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Die 4-Stunden-Woche Fragen & Aktionen

Das Buch

Nur noch 4 Stunden in der Woche arbeiten und ansonsten in der Sonne liegen – funktioniert das?

Vielleicht.

Timothy Ferriss verspricht so einiges in seinem Buch „Die 4-Stunden Woche“. Er berichtet darüber, wie er es geschafft hat aus dem täglichen Hamsterrad auszubrechen und sich nach und nach ein Online-Business aufzubauen. Nun arbeitet er nur noch 4 Stunden pro Woche, weil er viele Aufgaben automatisiert hat und auf Dienstleister zurück greift. Seine Zeit verbringt er stattdessen mit Reisen. Das Buch ist amüsant geschrieben und liest sich leicht.

Als ich es vor ein paar Jahren das erste Mal in der Hand hatte, dachte ich „typisch amerikanisch“. Außerdem war ich gar nicht angetan von der Idee ein Online-Business aufzubauen.

Aber jeder von uns kann trotzdem einiges aus dem Buch lernen.

Effizienz am Arbeitsplatz

Als ich das Buch vor kurzer Zeit wieder in die Hand nahm, habe ich mir die Fragen & Aktionen genauer angesehen. Denn es gibt nicht nur einen netten Text zu lesen, sondern der Autor gibt auch Aufgaben auf und stellt Fragen, die dabei helfen sollen, effizienter zu arbeiten.

Einige der Fragen & Aktionen beziehen sich direkt auf den Aufbau eines Online-Business. Die habe ich beiseite getan.

Herausgekommen sind ein paar ausgewählte Fragen & Aktionen, um den Arbeitsalltag zu verändern und effizienter zu gestalten. Dabei geht es um

  • Aufschieberitis reduzieren
  • Sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren
  • Die Informationsflut beherrschen
  • Unterbrechungen reduzieren
  • Einführung von Telearbeit
  • Besprechungseffizienz
  • Zeit sparen durch Aufgabenbündelung

Die Fragen & Aktionen stelle ich in diesem Video vor:

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Wer das Buch noch nicht hat und neugierig geworden ist, kann es hier bestellen:

So stellen Sie Unterlagen für Ihren Chef für Meetings zusammen

Im 4. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“ geht es um Papierunterlagen, die Ihr Chef für Meetings benötigt.

 

Ihr Chef nimmt sicherlich jeden Tag an vielen Besprechungen teil. Auch wenn wir sonst immer von papierarmen Büro sprechen (das papierlose Büro ist noch immer eine Vision), in Meetings hat jeder die wichtigen Unterlagen in Papierform vor sich liegen.

Das Protokoll der letzten Sitzung, seitenlange Statistik-Tabellen und Auswertungen, Vertragsunterlagen, Angebote, E-Mails und natürlich die ausgedruckte PowerPoint-Präsentation, die nun gezeigt wird.

Sie als Sekretärin bzw. Assistentin haben die Aufgabe, Ihrem Chef alle notwendigen Unterlagen für die Besprechungen zusammenzustellen.

Nach der Besprechung erhalten Sie diese mit einem kurzen Kommentar zurück und müssen die Unterlagen wieder ablegen.

Wie genau stellen Sie die Unterlagen zusammen? Wie transportiert Ihr Chef diese Papiermengen? Und wie stellen Sie sicher, dass er in der Besprechung gezielt Informationen findet, ohne lange blättern zu müssen?

Das Ablagesystem, das durchgängig funktioniert

Sehen wir uns Ihre einzelnen Arbeitsschritte noch einmal genauer an. Unterlagen zu verschiedenen Projekten, wichtigen Themen (wie z.B. A-Kunden oder A-Lieferanten), Monats-/Quartals-/Jahres-Abschlüssen und Berichten legen Sie regelmäßig in Stehordner ab, die bei Ihnen in den Schränken stehen.

Vor einer Besprechung suchen Sie die relevanten Unterlagen zusammen, heften diese aus den Ordnern heraus und legen sie in eine Fächermappe. Die einzelnen Fächer sind nicht beschriftet, denn nach der Besprechung bereiten Sie damit die nächste vor. Aber beim Durchblättern kann man doch erkennen, zu welchem Thema die Unterlagen gehören. Nach der Besprechung erhalten Sie die Fächermappe zurück und sortieren das Papier wieder in die Stehordner zurück.

