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Wie Sie komplexe Daten in PowerPoint einfach visualisieren

Ich freue mich über diesen Gastartikel von Nina Konrad, eine erfolgreiche Fotografin und Bloggerin, die zeigt, mit welchen 5 Schritten komplexe Daten einfach in PowerPoint visualisiert werden können. Außerdem hat Sie einen tollen Tipp, wie jeder mit einem einfachen Tool attraktive Infografiken selbst erstellen kann.


Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine Präsentation vor der Geschäftsführung halten, um diese über den aktuellen Status eines wichtigen Projektes zu informieren. Sie habe sehr viele Daten, die Sie präsentieren wollen. Jedoch sind die einzelnen Folien Ihrer Präsentation schnell zu voll und in dem vielen Text lassen sich nur noch schwer die zentralen Informationen erkennen. Wie gehen Sie hier am Besten vor?

Lösen Sie sich von reinen Text-Folien und verwenden Sie stattdessen Fotos bzw. Grafiken!

Sie kennen das bestimmt selbst aus diversen Meetings, in denen eine volle PowerPoint Folie nach der nächsten gezeigt wird: Wenn Sie fast nur noch Text sehen, wird es schwer dem Redner zuzuhören und die wichtigen Informationen aus der Präsentation aufzunehmen. Stattdessen verlieren Sie sich in der Textmasse und Ihre Konzentration lässt nach. Dieses Problem können Sie für Ihre Präsentation ganz einfach umgehen, indem Sie die folgenden 5 Punkte beachten und umsetzen:

 1. Unterscheiden Sie zwischen „nice to know” und “need to know”

 

Es ist von zentraler Bedeutung, dass Sie in Ihren Folien nur Informationen zeigen, die Ihr Publikum auf jeden Fall wissen muss. Daten, die nur nette Zusatzinformationen darstellen, nehmen Sie besser nicht mit auf. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

2. Füllen Sie maximal 2/3 der Folie

 

Bei der Erstellung der einzelnen Folien sollten Sie außerdem darauf achten, dass pro Folie genügend Freiraum ist. Lassen Sie ausreichend Platz zwischen einzelnen Zeilen und konzentrieren Sie sich auch hier auf eine Kernaussage pro Folie. Weniger ist mehr.

3. Verwenden Sie ein Foto, das Ihre Kernaussage unterstreicht

 

Nun kommen wir dazu, wie Sie Ihre Kernaussage noch verständlicher präsentieren können. Der Betrachter sollte beim ersten Blick auf die Folie erkennen, worum es geht. Ohne erst den Text darauf lesen zu müssen. Sie wollen bspw. zeigen, dass verschiedene Lösungsvarianten unterschiedliche Kosten produzieren? Dann unterstreichen Sie Ihre Aussage mit verschiedenen Fotos oder Grafiken zu Geld. Hier ein Beispiel für Sie:

4. Achten Sie auf ein durchgängiges Design

 

Gerade wenn Sie Fotos und Grafiken in Ihren Folien verwenden, um Ihre Kernaussagen zu unterstützen, sollten Sie unbedingt darauf achten, ein durchgängiges Design zu verwenden. Sind auf einer Folie Fotos, sollten Sie es vermeiden später Zeichnungen im Comicstil zu verwenden. Entscheiden Sie sich für einen Stil. Umso professioneller sieht das Endergebnis aus.

5. Verwenden Sie statt komplexer Sätze lieber eine Infografik

 

Manche Themen lassen sich nur schwer in leicht verständlichen Sätzen zusammenfassen. Scheuen Sie hier nicht davor zurück, stattdessen eine Infografik oder Diagramme zu verwenden. Prozesse lassen sich z.B. ideal mit PowerPoint SmartArt-Grafiken darstellen. Statt komplizierter Sätze können Sie so Sachverhalte einfach darstellen.

Wie kommen Sie zur Kernaussage Ihrer Folien?

