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Fallstudie: Daily Standup

In dieser Fallstudie stelle ich ein Kundenbeispiel vor. Sie erfahren, wie die Situation vorher war, in welchen Schritten wir vorgegangen sind und was sich dadurch geändert hat. Das Thema war in diesem Fall die Verbesserung der Kommunikation zwischen dem Inhaber eines kleinen Unternehmens und seinem Team.


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Es hakt überall…

Stellen Sie sich vor, Sie sind Inhaber eines kleinen Betriebes. Sie haben 8 Mitarbeiter, die teilweise mit der Abwicklung von Kundenprojekten betraut sind, oder auch Verwaltungsaufgaben übernehmen. Sie selbst übernehmen die Gewinnung von Neukunden und einzelne Kundenprojekte.

Es gibt häufig Tage, an denen Sie von morgens bis abends unterwegs sind. Vom Auto aus beantworten Sie Fragen Ihrer Mitarbeiter und delegieren Aufgaben. Aber das funktioniert nicht immer so gut, wie Sie es sich wünschen. Wenn Sie abends ins Büro kommen, stellen Sie fest, dass einige Dinge liegen geblieben sind, von denen Sie dachten, dass es längst erledigt wäre. Weil auch Terminsachen dabei sind, machen Sie es dann doch selbst, was Sie ärgert.

So ging es auch Markus W., der mir sein Leid klagte bei einem unserer wöchentlichen Coachinggesprächen.

Er fasste die Situation so zusammen: „5 meiner Mitarbeiter machen pünktlich Feierabend und ich sitze auch nach 20:00 Uhr noch im Büro“.

Er war seit morgens um 6:00 Uhr unterwegs, um beim Kunden vor Ort die Installation einer Maschine zu begleiten. Nun am Abend fehlte ihm schlicht die Energie zwei Angebote zu schreiben und eine Kostenkalkulationen zu überarbeiten.

Außerdem hat ihn während der Fahrt zurück ins Büro ein anderer Kunde angerufen und nachgefragt, wann er denn nun endlich die aktualisierten Pläne erhält. Die Änderungen hatte Markus W. bereits vor 3 Tagen an seine Mitarbeiterin weitergegeben. Auf ihrem Schreibtisch fand er die Pläne, aber es war unklar, warum sie noch nicht versendet wurden. So etwas macht ihn wütend. Denn beim Kunden musste er sich mehrfach für den Verzug entschuldigen.

Die Lösung: Daily Standup

Während unseres Coachinggesprächs überlegten wir nun gemeinsam, wie die Kommunikation zwischen ihm und seinen Mitarbeitern verbessert werden könnte.

Er schlug vor, die monatlichen Teambesprechungen wieder regelmäßiger durchzuführen, denn die waren seit einiger Zeit aufgrund von Urlaub, Krankheit und hohem Arbeitsaufkommen ausgefallen.

Aber würde das helfen, die tägliche Abstimmung zu den verschiedenen Kundenprojekten zu verbessern?

Aus meiner Sicht: Nein.

Stattdessen stellte ich ihm das „Daily Standup“ vor.

Erstens: Kurze tägliche Briefings mit seiner Assistentin am Morgen. Hierbei geht es hauptsächlich um anstehende Termine, dringende Rückrufe und Unterlagen, die an diesem Tag verschickt werden müssen.

Zweitens: Kurze tägliche Abstimmungsgespräche mit seinen Projektleitern über den Stand der Dinge in den einzelnen Kundenprojekten. Hier können auch Probleme erkannt und kurzfristig gelöst werden.

Drittens (gehört nicht zum Daily Standup, ist aber trotzdem sinnvoll): Wir haben zwei feste Bürotage in seinem Kalender eingeplant. So ist er für seine Mitarbeiter direkt ansprechbar und hat selbst ausreichend Zeit um Angebote, Kalkulationen und Stellungnahmen zu schreiben.

Die monatlichen Teambesprechungen haben wir auch wieder regelmäßig eingeplant. Diese Zeit kann zukünftig dafür genutzt werden, Grundsatzthemen zur Arbeitsorganisation zu klären.

Er war motiviert, gleich am nächsten Morgen seinen Mitarbeitern diese neuen Regelungen vorzustellen.

Es läuft!

Bei unserem nächsten Coachinggespräch war Markus W. gut gelaunt und wirkte gelöst. Er berichtete begeistert von den täglichen Abstimmungsgesprächen. Er ist nun besser informiert über den Stand der Projekte, was ihn beruhigt, denn er weiß nun, dass nichts im Hintergrund anbrennt.

Seiner Assistentin fällt es nun leichter die Prioritäten richtig zu erkennen und mehr Entscheidungen selbst zu treffen. Das entlastet ihn.

