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Nie wieder abheften!

Schluss mit Stehordnern. Oder haben Sie noch Lust, Ablage zu machen?

Vor einigen Tagen habe ich durch Zufall mitbekommen, wie jemand einen Tag vor einer Dienstreise mehrere Unterlagen zu verschiedenen Themen aus Ordnern aus dem Schrank zusammengesammelt hat. Diese wurden dann in einen Stehordner einsortiert und mit Trennblättern abgegrenzt.

Eigentlich doch ganz ordentlich – oder?

Ich frage mich in solchen Situationen immer: Geht das nicht auch einfacher?

Ja, es geht. Der Trick ist, nicht mehr alle Unterlagen in Ordner abzuheften, sondern Hängemappen zu benutzen. Diese Hängemappen stellen Arbeitsakten oder Handakten dar. D.h. hier werden nur die aktuellen Unterlagen gesammelt.

Die Hängemappen können Sie entweder in den hohen Schublade Ihres Rollcontainers unterbringen, oder in spezielle Kunststoff-Boxen hängen, die dann entweder auf Ihrem Schreibtisch, oder auf dem Sideboard stehen. Es gibt auch entsprechende Schienen für Schränke, um die Hängemappen dort ablegen zu können.

Die neue Vorgehensweise wäre also: Sie nehmen die Hängemappe mit den Unterlagen, die Sie an dem Besprechungstag oder auf der Dienstreise benötigen und legen Sie in eine Eckspannmappe. Wenn Sie wieder ins Büro zurückkehren, nehmen Sie die Hängemappe aus der Eckspannmappe und hängen sie wieder an ihren Platz im Rollcontainer oder in der Box. – Fertig.

Kein lästiges hin- und herheften, kein umheften, kein umblättern, keine Trennstreifen beschriften.

Einfach. Schnell. Effizient.

Wie Sie im Video erkennen können, gibt es dabei einen großen Vorteil des Mappei-Systems im Vergleich zu normalen Hängemappen.

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Mit Live-Protokollen auf den Punkt kommen

Eines Tages bekam ich eine Anfrage für ein Seminar zum Thema Protokollführung. Die Teamassistentin fasste das Problem kurz zusammen: Die Projektleiter führen 14-tägig Besprechungen mit ihren Kunden und Projektpartner durch, aber diese zwei Wochen reichen nicht aus, um das Protokoll vom vorherigen Termin zu erstellen.

Die Projektleiter sind gestresst und machen regelmäßig Überstunden. Gleichzeitig beschweren sich die Kunden und Projektpartner über den Verzug.

Ich führte ein Vorgespräch mit einem Projektleiter, um genauer zu verstehen, warum das Protokollschreiben so viel Zeit in Anspruch nimmt und so ungerne erledigt wird. Er zeigt mir auch ein Beispiel.

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Mir war schnell klar, wo „der Hase im Pfeffer liegt“: Die Protokolle waren sehr ausführlich, fast schon Verlaufsprotokolle. Außerdem kann ein Projektleiter nicht gleichzeitig die Besprechung leiten und sich Notizen für das Protokoll machen.

Wie funktionieren Live-Protokolle?

Im nächsten Schritt habe ich dem Abteilungsleiter die Methode „Live-Protokoll“ erklärt. Folgende drei Bestandteile sind für die erfolgreiche Umsetzung wichtig:

  • Der Besprechungsleiter benennt einen Protokollanten (dies wird in der vorhergehenden Sitzung festgelegt)
  • Es werden gemeinsam kurz und knapp die Ergebnisse formuliert und notiert
  • Das Protokoll ist während der Sitzung für alle sichtbar und kann am Ende gemeinsam freigegeben werden

Er hat diesen Vorschlag mit seinen Projektleitern diskutiert und vereinbart, dass alle bei ihren nächsten Meetings die Protokoll live erstellen.

Überstunden wurden um 30% reduziert

Nach 3 Wochen rief ich die Projektleiter an, um mich zu erkundigen, wie die ersten Protokolle nach der neuen Live-Methode gelaufen sind. Das Feedback war durchweg positiv. Die Bedenken, dass sich die Besprechungen verlängern, wenn man die Ergebnisse sofort notiert stellten sich als grundlos heraus. Im Gegenteil: Da die Ergebnisse am Ende einer Diskussion zusammengefasst wurden, kamen die Gesprächsteilnehmer schneller auf den Punkt und der rote Faden ging nicht mehr so leicht verloren. Die Atmosphäre in den Meetings war nun viel produktiver.