Sie werden sich bestimmt die Frage stellen, wie Sie von einer konkreten Folie nun genau zu einem Bild kommen. Nun ich gehe grundsätzlich so vor, dass ich pro Folie normalerweise nur ein zentrales Thema visualisiere. Oben habe ich ja bereits ein Beispiel zum Thema „Kosten“ gezeigt. Zu den 3 verschiedenen Fotos komme ich dann, indem ich auf eine passende Webseite gehe, die z.B. CC0 Fotos anbietet. In diesem Fall war dies pexels.com. Dort können Sie nach Deutschen Begriffen suchen. In diesem Fall habe ich nacheinander nach den folgenden Begriffen gesucht:

  • Geld
  • Geldschein
  • Münzen
  • Reich

Wie sie sehen kann es nötig sein, erst einmal nach unterschiedlichen Begriffen zu suchen, um schlussendlich das perfekte Foto zum Thema unterschiedliche Kosten zu erhalten. Mit den drei verschiedenen Fotos kann nun dargestellt werden, welche Kostenvariante Sie gerade beschreiben.

Bei verschiedenen Themen kann es jedoch schwierig sein, sich auf eine zentrale Aussage festzulegen. In diesem Fall eignen sich Infografiken sehr gut. Darin können Sie einen komplexeren Sachverhalt einfacher aufbereiten und darstellen. Dazu nutze ich sehr gerne die kostenlose Plattform Canva. Canva bietet die Möglichkeit Infografiken selber zu erstellen und es gibt auch sogar eine große Auswahl an bereits erstellten Inhalten, die Sie als Inspiration oder Vorlage verwenden können. Schauen Sie selbst, welche Auswahl es gibt. Auf diesem Wege können Sie verschiedene Daten in einer Übersicht und in einem Zusammenhang präsentieren. Wie das aussehen kann, habe ich einmal hier für Sie vorbereitet.

Probieren Sie es einfach mal bei Ihrer nächsten Präsentation aus. Planen Sie bei der Vorbereitung ein, dass Sie zu den Kernaussagen passende Fotos oder Grafiken suchen. Beachten Sie bei der Verwendung des Bildmaterials, dass die einzelnen Folien nicht zu voll erscheinen und Sie ausreichend Platz freilassen. So wird Ihr Publikum nicht überfordert und Sie können alle wichtigen Informationen verständlicher darstellen.

 

Über die Autorin

Mein Name ist Nina Konrad und ich arbeite als E-Learning Referentin und Fotografin. Auf meinem Blog Farbsalat schreibe ich rund um das Thema „Fotografieren für kreative Blogger“. In Blogartikeln, einem kostenlosen E-Book und auch Onlinekursen vermittle ich das nötige Wissen, mit dem Blogger und auch Selbstständige mit einfachen Mitteln und ohne großes technisches Wissen überzeugende Fotos für ihre eigene Webseite erstellen können.

Erfahren Sie z.B. hier, wie Sie mit Adobe Lightroom schnell und einfach das Beste aus Ihren Fotos herausholen können.

 

Alle Fotos von Pexels

Wo finde ich rechtlich sichere Bilder und wie lege ich sie richtig ab?

Rechtssichere und möglichst kostengünstige professionelle Fotos für Präsentationen. Das ist auch bei mir immer wieder ein Thema. Daher freue ich mich über diesen Gastartikel von Kathleen Rother:


Sie haben eine inhaltsreiche PowerPoint-Präsentation erstellt und wollen diese nun mit passenden Bildern aufpeppen?

Aber wo finden Sie diese? Dazu noch schnell, für kleines Budget und rechtlich sicher? 

Ich gebe Ihnen im folgenden Artikel gute Tipps an die Hand, diese Aufgabe erfolgreich umzusetzen.


1. Wo können Sie Bilder finden und zu welchen Bedingungen dürfen diese genutzt werden?

Wie Sie sicher schon wissen, dürfen Sie auf keinen Fall einfach bei Google Ihre Themen oder Ideen eingeben und dann die Bilder, die Sie dort finden, herunterladen und selbst benutzen. ALLE Bilder unterliegen einem Urheberrechtsschutz.

Bei privater Nutzung kann man Glück haben und der Bilderklau wird nicht entdeckt. Eine PowerPoint-Präsentation für Ihre Geschäftskunden und Interessenten hat jedoch eindeutig kommerziellen Charakter und da gelten strenge Regeln.

