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Struktur statt Chaos?

Ich freue mich über diesen Gast-Artikel von Yvonne Wittner, die uns ihre FEM-Methode erklärt und das Projektbuch vorstellt.


Mit Selbstorganisation mehr Klarheit für deine Projekte schaffen.

Selbstorganisation ist mehr als nur ein aufgeräumter Schreibtisch.

Ich zeige dir, wie du deine Selbstorganisation Stück für Stück verbessen kannst und was du davon hast.

Selbstorganisation bedeutet, dass wir selbst die Verantwortung übernehmen und eigenständig Entscheidungen treffen. Man versteht darunter ein möglichst effizientes Planen und Handeln.

Hat dein Tag meist zu wenig Zeit? Fühlst du dich überfordert mit all deinen Projekten? Wird deine To-Do-Liste immer länger? Dann kann dieser Blogbeitrag sicher gute Tipps für dich bereithalten.

Selbstorganisation kannst du auf jeden Lebensbereich anwenden.

Sie hilft dir im Alltag in vielen Bereichen weiter. Durch Selbstorganisation kannst du:

  • effizienter arbeiten
  • nichts mehr aufschieben
  • nichts mehr vergessen
  • wichtige Ziele erkennen und erreichen
  • planen und organisieren lernen

Mit folgenden Tipps kannst du deine Selbstorganisation Stück für Stück verbessern.

Braindump-Methode: Gedankenchaos lösen.

Der englische Begriff bedeutet so viel, wie „das Gehirn zu entleeren“. Es geht darum, alles, was im Kopf herumschwirrt, aufzuschreiben und so herauszuholen.

Wir kennen es alle: Manchmal herrscht in unserem Kopf ein riesiges Durcheinander, es türmen sich die Aufgaben und wir wissen gar nicht, womit wir anfangen sollen,

Und es entsteht Stress und ein Gefühl der Überforderung und kann uns unter Umständen auch in der Umsetzung ausbremsen. Bloß nichts vergessen.

Hier kann Braindump dich unterstützen. Nimm einen Block und schreibe einfach mal alles auf. Alles was du tun sollst, was du tun willst, Termine, Ängste, Sorgen und mehr.

Wenn du nun deinen Kopf einmal komplett geleert hast, machst du dir nun einen Überblick über deinen Notizen. Alles unwichtige wird rigoros aussortiert und durchgestrichen. Ist das Meeting wirklich wichtig oder reicht eine Rundmail? Musst du heute wirklich kochen oder kann man mal was bestellen? Musst du die Kinder abholen oder kann das auch dein Partner machen?

FEM-Methode

Wenn du nun das unwichtige aussortiert hast, kannst du dir eine To-Do-Liste für den Tag schreiben. Was willst du heute erledigen? Damit du dir hier nicht allzu viel vornimmst, kann dir hier bei der Priorisierung die FEM- Methode unterstützen. Diese Methode kommt von Anita Weiß – die Zeitplanerin.

Wie diese Methode aufgebaut ist, siehst du in diesem kleinen Schaubild.

So hast du einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben und nimmst dir auch nicht zu viel vor. Und denke vor allem an regelmäßige Pausen. Plana auch realistische Zeitfenster für die einzelnen To-Dos ein.

Kleiner Tipp am Rande:

Um fokussiert bei der Arbeit zu bleiben, nutze ich die App „Forest“. Hier kann ich virtuell Bäume pflanzen, indem ich die Aufgabe eingebe und die Zeit wie lange ich dafür einsetzen möchte. Schaffe ich es in dieser Zeit konzentriert zu arbeiten, kann ich einen Baum pflanzen. Den ein oder anderen kann dies eventuell unterstützen, ebenfalls konzentriert zu bleiben.

Passende Tools nutzen

Ständig fehlt dir der Überblick? Du verzettelst dich weiterhin? Dann solltest du mal deine Tools, welche du verwendest, überprüfen. Ein Handwerker wird seine Arbeit nicht erledigen können, wenn er das falsche Werkzeug dabei hat. Und so kann es dir auch gehen, ohne dass es dir bewusst ist.