An den beiden Bürotagen hat er einige offene Aufgaben vom Schreibtisch bekommen, was ihn den früheren Feierabend genießen lässt.

Die neue Situation hat er kurz zusammengefasst: „Es läuft!“ Und dafür gab es auch ein gutes Beispiel: Am Vormittag hatte er mit einem Kunden vor Ort noch einige Änderungen in den Plänen besprochen. Im Anschluss gab er dies an seine Mitarbeiterin weiter, die die überarbeiteten Unterlagen an den Kunden senden sollte. 3 Stunden später rief ihn dieser Kunde an und bedankte sich, dass die Unterlagen bereits bei ihm angekommen sind.


Geht es Ihnen ähnlich? Fehlen in Ihrem Betrieb auch Strukturen, die Sie als Chef entlasten? Dann lassen Sie uns reden.

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Wie Sie ihren Chef durch seine Meetings navigieren

In diesem 3. Teil zum Thema „Wie führe ich meinen Chef“ gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie die Besprechungstermine Ihres Chefs besser koordinieren.

Ein Besprechungstermin jagt den nächsten…

Natürlich hat Ihr Chef viele Meetings. Ich kenne Führungskräfte, die von 8:00 bis 18:00 Uhr in Besprechungen sitzen. Da wäre mein erster Tipp, dass Sie Ihren Chef dazu bringen, diese vielen Termine zu hinterfragen. Muss er wirklich zu jeder Besprechung? Könnte auch sein Stellvertreter oder ein anderer Mitarbeiter, der besser im Thema ist, diesen Termin wahrnehmen? Aber das ist eigentlich ein anderes Thema…

Die Herausforderung für Sie an Sekretärin bzw. Assistentin ist, die Termine zu koordinieren. Dazu gehört auch, dass Sie im Namen Ihres Chefs zu Besprechungen einladen und es dann nicht immer einfach ist, mit allen Teilnehmern einen gemeinsamen Termin zu finden. Und wenn Sie den endlich gefunden haben, dann fehlt „nur“ noch ein Raum…

Besonders ärgerlich ist es, wenn dann die Termine länger dauern, als geplant und sich die nachfolgenden Termine verschieben. Dann wissen Sie schon, das Sie den Rest des Tages eigentlich nichts anderes mehr machen können, als alle darüber zu informieren und zu vertrösten.

Kollegen stehen in Ihrem Sekretariat bereits Schlange, weil jeder den Chef „nur kurz“ sprechen möchte. Und am Ende des Tages gehen Sie unzufrieden in den Feierabend.

Technische Voraussetzungen für eine bessere Kalenderverwaltung

Um Termine zu- und absagen und verschieben zu können benötigen Sie als Sekretärin/Assistentin die Freischaltung für den Kalender Ihres Chefs. Und zwar nicht nur lesenden Zugriff, sondern die Möglichkeit, die Termine zu bearbeiten. So können Sie im Namen Ihres Chefs handeln.

Damit Sie besser wissen, welche Termine im Zweifel verschoben werden dürfen und welche absolut fest sind, könnten Sie entweder darüber in Ihrer morgendlichen Runde darüber sprechen (mehr dazu hier) oder ein Farbkonzept entwickeln. Dann färbt Ihr Chef über die Kategorien die Termine anders ein, die fest sind und nicht von Ihnen verschoben werden dürfen.

Mehr Zeit zwischendurch

Damit Sie nicht in Hektik geraten, wenn ein Termin 10 min. länger dauert, empfehle ich Ihnen Pufferzeiten zwischen den Terminen einzuplanen. Die Besprechungen sollten also nicht „back-to-back“ liegen. Grober Richtwert: Zwischen zwei Terminen sollten 30 min. Puffer sein.

So hat auch Ihr Chef die Möglichkeit, sich gedanklich auf den nächsten Termin einzustellen oder zwischendurch Mails zu lesen.

Außerdem sollten Sie ganz bewusst Zeiten für Büroarbeit für Ihren Chef reservieren. So hat er die Möglichkeit auch tagsüber Aufgaben zu bearbeiten und muss nicht erst nach 18:00 Uhr damit beginnen. Diese Bürozeiten können Sie als Serientermin für jeden Wochentag eingeben (z.B. morgens und mittags jeweils eine Stunde; gerne auch am Nachmittag noch einmal).

Auch Zeiten für Mitarbeitergespräche sollten Sie einplanen. Das hat für alle Seiten Vorteile: Ihr Chef nimmt sich regelmäßig Zeit für seine Mitarbeiter und delegiert Aufgaben nicht nur „zwischen Tür und Angel“. Die Mitarbeiter müssen dem Chef nicht auflauern und nicht ihn auf dem Weg zwischen zwei Terminen abfangen, sondern können Themen sammeln und dann in der Zeit, die für sie reserviert ist, diese in Ruhe klären. Und das Sekretariat ist nicht so voll mit wartenden Kollegen, die Sie dann, weil sie nicht unhöflich sein wollen, in ein Gespräch verwickeln (und damit Sie von Ihrer Arbeit abhalten). Außerdem müssen Sie nicht mehr mehrmals am Tag die Frage beantworten, ob der Chef mal kurz Zeit hat und wann er denn wieder im Büro ist.

