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5S digital – Mehr Ordnung in den Dateien

Aufräumen mit der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist eine Idee aus dem japanischen Toyota-Produktionssystem. Ziel ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann, Suchen ebenso wie lange Transportwege und Wartezeiten vermieden werden und dadurch verschwendungsfrei gearbeitet werden kann. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld gilt als Grundlage für Qualitätsarbeit.

Die 5S-Methode wird in Deutschland auch 5A-Methode genannt und leitet sich von den Anfangsbuchstaben der 5 Schritte ab. In der folgenden Grafik sehen Sie die einzelnen Schritte mit kurzen Erläuterungen. Ich habe noch einen 6. Schritt hinzugefügt: Wenn alles zur Gewohnheit geworden ist, läuft es wie von selbst.

Ein aufgeräumter Schreibtisch

Wenn Sie Ihren Schreibtisch mit der 5S-Methode aufräumen möchten, sollten Sie ungefähr einen halben Tag dafür einplanen. Wenn es schon länger her ist, dass Sie aufgeräumt haben, könnte es auch einen Tag dauern.

Planen Sie einen Aufräum-Tag mit der ganzen Abteilung ein. Das macht mehr Spaß und die Entscheidung, was weggeworfen werden kann und wo was abgelegt werden soll, fällt leichter.

So gehen Sie vor:

Schauen Sie Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade und Papierstapel für Papierstapel durch und entscheiden Sie, was weggeworfen werden kann (Seiri). Für die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen, legen Sie einen bestimmten Platz fest und beschriften diesen (Seiton). Hilfreich dabei sind Hängemappen. In den Schubladen Ihres Rollcontainers können Sie für mehr Ordnung sorgen, indem Sie mit Trennstegen und Schrägablagen einzelne Bereiche abtrennen. Und wenn Sie schon dabei sind, alles einmal auszuräumen, können Sie auch gleich den Putzlappen schwingen (Seiso). Nun dokumentieren Sie diesen Standard (Seiketsu). Dafür könnten Sie ein kurzes Dokument erstellen und alles beschreiben, oder Sie fotografieren einfach diesen Idealzustand. Nun kommt es darauf an, dass Sie Unterlagen, die Sie aus Ihrer Ablage herausnehmen, später wieder dort hin zurück legen (Shitsuke).


Sie haben Lust, mit der 5S-Methode aufzuräumen, wissen aber nicht, wie Sie diese Methode Ihren Kollegen erklären sollen? Dann empfehle ich Ihnen die CD von LeanAktuell. Hier finden Sie nicht nur eine PowerPoint-Präsentation mit allen Erklärungen, sondern auch ein Spiel, um ganz leicht die Methode zu erlernen. Zum Bestellen hier klicken.


So schaffen Sie Ordnung in Ihren Dateien

Die 5S-Methode lässt sich natürlich auch auf Ihren digitalen Arbeitsplatz anwenden. Die einzelnen Schritte sind:

  1. Separieren: Gehen Sie Ihre Dateiablage durch. Welche Ordner, welche Dateien benötigen Sie nicht mehr? Durchforsten Sie auch Ihren Mail-Posteingang und die Unterordner. Vergessen Sie dabei nicht Ihre gesendeten Mails. Falls Sie einige Dateien auf dem Desktop abgelegt haben, sollten Sie auch hier aufräumen.
  2. Sortieren: Legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an und benennen Ihre Ordner eindeutig. Überlegen Sie sich, nach welchem System Sie Ihre Dateien benennen wollen. Beginnt der Dateiname mit dem Datum? Verwenden Sie eher Kundenname oder Kundennummer?
  3. Säubern: Leeren Sie den digitalen Papierkorb.
  4. Standards: Dokumentieren Sie Ihre geschaffenen Standards. Neben einer Beschreibung können auch Screenshots hilfreich sein.
  5. Selbstdisziplin: Legen Sie nun jeden Tag sofort Dateien und Mails in die jeweiligen Ordner ab. So tragen Sie dazu bei, dass die einmal geschaffene Ordnung dauerhaft beibehalten wird.

