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Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements

Stress, Überstunden, zu wenig Zeit für alle Aufgaben. Ein besseres Zeitmanagement soll helfen. Aber es gibt kein allgemein gültiges Erfolgsrezept, sondern viele Zeitmanagement-Methoden und jeder muss die für sich passenden finden. Einen Überblick der 12 wichtigsten Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements gebe ich Ihnen in diesem Artikel.

Do: Zeitprotokoll führen

Wissen Sie eigentlich, womit Sie Ihre Arbeitszeit verbringen? Sie denken jetzt „Mit Arbeit natürlich!“?

Ja, auch. Aber nicht nur.

Stattdessen gibt es viele Unterbrechungen und Störungen, die Sie davon abhalten, Ihre Arbeit effizient zu erledigen. Daher empfehle ich Ihnen, regelmäßig ein Zeitprotokoll zu führen. Hier schreiben Sie auf, wie lange Sie für eine Tätigkeit benötigt haben und welche Störungen es wann gab. Wenn Sie Ihre Zeitfresser kennen, können Sie im nächsten Schritt Maßnahmen einleiten, um diese zu reduzieren.

Do: Ziele setzen

Welche Ziele verfolgen Sie an Ihrem Arbeitsplatz? Sind diese Ziele für Sie erstrebenswert und auch erreichbar? Unerreichbare Zielen hinterher zu laufen ist Zeitverschwendung. Bleiben Sie besser realistisch. Das ist auch positiv für Ihre Motivation. Ziele gut zu formulieren ist aber manchmal nicht so einfach. Dabei hilft Ihnen die SMART-Regel.

Do: Priorisieren

„Frau Kranz, ich habe so viel zu tun, ich weiß gar nicht mehr, wie ich das alles schaffen soll!“ Diesen Satz höre ich in meinen Arbeitsplatzcoachings immer wieder. Ich antworte dann mit einer Gegenfrage: „Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben?“

Häufig ist liegt die Ursache des Problems darin, dass sich der Mitarbeiter auf die dringenden Aufgaben stürzt, die aber gar nicht wichtig sind. Um Ihre Aufgaben besser priorisieren zu können, sollten Sie das Eisenhower-Prinzip kennen.

Do: Pufferzeiten einplanen

Ich habe schon oft gedacht „Ach, das hast du schnell erledigt.“ Aber dann ist es doch anders gekommen. Es gab Probleme, die ich vorher nicht gesehen habe, etwas ist komplizierter, als gedacht oder ich habe mich tatsächlich einfach verschätzt.

Damit ich nicht mehr unter Zeitdruck gerate, plane ich immer Pufferzeiten ein. Ich stopfe also meinen Arbeitstag nicht voll mit Terminen und Aufgaben, sondern lasse bewusst Zeit dazwischen frei. – Es passiert ja immer etwas Unvorhergesehenes.

Pufferzeiten sind auch ein wichtiges Element der ALPEN-Methode, die ich in einem Video erkläre.

Do: Weniger perfekt sein

Wenn ich Ihnen die Frage stelle, was besser ist: Ein Arbeitsergebnis perfekt, aber unpünktlich oder pünktlich, aber nur gut abzuliefern. Für welche Variante würden Sie sich entscheiden?

Wir sind alle bemüht, unsere Aufgaben zu 100 Prozent zu erledigen. Aber es kostet sehr viel Zeit, diese Perfektion zu erreichen. Diese Erkenntnis kommt aus dem Pareto-Prinzip.

Was Sie tun können, zeige ich Ihnen in der kleinen Artikel-Serie „Perfektionismus vermeiden„, die mit „Gut statt perfekt“ beginnt.

Do: Bearbeitungszeit festlegen

Die Dinge brauchen so lange, wie sie brauchen.

Stimmt nicht. Vielleicht kennen Sie das auch? Wenn man eine Aufgabe auf den letzten Drücker erledigt, dann geht es ganz schnell. Wenn man genügend Zeit gehabt hätte, dann hätte es viel länger gedauert.

Mein Tipp: Um sich selbst davor zu schützen, dass die Bearbeitung von Aufgaben ausufert, Sie aber trotzdem nicht alles auf den letzten Drücker erledigen, legen Sie vorab die Bearbeitungszeit fest.

