tipps ich Ihnen gebe, wie Sie die Aufschieberitis endlich anpacken können, sehen Sie in diesem Video:

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Monster des Alltags – Der letzte Drücker

Ich denke, dieses von Christian Moser so treffend beschriebenes Monster des Alltags kennt jeder von uns.

Entweder, weil Sie mit einem Kollegen zusammenarbeiten, der alle Aufgaben erst auf den letzten Drücker erledigt. Oder, weil Sie selbst glauben, nur unter Zeitdruck gut arbeiten zu können. Dies birgt aber die Gefahr, dass Sie Ihre Aufgaben nur mit Hilfe von Überstunden fertigstellen. Außerdem gibt es immer mal wieder Themen, bei denen es gut wäre, noch einmal eine Nacht darüber zu schlafen, oder sich mit anderen auszutauschen, um ein wirklich gutes Ergebnis zu erreichen.

Wenn Sie selbst häufig Aufgaben auf den letzten Drücker erledigen, dann habe ich folgenden Tipp für Sie: setzen Sie sich selbst unter Druck, indem Sie sich selbst ein früheres Erledigungsdatum setzen.

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Wer Aufgaben gerne auf den letzten Drücker erledigt, der schiebt auch gerne etwas auf. Wie Sie Aufschieberitis anpacken können, zeige ich Ihnen im nächsten Artikel.

Sie sind neugierig geworden und wollen noch mehr Monster des Alltags kennenlernen? Hier können Sie das Buch bestellen:

Ihnen gefallen die Monster so gut, dass Sie sie als Postkarte an Kollegen verteilen möchten oder sich selbst immer mal wieder daran erinnern wollen? Hier können Sie das Postkarten-Set bestellen:

Projekte managen mit SCRUM

SCRUM

Was ist SCRUM?

Diese Methode kommt aus der agilen Softwareentwicklung und ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements.

Man geht dabei davon aus, dass ein Projekt nicht komplett geplant werden kann, weil die Anforderungen noch unklar sind und das Projekt zu komplex ist. Daher werden die Aufgaben in kleinere Einheiten aufgeteilt. So muss man nur noch einen überschaubaren Zeitraum managen und hat schnell einen Zwischenerfolg erzielt.

Die wichtigsten Elemente dieser Methode stelle ich Ihnen in diesem Video vor:

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Viel schaffen mit der Pomodoro-Technik

pomodoro

Heute möchte ich Ihnen eine einfach Technik vorstellen, mit der es Ihnen gelingen kann, sowohl viele Aufgaben bzw. Themen an einem Tag voranzubringen, als auch ausreichend Pausen einzulegen.

Der Trick

Dies gelingt mit einem einfach Trick: Sie beschränken die Zeit pro Aufgabe.

Die Grundlage der Pomodoro-Technik ist eine einfache Erkenntnis: Eine Tätigkeit dauert so lange, wie Zeit für die Erledigung da ist.

Wenn Sie also die Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe beschränken, setzen Sie sich selbst unter Druck, diese Aufgabe auch in der vorgegebenen Zeit zu erledigen. Während des Zeitfensters konzentrieren Sie sich andererseits aber auch nur auf diese Aufgabe. Da Sie aber viele dieser Zeitfenster an einem Tag haben, können Sie viele verschiedene Themen bearbeiten.

Ziele der Pomodoro-Technik

  • Viele verschiedene Aufgaben an einem Tag erledigen.
  • Die Zeit pro Aufgabe zu beschränken.
  • Ausreichend Pausen einzulegen.

