Beiträge

5S digital – Mehr Ordnung in den Dateien

Aufräumen mit der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist eine Idee aus dem japanischen Toyota-Produktionssystem. Ziel ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann, Suchen ebenso wie lange Transportwege und Wartezeiten vermieden werden und dadurch verschwendungsfrei gearbeitet werden kann. Ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld gilt als Grundlage für Qualitätsarbeit.

Die 5S-Methode wird in Deutschland auch 5A-Methode genannt und leitet sich von den Anfangsbuchstaben der 5 Schritte ab. In der folgenden Grafik sehen Sie die einzelnen Schritte mit kurzen Erläuterungen. Ich habe noch einen 6. Schritt hinzugefügt: Wenn alles zur Gewohnheit geworden ist, läuft es wie von selbst.

Ein aufgeräumter Schreibtisch

Wenn Sie Ihren Schreibtisch mit der 5S-Methode aufräumen möchten, sollten Sie ungefähr einen halben Tag dafür einplanen. Wenn es schon länger her ist, dass Sie aufgeräumt haben, könnte es auch einen Tag dauern.

Planen Sie einen Aufräum-Tag mit der ganzen Abteilung ein. Das macht mehr Spaß und die Entscheidung, was weggeworfen werden kann und wo was abgelegt werden soll, fällt leichter.

So gehen Sie vor:

Schauen Sie Ablagekasten für Ablagekasten, Schublade für Schublade und Papierstapel für Papierstapel durch und entscheiden Sie, was weggeworfen werden kann (Seiri). Für die Unterlagen, die aufgehoben werden müssen, legen Sie einen bestimmten Platz fest und beschriften diesen (Seiton). Hilfreich dabei sind Hängemappen. In den Schubladen Ihres Rollcontainers können Sie für mehr Ordnung sorgen, indem Sie mit Trennstegen und Schrägablagen einzelne Bereiche abtrennen. Und wenn Sie schon dabei sind, alles einmal auszuräumen, können Sie auch gleich den Putzlappen schwingen (Seiso). Nun dokumentieren Sie diesen Standard (Seiketsu). Dafür könnten Sie ein kurzes Dokument erstellen und alles beschreiben, oder Sie fotografieren einfach diesen Idealzustand. Nun kommt es darauf an, dass Sie Unterlagen, die Sie aus Ihrer Ablage herausnehmen, später wieder dort hin zurück legen (Shitsuke).


Sie haben Lust, mit der 5S-Methode aufzuräumen, wissen aber nicht, wie Sie diese Methode Ihren Kollegen erklären sollen? Dann empfehle ich Ihnen die CD von LeanAktuell. Hier finden Sie nicht nur eine PowerPoint-Präsentation mit allen Erklärungen, sondern auch ein Spiel, um ganz leicht die Methode zu erlernen. Zum Bestellen hier klicken.


So schaffen Sie Ordnung in Ihren Dateien

Die 5S-Methode lässt sich natürlich auch auf Ihren digitalen Arbeitsplatz anwenden. Die einzelnen Schritte sind:

  1. Separieren: Gehen Sie Ihre Dateiablage durch. Welche Ordner, welche Dateien benötigen Sie nicht mehr? Durchforsten Sie auch Ihren Mail-Posteingang und die Unterordner. Vergessen Sie dabei nicht Ihre gesendeten Mails. Falls Sie einige Dateien auf dem Desktop abgelegt haben, sollten Sie auch hier aufräumen.
  2. Sortieren: Legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an und benennen Ihre Ordner eindeutig. Überlegen Sie sich, nach welchem System Sie Ihre Dateien benennen wollen. Beginnt der Dateiname mit dem Datum? Verwenden Sie eher Kundenname oder Kundennummer?
  3. Säubern: Leeren Sie den digitalen Papierkorb.
  4. Standards: Dokumentieren Sie Ihre geschaffenen Standards. Neben einer Beschreibung können auch Screenshots hilfreich sein.
  5. Selbstdisziplin: Legen Sie nun jeden Tag sofort Dateien und Mails in die jeweiligen Ordner ab. So tragen Sie dazu bei, dass die einmal geschaffene Ordnung dauerhaft beibehalten wird.

Sie würden gerne die Dateiablagestruktur verbessern, wissen aber nicht, wie Sie vorgehen sollen? Ich unterstütze Sie im Rahmen eines Workshops gerne dabei gemeinsam eine optimierte Struktur zu finden. Mehr Informationen dazu (klick)


Wie Sie einen ZIP-Ordner erstellen

Was ist ein ZIP-Ordner?