Sie würden gerne die Dateiablagestruktur verbessern, wissen aber nicht, wie Sie vorgehen sollen? Ich unterstütze Sie im Rahmen eines Workshops gerne dabei gemeinsam eine optimierte Struktur zu finden. Mehr Informationen dazu (klick)


Frühjahrsputz im Mailpostfach

Über die Jahre sammeln sich viele E-Mails an. Es könnte ja noch einmal wichtig werden, oder ich benötige die Mail irgendwann als Beweis. So denken viele Menschen. Zeit für den Frühjahrsputz im Mail-Postfach!

Warum wir gerne E-Mails sammeln

Ich höre in meinen Trainings immer wieder Geschichten, die ungefähr so verlaufen:

„Der Nachbar vom Schwager vom alten Schulfreund hat einmal eine E-Mail benötigt, weil diese als Beweis vor Gericht galt und dadurch hat sein Unternehmen 1.000.000 Euro eingespart, weil sie keinen Schadensersatz zahlen mussten.“

Und je häufiger diese Geschichte erzählt wird, desto größer die Summe, die das Unternehmen eingespart hat.

Diese oder ähnliche Geschichten werden als Argument genutzt, warum der Mitarbeiter niemals Mails löscht, sondern alles aufhebt. Teilweise sehe ich Postfächer, in denen 30.000 Mails liegen, weil der Mitarbeiter in den vergangenen 10 Jahren noch nie eine Mail gelöscht hat.

Aber auch diejenigen, die viele Mails löschen und wegsortieren, sammeln über die Jahre viel Ballast und nicht mehr benötigte Informationen an. Es geht ziemlich schnell, eine Mail abzulegen (also einfach in einen Unterordner verschieben) und dort sieht man auch nicht mehr, wie viel es inzwischen geworden ist. Wenn die gleiche Menge ausgedruckt wäre, würden sich die vielen Ordner überall im Büro stapeln. Aber bei den E-Mails ist das anders.

Und es könnte doch tatsächlich einmal sein, dass man eine alte Mail noch benötigt – oder? Nein!

Ich beobachte, dass dieses Thema natürlich viel von der Unternehmenskultur abhängt. Wer das Gefühl hat, sich immer für alles rechtfertigen zu müssen, der hebt lieber ein paar Mails auf, um später seine Unschuld beweisen zu können. Aber in unserer doch sehr schnelllebigen Welt, ist häufig das, was letzten Monat noch wichtig war, heute völlig uninteressant.

Das sollten Sie vorab klären

Angenommen, Sie würden jetzt nicht Ihre E-Mails, sondern die Papierablage aufräumen, dann gäbe es eine Aufbewahrungsrichtline, in der steht, welche Dokumente abgeheftet und wie lange aufgehoben werden müssen.

Aber gibt es in Ihrem Unternehmen eine Anweisung dazu, wie lange Mails aufgehoben werden sollen? Ich vermute: Nein.

Damit Sie diese Entscheidung nicht ganz alleine treffen und die Verantwortung dafür tragen müssen, empfehle ich Ihnen, vorab mit Ihrem Vorgesetzten zu klären, welche Mails wie lange aufgehoben werden sollen.

Dies kann von verschiedenen Faktoren abhängen. Beispielsweise könnte es gut sein, Mails, die ein bereits abgeschlossenes Projekt betreffen, noch 1 Jahr nach Abschluss aufgehoben werden, da es später Rückfragen zu bestimmten Entscheidungen geben könnte. Dagegen könnten Mails, die zu einer Vertragsverhandlung gehören, gelöscht werden, sobald der Vertrag abgeschlossen wird. Denn dann gilt das, was im Vertrag steht. Oder Sie einigen sich darauf, dass Mailverkehr mit Kunden grundsätzlich 3 Monate aufbewahrt werden, außer bei einem speziellen Kunden, mit dem es immer Ärger gibt.

In wenigen Schritten zu einem aufgeräumten E-Mail-Postfach

Löschen Sie alles, was alt ist.

Wenn klar ist, welche Mails Sie wie lange aufbewahren müssen, dann löschen Sie einfach alle alten Mails. Scrollen Sie dazu in Ihrem Posteingang bis zu dem Datum, ab wann gelöscht werden darf, markieren alle Mails, die älter sind und löschen diese.

Forsten Sie so auch alle Unterordner durch. Alternativ können Sie auch die Suchfunktion nutzen.

Verschieben Sie Mails in Unterordner

Überprüfen Sie Ihre Unterordnerstruktur, die Sie unter Ihrem Posteingang angelegt haben, kritisch. Themen, die nicht mehr relevant sind, können Sie getrost löschen.

Sie können bestimmte Mails automatisch in Unterordner verschieben lassen. Dies empfiehlt sich für Newsletter, Terminbestätigungen, Lesebestätigungen und Systemmeldungen. Outlook zum Beispiel sucht nach dem Anlegen einer neuen Regel die Mails aus dem Posteingang heraus, die der Regel entsprechen und verschiebt diese sofort.

Vielleicht erhalten Sie von einer bestimmten Person nur Mails, die zu einem Thema gehören. Dann können Sie im Posteingang nach Mails von diesem Absender suchen und diese Mails gesammelt in den entsprechenden Unterordner verschieben.

Räumen Sie auch Ihre gesendeten Mails auf

Viele Menschen machen sich viele Gedanken, wie sie die empfangenen Mails ablegen, kümmern sich aber überhaupt nicht um die gesendeten. Dabei ist Ihre gesendete Mail häufig die höherwertige, da sie ja Ihre Antwort enthält.

Löschen Sie also bitte auch dort die alten Mails und verschieben die anderen in Unterordner. Beachten Sie dabei, dass Sie Mails, in denen Sie sich nur für die schnelle Antwort bedankt haben, nicht aufheben müssen.

So bleibt der Posteingang dauerhaft aufgeräumt

Melden Sie sich von Newslettern ab, die nicht mehr interessant sind

Falls Sie mehrere Newsletter abonniert haben, schauen Sie bitte auch dort kritisch nach, ob die Informationen und Themen überhaupt noch interessant sind für Sie.

Reduzieren Sie Verteilerlisten

Vielleicht erhalten Sie E-Mails, weil Sie auf einer bestimmten Verteilerliste stehen. Überlegen Sie bitte auch hier genau, ob diese Informationen immer noch für Sie wichtig sind. Wenn nicht, dann lassen Sie sich von dieser Verteilerliste streichen.

Fordern Sie keine Lesebestätigungen an

Lesebestätigungen sind ja eigentlich so etwas wie „Einschreiben mit Rückschein“. Nur funktioniert es nicht genau so. Wenn Sie z.B. eine Lesebestätigung anfordern, hat der Empfänger die Möglichkeit zu entscheiden, ob er Ihnen überhaupt eine Bestätigung senden möchte. D.h. es könnte sein, dass er die Mail liest, aber Sie erhalten keine Benachrichtigung. Da die Lesebestätigungen so einfach zu umgehen sind, sollte Sie grundsätzlich keine Lesebestätigungen anfordern.

Aufgaben planen

Viele meiner Trainingsteilnehmer berichten mir, dass sie bereits gelesene E-Mails im Posteingang stehen lassen, damit sie daran erinnert werden, dass Sie sie noch bearbeiten müssen. Teilweise werden diese Mails auch wieder als „ungelesen“ markiert.

Viel besser wäre es aber, diese Mails sofort einzuplanen. So blockieren sie nicht unnötig den Posteingang und Sie verpassen keine Fristen. Diese Methode erkläre ich im folgenden Video: Die E-Mail-Flut im Griff

Los geht’s!

Um das Mailpostfach aufzuräumen, benötigen Sie etwas Zeit. Planen Sie also bitte ca. 2 Stunden ein, je nach dem, wie viele Mails Sie gehortet haben. Sorgen Sie in dieser Zeit dafür, dass Sie möglichst nicht gestört werden, indem Sie Ihr Telefon umstellen und, falls möglich, die Bürotür schließen.

Wenn Sie es geschafft haben, dann belohnen Sie sich ruhig. Sie haben es sich verdient!


Weitere Anleitungen zum Thema Inbox-Zero-Challenge und Outlook erhalten Sie in meinem Video-Kurs.

Zum Kurs hier klicken

Frühjahrsputz auf dem Schreibtisch

Schaffen Sie Platz für neue Ideen. Verabschieden Sie sich von altem Ballast. Es ist Zeit für den Frühjahrsputz auf Ihrem Schreibtisch. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für mehr Ordnung und Sauberkeit in Ihrem Büro sorgen.

Es hat sich etwas angesammelt…

In den letzten Wochen und Monaten hat sich bestimmt auch bei Ihnen so einiges angesammelt. Angefangene Aufgaben, die Sie vor sich herschieben; Projektideen, die in der Schublade gelandet sind; Fachartikel, die Sie eigentlich lesen müssten…

Aber nicht nur das. Sicherlich hat sich auf Ihrem Schreibtisch, in den Schubladen oder auch Schränken tatsächlich Dreck und Staub angesammelt. In vielen Unternehmen dürfen die Reinigungskräfte nicht auf den Schreibtischen wischen und die Schränke und Rollcontainer sind sowieso verschlossen.

Zeit, aufzuräumen, auszumisten und sauber zu machen!

Die Vorbereitung

Reservieren Sie sich ausreichend Zeit für den Frühjahrsputz in Ihrem Kalender. Wie lange Sie benötigen, hängt davon ab, wann Sie das letzte Mal ausgemistet haben und wie viel Sie angesammelt haben. Ein halber Tag ist sicherlich ein gutes Mittelmaß. Wählen Sie z.B. einen ruhigeren Nachmittag aus. Falls Sie schneller sind, dann freuen Sie sich über die gewonnene Zeit und genießen einfach die Frühlingssonne bei einem Spaziergang, weil Sie früher Feierabend machen konnten.

Während Sie ausmisten, müssen Sie entscheiden, ob Sie Unterlagen wegwerfen oder abheften. Daher sollten Sie sich eine Datentonne und ein paar leere Ordner und Hängemappen bestellen, auch Etiketten für Ordnerrücken sind sinnvoll.

Da sich der Staub leider auch in den hintersten Ecken der Schubladen und Schränke ansammelt, benötigen Sie tatsächlich einen Putzlappen.

So ein Frühjahrsputz macht ja nicht nur Spaß. Daher empfehle ich Ihnen, sich den Nachmittag angenehm zu gestalten. Wenn Sie in einem Einzelbüro sitzen, könnten Sie nebenbei Ihre Lieblingsmusik hören, oder zwischendurch eine schöne Tasse Tee genießen. Überlisten Sie sich selbst und belohnen sich am Ende.

Los geht’s

Halt! Bevor Sie starten: Stellen Sie Ihr Telefon um, lassen Ihr Mailprogramm geschlossen und schließen, wenn möglich die Bürotür.

Nehmen Sie sich bitte Stapel für Stapel, Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade vor. Wenn Sie erst alles auf einmal auf dem Fußboden verteilen, ist das Chaos viel zu groß.

Bei jedem Blatt fragen Sie sich nun: Was muss ich hier noch tun?

  • Ist das Thema bereits erledigt? Dann legen Sie es ab.
  • Ist das Blatt nicht mehr relevant, weil es eine neuere Version gibt? Dann werfen Sie es weg.
  • Müssen Sie das Thema noch bearbeiten, dann planen Sie es konkret ein. Beachten Sie dabei bitte die Prioritäten.
  • Betrachten Sie auch kritisch die gesammelten Visitenkarten. Nur wenn der Kontakt noch wirklich interessant und wichtig für Sie ist, übernehmen Sie ihn in Ihr elektronisches Adressbuch z.B. in Outlook.
  • Gibt es Unterlagen, die in die Kategorie „im Moment nicht relevant, könnte aber später einmal interessant werden“ gehören? Dann legen Sie sich dafür eine Ideensammlung an. Planen Sie dann in Ihrem Kalender einen Serientermin ein, um diese Sammlung 1x pro Monat zu sichten und neu zu entscheiden.