Vielleicht hilft Ihnen dabei die Pomodoro-Technik.

Don’t: Morgens als erstes Mails lesen

Was machen Sie, wenn Sie morgens ins Büro kommen? PC anschalten, Kaffee holen und erstmal die neuen Mails lesen? Ich wette, wenn Sie dann das nächste Mal auf die Uhr schauen, ist es bereits Mittagszeit und Sie ärgern sich, weil Sie noch nichts geschafft haben.

Warum Sie weniger schaffen, wenn Sie morgens als erstes Ihre Mails lesen und was Sie stattdessen tun sollten, erkläre ich in diesem Artikel: Machen Sie doch mal etwas anders

Don’t: An unwichtigen Besprechungen teilnehmen

Insbesondere in großen Unternehmen gibt es dieses Phänomen: Es finden Besprechungen statt, nur damit sich die Führungskräfte einmal mehr über verschiedene Themen ausgetauscht haben. Der Hauptgrund daran teilzunehmen, ist das „eigene Gesicht zu zeigen“, damit man als wichtig wahrgenommen wird. Ein wirkliches Ziel und Ergebnisse werden dabei nicht erreicht. Es läuft eher nach dem Motto: „Es wurde schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem.“

Besprechungen, zu denen vorab keine Agenda verschickt wird, es keinen roten Faden gibt und keine Ergebnisse erzielt werden, können Sie sich sparen. Dafür ist Ihre Zeit zu kostbar.

In solchen Fällen reicht es vollkommen aus, hinterher das Protokoll zu lesen.

Don’t: Aufgaben vor sich her schieben

Unangenehme Aufgaben schiebt man gerne vor sich her. Mir passiert das auch manchmal. Und was passiert dann? Ich beschäftige mich tagelang gedanklich mit dem Thema und es raubt mir Energie. Wer bereits viele Dinge angesammelt hat, dem empfehle ich einen Aufschieberitis-Tag einzulegen. Möglichkeiten, Aufschieberitis anzupacken finden Sie in diesem Video: Aufschieberitis

Don’t: Zu allem „Ja“ sagen

Stress entsteht, wenn Sie „Ja“ sagen, obwohl Sie eigentlich wissen, dass Sie „Nein“ sagen müssten.

Es hört sich vielleicht komisch an, aber vielen Menschen fällt es schwer, am Arbeitsplatz „Nein“ zu sagen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Man will freundlich sein, höflich, hilft gerne, möchte beliebt sein, oder hat Angst vor negativen Konsequenzen.

Besser wäre es, auf sich selbst zu achten und Grenzen zu setzen, um Überforderung vorzubeugen. Eine einfache Methode stelle ich Ihnen hier (klick) vor.

Don’t: Multitasking

Unterliegen Sie auch noch dem Irrglauben, dass Sie mehr schaffen, wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig tun? Multitasking hat aus meiner Sicht mehr mit hektischen Aktionismus zu tun, als mit effizientem Arbeiten. Mehr dazu hier: Single-Tasking

Don’t: Alles nur per Mail klären

5.000 oder 10.000 E-Mails im Posteingang, das sehe ich bei meinen Seminarteilnehmern immer wieder. 50 bis 100 neue Mails pro Tag ist auch keine Seltenheit mehr. Woher kommt das? Es wird alles nur noch per Mail geklärt.

Das hat auf dem ersten Blick Vorteile: Ich kann mein Anliegen loswerden, unabhängig davon, ob der Andere gerade Zeit hat. Außerdem kenne ich einige Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter das Gefühl haben, immer alles dokumentieren und nachweisen zu müssen.

Aber meine Beobachtung ist: In E-Mails kommt es schnell zu Missverständnissen, da die Zwischentöne fehlen oder Texte unterschiedlich interpretiert werden. Besser wäre es, miteinander zu sprechen. So können Missverständnisse einfacher vermieden werden.

Ein weiterer Aspekt: Wer viel schreibt, bekommt auch viele Antworten. Überlegen Sie sich also bitte genau, welche Empfänger Sie ins An-Feld und in Kopie setzen und reduzieren Sie die Verteiler auf ein notwendiges Minimum.

