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Frühjahrsputz auf dem Schreibtisch

Schaffen Sie Platz für neue Ideen. Verabschieden Sie sich von altem Ballast. Es ist Zeit für den Frühjahrsputz auf Ihrem Schreibtisch. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für mehr Ordnung und Sauberkeit in Ihrem Büro sorgen.

Es hat sich etwas angesammelt…

In den letzten Wochen und Monaten hat sich bestimmt auch bei Ihnen so einiges angesammelt. Angefangene Aufgaben, die Sie vor sich herschieben; Projektideen, die in der Schublade gelandet sind; Fachartikel, die Sie eigentlich lesen müssten…

Aber nicht nur das. Sicherlich hat sich auf Ihrem Schreibtisch, in den Schubladen oder auch Schränken tatsächlich Dreck und Staub angesammelt. In vielen Unternehmen dürfen die Reinigungskräfte nicht auf den Schreibtischen wischen und die Schränke und Rollcontainer sind sowieso verschlossen.

Zeit, aufzuräumen, auszumisten und sauber zu machen!

Die Vorbereitung

Reservieren Sie sich ausreichend Zeit für den Frühjahrsputz in Ihrem Kalender. Wie lange Sie benötigen, hängt davon ab, wann Sie das letzte Mal ausgemistet haben und wie viel Sie angesammelt haben. Ein halber Tag ist sicherlich ein gutes Mittelmaß. Wählen Sie z.B. einen ruhigeren Nachmittag aus. Falls Sie schneller sind, dann freuen Sie sich über die gewonnene Zeit und genießen einfach die Frühlingssonne bei einem Spaziergang, weil Sie früher Feierabend machen konnten.

Während Sie ausmisten, müssen Sie entscheiden, ob Sie Unterlagen wegwerfen oder abheften. Daher sollten Sie sich eine Datentonne und ein paar leere Ordner und Hängemappen bestellen, auch Etiketten für Ordnerrücken sind sinnvoll.

Da sich der Staub leider auch in den hintersten Ecken der Schubladen und Schränke ansammelt, benötigen Sie tatsächlich einen Putzlappen.

So ein Frühjahrsputz macht ja nicht nur Spaß. Daher empfehle ich Ihnen, sich den Nachmittag angenehm zu gestalten. Wenn Sie in einem Einzelbüro sitzen, könnten Sie nebenbei Ihre Lieblingsmusik hören, oder zwischendurch eine schöne Tasse Tee genießen. Überlisten Sie sich selbst und belohnen sich am Ende.

Los geht’s

Halt! Bevor Sie starten: Stellen Sie Ihr Telefon um, lassen Ihr Mailprogramm geschlossen und schließen, wenn möglich die Bürotür.

Nehmen Sie sich bitte Stapel für Stapel, Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade vor. Wenn Sie erst alles auf einmal auf dem Fußboden verteilen, ist das Chaos viel zu groß.

Bei jedem Blatt fragen Sie sich nun: Was muss ich hier noch tun?

  • Ist das Thema bereits erledigt? Dann legen Sie es ab.
  • Ist das Blatt nicht mehr relevant, weil es eine neuere Version gibt? Dann werfen Sie es weg.
  • Müssen Sie das Thema noch bearbeiten, dann planen Sie es konkret ein. Beachten Sie dabei bitte die Prioritäten.
  • Betrachten Sie auch kritisch die gesammelten Visitenkarten. Nur wenn der Kontakt noch wirklich interessant und wichtig für Sie ist, übernehmen Sie ihn in Ihr elektronisches Adressbuch z.B. in Outlook.
  • Gibt es Unterlagen, die in die Kategorie „im Moment nicht relevant, könnte aber später einmal interessant werden“ gehören? Dann legen Sie sich dafür eine Ideensammlung an. Planen Sie dann in Ihrem Kalender einen Serientermin ein, um diese Sammlung 1x pro Monat zu sichten und neu zu entscheiden.

