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Effiziente Mitarbeitergespräche mit OneNote

Als Führungskraft sollten Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche führen. Das können Jahresgespräche, Entwicklungsgespräche, Quartalsgespräche oder Zielerreichungsgespräche sein. Weitere Anlässe habe ich in diesem Artikel ausführlicher beschrieben.


Insbesondere während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter empfehle ich Ihnen als Führungskraft wöchentlich oder 14-tätig mit dem neuen Kollegen diese Gespräche zu führen. So erfahren Sie, ob die Einarbeitung gut funktioniert, ob der Mitarbeiter zufrieden ist, welche Erwartungen bisher nicht erfüllt wurden und welche Verbesserungsvorschläge er für Ihre Abteilung hat. Denn der neue Mitarbeiter bringt noch den Blick von außen mit und kann Ihnen wertvolle Hinweise geben.


Gesprächsprotokolle mit OneNote

In OneNote haben Sie die Möglichkeit beides zu kombinieren: Die laufende Themensammlung und das Protokoll.

Gehen Sie so vor:

Schritt 1

Legen Sie für sich ein Notizbuch an und geben dieses für Ihre Mitarbeiter frei. Schützen Sie die einzelnen Abschnitte, sodass nur der jeweilige Mitarbeiter auf seinen eigenen Abschnitt Zugriff hat.

Strukturieren Sie das Notizbuch, indem Sie Abschnitte anlegen. Jeweils ein Abschnitt für jeden Mitarbeiter und darüber hinaus z.B. die Abteilungsziele für dieses Jahr oder auch eine Überstundenstatistik.

Schritt 2

Legen Sie nun für jedes Quartalsgespräch eine Seite an und benennen Sie sie z.B. mit „Quartalsgespräch 30.03.2020“. Sie können sich ein eigenes Seitenlayout für die Quartalsgespräche gestalten und als Vorlage abspeichern.

Im Beispiel oben habe ich Tabellen zur Strukturierung der Inhalte eingefügt.

Schritt 3

Nun fügen Sie regelmäßig Notizen ein zu den Themen, die Sie im nächsten Gespräch ansprechen wollen. E-Mails können Sie ggf. einfügen, wenn Sie noch Rücksprachebedarf haben oder dazu ein Feedback geben möchten.

Auch der Mitarbeiter kann regelmäßig Notizen und Themen hinzufügen.

Während des Quartalsgesprächs nutzen Sie die Seite als roten Faden und gleichzeitig entsteht „wie von selbst“ das Protokoll.

Was bringt es?

Transparenz. Sowohl Sie, als auch ihr Mitarbeiter weiß, welche Themen im nächsten Gespräch angesprochen werden.

Zeitersparnis. Da die Gesprächsvorbereitung auch gleichzeitig das Gesprächsprotokoll ist. Außerdem müssen Sie für die Vorbereitung nicht mehr verschiedene Unterlagen zusammensuchen.

Klarheit im Kopf. Weder Sie, noch Ihr Mitarbeiter muss im Kopf behalten, was im nächsten Gespräch thematisiert werden sollte. Sie notieren es einfach in OneNote.


Dieser Artikel ist ein kleiner Ausschnitt aus meinem OneNote-Tutorial. In diesem E-Book erkläre ich die genannten und weitere Funktionen von OneNote. Jetzt bestellen und sofort durchstarten!

Das Besprechungsprotokoll: Papier oder digital?

In meinem letzten Artikel bin ich darauf eingegangen, zu welchen Anlässen Mitarbeitergespräche geführt werden sollten und wie häufig dies geschieht. Jetzt geht es um die Dokumentationsform.

Warum Sie sich schriftliche Notizen machen sollten

Wie bereits im letzten Artikel erwähnt, gibt es in Ihrem Betrieb sicherlich vorgefertigte Formulare für die Dokumentation der jährlichen Zielvereinbarungsgespräche und für die Rückkehrgespräche nach längerer Krankheit oder Elternzeit. In der Regel wird die Durchführung dieser Mitarbeitergespräche von der Personalabteilung überwacht. In bestimmten Fällen wird die Dokumentation der besprochenen Maßnahmen auch zur Personalakte hinzugefügt.

Aber wie sieht es bei den Mitarbeitergesprächen aus, die Sie darüber hinaus regelmäßig durchführen sollten?

Dazu gibt es häufig keine Anforderungen an eine formale Form. Trotzdem lohnt es sich, ein paar Eckpunkte zu notieren. Das beugt späteren Streit vor. Außerdem helfen Ihnen diese Notizen, beim Jahresgespräch objektiver Ihre Mitarbeiter zu bewerten. Anhand der Protokolle der Mitarbeitergespräche können Sie auch die Entwicklung des Mitarbeiters beobachten.