Warum Pausen wichtig sind

Trotz dieser sehr effizienten Vorgehensweise werden regelmäßig Pausen eingelegt. Und das ist wichtig. Zum einen benötigen Sie Pausen, um sich von der konzentrierten Arbeit zu erholen und neue Kraft zu schöpfen. Wenn Sie z.B. in der Pause kurz aufstehen, zur Toilette gehen, sich einen neuen Kaffee holen und kurz mit einem Kollegen sprechen, dann fördert die Bewegung die Durchblutung Ihres Gehirns. Zum anderen sind die Pausen wichtig, um sich gedanklich von dem gerade bearbeiteten Thema zu lösen und den Kopf wieder frei zu bekommen für die nächste Aufgabe.

Warum Tomate?

Sie fragen sich bestimmt schon, warum diese Methode „Pomodoro-Technik“ heißt. Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate. Der Erfinder dieser Technik hat für die zeitliche Begrenzung einen Kurzzeitwecker benutzt. In seinem Fall war dies ein Küchenwecker in Form einer Tomate (siehe Bild oben). Davon leitet sich der Name ab.

Sie können natürlich einen beliebigen anderen Kurzzeitwecker benutzen, oder sich die einzelnen „Pomodori“ in Ihren Kalender eintragen. Die Erinnerung zu dem Termin entspricht dann dem Weckerklingeln. Es gibt auch eine Internet-basierte Anwendung, die ich im nächsten Video vorstelle.

Die Vorgehensweise

Die genaue Vorgehensweise erkläre ich in diesem Video:

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Produkttest Chronoplan – Abschluss

Ich habe mich bei Avery Zweckform als Produkttester beworben und bin ausgewählt worden. Man hat mir einen Chronoplan mini zugeschickt, den ich in den vergangenen 4 Wochen getestet habe. Heute gebe ich meine Bewertung ab.

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Format

Wenn ich den Planer ausschließlich privat nutzen würde, wäre das A6-Format sehr praktisch, weil es gut in die Handtasche passt. Für den Job wäre ein A5-Format besser für mich. Ich kann einfach nicht so klein schreiben, dass die Aufgaben in eine Zeile passen.

Eine Woche ist auf zwei Seiten dargestellt. Das gefällt mir, weil ich so die ganze Woche im Blick habe.

 

Aufteilung

Bei der Monatsübersicht hat mir besonders gefallen, dass man zu jedem Monat seine beruflichen Ziele eintragen kann. Dafür sind zwar nur 2 Zeilen vorgesehen, aber für Monatsziele ist das noch ausreichend. Mir hat das sehr geholfen, einen Überblick zu behalten. Da ich das für das nächste Jahr nutzen möchte, habe ich eine eigene Vorlage entwickelt:

pdf_download

Den größten Teil macht dann natürlich die Wochenübersicht aus. Zu jeder Woche kann ich rechts oben meine Wochenziele eintragen. Hierfür stehen 3 Zeilen zur Verfügung. Meiner Meinung nach ist das ausreichend. Mir haben die Wochenziele geholfen, einen besseren Überblick zu behalten und mich auf die wichtigen Aufgaben bzw. Ziele zu fokussieren. Ich überlege noch, wie ich das in Outlook realisieren kann. Wenn ich eine Möglichkeit gefunden habe, dann werde ich in meinem Blog darüber berichten. Anregungen und Tipps nehme ich gerne an.

Pro Tag habe ich dann 7 Zeilen, um meine Aufgaben und Termine einzutragen. Ich bin gut damit ausgekommen. Allerdings ist die Spalte nicht breit genug für mich, sodass ich für eine Aufgabe auch mal 2 Zeilen benötigt habe.

Zu jeder Zeile kann ich den Zeitbedarf notieren und die Priorität. Wenn die Aufgabe erledigt ist, kann ich sie abhaken.

Zum Schluss gibt es eine Jahresübersicht für das nächste Jahr, eine Liste der Feiertage und Schulferien und 2 Seiten für Notizen.

Da man heutzutage Kontaktdaten von wichtigen Personen in Outlook oder im Handy/Smartphone verwaltet, ist ein Adressbuch nicht mehr notwendig und das hat der Herstellen offensichtlich auch erkannt.

