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Briefvorlagen: Loch- und Falzmarkierungen einfügen

Früher, auf dem gedruckten Briefpapier gab es sie immer: kleine Striche an der linken Seite. Durch diese Loch- und Falzmarkierungen war es einfach, den Brief an der richtigen Stelle zu lochen bzw. die Seite so zu falten, dass sie gut in einen Umschlag passt.

In vielen Unternehmen gibt es schon lange kein bedrucktes Briefpapier mehr, sondern das Unternehmenslogo und die Angaben zum Unternehmenssitz, Geschäftsführung und Bankverbindung wird in der Briefvorlage in Word hinterlegt.

Ich habe bisher allerdings nur wenige Briefvorlagen mit den Loch- und Falzmarkierungen gesehen. Das liegt wahrscheinlich daran, dass man einen kleinen Trick anwenden muss, um diese drei kleinen Striche richtig zu positionieren.

Wie es geht, erkläre ich in diesem Video Schritt für Schritt:

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Nun zu den benötigten Maßen. Ich empfehle die Strichfarbe zu ändern und einen Grauton zu wählen.

Lochmarkierung

Der Strich ist 0,6 cm lang. Die Werte für die Positionierung der Lochmarkierung können Sie diesem Screenshot entnehmen:

Falzmarkierungen

Die Falzmarkierungen sind jeweils 0,3 cm lang. Die Werte für die obere Falzmarkierung sehen Sie hier:

Die Werte für die untere Falzmarkierung sind:

Wie Sie Dokumenteigenschaften geschickt nutzen

Im letzten Beitrag habe ich begonnen, Tipps für die Gestaltung von Briefvorlagen in Word weiterzugeben. Im nächsten Schritt möchte ich nun auf der zweiten Seite in der Kopfzeile Informationen aus der ersten Seite des Briefes wiederholen.

Konkret geht es darum, auf der zweiten Seite oben z.B. „Angebot vom 10.05.2019“ stehen zu haben. Dabei werden einfach der Betreff und das Datum von der ersten Seite hier wiederholt.

Dafür nutzen Sie am Besten die Dokumenteigenschaften, die Sie als Feld auf der ersten und zweiten Seite einfügen. Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:

Dokumenteigenschaften in Word

Sie können auch ein Feld anders nutzen, als der Name es vorgibt. Wenn Sie z.B. die Rechnungsnummer als Feld einfügen möchten, dann könnten Sie „Titel“ dafür nutzen. Im Hinweistext zum Feld gibt es die Möglichkeit, dem Anwender der Dokumentenvorlage einen entsprechenden Hinweis zu geben.

Wie Sie dabei genau vorgehen erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie in einem Word-Dokument unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen gestalten

Von meinen Kunden werde ich immer wieder gefragt, ob ich noch Ideen habe, um die Briefvorlagen besser zu gestalten.

Mir fällt dazu z.B. die Gestaltung der Kopf- und Fußzeilen ein. Ich erinnere mich noch, wie wir früher fertig bedrucktes Briefpapier verwendet haben. Heute, mit Farbdruckern, die eine gute Druckqualität besitzen, wird in der Regel darauf verzichtet. Damals gab es zwei verschiedene Varianten des bedruckten Briefpapiers: Einmal mit größerem Unternehmenslogo oben rechts und der Bankverbindung in der Fußzeile, einmal nur mit einem kleineren Unternehmenslogo und leerer Fußzeile.

Dies können Sie auch in Word realisieren. Dafür müssen Sie einen Abschnittswechsel einfügen und die Verknüpfung der Kopf- und Fußzeile mit den Inhalten der ersten Seite deaktivieren. Wie das genau funktioniert erkläre ich in diesem Video Schritt-für-Schritt:

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