Läuft das so bei Ihnen?

Ich weiß, man hinterfragt oft Abläufe nicht, die schon immer so waren. Aber wenn Sie jetzt darüber nachdenken, fällt Ihnen dann auch auf, dass Sie ziemlich viel mit dem Umschichten von Papier beschäftigt sind? Zig-Mal Ordner öffnen und wieder schließen?

Das geht besser, schneller und effizienter mit einem durchgängigen Ablagesystem.

Ich habe Ihnen in anderen Blog-Artikeln bereits das Mappei-System vorgestellt: Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Vorteile für Sie und Ihren Chef:

  • Die Papierunterlagen müssen nicht gelocht und abgeheftet werden, sondern werden einfach in die jeweilige Mappe gelegt.
  • Da die Themen vereinzelt werden, können Sie gezielt Unterthemen bzw. Teilbereiche für die Besprechung heraussuchen.
  • Die Mappen sind in Ihren Ablageschränken verstaut, werden gezielt herausgenommen, zur Besprechung mitgenommen und danach wieder in den Ablageschrank zurückgelegt (das Heraus- und Einheften entfällt)
  • Ihr Chef kann in der Besprechung gezielt Informationen finden, weil alle Mappen beschriftet sind.
  • Mit der Terminmappe stellen Sie Ihrem Chef alle Unterlagen für den ganzen Tag zusammen. Es entfallen also Dialoge, wie z.B.: „Wo sind die Unterlagen für den 13-Uhr-Termin?“ – „Die habe ich Ihnen hingelegt.“ – „Aber hier sind sie nicht.“ – „Ja, wo sind sie denn dann?“ – „Das müssen Sie doch wissen.“

Mehr dazu in diesem Video:

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Checkliste Telefonkonferenz

Eine Telefonkonferenz funktioniert nicht wie eine normale Besprechung. Es gibt bestimmte Dinge zu beachten, die mit der Technik zusammenhängen, aber auch mit der Tatsache, dass die Besprechungsteilnehmer sich nicht sehen.

Dies bringt einfach besondere Herausforderungen mit sich: man kann nicht erkennen, wer als nächstes etwas sagen möchte, außerdem erkennt man nicht sofort, wer gerade spricht und es kann auch schnell dazu kommen, dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen.

Probleme, die durch die Technik auftreten können, sind z.B. eine schlechte Tonqualität oder die verzögerte Übermittlung insbesondere bei Gesprächen aus dem Ausland.

Damit die Telefonkonferenz trotzdem gut gelingt, habe ich Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, die ich in diesem Video vorstelle:

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Die wichtigsten Punkte finden Sie auch in dieser Präsentation:

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Die Checkliste können sie sich herunterladen, wenn Sie auf diesen Button klicken:

Download Checkliste

Checkliste Besprechungsvorbereitung

Das Problem bei Besprechungen: es gibt zu viele schlecht vorbereitete, die zudem auch noch nicht zielführend sind. Und dann sind sie eine reine Zeitverschwendung.

Wenn Sie allerdings ein paar einfache Dinge bei der Vorbereitung und Durchführung einer Besprechung beachten, dann kann die Zeit sehr  wohl sinnvoll und konstruktiv genutzt werden.

Daher habe ich eine Checkliste für Sie zusammengestellt, die ich in diesem Video kurz vorstelle:

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Oder auch ohne Ton:

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Um die Checkliste herunterzuladen, klicken Sie bitte auf diesen Button:

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Die größten Probleme bei Besprechungen

In einer Studie der Akademie für Führungskräfte Bad Harzburg wurden die größten Probleme bei Besprechungen ermittelt. Das geht von einer unzureichenden Vorbereitung der Meeting-Teilnehmer über eine fehlende Zielorientierung zu der Tatsache, dass nach Schuldigen, statt nach Lösungen gesucht wird.