 

Zeitmanagement mit dem Chronoplaner

Mir gefällt gut, dass ich die Monats- und Wochenziele notieren kann.

Ich finde auch gut, dass ich bei jeder Aufgabe den Zeitbedarf aufschreiben soll, denn so kann man schnell erkennen, ob man sich für den Tag zu viel vorgenommen hat. Wenn dort z.B. zwei Besprechungen mit je 2 Stunden und 5 Aufgaben mit je 1 Stunde stehen, dann weiß ich sofort, dass das nicht funktionieren kann.

Aufgaben, die ich delegieren will, habe ich dort nicht eingetragen. Wenn ich z.B. in einer Besprechung Aufgaben notiere, nutze ich dafür ein anderes Buch oder einen Schreibblock. Die Aufgaben, die ich dann in den Planer übertrage, sind nur die von mir zu erledigende. Aufgaben, die ich delegieren will, trage ich dort nicht ein.

 

Design

Ich bin mit dem Design zufrieden. Das Cover fühlt sich gut an und auch der Magnet-Verschluss gefällt mir besser, als ein Gummiband, das man sonst häufig bei solchen Planern hat.

Um den aktuellen Tag wiederzufinden, gibt es ein Band.

Außerdem  gibt es eine Stifthalterung.

Die Bindung der Seiten scheint solide zu sein, ob sie ein Jahr intensive Nutzung gut übersteht, oder dann Seiten herausfallen würden, kann ich nicht beurteilen, da ich den Planer nicht so lange genutzt habe.

 

Gesamteindruck

Ich hatte das Problem, dass nun sowohl in dem Planer, als auch in Outlook Aufgaben standen und beide Listen nicht mehr aktuell waren, weil ich jede Aufgabe doppelt verwalten musste. Daher werde ich wieder ausschließlich die Outlook-Aufgaben nutzen, weil bei mir über E-Mails läuft.

Mein Urteil:

wer gerne einen Planer nutzt, der sollte den Chroloplaner in die engere Auswahl nehmen. Vielleicht eher im DIN A5-Format.

Produkttest Chronoplan – erster Eindruck

Ich habe mich bei Avery Zweckform als Produkttester beworben und bin ausgewählt worden. Nun hat man mir einen Chronoplan zugeschickt, den ich in den nächsten 4 Wochen testen soll. Danach gebe ich meine Bewertung ab.

Wer sich für den Chronoplaner mini interessiert, der kann sich auch das Produktvideo auf der Hersteller-Seite ansehen: Chronoplan

Ich habe mir gedacht, dass ich heute schon mal über meinen ersten Eindruck und berichte und wie ich den Planer für mich nutzen will.

 

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Format

Wenn ich den Planer ausschließlich privat nutzen würde, wäre das A6-Format sehr praktisch, weil es gut in die Handtasche passt. Für den Job wäre vermutlich ein A5-Format besser für mich. Aber das wird die Erfahrung noch zeigen.

Eine Woche ist auf zwei Seiten dargestellt. Das gefällt mir, weil ich so die ganze Woche im Blick habe.

 

Aufteilung

Der Planer beginnt mit einer Jahresübersicht. Das ist o.k. für mich, da man hier die Wochen und Monate erstmal im Überblick sieht.

Danach ist pro Seite ein Monat dargestellt. Schön finde ich hier, dass man zu jedem Monat seine beruflichen Ziele eintragen kann. Dafür sind zwar nur 2 Zeilen vorgesehen, aber für Monatsziele ist das noch ausreichend.

Laut Legende soll ich dort auch Prioritäten eintragen.

A = selbst, sofort

B = selbst, später

C = delegieren

Das macht meiner Meinung nach keinen Sinn für Monatsziele. Die will ich ja in dem jeweiligen Monat erreichen und nicht delegieren.