So bereiten Sie sich auf das Gespräch vor

Jeder von Ihnen, also sowohl die Führungskraft, als auch der Mitarbeiter sollten eine Themenliste anlegen. Hier notieren Sie sich die Dinge, die Sie beim nächsten Termin ansprechen möchten.

Falls es zu viele Themen sind, dann priorisieren Sie. Einige Themen haben vielleicht auch Zeit bis zum übernächsten Termin.

Wenn Sie im letzten Mitarbeitergespräch Maßnahmen vereinbart haben, dann überlegen Sie sich, wie der aktuelle Stand der Dinge ist. Lassen Sie bitte diese Maßnahmen nicht im Sande verlaufen, sondern bleiben an den Themen dran.

Ihre Themenliste stellt den „roten Faden“ im Gespräch dar.

So protokollieren Sie das Gespräch

Machen Sie sich bitte während des Mitarbeitergesprächs Notizen. Halten Sie ggf. neue Maßnahmen fest. Haken Sie aber auch die Themen ab, die sich zur Zufriedenheit aller erledigt haben.

Führen Sie bitte nur ein einfaches Ergebnisprotokoll. Es bestehen keine besonderen Anforderungen an die Form.

Aufgaben, sollten Sie gesondert kennzeichnen und mit einem Fertigstellungstermin versehen.

Papierform oder digital?

Beides ist möglich und hat Vor- und Nachteile. Was gefällt Ihnen besser? Was passt eher zu Ihrer Arbeitsweise? Hinterlassen Sie bitte einen Kommentar unter diesem Blog-Artikel.

Gesprächsnotizen auf Papier

Wenn Sie gerne mit Papier arbeiten und sich lieber handschriftliche Notizen machen, dann sollten Sie pro Mitarbeiter und Gesprächstermin eine Seite vorbereiten. Bei einer gut strukturierten Ablage könnte es tatsächlich sein, dass Sie sich schneller Notizen machen können, als bei einer Datei.

Sie könnten z.B. einen Collegeblock verwenden. Im Kopf-Bereich notieren Sie das Gesprächsdatum und den Mitarbeiternamen.

Darunter sammeln Sie vor dem Termin Ihre Themen, machen sich während des Mitarbeitergesprächs Notizen und notieren Ergebnisse.

Aufgaben könnten Sie mit Textmarker kenntlich machen. Vergessen Sie dabei bitte nicht, den geplanten Fertigstellungstermin hinzuzufügen.

Die Seiten sammeln Sie entweder in einem Ordner (mit Trennstreifen je Mitarbeiter) oder in einer Hängemappe (pro Mitarbeiter eine Mappe).

Digitale Gesprächsnotizen

Die gleiche Vorbereitung und Dokumentation können Sie natürlich auch digital erledigen. Dafür legen Sie z.B. eine Word-Datei pro Mitarbeiter an. Der Seitenaufbau könnte vergleichbar sein zu der Papiervariante.

Wenn Sie lieber mit Tabellen arbeiten, können Sie auch in Excel eine Datei pro Mitarbeiter anlegen und dann pro Gespräch ein Tabellenblatt. Oder Sie erstellen nur eine Excel-Datei, legen für jeden Mitarbeiter ein Tabellenblatt an und notieren dann fortlaufend die Gesprächsergebnisse (Datum des Gesprächs in die erste Spalte). In diesem Fall können Sie über eine Formel und der bedingten Formatierung deutlich machen, wenn eine Aufgabe noch nicht erledigt ist. Eine Anleitung dazu finden Sie hier (klick).

Eine weitere Möglichkeit wäre OneNote. In diesem digitalen Notizbuch können Sie pro Mitarbeiter einen Abschnitt anlegen und dann pro Gesprächstermin eine Seite. In OneNote finden Sie auch fertige Seitenvorlagen für Protokolle, oder Sie gestalten sich Ihr eigenes Seitenlayout. Aufgaben können Sie sofort als Outlook-Aufgabe an den Mitarbeiter delegieren.

Digitale Gesprächsnotizen sind aus meiner Sicht der richtige Weg hin zu mehr Digitalisierung. Aber sie sind nur dann wirklich sinnvoll, wenn Sie über ein Laptop oder Tablet die Datei im Gespräch zur Hand haben und dort auch sofort Ihre Notizen eintragen.

Wenn Sie dagegen erst Ihre Themensammlung digital erstellen, diese dann ausdrucken, um sie ins Gespräch mitzunehmen, während des Gesprächs handschriftliche Notizen machen, die Sie dann im Anschluss in Ihre Datei übertragen, haben Sie nur unnötige Schnittstellen. Außerdem würde es mich nicht wundern, wenn Sie die Übertragung der Notizen vor sich herschieben.

Entscheiden Sie sich! Entweder Papier oder digital. Und dann bleiben Sie bei dem einen Medium.


Im nächsten Artikel gehe ich ausgiebiger auf die Möglichkeiten in OneNote ein. Bleiben Sie dran…