Schaue dir an, was du bisher für deine To-Dos, Projekte und mehr verwendest. Prüfe ob sie dir wirklich helfen und unterstützen. Vielleicht sind sie so komplex, dass sie dich mehr bremsen.

Auch ich habe ein paar Helfer ausprobieren müssen, bis ich die für mich passenden gefunden habe. Meine passenden Werkzeuge sind:

Ideen-/Projektbuch

Hier sammle ich alles was mir so einfällt. Ob es einfach nur eine Idee ist oder ob es Projekte sind, welche ich gerne umsetzen möchte. Es wird alles notiert. Es können später weitere Notizen und Einfälle zu den Projekten hinzugefügt werden. Die Ideen können darin „wachsen“. Hierfür verwende ich ein DIN-A4-Notizbuch.

Gerne kannst du aber auch einen Block nutzen oder einen Ordner. Ganz wie es zu dir passt.

Das hilft mir, da ich viele Interessen habe und gerne ausprobiere, mir nicht allzu viel auf einmal vorzunehmen und trotzdem nichts zu vergessen. Eine nützliche Unterstützung für die Braindump-Methode.

Nun „parke“ ich hier erstmal alles und kann nichts vergessen. Wenn dann der passende Zeitpunkt gekommen ist, nehme ich ein Projekt daraus und gehe in die Umsetzung.

Dir gefällt mein Ideenbuch? Dann kannst du es hier bestellen.

Bullet Journal

Ich nutze gerne die App GoodNotes bzw. das Bullet Journal um dann in die konkrete Planung zu gehen. Hier plane ich, was ich alles für das ausgewählte Projekt benötige und welche Schritte ich als nächstes gehen muss. Hier wird alles notiert. Ob es das Material ist, was ich benötige, die Kontakte und mehr. Diese Tools sind superpraktisch für deine ganzen To-Dos. Hier kannst du sie sortieren und dir einen Überblick verschaffen. Mit Farben die Priorität oder Reihenfolge festlegen.

Terminplaner

Und nun trägst du deine Termine / To-Dos nach der FEM – Methode in deinen Kalender ein. Und gestaltest damit deinen Tagesablauf. So weißt du immer, wann was ansteht und zu erledigen ist. Zuerst trägst du deine persönlichen Termine ein. Ob Geburtstage, Auszeiten, Zeit für Hobbies und dann schaust du, wieviel Zeit du noch übrig hast. Danach verteilst du deine Aufgaben. Hast du an einem Tag bereits viel vor, dann lege hier nur kleinere To-Dos rein. Hast du viel Puffer übrig, kannst du zeitaufwendigere Aufgaben reinplanen.

Ich verwende jeweils ein Tool für das Ideenmanagement, das Projektmanagement und das Zeitmanagement.

So habe ich einen viel besseren Überblick. Ich kenne die nächsten Schritte und kann mich damit gut selbst organisieren. Ich habe Klarheit über das was ich möchte und was als nächstes ansteht.

Durch das Ideenbuch kann ich erkennen, ob ein Projekt jetzt gerade in meinen Alltag passt oder nicht. Ob es einfach nur Interesse ist oder wirklich umgesetzt werden will. Hier kann ich überlegen was ich alles dafür benötige und vieles mehr. Einfach mal meinen Träumen und Ideen einen Raum geben, egal wie ausgefallen sie sind.

Das hilft den Kopf frei zu halten und man hat nicht ständig den Gedanken im Kopf, was man alles noch machen will.

Das BulletJournal unterstützt mich nun bei der konkreten Planung. Hier mache ich Fix, was es kostet, was es benötigt, welche Schritte gegangen werden müssen.

Hier bekommt alles seine Struktur und ich weiß, was als nächstes ansteht.

Der Terminplaner unterstützt mich nun dabei die mir zur Verfügung stehenden Zeit im Blick zu haben und vernünftig die Tage zu planen. Mit genügend Zeit für Selfcare und Pausen.

Es zur Gewohnheit machen, ist der wichtigste Schritt

Aber all die Tools helfen wenig, wenn du sie nicht regelmäßig nutzt. Daher ist der wichtigste Schritt zu einer guten Selbstorganisation, sie dir zur Gewohnheit zu machen. Das geschieht nicht von heute auf morgen. Sondern in kleinen regelmäßigen Schritten.