Es gibt Firmen die mit Programmen das Netz nach unrechtmäßig genutzten Bildern abscannen. Die Strafen liegen im Tausenderbereich!

Bitte denken Sie daran, auch auf Ihrer Website, auf facebook und anderen Medien und Kanälen nur Bilder zu verwenden, dessen rechtliche Herkunft klar und die Nutzung erlaubt ist.

Aber wo können Sie rechtlich sichere Bilder finden?

Im Internet ist es sehr gut möglich jede Menge rechtlich sichere Bilder gegen geringe Kosten zu kaufen, aber auch viele kostenlose Möglichkeiten stehen zur Verfügung.

1.1 Kostenpflichtige Bilddatenbanken

Bilder für die kommerzielle Nutzung finden Sie am sichersten und schnellsten in Bilddatenbanken. Bei allen anderen Bildquellen ist es sehr schwer den wirklichen Urheber zu finden und ihn um die Nutzungsrechte zu bitten.  

Ich empfehle fotolia.com. Dieses Portal für günstige und sehr gute Bilder mit einer riesigen Auswahl kennen Sie vielleicht schon? Eine kostenfreie Registrierung ist nötig, geht aber unkompliziert.

Vorteile kostenpflichtiger Bilddatenbanken:

  1. Der Hauptvorteil ist, dass durch den KAUF die Nutzungsrechte wirklich sicher bei Ihnen liegen und so nachweisbar sind. Sie müssen allerdings fotolia als Quelle angeben und den Fotografen.
  2. Kostenpflichtige Portale haben meist professionellere Bilder als kostenfreie Bilddatenbanken.
  3. Sie bekommen die Bilder in verschiedenen Größen, also auch so groß das sie für ein Poster oder einen Messestand ausreichen (das ist bei den kostenlosen Portalen sehr selten so.)
  4. Kostenpflichtige Portale haben eine sehr große Auswahl zu fast allen Themen. Die Gefahr, dass Ihr Mitbewerber die gleichen Fotos benutzt, ist geringer. Denn das passiert öfters als gedacht. Vorab können Sie kostenlos Bilder in geringer Auflösung herunterladen um eine Vorauswahl zu treffen.
  5. Bei fotolia zahlen Sie zwischen 3 und 12 Euro je Bild und Bildgröße. Das ist ein wirklich akzeptabler Preis. Bei anderen kostenpflichtigen Portalen gibt es z.B. günstige Abo-Preise.

Achtung: bitte beim Kauf genau auf die jeweiligen Nutzungsrechte achten. Die Preise steigen für zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten. Manche Fotos darf man nur für Social Media verwenden und für die Nutzung auf der Website zahlt man mehr. Überlegen Sie vorher genau für welchen Zweck Sie die Bilder benötigen. So vermeiden Sie zu hohe Kosten, aber auch eine ungenügende rechtliche Absicherung.

Natürlich gibt es noch andere kostenpflichtige Bildagenturen. Nicht jeder ist ein Freund von fotolia. Empfehlenswert ist noch depositphotos. Hier finden Sie für kleines Geld auch Illustrationen, Videos, Werbebilder und redaktionell Fotos.

In einem meiner Info-Videos stelle ich dieses Portal kurz vor.

1.2 Kostenlose und lizenzfreie Bildportale

Produzieren Sie PowerPoint-Präsentationen sozusagen „am laufenden Band“ und es geht hauptsächlich ums „aufhübschen“ und unterstreichen der Inhalte, sind kostenlose Bilddatenbanken eine sehr gute Alternative. Auf den Bildern dieser Portale liegen keine Lizenz- und Urheberrechte und Sie können diese einfach kostenfrei nutzen.

Meist ist es nicht einmal nötig den Urheber zu nennen. Das ist ein großer Vorteil, da die Bildunterschrift mit Fotograf auch schnell störend wirken kann. Eine kostenlose Registrierung ist auch hier nötig.

Die 1. Wahl ist bei mir pixabay.com, ein Portal in dem Sie absolut kostenfreie Bilder zu allen nur möglichen Themen bekommen. Einfach das Suchwort eingeben und eine große Auswahl an Fotos wird Ihnen gezeigt.

Achtung: die ersten Bilder, die erscheinen (obere Bildleiste), sind von Shutterstock und kostenpflichtig. Zudem gibt es kleine Ausnahmen bei den Lizenzrechten. Bitte genau schauen. Es muss die CCO-Lizenz verzeichnet sein! Das ist aber neben dem Bild leicht erkennbar.

Sie fragen sich jetzt, wieso doch eine Lizenz? Die CCO-Lizenz ist eine Lizenz, die die freie Nutzung für jeden und jeden Anlass erlaubt.

Vorteile kostenfreier Bilddatenbanken:

  1. Der Hauptvorteil liegt klar in der kostenfreien Nutzung.
  2. Die CCO-Lizenz bietet freie Nutzung für jeden Anlass (auch kommerziell).
  3. Der Urheber muss nicht genannt werden (ist aber erwünscht).
  4. Es gibt variable Bildgrößen (S für facebook oder ppt, Original für Drucksachen). Zumindest bei pixabay. Bei vielen anderen gibt es auf jeden Fall auch hochauflösende Bilder.
  5. Trotzdem bitte die Größe in der Präsentation testen. Sehr wichtig ist, dass das Bild nicht unscharf ist. Sollte dies der Fall sein, bitte die nächste Größe herunterladen und ausprobieren. Klappt es auch hier nicht oder gibt es nur eine Größe, dann doch bei fotolia suchen, denn dort kann man alle Größen kaufen.

Bei Interesse können Sie sich hier noch ein kostenloses Erklär-Video von mir zu pixabay anschauen.

Eine von vielen weiteren kostenfreien Plattformen ist lifeofpix.com. Hier finden Sie hochauflösende Bilder und es kommen jede Woche neue Fotos dazu. Diese können ohne Einschränkung genutzt werden.

Dann gibt es noch pexels.com. Empfehlenswert da starke und passende Fotos für fast alle Bereiche zu finden sind. Sie müssen sich nicht registrieren und können die Bilder direkt herunterladen. Es gibt eine sehr gute Suchfunktion!

In Kategorien unterteilt ist splitshire.com. Auch hier können Sie gern einmal kurz stöbern ob Bilder zu den Themen, die Sie benötigen, zu finden sind. Genauso bei pixelio.de.

Es gibt natürlich noch viel mehr kostenlose Bilddatenbanken. Wenn Ihnen diese nicht ausreichen, geben Sie einfach „kostenlose Bilddatenbanken“ als Stichwort in Google ein.

Das Grundprinzip ist immer gleich.

ACHTUNG: Schauen Sie bitte bei allen Datenbanken und Portalen die Sie finden,

  • wie das mit der Namensnennung des Fotografen ist
  • ob Sie die Bilder auch kommerziell nutzen dürfen und ob
  • die Bilder wirklich die CCO-Lizenz haben!

Das sind die wichtigsten Grundlagen beim Nutzen von kostenlosen Fotos!

TIPP:  Bei den englischen Datenbanken Suchbegriffe in Englisch eingeben, ansonsten wird nichts oder wenig gefunden!

1.3 Eigene Fotos

Es gibt natürlich noch die Möglichkeit eigene Fotos zu verwenden.

Diese haben Sie natürlich kostenlos, exklusiv und rechtlich sicher. Die Verwendung rate ich aber nur, wenn Sie oder ein Kollege ein guter Fotograf sind und die Bilder wirklich wirkungs- oder stimmungsvoll sind und die Aussage Ihrer Präsentation unterstützen. Für Titelfotos gelten noch einmal besondere Ansprüche.

ACHTUNG: Hier gibt es Persönlichkeitsrechte zu beachten falls Sie Personen und Firmen oder deren Eigentum fotografieren.

Die Bilder müssen zudem immer noch bearbeitet, z.B. auf die richtige verwendbare Größe gebracht, aufgehellt oder Rottöne reduziert werden.

Die Profifotos von fotolia & Co. sind im Verhältnis zum Zeitaufwand sicher günstiger.

