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So stellen Sie Unterlagen für Ihren Chef für Meetings zusammen

Im 4. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“ geht es um Papierunterlagen, die Ihr Chef für Meetings benötigt.

 

Ihr Chef nimmt sicherlich jeden Tag an vielen Besprechungen teil. Auch wenn wir sonst immer von papierarmen Büro sprechen (das papierlose Büro ist noch immer eine Vision), in Meetings hat jeder die wichtigen Unterlagen in Papierform vor sich liegen.

Das Protokoll der letzten Sitzung, seitenlange Statistik-Tabellen und Auswertungen, Vertragsunterlagen, Angebote, E-Mails und natürlich die ausgedruckte PowerPoint-Präsentation, die nun gezeigt wird.

Sie als Sekretärin bzw. Assistentin haben die Aufgabe, Ihrem Chef alle notwendigen Unterlagen für die Besprechungen zusammenzustellen.

Nach der Besprechung erhalten Sie diese mit einem kurzen Kommentar zurück und müssen die Unterlagen wieder ablegen.

Wie genau stellen Sie die Unterlagen zusammen? Wie transportiert Ihr Chef diese Papiermengen? Und wie stellen Sie sicher, dass er in der Besprechung gezielt Informationen findet, ohne lange blättern zu müssen?

Das Ablagesystem, das durchgängig funktioniert

Sehen wir uns Ihre einzelnen Arbeitsschritte noch einmal genauer an. Unterlagen zu verschiedenen Projekten, wichtigen Themen (wie z.B. A-Kunden oder A-Lieferanten), Monats-/Quartals-/Jahres-Abschlüssen und Berichten legen Sie regelmäßig in Stehordner ab, die bei Ihnen in den Schränken stehen.

Vor einer Besprechung suchen Sie die relevanten Unterlagen zusammen, heften diese aus den Ordnern heraus und legen sie in eine Fächermappe. Die einzelnen Fächer sind nicht beschriftet, denn nach der Besprechung bereiten Sie damit die nächste vor. Aber beim Durchblättern kann man doch erkennen, zu welchem Thema die Unterlagen gehören. Nach der Besprechung erhalten Sie die Fächermappe zurück und sortieren das Papier wieder in die Stehordner zurück.

Läuft das so bei Ihnen?

Ich weiß, man hinterfragt oft Abläufe nicht, die schon immer so waren. Aber wenn Sie jetzt darüber nachdenken, fällt Ihnen dann auch auf, dass Sie ziemlich viel mit dem Umschichten von Papier beschäftigt sind? Zig-Mal Ordner öffnen und wieder schließen?

Das geht besser, schneller und effizienter mit einem durchgängigen Ablagesystem.

Ich habe Ihnen in anderen Blog-Artikeln bereits das Mappei-System vorgestellt: Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Vorteile für Sie und Ihren Chef:

  • Die Papierunterlagen müssen nicht gelocht und abgeheftet werden, sondern werden einfach in die jeweilige Mappe gelegt.
  • Da die Themen vereinzelt werden, können Sie gezielt Unterthemen bzw. Teilbereiche für die Besprechung heraussuchen.
  • Die Mappen sind in Ihren Ablageschränken verstaut, werden gezielt herausgenommen, zur Besprechung mitgenommen und danach wieder in den Ablageschrank zurückgelegt (das Heraus- und Einheften entfällt)
  • Ihr Chef kann in der Besprechung gezielt Informationen finden, weil alle Mappen beschriftet sind.
  • Mit der Terminmappe stellen Sie Ihrem Chef alle Unterlagen für den ganzen Tag zusammen. Es entfallen also Dialoge, wie z.B.: „Wo sind die Unterlagen für den 13-Uhr-Termin?“ – „Die habe ich Ihnen hingelegt.“ – „Aber hier sind sie nicht.“ – „Ja, wo sind sie denn dann?“ – „Das müssen Sie doch wissen.“

Mehr dazu in diesem Video:

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Wie Sie Namensschilder für Seminare drucken

In den letzten Blog-Artikeln habe ich Ihnen verschiedene Materialien für Workshops, Seminare und Präsentationen vorgestellt. Heute geht es dagegen um die Vorbereitung solcher Veranstaltungen.

Word-Tipp: Namensschilder drucken

Bei der Vorbereitung Ihres Seminars oder Workshops sollen Sie nicht vergessen, Namensschilder für die Teilnehmer auszudrucken. Selbst falls alle Teilnehmer im selben Unternehmen arbeiten, kann man nicht immer davon ausgehen, dass jeder jeden kennt. Außerdem möchten Sie als Trainer ja die Teilnehmer mit dem Namen ansprechen.

In dem folgenden Video stelle ich Ihnen zwei verschiedene Varianten für Namensschilder vor, die auf den Tisch gestellt werden. Bei der ersten Variante (auf dem Foto oben) wird das Schild im Querformat ausgedruckt. Das hat den Vorteil, dass Sie mehr Platz für den Namen haben und dadurch eine größere Schriftgröße wählen können. Diese Variante sollten Sie auf stärkerem Papier bzw. dünner Pappe ausdrucken, da es sonst nicht stehen bleibt. Falls Sie es aus Kostengründen doch auf normalen Papier drucken, zeige ich Ihnen im Video einen kleinen Trick mit dem die Schilder auch dann noch standfest sind.

Die Word-Vorlage für dieses Namensschild können Sie hier downloaden:

Bei der zweiten Variante (auf dem Foto unten) wird das Schild im Hochformat ausgedruckt. Dieses Schild steht besser, auch wenn es nur auf normalem Papier gedruckt wird. Aber der Nachteil ist, dass nun weniger Platz für den Namen zur Verfügung steht. Dadurch wird auch die Schrift kleiner. Da dieses Format zunächst ungewohnt ist für die Teilnehmer, sollten Sie die Faltung zu Beginn des Seminars erklären.

Die Word-Vorlage für dieses Namensschild können Sie hier downloaden:

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