Wenn Sie einen Stapel durchgearbeitet haben, nehmen Sie bitte den Putzlappen zur Hand und wischen den Ablagekasten, die Schublade oder das Regalfach kurz aus. Erst danach legen Sie wieder die Dinge hinein, die dort einen guten Platz haben.


Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft!

Merken Sie, dass Sie sich von altem Ballast befreit haben? Wie fühlt sich das an?

Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfolgen.

Was auf dem Schreibtisch nicht fehlen sollte

Es gibt ein Ordnungsmittel, das auf keinem Schreibtisch fehlen sollte. Ich wundere mich immer wieder, warum bei vielen meiner Kunden dieses eine Teil fehlt, denn für mich ist es einfach selbstverständlich.

Welches Ordnungsmittel Sie auf alle Fälle benötigen, erkläre ich in diesem Video:

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Was gerne gerne auf dem Schreibtisch fehlen darf

Im Video erwähne ich, dass der Schreibtisch leer sein sollte. Das hilft dabei, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Aber viele Schreibtische sind voll – so voll, dass man kaum noch Platz zum Arbeiten hat.

Diese Dinge sollten Sie von Ihrem Schreibtisch verbannen:

Papierstapel

Wie auch schon im Video erwähnt, sollte der Schreibtisch leer sein. Wenn das der Standard im gesamten Unternehmen ist, ist es unter dem Begriff Clean-Desk-Policy bekannt. Wer unbeschriftete Klarsichthüllen aufeinander stapelt, der macht es sich selbst unnötig schwer, die Informationen schnell zu finden.

Besser ist es, die Vorgänge in Hängemappen zu verstauen. Wer einen Rollcontainer mit hoher Schublade hat, kann die Mappen dort unterbringen. Alternativ können die Hängemappen in Kunststoffkästen auf den Schreibtisch oder ins Sideboard gestellt werden. Gut geeignet ist auch das Mappeisystem.

Ablagekästen-Turm

Es ist ja nicht so, dass niemand Ablagekästen nutzt. Oft werden damit hohe Türme gebaut, sodass man den Kollegen dahinter gar nicht mehr sieht (vielleicht ist das ja Absicht? 😉 )

Aber ich rate auch davon ab, Ablagekästen mit „wichtig“, „sehr wichtig“, „super wichtig“ und/oder „mache ich, wenn ich mal Zeit habe“ aufzustellen. Das wird Sie nicht dabei unterstützen, Ihre Aufgaben besser und effizienter zu erledigen.

Legen Sie bitte stattdessen die Unterlagen thematisch ab (s.o.) und planen die Aufgaben konkret ein (z.B. in Outlook). So behalten Sie einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Und falls es zwischendurch eine Nachfrage zu einem Thema gibt, finden Sie die Unterlagen mit einem Griff.

Schreibtischunterlage

Viele Menschen nutzen eine Schreibtischunterlage. Entweder ist es ein großer Papierblock, oder die Unterlage ist aus Kunststoff. Insbesondere der Papierblock verleitet dazu, dass man darauf rum kritzelt. Z.B. während eines Telefongesprächs. Ich bin auch immer erstaunt, was ich unter der Schreibtischunterlage alles finde…

Besser ist es, für Notizen während eines Telefonats einen A5 großen Ringblock zu verwenden. Oder es geht auch Schmierpapier. Wichtig ist dabei, dass am Ende des Tages Aufgaben, die Sie notiert haben, von Ihnen eingeplant werden (z.B. in Outlook). Das Schmierpapier landet dann jeden Tag in den Müll.

Zettel und Post-Its

Zu einem aufgeräumten Schreibtisch gehört auch, dass dort nicht kleine Zettel verstreut sind.

Wichtige Informationen sammeln Sie bitte in einer Infomappe.

Und auf Telefonrückruf-Zettel können Sie verzichten, wenn Sie sich im Team darauf geeinigt haben, jetzt nur noch Telefonrückrufe per Mail zu versenden. Sie können dafür z.B. einen Textbaustein hinterlegen.


Worauf kann man noch verzichten auf dem Schreibtisch? Hinterlassen Sie doch einfach einen Kommentar.