Wenn ein Meeting dann doch mal länger dauert…

… sollten Sie als Sekretärin/Assistentin der „Zeitwächter“ sein. Das bedeutet, dass Sie bei einem Gespräch, dass im Büro des Chefs stattfindet, 5 min. vor Schluss kurz stören und darauf hinweisen, dass alle langsam zum Schluss kommen sollten. Und dann, wenn die Zeit für den Termin abgelaufen ist, gehen Sie wieder in das Büro hinein und beenden freundlich, aber bestimmt die Besprechung. So verhindern Sie, dass sich die nachfolgenden Termine verschieben. Natürlich benötigen Sie von Ihrem Chef die Erlaubnis für dieses Vorgehen. Aber ich denke, die Vorteile sollten überzeugen.

Diese Tipps können Sie sich auch noch einmal in dem folgenden Video ansehen:

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Unverbindlichkeit ersetzt Zuverlässigkeit

Haben Sie das auch schon einmal gemacht? Statt einen Termin per Telefon beim Besprechungsleiter abzusagen, einfach eine kurze Mail geschickt, weil es Ihnen unangenehm war, dass Sie nicht teilnehmen konnten?

Wie geht es Ihnen, wenn Sie zu einer Besprechung einladen? Kommen tatsächliche alle Teilnehmer, die anfangs zugesagt haben, oder melden sich kurz vor Beginn einige noch per Mail ab?

Dies ist ein Beispiel für das heutige Thema, dass Unverbindlichkeit mehr und mehr Zuverlässigkeit ersetzt.

Mehr dazu in diesem Video:

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Die größten Probleme bei Besprechungen

In einer Studie der Akademie für Führungskräfte Bad Harzburg wurden die größten Probleme bei Besprechungen ermittelt. Das geht von einer unzureichenden Vorbereitung der Meeting-Teilnehmer über eine fehlende Zielorientierung zu der Tatsache, dass nach Schuldigen, statt nach Lösungen gesucht wird.

Ich denke, viele Punkte dieser Hitliste treffen auf viele Besprechungen in Unternehmen zu. Vielleicht stimmt das auch mit Ihren Erfahrungen überein.

Die gesamte Liste stelle ich in diesem Video vor:

 

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Wie Sie Ihre Zeit nicht mit Besprechungen verschwenden

Laut einer Studie verbringt 1/3 aller leitenden Angestellten täglich bis zu 4 Stunden in häufig schlecht vorbereiteten Sitzungen.

42% der Befragten würden weniger, dafür aber besser vorbereitete Sitzungen bevorzugen.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Leiden Sie auch unter schlecht vorbereiteten oder schlecht durchgeführten Sitzungen? Haben Sie häufig das Gefühl mit den Besprechungen nur Ihre Zeit zu verschwenden?

Gründe für schlechte Besprechungen sind in der Regel folgende Punkte:

  • Unzureichende Informationsgrundlagen verzögern die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse
  • Fakten werden schlecht aufbereitet
  • Führungsschwäche der Entscheider
  • Keine klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Schlechte Präsentation der Sachlage

Wie Sie es besser machen können erkläre ich in diesem Video. Dabei gebe ich Ihnen 11 wertvolle Tipps für mehr Effizienz bei Besprechungen.

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Besprechungen in Outlook planen

Freie Zeit suchen

Wenn Sie einen Termin für eine Besprechung suchen, nutzen Sie dafür bitte die Einladungsfunktion von Outlook. Hier können Sie schon im Vorfeld erkennen, wann welcher Kollege Zeit hat.

Hier finden Sie die Anleitung als PDF: Outlook_Besprechung planen

 


Mehr Tipps, wie Sie die Kommunikation in Ihrem Team verbessern können gebe ich Ihnen in meinem E-Book. Klicken Sie einfach auf das Bild:

Teil 4

 

Entschleunigung: medial abschalten

Wenn ständig das Handy bimmelt oder im Posteingang eine E-Mail einläuft, ist die Ablenkung vorprogrammiert.

Also:

  • Handy aus (insbesondere bei Besprechungen)
  • Schalten Sie die Benachrichtigungsfunktion („Sie haben eine neue Nachricht erhalten“) in Ihrem E-Mail-Programm aus.
  • Schauen Sie idealerweise nur 3x am Tag in den elektronischen Posteingang und schließen Sie ansonsten das Programm.