Ich denke, viele Punkte dieser Hitliste treffen auf viele Besprechungen in Unternehmen zu. Vielleicht stimmt das auch mit Ihren Erfahrungen überein.

Die gesamte Liste stelle ich in diesem Video vor:

 

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Besprechungswut in Unternehmen

Heute möchte ich Ihnen eine interessante Studie vorstellen.

Es geht dabei um eine Untersuchung in einem Unternehmen. Es sollte herausgefunden werden, wie viele Besprechungen zur Vorbereitung einer Sitzung auf der Leitungsebene notwendig sind.

Sie werden erstaunt sein!

Wenn sich die Unternehmensleitung zu einem Strategie-Meeting trifft, dann wollen alle gut vorbereitet sein und aktuelle Zahlen und Fakten präsentieren können. Dafür müssen auf der Bereichsebene, Abteilungsebene und Teamebene jeweils Besprechungen durchgeführt werden, in denen geklärt wird, welche Zahlen und Fakten zusammengestellt werden sollen. Dafür wird unglaublich viel Zeit benötigt.

Und die eigentliche Arbeit, nämlich die Auswertung, Recherche und Zusammenstellung der Daten ist dabei noch gar nicht berücksichtigt!

Sehen Sie selbst…

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Wie Sie die Kommunikation in Ihrem Team verbessern können erfahren Sie in meinem E-Book. Für mehr Details einfach auf das Bild klicken:

Teil 4

Wie Sie Ihre Zeit nicht mit Besprechungen verschwenden

Laut einer Studie verbringt 1/3 aller leitenden Angestellten täglich bis zu 4 Stunden in häufig schlecht vorbereiteten Sitzungen.

42% der Befragten würden weniger, dafür aber besser vorbereitete Sitzungen bevorzugen.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Leiden Sie auch unter schlecht vorbereiteten oder schlecht durchgeführten Sitzungen? Haben Sie häufig das Gefühl mit den Besprechungen nur Ihre Zeit zu verschwenden?

Gründe für schlechte Besprechungen sind in der Regel folgende Punkte:

  • Unzureichende Informationsgrundlagen verzögern die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse
  • Fakten werden schlecht aufbereitet
  • Führungsschwäche der Entscheider
  • Keine klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Schlechte Präsentation der Sachlage

Wie Sie es besser machen können erkläre ich in diesem Video. Dabei gebe ich Ihnen 11 wertvolle Tipps für mehr Effizienz bei Besprechungen.

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Disziplinlosigkeit bei Besprechungen

handys

Da es auf meinen letzten Artikel zum Thema „Disziplinlosigkeit“ einige Reaktionen in Bezug auf Besprechungen gab, möchte ich heute dieses Thema nochmal vertiefen.

Offensichtlich gibt es in vielen Unternehmen eine gewisse Disziplinlosigkeit der Mitarbeiter, die ich auch in meinen Trainings beobachte.

Es fängt schon bei der Einladung an, auf die einige Mitarbeiter nicht reagieren. Dabei ist es doch ganz komfortabel, dass der Termin, nachdem man ihn angenommen hat, automatisch in den eigenen Kalender übernommen wird. Aber ohne diese Rückmeldung, muss derjenige, der eingeladen hat, letzendlich die Kollegen wieder anrufen, um nachzufragen, ob der Kollege teilnimmt, oder nicht. Dies ist mit unnötiger Mehrarbeit verbunden.

Weiter geht es damit, dass einige Kollegen zu spät zum Meeting kommen. Dies ist für die Pünklichen sehr ärgerlich. In einigen Firmen gibt es für solche Fälle eine spezielle Kasse. D.h. die Zuspätkommer müssen 5,- Euro zahlen. Wie ist Ihre Erfahrung mit solchen Methoden?

Während der Besprechung können auch verschiedene Unarten stören: nicht ausreden lassen, schwafeln, vom Thema abschweifen, Vorwürfe „unter der Gürtellinie“, nebenbei E-Mails bearbeiten, ans Handy gehen. Ich frage mich warum so viel Rücksichtslosigkeit so weit verbreitet ist.

Über Ihre Kommentare und Anregungen zu diesem Thema freue ich mich.

 


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