Den größten Teil macht dann natürlich die Wochenübersicht aus. Zu jeder Woche kann ich rechts oben meine Wochenziele eintragen. Hierfür stehen 3 Zeilen zur Verfügung. Meiner Meinung nach ist das ausreichend.

Pro Tag habe ich dann 7 Zeilen, um meine Aufgaben und Termine einzutragen. Normalerweise werde ich wahrscheinlich damit gut auskommen, aber es könnte auch mal knapp werden. Wenn z.B. an einem Tag 3 Meetings stattfinden und ich nicht nur die großen Aufgabenpakete notiere, sondern auch ein wichtiges Telefonat, dann sind 7 Zeilen zu wenig.

Zu jeder Zeile kann ich den Zeitbedarf notieren und die Priorität, wie oben beschrieben. Wenn die Aufgabe erledigt ist, kann ich sie abhaken.

Zum Schluss gibt es eine Jahresübersicht für das nächste Jahr, eine Liste der Feiertage und Schulferien und 2 Seiten für Notizen.

Da man heutzutage Kontaktdaten von wichtigen Personen in Outlook oder im Handy/Smartphone verwaltet, ist ein Adressbuch nicht mehr notwendig und das hat der Herstellen offensichtlich auch erkannt.

 

Zeitmanagement mit dem Chronoplaner

Mir gefällt gut, dass ich die Monats- und Wochenziele notieren kann.

Ich finde auch gut, dass ich bei jeder Aufgabe den Zeitbedarf aufschreiben soll, denn so kann man schnell erkennen, ob man sich für den Tag zu viel vorgenommen hat. Wenn dort z.B. zwei Besprechungen mit je 2 Stunden und 5 Aufgaben mit je 1 Stunde stehen, dann weiß ich sofort, dass das nicht funktionieren kann.

Ich habe mich allerdings gefragt, ob ich Aufgaben, die ich delegieren will, dort eintragen würde. Wenn ich z.B. in einer Besprechung Aufgaben notiere, würde ich dafür ein anderes Buch oder Schreibblock nutzen. Die Aufgaben, die ich dann in den Planer übertrage, sind nur die von mir zu erledigende. Aufgaben, die ich delegieren will, würde ich dort nicht eintragen.

Aber es kann natürlich mal passieren, dass ich die Aufgaben, die ich mir für den Tag vorgenommen habe, nicht schaffe. Dann muss ich überlegen, welche Aufgaben ich auf den nächsten Tag oder einem späteren Zeitpunkt übertrage und welche ich delegieren muss. Ich werde das mit den A-B-C-Prioritäten mal ausprobieren.

Außerdem muss ich mir überlegen, wie ich Besprechungen und Aufgaben unterschiedlich kennzeichne. Zwei verschiedene Farben machen keinen Sinn, weil ich dann immer zwei Stifte mit mir herumtragen muss. Also muss ich mir ein Zeichen ausdenken.

 

Design

Ich bin mit dem Design zufrieden. Das Cover fühlt sich gut an und auch der Magnet-Verschluss gefällt mir besser, als ein Gummiband, das man sonst häufig bei solchen Planern hat.

Um den aktuellen Tag wiederzufinden, gibt es ein Band.

Außerdem  gibt es eine Stifthalterung, die allerdings nicht für normale Kugelschreiber geeignet ist. Man benötigt einen dünnen Stift, damit der Magnet-Verschluss wieder zu geht. Daher weiß ich im Moment noch nicht, welchen Stift ich dafür nutzen werde.

Die Bindung der Seiten scheint solide zu sein, ob sie ein Jahr intensive Nutzung gut übersteht, oder dann Seiten herausfallen würden, kann ich nicht beurteilen, da ich den Planer nicht so lange nutzen werde.

 

Gesamteindruck

Da ich normalerweise meine Aufgaben in Outlook plane, bin ich gespannt, wie es mir mit dem Chronoplaner gehen wird und welche Erfahrungen ich damit machen werde.

