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So füllen Sie die SlideLibrary

Bibliotheken für die SlideLibrary auswählen

Damit Sie das Add-In SlideLibrary in PowerPoint nutzen können, müssen Sie ein bisschen Vorarbeit leisten. Es sind zwei Dinge zu tun: bestehende Präsentation integrieren und innerhalb der Präsentation Kategorien festlegen.

Zu den Begriffen: Eine bestehende Präsentation, die als Datei in Ihrem Laufwerk abgelegt ist, ist in der SlideLibrary eine Bibliothek. Die Reiter, in denen die Folien gruppiert sind, sind Kategorien. Die Kategorien können Sie während der Integration der Präsentation festlegen, oder Sie haben in Ihrer Präsentation bereits Abschnitte eingefügt und diese benannt. Dann werden diese Abschnittsnamen als Kategorie übernommen.

Das heißt, Sie suchen einmalig alle Präsentationen aus Ihrem Laufwerk zusammen und übernehmen diese in die SlideLibrary. Wenn Sie später einzelne Folien in eine neue Präsentation einfügen möchten, dann suchen Sie sich einfach nur die entsprechende Bibliothek und Folie aus.

Professionelle Folien zentral zur Verfügung stellen

Ich habe Ihnen nun die Funktionsweise der SlideLibrary vorgestellt. Ich denke, die Vorteile sind gut sichtbar geworden. Das Add-In ist dafür gedacht, dass zentral professionelle Folien erstellt werden, die häufig benötigte Inhalte (z.B. Unternehmensvorstellung) und Grafiken (vergleichbar mit dem Screenshot oben) darstellen. Diese Folien sollten zentral verwaltet und bei Bedarf geändert werden.

Der normale Mitarbeiter greift dann einfach über das Add-In auf diese Folien zurück und füllt sie mit den entsprechenden Daten. Somit können Sie einerseits gewährleisten, dass gut gestaltete Folien verwendet werden und andererseits sparen die Mitarbeiter viel Zeit.

Denn die zentralen Aussagen und Inhalte in einer PowerPoint-Präsentation darzustellen ist recht schnell gemacht. Diese Inhalte dann aber ansprechend und professionell zu präsentieren kostet sehr viel Zeit. Hier greift wieder einmal das bekannte Pareto-Prinzip, das ist bereits in einem früheren Artikel erklärt habe. Außerdem sind durch die SlideLibrary auch Anfänger in der Lage tolle PowerPoint-Präsentationen zu erstellen und dies motiviert die Mitarbeiter. Der Auftrag „Erstellen Sie mal schnell eine Präsentation.“ führt also nicht mehr zu Schrecken und Überstunden, sondern wird gerne übernommen.

 

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