Schmeiße deine bisherige Organisation nicht sofort komplett um, sondern fange an Neues Stück für Stück zu integrieren. Probiere zum Beispiel erstmal die Braindump-Methode ein paar Tage aus. Spüre nach, ob sie wirklich zu dir passt. Probiere sie mindestens eine Woche aus.

Sie passt – perfekt. Bleibe dabei und nun nimmst du dir das nächste vor. Du setzt es ebenfalls mindestens eine Woche um. Prüfe immer, ob es dich unterstützt und dir die Planung erleichtert. Wenn es passt, kannst du das nächste Tool in deinen Alltag integrieren.  Und so baust du dir mit der Zeit die zu dir passende Gewohnheit auf.

Mit den richtigen Tools hast du so bald eine zu die passende Selbstorganisation aufgebaut, welche dich unterstützt und deine Planungen leichter machen.

Viel Spaß beim Ausprobieren!


Über die Autorin

Ich bin Yvonne von „Kreativ&Organisiert“.

Bei mir bekommen ‚Kreative‘ Köpfe Tipps und passende Materialien, um Ordnung und Struktur in ihren Alltag zu bringen, damit Sie mehr Zeit für die Umsetzung ihrer Ideen und Projekte haben.

https://www.yvonnewittner.com

yvonnewittner@mail.de

www.instagram.com/kreativ.und.organisiert/

www.facebook.com/Yvonne.kreativ.organisiert/

https://www.yvonnewittner.com/shop


So erstellen Sie ein Bullet Journal in OneNote

Ich weiß, ein Bullet Journal sollte man mit Stift und Papier erstellen. Denn bei dieser manuellen Methode durchdenkt man seine Ziele und Erfolge besser.

Aber ich kann nicht besonders gut zeichnen und finde zwar Handlettering interessant, bin aber leider ziemlich unbegabt.

Also habe ich mir überlegt, dass ich ein Bullet Journal für meine beruflichen Ziele in meinem elektronischen Notizbuch OneNote erstelle. Hier kann ich ganz einfach verschiedene Farben und Schriftarten nutzen, Bilder und Texte einfügen und habe zusätzlich noch die Verbindung zu Outlook und meiner Aufgabenliste.

In diesem Video stelle ich meine Version vor:

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Sie möchten auch ein solches Bullet Journal in OneNote erstellen? Ich kann Ihnen meine Vorlage als Datei zur Verfügung stellen. Leider kann ich die Datei hier nicht zum Download anbieten. Bei Interesse senden Sie mir einfach eine E-Mail.

Bullet Journal: Themensammlung

Wie die Methode „Bullet Journal“ funktioniert, habe ich im letzten Beitrag erklärt: https://www.123effizientdabei.de/was-ist-ein-bullet-journal/

Eigentlich bezieht sich das Bullet Journal sowohl auf private, als auch auf berufliche Themen und Ziele. Ich habe mir aber überlegt, wie ich das Bullet Journal als Selbständige nutzen könnte, um meine beruflichen Ziele zu erreichen.

In diesem Video stelle ich meine Themensammlung vor:

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Welche Themen fallen dir dazu ein? Hinterlasse bitte einen Kommentar.

Was ist ein Bullet Journal?

Es ist jetzt schon ein paar Jahre her, als Ryder Carroll seine einfache Organisationsmethode vorgestellt hat: https://bulletjournal.com/

Dabei ging es darum, in einem Lebensplaner die täglichen Aufgaben, Zeitplanung und Deadlines zusammenzubringen. Inzwischen ist daraus ein globales Phänomen geworden.

Das Geheimnis liegt darin, dass man lernt, bewusste Entscheidungen für das eigene Leben zu treffen. Man sortiert seine Aufgaben und seine Gedanken. Und dies mit Stift und Papier. Indem wir Dinge zu Papier bringen, reflektieren wir über den Sinn der Sache.

Schon 5 Minuten morgens und abends reichen aus, um sich einen Plan zu machen.

In diesem Video stelle ich die Methode kurz vor:

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In dem Video stelle ich das Bullet Journal von Lothar Seiwert vor. Hier kann man es bei Amazon bestellen: