Beiträge

Effizient arbeiten mit dem Excel-Daten-Link für PowerPoint

Der Excel-Daten-Link von FastChange

Ich habe in anderen Blog-Artikeln bereits einige Funktionen von FastChange, dem Add-in für PowerPoint vorgestellt.

Hier klicken für die bisherigen Artikel: Schneller arbeiten, Agenda erstellen, Corporate Design im Griff, Formen

Es gibt noch eine weitere Funktion, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte: Der Excel-Daten-Link.

Wahrscheinlich kennen Sie bereits die Möglichkeit, Excel-Tabellen oder auch Diagramme mit PowerPoint zu verknüpfen. Der Vorteil: Wenn Sie in Ihrer Excel-Datei eine Änderung vornehmen, wird die Änderung in der entsprechenden PowerPoint-Datei übernommen. So laufen Sie nicht Gefahr, die Änderung zu vergessen und bei einem wichtigen Meeting alte Daten zu präsentieren.

Sie kennen diese Funktionalität noch nicht? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs zu Tabellen in PowerPoint (klick)

Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, ob diese Verknüpfung auch bei Textfeldern funktioniert. Die schlechte Nachricht: Es geht nicht einfach so standardmäßig. Die gute Nachricht: Sie benötigen nur das Add-In von FastChange (klick). Hier gibt es den Excel-Daten-Link. Und damit können Sie Texte, Bilder, Farben, Ampeln und HarveyBalls automatisch anpassen bzw. aktualisieren.

Was ist eine Serienpräsentation?

Die Möglichkeiten eines Serienbriefes sind Ihnen sicherlich bekannt. Sie erstellen in Word einen Brief und können aus einer Excel-Datenbank Adressdaten oder auch andere Informationen in den Brief über ein Seriendruckfeld einfügen. Wenn Sie dann den Serienbrief drucken, erhalten Sie Briefe mit den jeweils eingefügten Informationen. Das spart viel Zeit und ist nicht so fehleranfällig, wie das händische Kopieren und Einfügen der Daten.

Die gleiche Logik steckt hinter einer Serienpräsentation. Sie erstellen eine Folie in PowerPoint und verknüpfen einzelne Textfelder, Bilder und Diagramme mit einer Excel-Tabelle. Auf Knopfdruck werden dann Folien in Ihre PowerPoint-Datei eingefügt, in denen die Felder entsprechend der Excel-Daten gefüllt werden.

FastChange bietet mit dem Excel-Daten-Link genau diese Funktion. Sie haben dabei sogar die Wahl, ob die Folien in Ihre aktuelle PowerPoint-Datei eingefügt werden sollen, oder ob pro Datensatz eine eigene PowerPoint-Datei erstellt wird.

Dies ist besonders interessant für Controller und Projektleiter, die regelmäßig wiederkehrende Reports erstellen, Management Summaries vorstellen, oder flexible Produktblätter benötigen.

Wie der Excel-Daten-Link funktioniert erkläre ich in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Zahlen, Zahlen, Zahlen…

Excel-Berechnung

Erst heute habe ich es wieder in einem Coaching am Arbeitsplatz erlebt: einzelne Mitarbeiter erstellen bzw. pflegen umfangreiche Excel-Listen, um Übersichten und Auswertungen zu erstellen, die man nicht so einfach aus den bestehenden Systemen, wie z.B. SAP herausziehen kann. Dies kostet oft viel Zeit, da die Zahlen und andere Informationen manuell abgeschrieben werden müssen. Ich habe auch schon Fälle kennengelernt, wo Führungskräfte 30 Stunden pro Monat mit dem Erstellen von Zahlen-Übersichten verwenden.

Mein Tipp: hinterfragen Sie diese vielen Excel-Listen.

  • Wer ließt die Übersichten und Auswertungen eigentlich?
  • Was passiert dann weiter mit den Informationen (werden Maßnahmen daraus abgeleitet?)
  • Werden die Auswertungen immernoch benötigt? Oder wollten Sie nur für einen gewissen Zeitraum überwachen?
  • Müssen die Listen überhaupt tages-, wochen- oder monatsaktuell sein, oder würde ein seltener Rhythmus ausreichen?
  • Können die Informationen auch automatisch, z.B. über Berichte aus dem ERP-System, ausgewertet werden?
  • Können die Informationen auch aus dem ERP-System nach Excel exportiert werden?

Weniger ist oft mehr. Daher sollten Sie sich auf die wichtigsten Zahlen und Aussagen beschränken, statt viele Excel-Listen zu pflegen.