Wenn Sie einen Stapel durchgearbeitet haben, nehmen Sie bitte den Putzlappen zur Hand und wischen den Ablagekasten, die Schublade oder das Regalfach kurz aus. Erst danach legen Sie wieder die Dinge hinein, die dort einen guten Platz haben.


Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft!

Merken Sie, dass Sie sich von altem Ballast befreit haben? Wie fühlt sich das an?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfolgen.

Feng Shui im Büro

Feng Shui – Die Harmonielehre aus China

Sicherlich haben Sie bereits etwas über Feng Shui gehört.

Ziel des Feng Shui (Fengshui) ist die Harmonisierung des Menschen mit seiner Umgebung, die durch eine besondere Gestaltung der Wohn- und Lebensräume erreicht werden soll. Quelle: Wikipedia

Oft wird diese Lehre auf den Wohnbereich angewendet. Man kann dabei sowohl die Aufteilung der Räume bestimmen, als auch jeden Raum einzeln gestalten. Es gibt auch Gärten, die nach diesen Prinzipien angelegt werden. Bei uns in Hannover wurde eine ganze Wohnanlage entsprechend gestaltet. Sie ist unter dem Namen VASATI bekannt.

Feng Shui für den Schreibtisch

Sie können Feng Shui natürlich auch für Ihr Büro anwenden. Dabei geht es zum Einen darum, wie der Schreibtisch und die Regale im Büro angeordnet sind. Zum Anderen können Sie die Fläche auf dem Schreibtisch entsprechend gestalten.

Da ich keine Expertin für Feng Shui bin, habe ich einfach ein paar interessante Beiträge für Sie herausgesucht:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.dein-feng-shui.de zu laden.

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Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von www.diedruckerei.de zu laden.

Inhalt laden

Es gibt auch ein kurzes Video von simplify:

https://www.simplify.de/videos/artikel/feng-shui-im-buero/

Mein Fazit

Was ist meine persönliche Meinung dazu? Vielen Ratschlägen stimme ich voll zu:

  • Ordnung halten und aufräumen
  • Den Schreibtisch so aufstellen, dass sich keine Tür im Rücken befindet
  • Holz statt Glas
  • Pflanzen ins Büro stellen

Mit anderen Punkten habe ich persönlich meine Probleme: Es empfohlen, dass der Monitor nicht direkt vor mir stehen soll, damit ich einen freien Blick habe. Aber aus ergonomischen Gründen muss der Monitor gerade vor mir stehen. Wenn er seitlich steht (wie in dem Video von simplify), dann müsste ich immer den Kopf zur Seite drehen und das würde zu Verspannungen im Nacken führen. Als Lösung wird teilweise empfohlen, einen L-förmigen Schreibtisch zu nutzen und dann den PC auf den kleineren Schreibtischteil zu stellen. Dann hätte ich auf dem größeren Teil viel Platz und freie Sicht. Aber auch das ist aus meiner Sicht keine Lösung, da ich die Dinge, die ich tue zum größten Teil am PC erledige.

Auch kann ich nicht nachvollziehen, warum in meinem Rücken kein Regal stehen soll. Solange nur ich darauf zugreife, finde ich es o.k. Schwierigkeiten hätte ich allerdings auch, wenn ständig ein Kollege hinter meinem Rücken an das Regal/das Sideboard geht.


Wie ist Ihre Meinung zum Thema Feng Shui im Büro? Haben Sie sich danach eingerichtet? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar zu diesem Artikel.

Werde eine Büroheldin

Ich freue mich über diesen Gastartikel von Alexandra Schwekendiek, die wie ich aus Hannover kommt und mit der ich die Vision von aufgeräumten Arbeitsplätzen teile.


Du bist selbstständig und liebst dein Business (eigentlich) heiß und innig? Alles macht dir Freude außer diese ganze Schreibtischarbeit?
In deinem E-Mail Postfach und auf deinem Schreibtisch herrscht das absolute Chaos und du bist dem heillos ausgeliefert?

Du hast keinen Überblick und Durchblick mehr?
Die Schreibtischplatte verschwindet unter mehreren Papierschichten?

In deinem E-Mail Postfach tummeln sich unzählige E-Mails aber die wichtigen Nachrichten findest du nicht?

Täglich vergeudest du viel Zeit weil du soviel suchen musst?

Damit du sofort aus dem gröbsten E-Mail und Papier-Chaos heraus kommst, habe ich 2 Tipps für dich.

Nach der Umsetzung wirst du definitiv einen besseren und klareren Überblick über deine Unterlagen und deine E-Mails haben!

 

TIPP 1: Deine schlaue und dennoch einfache E-Mail Ablage

Um die ganzen E-Mails aufzuräumen bzw. aufzubewahren, ist es wichtig, eine gut funktionierende E-Mail Ablage zu haben. Sie sollte gut strukturiert und gleichzeitig auch einfach sein!

Was sind die 2 wichtigsten Ziele einer E-Mail Ablage?

  • Guter Überblick
  • Wenig Sucherei

Die folgende, recht einfache und dennoch strukturierte E-Mail Ablage hat 
sich – gerade zu Anfang, wenn du anfängst gegen das E-Mail Chaos anzukämpfen – sehr bewährt.
infachheit siegt und deswegen gibt es praktischerweise auch nur 2 Regeln:

Regel Nummer 1

Im Posteingang sind ausschließlich aktuelle
E-Mails, die du noch lesen und bearbeiten musst.

Regel Nummer 2

Die restlichen E-Mails werden konsequent gelöscht oder abgelegt.

 

Für die Ablage der E-Mails lege separate Ordner oder Postfächer an und beschrifte sie mit Projektnamen, Kundennamen etc. Je nachdem, womit du arbeitest. Nach Bedarf kannst du dann in diesen Ordnern auch nochmal Unterordner anlegen.

ACHTUNG: Werde hier aber nicht zu genau und verliere dich auch bitte nicht in Details.

 

Was ich damit meine?

Durch diese Ablage sparst du dir Zeit, weil du keine E-Mails mehr suchen musst. Diese eingesparte Zeit soll dann aber bitte nicht in die Verwaltung deiner E-Mail Ablage gesteckt werden!

Das Wichtigste ist, dass die E-Mails abgelegt sind und dass du weißt, in welchem Ordner. Das reicht. Vollkommen!

Es sind ja auch die aktuellen und noch zu bearbeitenden E-Mails im Posteingang mit denen wir täglich arbeiten müssen.

Ich rate grundsätzlich immer davon ab, sofort alles ganz genau und 150%ig zu machen.

Denn oft ist es schlichtweg einfach zu viel des Guten! Du findest dann schlimmstenfalls gar nichts mehr wieder, bist frustriert und weiter weg von einer Arbeitserleichterung als vorher.

Und genau das will ich vermeiden! Daher mein Tipp und auch meine Bitte: mache es dir zu Anfang so einfach wie möglich. Freue dich über jeden Fortschritt und genieße dein aufgeräumtes und übersichtliches E-Mail Postfach!

 

TIPP 2: Deine effektive Methode, die Berge an Unterlagen zu bezwingen

Auch hier hat sich Einfachheit bewährt, denn es gibt lediglich 3 Arten von Unterlagen.

Bitte sortiere alle Unterlagen, die du derzeit auf deinem Schreibtisch hast, auf folgende 3 Haufen:

Haufen 1:  aktuelle, noch zu bearbeitende Unterlagen

Haufen 2: bereits abgearbeitete, 
erledigte Unterlagen (das ist deine ABLAGE)

Haufen 3: ist der Rest und das ist der MÜLL

Jetzt haben wir die Papierberge schon recht gut im Griff, oder?

Aber das geht noch klarer und übersichtlicher.

