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Die tägliche E-Mail-Flut gemeinsam in den Griff bekommen

In diesem 5. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef“ geht es um einen effizienten Umgang mit den vielen Mails, die Ihren Chef täglich erreichen und wie Sie Ihn dabei unterstützen können.


Die tägliche E-Mail-Flut

Was bei Sachbearbeitern noch im Rahmen ist, ist bei Führungskräften häufig jenseits der Möglichkeiten noch bewältigt zu werden: Die tägliche E-Mail-Flut.

Die Ursache: Führungskräfte sind in viele Projekte und Themen auf Führungsebene eingebunden und werden dazu regelmäßig in Kenntnis gesetzt. Außerdem setzen die eigenen Mitarbeiter häufig ihren Chef in Kopie, damit er über einen Vorgang informiert ist.

Soweit die Idee.

Aber die Führungskräfte sind gar nicht mehr in der Lage, die ganzen Informationen zu lesen und darauf zu reagieren. Wer jeden Tag an 3-6 Besprechungen teilnimmt und über 100 E-Mails erhält, muss Kompromisse eingehen. Oder anders formuliert: Die Mails, in denen der Chef in Kopie steht, erhalten eine geringere Priorität.

Wer also glaubt, wenn er den Chef bei einer E-Mail in Kopie setzt, dann ist dieser informiert, der täuscht sich.

An = Aktion erforderlich, CC = irgendwann später lesen (oder gar nicht)

Sie bekommen das Problem nur in den Griff, wenn Sie klar trennen zwischen An und CC. CC-Mails werden aussortiert und entweder später gelesen, oder von Ihnen als Sekretärin bzw. Assistentin gelesen und bewertet (wenn wichtig, dann doch dem Chef zur Kenntnis geben).

Oder Sie machen es so, wie ich es bei einem Geschäftsführer eines mittelständischen Betriebes erlebt habe. Er hat ganz klar kommuniziert, dass er Mails, in denen er in Kopie gesetzt wurde, ungelesen löscht. Er möchte gar nicht erst in Kopie gesetzt werden. Es hat einige Zeit gedauert, bis alle Mitarbeiter dies beherzigt haben, aber dann hat es funktioniert.

Welche Möglichkeiten Sie haben, die CC-Mails von den An-Mails zu trennen, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

 

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Sie kennen die Funktionen „Regel“ und „Bedingte Formatierung“ in Outlook noch nicht?

Im folgenden Blog-Artikel habe ich die Regeln bereits erklärt: Outlook-Regeln einrichten

Wie Sie Mails im Posteingang mit der bedingten Formatierung anders einfärben und weitere Tipps zu Outlook finden Sie in meinem Handbuch: Outlook-Handbuch (kostenpflichtig)

Muss der Chef immer in "Cc" stehen?

Mail

Heute wende ich mich an Führungskräfte. Wie hoch ist bei Ihnen der Anteil an Cc-Mails? Sicherlich sehr hoch. Aber muss das auch immer so sein?

Häufig erlebe ich in Firmen, dass es zur Unternehmenskultur gehört, sich ständig abzusichern. Einerseits setzten die Mitarbeiter ihren Chef in „Cc“, damit der über alles informiert ist. Andererseits wollen die Chefs auch immer über alles genau informiert werden.

Aber wann lesen Sie das alles?

Und ist es immer notwendig als Chef, über alles informiert zu werden?

Ich denke: Nein!

Schließlich haben Sie doch gute und erfahrene Mitarbeiter in Ihrem Team. Wenn Sie den Mitarbeitern mehr Vertrauen schenken und Ihnen zutrauen, dass Sie Probleme auch alleine lösen können, dann erfahren diese eine höhere Wertschätzung. Informiert werden sollten Sie nur, wenn die nächste Eskalationsstufe greift. Dann wäre es aber besser, den gesamten Vorgang in einem persönlichen Gespräch zu klären und gemeinsam nach Lösungsmöglichkeiten zu suchen.

Wer kommt alles in Cc?

Netzwerk

Da ich auf meinen letzten Beitrag einige Reaktionen bekommen habe, schreibe ich heute nochmal zum Thema Cc-Mails.

Ich beobachte immer wieder, dass bei E-Mails sowohl im „An“- als auch im „Cc“-Feld eine Vielzahl an Kollegen und Vorgesetzte stehen. Aber ist das wirklich notwendig? Warum werden so viele Personen mit einer Mail informiert? Will man sich absichern? Ist die Information wirklich für jeden interessant?

Ich denke, je mehr Cc-Mails jemand erhält, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er sie gar nicht oder erst nach Wochen liest. Daher erreicht der Absender letztendlich nicht das, was er ursprünglich beabsichtigt hat – eine zeitnahe Information über einen Vorgang.

Daher meine Tipps für Sie:

  • reduzieren Sie Anzahl der Personen, denen Sie eine E-Mail schicken auf das Notwendigste
  • überlegen Sie, ob Sie einen Sachverhalt vielleicht besser in der nächsten Besprechung oder am Telefon mit den Kollegen klären können
  • lassen Sie sich selbst von unnötigen Verteilern streichen
  • reagieren Sie nicht sofort auf E-Mails, bei denen Sie nur in Cc stehen (siehe vorherigen Artikel)