Gehen Sie auch bitte nicht davon aus, dass jeder Kollege Ihren Text sofort liest. Oft fehlt dafür die Zeit. Um Kleinigkeiten schnell im Team zu besprechen oder Informationen weiterzugeben, empfehle ich Ihnen Stehungen.

Dos und Don’ts eines guten Zeitmanagements im Überblick

Die 4-Stunden-Woche Fragen & Aktionen

Das Buch

Nur noch 4 Stunden in der Woche arbeiten und ansonsten in der Sonne liegen – funktioniert das?

Vielleicht.

Timothy Ferriss verspricht so einiges in seinem Buch „Die 4-Stunden Woche“. Er berichtet darüber, wie er es geschafft hat aus dem täglichen Hamsterrad auszubrechen und sich nach und nach ein Online-Business aufzubauen. Nun arbeitet er nur noch 4 Stunden pro Woche, weil er viele Aufgaben automatisiert hat und auf Dienstleister zurück greift. Seine Zeit verbringt er stattdessen mit Reisen. Das Buch ist amüsant geschrieben und liest sich leicht.

Als ich es vor ein paar Jahren das erste Mal in der Hand hatte, dachte ich „typisch amerikanisch“. Außerdem war ich gar nicht angetan von der Idee ein Online-Business aufzubauen.

Aber jeder von uns kann trotzdem einiges aus dem Buch lernen.

Effizienz am Arbeitsplatz

Als ich das Buch vor kurzer Zeit wieder in die Hand nahm, habe ich mir die Fragen & Aktionen genauer angesehen. Denn es gibt nicht nur einen netten Text zu lesen, sondern der Autor gibt auch Aufgaben auf und stellt Fragen, die dabei helfen sollen, effizienter zu arbeiten.

Einige der Fragen & Aktionen beziehen sich direkt auf den Aufbau eines Online-Business. Die habe ich beiseite getan.

Herausgekommen sind ein paar ausgewählte Fragen & Aktionen, um den Arbeitsalltag zu verändern und effizienter zu gestalten. Dabei geht es um

  • Aufschieberitis reduzieren
  • Sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren
  • Die Informationsflut beherrschen
  • Unterbrechungen reduzieren
  • Einführung von Telearbeit
  • Besprechungseffizienz
  • Zeit sparen durch Aufgabenbündelung

Die Fragen & Aktionen stelle ich in diesem Video vor:

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Wer das Buch noch nicht hat und neugierig geworden ist, kann es hier bestellen:

So stellen Sie Unterlagen für Ihren Chef für Meetings zusammen

Im 4. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“ geht es um Papierunterlagen, die Ihr Chef für Meetings benötigt.

 

Ihr Chef nimmt sicherlich jeden Tag an vielen Besprechungen teil. Auch wenn wir sonst immer von papierarmen Büro sprechen (das papierlose Büro ist noch immer eine Vision), in Meetings hat jeder die wichtigen Unterlagen in Papierform vor sich liegen.

Das Protokoll der letzten Sitzung, seitenlange Statistik-Tabellen und Auswertungen, Vertragsunterlagen, Angebote, E-Mails und natürlich die ausgedruckte PowerPoint-Präsentation, die nun gezeigt wird.

Sie als Sekretärin bzw. Assistentin haben die Aufgabe, Ihrem Chef alle notwendigen Unterlagen für die Besprechungen zusammenzustellen.

Nach der Besprechung erhalten Sie diese mit einem kurzen Kommentar zurück und müssen die Unterlagen wieder ablegen.

Wie genau stellen Sie die Unterlagen zusammen? Wie transportiert Ihr Chef diese Papiermengen? Und wie stellen Sie sicher, dass er in der Besprechung gezielt Informationen findet, ohne lange blättern zu müssen?

Das Ablagesystem, das durchgängig funktioniert

Sehen wir uns Ihre einzelnen Arbeitsschritte noch einmal genauer an. Unterlagen zu verschiedenen Projekten, wichtigen Themen (wie z.B. A-Kunden oder A-Lieferanten), Monats-/Quartals-/Jahres-Abschlüssen und Berichten legen Sie regelmäßig in Stehordner ab, die bei Ihnen in den Schränken stehen.