  

So geht es weiter mit den 3 Haufen:

Haufen 1: diese Unterlagen dürfen zurück auf deinen Schreibtisch. Aber wirklich nur die! Das sind alle aktuelle Unterlagen, die du noch bearbeiten musst.

Bitte suche dir dafür einen festen Platz auf deinem Schreibtisch.

Am besten besorgst du dir auch einen festen Kasten oder Briefkorb und legst dort die Unterlagen hinein. So können sich die Unterlagen auch nicht wieder auf deinem Schreibtisch verselbständigen! 🙂
Sobald von diesen Unterlagen etwas fertig bearbeitet ist, ist es deine Ablage und wird am besten sofort entsprechend abgeheftet. Oder du legst es auf den Haufen 2 und heftest in regelmäßigen Abständen alle Unterlagen ab.
Haufen 2: Alle Papiere und Unterlagen vom Haufen 2 sind bereits bearbeitet und müssen jetzt nur noch entsprechend abgeheftet werden.

Dieser Haufen 2 ist deine ABLAGE.

Diese Unterlagen brauchst du nicht für deine tägliche Arbeit und daher sollten sie auch nicht auf deinem Schreibtisch sein. Entweder heftest du sie sofort in die entsprechenden Ordner oder du sammelst die Ablage an einem bestimmten Ort (z.B. im Schrank oder im Regal) und sortierst die Unterlagen in bestimmten zeitlichen Abständen in die Ordner ein.
Haufen 3: Alle Papiere und Unterlagen von diesem Haufen gehören in den Müll. Wenn du davon aber wirklich noch etwas benötigst, dann bringe es bitte an einen anderen Platz.

An dieser Stelle möchte ich dich auch ganz herzlich zum Wegwerfen motivieren und einladen!

Auch wenn du denkst: dieses oder jenes möchte ich irgendwann nochmal lesen – wirf es bitte weg! Was du nicht sofort oder zumindest innerhalb von ein paar Tagen liest, wird auch noch später ungelesen rumliegen. Oft sind zudem auch viele Unterlagen, Prospekte etc. nach ein paar Wochen nicht mehr aktuell.

Außerdem kannst du ja auch alles jederzeit ganz aktuell im Internet nachlesen.

Belaste dich, deinen Schreibtisch und somit dein Office also nicht mit unnötigen Papierbergen.
Das waren meine 2 Tipps, wie du sofort mehr Klarheit, mehr Durchblick und einen besseren Überblick über deine E-Mails und deine Unterlagen bekommst! Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung und anschließend viel Freude!

 

Wünschst du dir noch mehr Ordnung in deinem Office?

Möchtest du vielleicht noch etwas tiefer in das Thema einsteigen? Sehnst du dich nach mehr Erleichterung in deinem Arbeitsalltag?

Dann ist mein Kurs „In 4 Wochen zur Büroheldin“ genau richtig für dich.

Er startet am 1. Juni 2017.

Trage dich hier (klick) ein und ich melde mich bei dir. Versprochen!
Alles Liebe, deine Alexandra

 

Über die Autorin

Alexandra Schwekendiek zeigt Selbstständigen, wie sie die ganze Schreibtisch-Arbeit, die Verwaltung und Organisation, also das ganze „Drumherum“ um das eigentliche Business selber besser meistern können. Sie hilft dir beim Stapelsyndrom, der Zettelage und der Aufschieberitis. Sie gibt dir und deinem Business Klarheit und Struktur damit du – dein Office im Griff hast – und nicht umgekehrt – den „Schreibtischkram“ schneller erledigt hast – entspannter arbeiten kannst und gleichzeitig erfolgreicher wirst Ihr Motto ist: Klarheit & Struktur als Business-Booster 

http://www.alexandra-schwekendiek.com/

In 4 Schritten durch das Daten-Dickicht

mann schläft auf Schreibtisch

Werden Sie auch täglich von der Informationsflut am Arbeitsplatz förmlich erschlagen?