Die Kunden und Projektpartner waren sehr zufrieden, dass sie nun sofort nach Besprechungsende das Protokoll zugeschickt bekamen. Die Überstunden konnten in der Abteilung um 30% reduziert werden.


Verschwenden Sie auch viel zu viel Zeit mit dem Schreiben von Protokollen? Dann nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf und in einem kostenlosen Strategiegespräch finden wir gemeinsam heraus, wie ich Sie dabei unterstützen kann produktiver zu werden.

So stellen Sie Unterlagen für Ihren Chef für Meetings zusammen

Im 4. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“ geht es um Papierunterlagen, die Ihr Chef für Meetings benötigt.

 

Ihr Chef nimmt sicherlich jeden Tag an vielen Besprechungen teil. Auch wenn wir sonst immer von papierarmen Büro sprechen (das papierlose Büro ist noch immer eine Vision), in Meetings hat jeder die wichtigen Unterlagen in Papierform vor sich liegen.

Das Protokoll der letzten Sitzung, seitenlange Statistik-Tabellen und Auswertungen, Vertragsunterlagen, Angebote, E-Mails und natürlich die ausgedruckte PowerPoint-Präsentation, die nun gezeigt wird.

Sie als Sekretärin bzw. Assistentin haben die Aufgabe, Ihrem Chef alle notwendigen Unterlagen für die Besprechungen zusammenzustellen.

Nach der Besprechung erhalten Sie diese mit einem kurzen Kommentar zurück und müssen die Unterlagen wieder ablegen.

Wie genau stellen Sie die Unterlagen zusammen? Wie transportiert Ihr Chef diese Papiermengen? Und wie stellen Sie sicher, dass er in der Besprechung gezielt Informationen findet, ohne lange blättern zu müssen?

Das Ablagesystem, das durchgängig funktioniert

Sehen wir uns Ihre einzelnen Arbeitsschritte noch einmal genauer an. Unterlagen zu verschiedenen Projekten, wichtigen Themen (wie z.B. A-Kunden oder A-Lieferanten), Monats-/Quartals-/Jahres-Abschlüssen und Berichten legen Sie regelmäßig in Stehordner ab, die bei Ihnen in den Schränken stehen.

Vor einer Besprechung suchen Sie die relevanten Unterlagen zusammen, heften diese aus den Ordnern heraus und legen sie in eine Fächermappe. Die einzelnen Fächer sind nicht beschriftet, denn nach der Besprechung bereiten Sie damit die nächste vor. Aber beim Durchblättern kann man doch erkennen, zu welchem Thema die Unterlagen gehören. Nach der Besprechung erhalten Sie die Fächermappe zurück und sortieren das Papier wieder in die Stehordner zurück.

Läuft das so bei Ihnen?

Ich weiß, man hinterfragt oft Abläufe nicht, die schon immer so waren. Aber wenn Sie jetzt darüber nachdenken, fällt Ihnen dann auch auf, dass Sie ziemlich viel mit dem Umschichten von Papier beschäftigt sind? Zig-Mal Ordner öffnen und wieder schließen?

Das geht besser, schneller und effizienter mit einem durchgängigen Ablagesystem.

Ich habe Ihnen in anderen Blog-Artikeln bereits das Mappei-System vorgestellt: Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Vorteile für Sie und Ihren Chef:

  • Die Papierunterlagen müssen nicht gelocht und abgeheftet werden, sondern werden einfach in die jeweilige Mappe gelegt.
  • Da die Themen vereinzelt werden, können Sie gezielt Unterthemen bzw. Teilbereiche für die Besprechung heraussuchen.
  • Die Mappen sind in Ihren Ablageschränken verstaut, werden gezielt herausgenommen, zur Besprechung mitgenommen und danach wieder in den Ablageschrank zurückgelegt (das Heraus- und Einheften entfällt)
  • Ihr Chef kann in der Besprechung gezielt Informationen finden, weil alle Mappen beschriftet sind.
  • Mit der Terminmappe stellen Sie Ihrem Chef alle Unterlagen für den ganzen Tag zusammen. Es entfallen also Dialoge, wie z.B.: „Wo sind die Unterlagen für den 13-Uhr-Termin?“ – „Die habe ich Ihnen hingelegt.“ – „Aber hier sind sie nicht.“ – „Ja, wo sind sie denn dann?“ – „Das müssen Sie doch wissen.“

Mehr dazu in diesem Video:

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Die effiziente Alternative zur Regelbesprechung

Teamsitzung, Abteilungsrunde, Projekt-Meeting –  und immer das Gleiche: Jeder Mitarbeiter berichtet mehr oder weniger kurz, was er gerade tut. Aber alle sind gelangweilt. In diesem Artikel stelle ich Ihnen eine effiziente Alternative vor.


Jede Woche wieder

Wenn ich in meinen Einzelcoachings einen Blick in den Kalender meines Teilnehmers werfe, dann sehe ich dort eine ganze Reihe an Regelbesprechungen. Einmal pro Monat die Abteilungsrunde, alle zwei Wochen eine Teambesprechung, jede Woche ein Projekt-Meeting usw. Wenn Sie in verschiedenen Projekten mitarbeiten und auch noch in Ausschüssen tätig sind, dann ist Ihr Kalender nur alleine damit schon recht voll.

Langeweile macht sich breit

Wie laufen in der Regel diese Besprechungen ab? Jeder Mitarbeiter berichtet mehr oder weniger kurz über seine aktuellen Aufgaben. Der Stand der Dinge. Der Vorgesetzte berichtet dann noch aus diversen anderen Gremien und gibt Informationen weiter. Ein Kollege muss dann am Ende ein Protokoll schreiben, das ehrlich gesagt, niemand liest. Auch die einzelnen Beiträge interessieren niemanden so wirklich. Einige beginnen unter dem Tisch am Smartphone E-Mails zu lesen. Andere kritzeln auf dem Block herum.

Unter der Hand verraten alle, das die Besprechung reine Zeitverschwendung ist. Aber niemand ändert etwas. Man führt nun einmal solche Besprechungen durch, um sich zu informieren. Das war schon immer so.

Was ist das Ziel der Regelbesprechung?

Als Ziel dieser Regelbesprechungen wird häufig der Informationsaustausch genannt. Die Mitarbeiter sollen wissen, woran jeder Kollege arbeitet. Ein weiteres Ziel ist, Überschneidungen herauszufinden. Also wenn zwei Mitarbeiter an unterschiedlichen Themen arbeiten will man herausfinden ob sich die Themen in einzelnen Details überschneiden und dadurch aufeinander auswirken.

Aber werden diese Ziele erreicht?

Oft leider nicht. Der Abteilungsleiter / Teamleiter / Projektleiter kennt den Stand der Dinge (hoffentlich). Wenn jeder Kollege in der Abteilung andere Themenschwerpunkte bearbeitet, dann interessiert es auch nicht wirklich, was die anderen tun. Außerdem ist es ja auch nur eine punktuelle Bestandsaufnahme. Ein Projekt, das heute noch gut läuft, kann bereits morgen viele Probleme bringen. Überschneidungen werden in der Regel auch nicht aufgespürt, weil gar nicht so detailliert berichtet wird. Und das Protokoll liest auch niemand.

Die effiziente Alternative: Das Kanban-Board

Wenn etwas nicht gut läuft, dann sollte man nicht einfach so weiter machen, sondern etwas ändern. Ich weiß, dass es ziemlich revolutionär ist, an den Regelbesprechungen etwas zu ändern, dennoch möchte ich Sie dazu ermutigen.

Wenn Sie regelmäßig und kurz Informationen zum Stand der Dinge in Ihren Themen austauschen wollen, dann empfehle ich Ihnen ein Kanban-Board zu errichten.

Dieses Board sollte für jeden zugänglich in der Abteilung aufgehängt werden. Jeder Mitarbeiter beschriftet Haftnotizzettel mit seinen Themen.

Jeden Morgen treffen sich alle vor diesem Board und jeder berichtet, was er gestern erreicht hat. Die Redebeiträge sollten kurz sein, sodass die gesamte Besprechung nur ca. 10 min. dauert. So sind alle ständig auf dem Laufenden. Wer bei seinem Thema bzw. Projekt ins Stocken geraten ist, kann die Kollegen nach Lösungsideen fragen. Im Laufe des Tages können sich dann Kleingruppen dazu zusammenfinden. Ein Protokoll wird nicht geschrieben, denn die Dokumentation ist am Board zu sehen.