Vor einer Besprechung suchen Sie die relevanten Unterlagen zusammen, heften diese aus den Ordnern heraus und legen sie in eine Fächermappe. Die einzelnen Fächer sind nicht beschriftet, denn nach der Besprechung bereiten Sie damit die nächste vor. Aber beim Durchblättern kann man doch erkennen, zu welchem Thema die Unterlagen gehören. Nach der Besprechung erhalten Sie die Fächermappe zurück und sortieren das Papier wieder in die Stehordner zurück.

Läuft das so bei Ihnen?

Ich weiß, man hinterfragt oft Abläufe nicht, die schon immer so waren. Aber wenn Sie jetzt darüber nachdenken, fällt Ihnen dann auch auf, dass Sie ziemlich viel mit dem Umschichten von Papier beschäftigt sind? Zig-Mal Ordner öffnen und wieder schließen?

Das geht besser, schneller und effizienter mit einem durchgängigen Ablagesystem.

Ich habe Ihnen in anderen Blog-Artikeln bereits das Mappei-System vorgestellt: Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Vorteile für Sie und Ihren Chef:

  • Die Papierunterlagen müssen nicht gelocht und abgeheftet werden, sondern werden einfach in die jeweilige Mappe gelegt.
  • Da die Themen vereinzelt werden, können Sie gezielt Unterthemen bzw. Teilbereiche für die Besprechung heraussuchen.
  • Die Mappen sind in Ihren Ablageschränken verstaut, werden gezielt herausgenommen, zur Besprechung mitgenommen und danach wieder in den Ablageschrank zurückgelegt (das Heraus- und Einheften entfällt)
  • Ihr Chef kann in der Besprechung gezielt Informationen finden, weil alle Mappen beschriftet sind.
  • Mit der Terminmappe stellen Sie Ihrem Chef alle Unterlagen für den ganzen Tag zusammen. Es entfallen also Dialoge, wie z.B.: „Wo sind die Unterlagen für den 13-Uhr-Termin?“ – „Die habe ich Ihnen hingelegt.“ – „Aber hier sind sie nicht.“ – „Ja, wo sind sie denn dann?“ – „Das müssen Sie doch wissen.“

Mehr dazu in diesem Video:

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Checkliste Telefonkonferenz

Eine Telefonkonferenz funktioniert nicht wie eine normale Besprechung. Es gibt bestimmte Dinge zu beachten, die mit der Technik zusammenhängen, aber auch mit der Tatsache, dass die Besprechungsteilnehmer sich nicht sehen.

Dies bringt einfach besondere Herausforderungen mit sich: man kann nicht erkennen, wer als nächstes etwas sagen möchte, außerdem erkennt man nicht sofort, wer gerade spricht und es kann auch schnell dazu kommen, dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen.

Probleme, die durch die Technik auftreten können, sind z.B. eine schlechte Tonqualität oder die verzögerte Übermittlung insbesondere bei Gesprächen aus dem Ausland.

Damit die Telefonkonferenz trotzdem gut gelingt, habe ich Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, die ich in diesem Video vorstelle:

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Die wichtigsten Punkte finden Sie auch in dieser Präsentation:

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Die Checkliste können sie sich herunterladen, wenn Sie auf diesen Button klicken:

Download Checkliste

Checkliste Besprechungsvorbereitung

Das Problem bei Besprechungen: es gibt zu viele schlecht vorbereitete, die zudem auch noch nicht zielführend sind. Und dann sind sie eine reine Zeitverschwendung.

Wenn Sie allerdings ein paar einfache Dinge bei der Vorbereitung und Durchführung einer Besprechung beachten, dann kann die Zeit sehr  wohl sinnvoll und konstruktiv genutzt werden.

Daher habe ich eine Checkliste für Sie zusammengestellt, die ich in diesem Video kurz vorstelle:

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Oder auch ohne Ton:

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Um die Checkliste herunterzuladen, klicken Sie bitte auf diesen Button:

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Die größten Probleme bei Besprechungen

In einer Studie der Akademie für Führungskräfte Bad Harzburg wurden die größten Probleme bei Besprechungen ermittelt. Das geht von einer unzureichenden Vorbereitung der Meeting-Teilnehmer über eine fehlende Zielorientierung zu der Tatsache, dass nach Schuldigen, statt nach Lösungen gesucht wird.

Ich denke, viele Punkte dieser Hitliste treffen auf viele Besprechungen in Unternehmen zu. Vielleicht stimmt das auch mit Ihren Erfahrungen überein.

Die gesamte Liste stelle ich in diesem Video vor:

 

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Besprechungswut in Unternehmen

Heute möchte ich Ihnen eine interessante Studie vorstellen.

Es geht dabei um eine Untersuchung in einem Unternehmen. Es sollte herausgefunden werden, wie viele Besprechungen zur Vorbereitung einer Sitzung auf der Leitungsebene notwendig sind.

Sie werden erstaunt sein!

Wenn sich die Unternehmensleitung zu einem Strategie-Meeting trifft, dann wollen alle gut vorbereitet sein und aktuelle Zahlen und Fakten präsentieren können. Dafür müssen auf der Bereichsebene, Abteilungsebene und Teamebene jeweils Besprechungen durchgeführt werden, in denen geklärt wird, welche Zahlen und Fakten zusammengestellt werden sollen. Dafür wird unglaublich viel Zeit benötigt.

Und die eigentliche Arbeit, nämlich die Auswertung, Recherche und Zusammenstellung der Daten ist dabei noch gar nicht berücksichtigt!

Sehen Sie selbst…

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Wie Sie die Kommunikation in Ihrem Team verbessern können erfahren Sie in meinem E-Book. Für mehr Details einfach auf das Bild klicken:

Teil 4

Wie Sie Ihre Zeit nicht mit Besprechungen verschwenden

Laut einer Studie verbringt 1/3 aller leitenden Angestellten täglich bis zu 4 Stunden in häufig schlecht vorbereiteten Sitzungen.

42% der Befragten würden weniger, dafür aber besser vorbereitete Sitzungen bevorzugen.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Leiden Sie auch unter schlecht vorbereiteten oder schlecht durchgeführten Sitzungen? Haben Sie häufig das Gefühl mit den Besprechungen nur Ihre Zeit zu verschwenden?

Gründe für schlechte Besprechungen sind in der Regel folgende Punkte:

  • Unzureichende Informationsgrundlagen verzögern die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse
  • Fakten werden schlecht aufbereitet
  • Führungsschwäche der Entscheider
  • Keine klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Schlechte Präsentation der Sachlage

Wie Sie es besser machen können erkläre ich in diesem Video. Dabei gebe ich Ihnen 11 wertvolle Tipps für mehr Effizienz bei Besprechungen.

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Disziplinlosigkeit bei Besprechungen

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Da es auf meinen letzten Artikel zum Thema „Disziplinlosigkeit“ einige Reaktionen in Bezug auf Besprechungen gab, möchte ich heute dieses Thema nochmal vertiefen.

Offensichtlich gibt es in vielen Unternehmen eine gewisse Disziplinlosigkeit der Mitarbeiter, die ich auch in meinen Trainings beobachte.

Es fängt schon bei der Einladung an, auf die einige Mitarbeiter nicht reagieren. Dabei ist es doch ganz komfortabel, dass der Termin, nachdem man ihn angenommen hat, automatisch in den eigenen Kalender übernommen wird. Aber ohne diese Rückmeldung, muss derjenige, der eingeladen hat, letzendlich die Kollegen wieder anrufen, um nachzufragen, ob der Kollege teilnimmt, oder nicht. Dies ist mit unnötiger Mehrarbeit verbunden.

Weiter geht es damit, dass einige Kollegen zu spät zum Meeting kommen. Dies ist für die Pünklichen sehr ärgerlich. In einigen Firmen gibt es für solche Fälle eine spezielle Kasse. D.h. die Zuspätkommer müssen 5,- Euro zahlen. Wie ist Ihre Erfahrung mit solchen Methoden?

Während der Besprechung können auch verschiedene Unarten stören: nicht ausreden lassen, schwafeln, vom Thema abschweifen, Vorwürfe „unter der Gürtellinie“, nebenbei E-Mails bearbeiten, ans Handy gehen. Ich frage mich warum so viel Rücksichtslosigkeit so weit verbreitet ist.

Über Ihre Kommentare und Anregungen zu diesem Thema freue ich mich.

 


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