 Wollen Sie wissen, wie Sie Ihre ppt-Präsi nicht nur mit guten Bildern aufpeppen, sondern auch richtig professionell gestalten, schauen Sie gern hier meinen Blog-Artikel mit Video zu diesem Thema.

2. Wichtige Tipps für die Rechtssicherheit

Auch die CCO-Lizenz gibt nicht eine 100%ige Garantie.

Es gab schon Fälle, in denen Bilder erst lizenzfrei waren und später nicht mehr. So kann es auch zu Abmahnungen kommen. Können Sie allerdings beweisen, dass das Bild zum Zeitpunkt der Nutzung lizenzfrei war, dürfte das keine Probleme geben.

Dazu kommt: auf fast allen kostenlosen Bilddatenbanken kann praktisch jeder seine Fotos hochladen und zur Verfügung stellen kann. So ist es leider auch möglich, dass sich jemand damit einen bösen Scherz erlaubt und kostenpflichtige Bilder hoch lädt, die er vielleicht einmal gekauft hat. Oder einfach ein Bild aus dem Internet zieht und dieses einstellt.

Wenn Sie diese Bilder dann unwissentlich herunterladen und nutzen können Sie sich theoretisch strafbar machen. Zumal wenn Sie keinen Nachweis durch eine Registrierung haben.

TIPP 1: Bildschirmfoto für Ihre Sicherheit

Sie sollten unbedingt von dem Foto, der Lizenz und dem aktuellen Datum ein Bildschirmfoto machen und in Ihren Foto-Ordner hochladen um einen Beweis bei eventuellen Abmahnungen zu haben.

TIPP 2: Google Bildercheck

  1. Laden Sie das ausgewählte Bild auf Ihren Rechner.
  2. Bei Google „Bildersuche“ (im Suchfeld eingeben) auf das kleine Kamerasymbol klicken um das abgespeicherte Bild hochzuladen
  3. Google durchsucht nun das Web und auch Bilddatenbanken nach diesem Bild
  4. Zeigt das Suchergebnis das Bild in einer kommerziellen Bilddatenbank oder ist es urheberrechtlich geschützt, benutzen Sie das Foto auf keinen Fall und suchen Sie ein anderes.

Dieser Test bietet keine 100%ige Sicherheit, aber sortiert auf jeden Fall schon einmal aus.

TIPP 3: Falls Sie wirklich auf der ganz sicheren Seite sein wollen, kaufen Sie für wenig Geld bei fotolia & Co.

Das alles sind keine rechtsverbindlichen Auskünfte, aber viele Tipps mit denen Sie das Risiko, sich mit den Bildrechten falsch zu verhalten, extrem reduzieren. 

3.Wie legen Sie Ihre Bilder richtig ab, um sie jederzeit schnell wieder zu finden?

Wenn Sie die herunter geladenen Bilder oder eigene Fotos auf Ihren Rechner ziehen, ist es sehr wichtig, diese so abzulegen, dass Sie diese auch schnell und sicher wiederfinden.

Besonders wichtig ist das, um bei eventuellen Nachfragen zu den Nutzungsrechten schnell nachweisen zu können woher sie dieses oder jenes Bild bezogen haben.

Auch wenn Sie ein Bild noch einmal nutzen oder es in einer anderen Größe bestellen wollen, muss klar sein woher das Bild ursprünglich stammt. 

1.Schaffen Sie eine Struktur für Ihre Bildablage!

Möglichkeit A: Zum Beispiel einen Bildordner passend zu jedem Projekt oder jeder Präsentation anlegen und diesen mit Unterordnern der genutzten Bilddatenbanken versehen. Es ist sehr wichtig, die Bilder später noch den Bilddatenbanken, aus denen sie stammen, zuordnen zu können.

Möglichkeit B: Sie legen einen Über-Ordner für alle Bilder an, die sie verwenden und nutzen Unterordner zu den Projekten. In diesem liegen dann wieder Ordner, die nach den Bilddatenbanken sortiert sind. Bei dieser Möglichkeit liegen alle Bilder grundsätzlich im Bildordner und nicht im Projektordner.