Das Kanban-Board stelle ich in diesem Video vor:

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Materialien zum Kanban-Board können Sie hier bestellen:

Produkte von Amazon.de

Oder Sie nutzen die Magnetic Notes von Tesla Amazing: https://www.staticmagnetic.de/

 

Regeln für die Teeküche

kaffee-smiley

Ich habe im Rahmen meiner Coachings und Seminare bereits viele Unternehmen besucht. Große Konzerne, mittelständische inhabergeführte Betriebe und kleine Büros. Dabei werfe ich gerne einen Blick in die Teeküche, die ja eigentlich eher eine Kaffeeküche ist. Es stellt sich unweigerlich eine zentrale Frage:

Wer ist für das schmutzige Geschirr zuständig?

Beziehungsweise: wer fühlt sich dafür zuständig?

In größeren Unternehmen sind häufig die Reinigungskräfte damit beauftragt, mehrmals täglich das schmutzige Geschirr einzusammeln und sauberes in die Schränke zu sortieren.

Wenn es in der Abteilung eine Sekretärin bzw. Assistentin gibt, dann fühlt sie sich zuständig, auch wenn es eigentlich nicht zu ihren Aufgaben gehört. Entsprechend genervt ist sie.

Falls es aber heißt „das regeln wir untereinander“, dann herrscht das Chaos und es geht viel Zeit und Energie verloren, weil die Kollegen immer wieder über dieses Thema diskutieren.

Daher mein Tipp: schaffen Sie eindeutige Regelungen und kommunizieren Sie diese.

Ich habe Ihnen einen Musteraushang mit Regeln für die Teeküche und einen Muster-Rundbrief zusammengestellt. Die Dateien stelle ich im Video kurz vor:

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Die beiden Vorlagen können Sie hier herunterladen:

rundschreiben_reinigung_der_kueche

kuechenregeln

Konversationsfäden ersetzen Gespräche

Was ist der Unterschied zwischen einem virtuellen Gespräch per Mail oder Chat und einem persönlichen Gespräch? Bei einem persönlichen Gespräch, bei dem sich die beiden Gesprächsteilnehmer gegenüber sitzen bzw. miteinander telefonieren kommt die Antwort sofort, da sich beide in diesem Moment die Zeit für das Gespräch nehmen.

Bei einem „Gespräch“ per Mail muss man auf die Antwort warten. Außerdem kann es schnell zu Missverständnissen kommen, weil die Zwischentöne nicht transportiert werden und man nicht einfach an der Körpersprache erkennen kann, ob der Gesprächsteilnehmer mich richtig verstanden hat.

Im Chat läuft es dann nochmal anders. Hier antworten mehrere Personen sehr schnell auf einen Eintrag und man muss sich selbst beeilen, seine Antwort hinzuzufügen bevor das „Gespräch“ eine andere Richtung nimmt. Es geht schnell der rote Faden verloren.

Was dies alles für die Arbeitswelt bedeutet, wenn mehr in solchen Konversationsfäden kommuniziert wird, statt in „richtigen“ Gesprächen, darum geht es in diesem Video:

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Checkliste Videokonferenz

Eine Videokonferenz unterscheidet sich von einer normalen Besprechung. Insbesondere der Konferenzraum sollte bewusst ausgewählt werden, da sowohl Hintergrundgeräusche, als auch ein unordentlicher Hintergrund störend wirken.

Damit Sie die größten Fehler vermeiden können, habe ich Ihnen eine Checkliste zur Vorbereitung und Durchführung einer Videokonferenz zusammengestellt, die ich Ihnen in diesem Video vorstelle:

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Die wichtigsten Tipps finden Sie auch in dieser Präsentation:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von de.slideshare.net zu laden.

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Die Checkliste zur Videokonferenz können Sie herunterladen, wenn Sie auf diesen Button klicken:
Download Checkliste

Die größten Fehler bei einer Präsentation vermeiden

PowerPoint ist das verbreitete Tool, um wichtige Inhalte in einer Besprechung zu präsentieren.

Aber wer kennt sie nicht, all die langweiligen, überladenen, nicht enden wollenden Präsentationen. Folienschlachten, zu kleine Schrift, zu viel Text, alberne Cliparts. Und kein roter Faden erkennbar.

Wie Sie es besser machen können, welche Fehler Sie vermeiden sollten und wie Sie eine interessante Präsentation aufbauen zeige ich Ihnen in diesem Video:

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