Viele meiner Trainingsteilnehmer berichten mir, dass sie 50-80 Mails pro Tag erhalten. Bei Führungskräften sind es eher 100-120 Mails am Tag. Insbesondere Führungskräfte werden dabei häufig von ihren Mitarbeitern in Kopie gesetzt. Bei dieser Menge noch schnell erkennen zu können, was wichtig und was unwichtig ist, welche Mail dringend beantwortet werden sollte und welche noch warten kann, dass ist nicht einfach.

Hinzu kommen noch diverse Besprechungen, zu denen Sie Notizen gemacht haben und Aufgaben, die delegiert wurden.

Und nicht zuletzt: Akten in Papierform, Fachzeitschriften, und bei Führungskräften Vorgänge, die geprüft und unterschrieben werden müssen.

 

Wie soll man da noch den Überblick behalten?

Es wird Ihnen nicht erspart bleiben: wer nicht täglich ein bisschen aufräumt, der muss regelmäßig eine große Aufräumaktion starten.

Dabei sollten Sie nach diesen 4 Schritten vorgehen:

  • Eliminieren
  • Delegieren
  • Terminieren
  • Archivieren

Mehr zu diesem Vorgehen erkläre ich in diesem Video:

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Freier Schreibtisch: Aufräumen mit der 5S-Methode

Am 23.07.2015 habe ich bei VERIO ein Webinar gegeben, in dem ich Tipps für die Umsetzung der 5S-Methode im Büro gebe.

Das Webinar dauert ca. eine Stunde. Dieses Webinar können Sie sich hier nochmal ansehen:

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Die am Ende des Webinars empfohlene CD können Sie hier bestellen: http://www.123effizientdabei.de/5s-methode/

Endlich Ordnung im Büromittelschrank

In diesem zweiten Teil meiner kleinen Video-Serie mit Tipps zu verschiedenen Büromitteln erkläre ich Ihnen, wie Sie endlich Ordnung in den Büromittelschrank bringen.

Das Problem beim Büromittelschrank ist, dass man ganz viele unterschiedliche Büromittel hat, und jeweils nur eine kleine Menge. Daher werden in der Regel die Utensilien, wie z.B. Kugelschreiberminen, Nadeln für den Tacker, Haftzettel im Schrankfach hintereinander gelegt, weil das Regalbrett so tief ist. Dadurch kann man aber nur schlecht erkennen, was hinten liegt. Wenn ein Kollege dann nach hinten greift, werden die vorne liegenden Utensilien durcheinander gebracht.

Viel einfacher ist es, wenn man stapelbare Boxen für jedes Büromittel verwendet. Diese Boxen lassen sich gut beschriften. Es gibt sie in verschiedenen Größen und da man sie stapeln kann, kann man die volle Höhe des Regalfachs nutzen. So gerät nichts mehr durcheinander.

Mehr dazu erkläre ich in meinem Video:

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Wer nicht zum Baumarkt gehen will, kann die Boxen auch hier bestellen:

Größe 1:

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Größe 2:

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Größe 3:

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Ordnung schaffen auf dem Desktop

Desktopsymbole

Mein letzter Artikel bezog sich auf das Aufräumen der Zeitschriften. Vielleicht haben Sie ja auch noch etwas Zeit für die nächste Aufgabe: räumen Sie Ihren Desktop auf.

Häufig sehe ich einen sehr vollen und unübersichtlichen Desktop auf dem PC. Es gibt Verknüpfungen zu Software-Programmen, zu Dateiordnern oder einzelnen Dateien und häufig wurden auch einzelne Dateien an diesem Ort „Zwischengeparkt“. Wie sieht es bei Ihnen aus?

  • Überprüfen Sie, ob Sie alle Software-Verknüpfungen noch benötigen.
  • Sind die Verknüpfungen zu Dateiordnern noch aktuell und sinnvoll?
  • Legen Sie Dateien, die jetzt nur auf dem Dektop liegen auf Ihrem Teamlaufwerk ab.
  • Löschen Sie alles, was veraltet oder überflüssig ist.
  • Nun ordnen Sie die Icons für Sie sinnvoll und übersichtlich an.