Überlegen Sie sich Ihre Struktur vorher. Ist diese klar, bitte die Bilder IMMER entsprechend in den richtigen Ordner legen. Mit der Suchfunktion können Sie nach dem Projekt oder nach der Bilddatenbank suchen.

2. Überschreiben Sie keine Dateien! 

Es ist sehr wichtig, die Bildnummer, die die Bilddatenbank vergeben hat, nicht zu überschreiben. Auch wenn es Ihnen sicherer scheint das Bild unter: „Berglandschaft“ wiederzufinden als unter einem Zahlencode. Ist der Code überschrieben, können Sie das Bild in der Bilddatenbank nicht mehr wiederfinden oder nur mit hohem Zeitaufwand. Es geht im Zweifel schneller, 3 Ordner mit Bildern aus 3 Bilddatenbanken zu durchsuchen. Wenn Ihnen das Abspeichern unter einem Ihnen besser zu merkenden Namen wichtig ist, machen Sie eine Kopie, aber lassen das Original mit dem Zahlencode in dem Ordner der jeweiligen Bilddatenbank. Das ist wirklich wichtig, um nachweisen zu können, woher Sie das Bild ursprünglich bezogen haben oder wenn Sie es für einen Nachkauf noch einmal abrufen wollen.

3. Nutzen Sie immer die gleiche Hierarchie beim Ordner-Aufbau! 

In Punkt 1 habe ich schon erklärt, dass es wichtig ist, dass Sie sich vorab eine eigene Struktur für Ihre Bildablage überlegen. Halten Sie diese immer ein. Das prägt sich in Ihr Unterbewusstsein und lässt das Ablegen der Bilder und auch die Suche automatischer ablaufen.

4. Vergessen Sie nie ein regelmäßiges Backup!

Sind die Bilder vom Rechner verschwunden, können Sie Ihren Ursprung und die Rechtslage nicht mehr nachweisen. Deshalb ist ein regelmäßiges Backup auch für den richtigen und sicheren Umgang mit Bilddaten sehr wichtig!

Zum Thema Dateien richtig abspeichern gibt es bereits einen ausführlichen Artikel von mir. Vielleicht finden Sie auch dort noch Ideen für das Abspeichern Ihrer Bilddaten.

4. Zusammenfassung:

 Legen Sie Thema, Größe und Budget für die Bilder fest.

  1. Checken Sie kurz die hier vorgeschlagenen, oder andere Portale.
  2. Legen Sie einen kostenlosen Account an.
  3. Geben Sie ein Suchwort zum Thema ein.
  4. Schauen Sie nach der richtigen Bildgröße.
  5. Checken Sie noch einmal die Nutzungs- und Lizenzbedingungen.
  6. Führe Sie die Sicherheits-Tipps aus.
  7. Laden Sie das Bild/er herunter und legen Sie diese richtig ab.
  8. Setzen Sie das Bild in Ihre Präsentation ein.
  9. Testen Sie ob das Bild scharf und gut platziert ist.
  10. Überzeugen Sie mit tollen Fotos!

 

Weitere nützliche Tipps aus dem Bereichen Grafikdesign, Marketing und Kreativität finden Sie ebenfalls auf meinem Blog unter http://www.kathleenrother.de/.

In meinem 2 h Online-Kurs können Sie lernen wie Sie Bildgrößen und Logo selbst richtig in verschiedenen Größen und im richtigen Format anlegen können.

Diesen finden Sie unter: www.kathleenrother.de/Kurse

Viel Spaß und Erfolg in Ihrem Business!

Herzliche Grüße von Kathleen Rother

 

Über die Autorin

Mein Name ist Kathleen Rother. Ich bin Grafikdesignerin und ich vermittle Grafik-Basics und erstelle Design-Checks für Geschäftsfrauen, die endlich mit einem passenden Design sichtbar und glücklich werden wollen. Ich helfe ihnen ihr Design selbst zu entwerfen oder die Zusammenarbeit mit dem Grafiker optimal zu gestalten.

Für die Umsetzung biete ich hilfreiche Blogbeiträge, eMail- und Online-Kurse und persönliche Design-Checks.