Mein erstes Urteil:

daumen-mittig

 

Wie Sie Ihre eigene Planung verteidigen

Wer kennt das nicht? Sie haben Ihren Tag gut geplant und wollen sich einigen wichtigen Aufgaben zuwenden, damit Sie sie pünktlich erledigen.

Da kommt ein Kollege in Ihr Büro und bittet Sie, eine zusätzliche Aufgabe für ihn zu übernehmen. Er muss gleich in eine Besprechung und danach schafft er es nicht mehr, aber heute soll die Aufgabe fertig werden. Können Sie das nicht schnell mal machen?

Wie reagieren Sie? Schaffen Sie es, Ihre eigene Tagesplanung zu verteidigen, oder knicken Sie ein und sagen wieder einmal „Ja“ und ärgern sich später darüber, weil Sie selbst nun unter Druck geraten und Ihre Arbeit nicht schaffen?

Wie Sie sich durchsetzen können, ohne unfreundlich dabei werden zu müssen, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Mit To-Do-Listen entschleunigen

Ich habe bereits häufiger darauf hingewiesen, dass es wichtig ist, Aufgabenlisten zu erstellen. Heute möchte ich noch eine andere Sichtweise darauf bringen: wenn Sie alle anstehenden Aufgaben, unabhängig davon, wie umfangreich sie sind, auflisten und diese Liste Schritt für Schritt abarbeiten, werden Sie am Ende des Tages feststellen, dass Sie wirklich etwas geschafft haben.

Wenn Sie dagegen auf eine solche Auflistung verzichten, besteht die Gefahr, dass Sie mal eben schnell noch diese und jene Kleinigkeit erledigen. Dann verzetteln Sie sich und lassen sich von den wichtigen Aufgaben des Tages ablenken. So werden Sie vermutlich viel unzufriedener in den Feierabend gehen.

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Aufgaben zielführend formulieren

Ich habe Ihnen ja bereits die 5S-Methode vorgestellt, bei der es um mehr Ordnung und Struktur im Büro geht. Außerdem habe ich Ihnen bereits gezeigt, wie Sie Ihre tägliche E-Mail-Flut in den Griff bekommen. Dabei geht es immer wieder darum, die nächsten Arbeitsschritte in Aufgaben einzuplanen, wie Sie es vielleicht auch schon von GTD (Getting Things Done von David Allen) kennen.

Im Austausch darüber ist mir klar geworden, dass eine Sache, die für mich inzwischen selbstverständlich ist, Ihnen vielleicht noch nicht so geläufig ist. Es geht darum, wie man Aufgaben so formuliert, dass sie zielführend sind.

Ich beobachte häufig bei meinen Kunden, dass Aufgaben zu wenig konkret, zu lang oder zu umfassend formuliert werden. Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass es aber zielführender ist, wenn Aufgaben kurz und auf den Punkt gehalten werden. Mit einer klaren Botschaft, was zu tun ist. Dies ist übrigens auch im Projektmanagement wichtig.

Dafür benötigt man meistens nur 2 Wörter. Wie das funktioniert, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Daten filtern in Excel

In diesem letzten Teil der kleinen Video-Serie zur To-Do-Liste zeige ich Ihnen, wie Sie Daten filtern können.

So können Sie sich z.B. anzeigen lassen, welche Aufgaben nur Sie selbst betreffen (indem Sie nach Ihrem Namen filtern) oder alle offenen Aufgaben.

Allerdings sollten Sie eine Sache beachten: wenn Sie die Aufgabenliste wieder schließen und noch die Daten gefiltert haben, dann wird die Liste mit dieser Ansicht gespeichert. Wenn dann ein anderer Kollege die Datei öffnet und nicht genau hinsieht, ob Filter gesetzt sind, dann wundert der sich vielleicht im ersten Moment, warum die Liste viel kürzer ist, als sonst.

Wie Sie den Filter setzen und ihn benutzen zeige ich in diesem Video:

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