Das ZIP-Dateiformat (von englisch zipper ‚Reißverschluss‘) ist ein Format für komprimierte Dateien. Durch die Komprimierung reduziert sich der Speicherplatzbedarf. Andererseits kann man einen ZIP-Ordner auch als Containerdatei nutzen, in der mehrere zusammengehörige Dateien zusammengefasst werden.

Das ZIP-Format gibt es bereits seit 1989.

 

Wie erstelle ich einen ZIP-Ordner?

Es gibt spezielle Software-Programme, um Dateien zu zippen, aber Sie können es auch ganz einfach mit nur wenigen Klicks in Windows machen.

Wie das geht erkläre ich in diesem Video:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden


Als Präsentation ohne Ton wird es hier erklärt:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von de.slideshare.net zu laden.

Inhalt laden

 

Eine Datei in verschiedene Ordner ablegen

Mouse

Wenn Sie beim Speichern einer Datei feststellen, dass sie eigentlich in zwei verschiedene Ordner gehört, brauchen Sie nicht zu verzweifeln. Speichern Sie einfach die Datei in den einen Ordner und legen eine Verknüpfung zu dieser Datei in den anderen Ordner. So steht die Datei an verschiedenen Orten zur Verfügung, ohne dass Sie spätere Änderungen an beiden Dateien vornehmen müssen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor: Windows_Verknüpfung zu einer Datei

Neu: das Hörbuch – Mehr PEP im Team!

Auf vielfachen Wunsch von Kunden und Partner gibt es das Standardwerk des PEP-Institutes jetzt in der praktischen Hörbuch-Version! So organisieren Sie sich und Ihr Team mit dem Personal Excellence Program!

Das Hörbuch zeigt anschaulich und praxisnah, dass gerade im Team die richtige Arbeitsorganisation unerlässlich ist: Effektivität ist nur dann möglich, wenn der Einzelne und die Gruppe Hand in Hand arbeiten.
Die sieben Produktivitätsfaktoren, übersichtlich gegliedert in einzelne Hörkapitel:

  • Effektive Führung
  • Geordnete Datenstrukturen
  • Effektives Informationsmanagement
  • Tagesplanung, Routinen, Aufgabenbündelung
  • Effektives Prozess- und Projektmanagement
  • Erfolgreiche Kommunikation
  • Erfolg im Team
Die CD incl. 28 Checklisten als Download können Sie unter info@pep-coaching.com für 16,60 Euro zzgl. MwSt. bestellen.

Dateiordner "Sonstiges"

Ordnerstruktur

Im letzten Artikel habe ich darüber geschrieben, warum es nicht sinnvoll ist einen Dateiordner „Aktuelles“ auf dem Teamlaufwerk zu haben. Heute möchte ich über den Ordner „Sonstiges“ (manchmal auch „Allgemeines“ oder „Diverses“ genannt) schreiben, den ich immer wieder bei meinen Kunden finde.

Wenn ich den Ordner „Sonstiges“ auf einem Laufwerk finde, schaue ich mir zuerst genau an, welche Dateien dort abgelegt wurden. Vielleicht können einige Dateien gelöscht werden, vielleicht kann man sie auch in entsprechende Themenordner verschieben.

  • Ist die Datei nicht mehr aktuell bzw. gibt es eine neuere Version? Dann löschen.
  • Gehört die Datei in einen anderen Themenordner? Dann dorthin verschieben.
  • Hat sich das Thema erledigt und kann daher gelöscht werden?
  • Hat sich das Thema erledigt, aber es soll noch zu Dokumentationszwecken aufgehoben werden? Dann gehört die Datei in ein Archiv.
  • Gibt es noch andere Dateien, die so ähnlich sind, sodass man sie in einen neuen Ordner zusammenfassen kann?

Ziel sollte es sein, den Ordner „Sonstiges“ aufzulösen, denn dort entsteht sonst schnell ein „Datengrab“, weil sich in der Regel niemand dafür zuständig fühlt. Außerdem muss man sonst immer in mehreren Ordnern nach Informationen suchen: erst im Themenordner und dann auch noch bei Sonstiges, weil dort ja auch noch was gelandet sein kann.

 


Sie wollen die Dateiablagestruktur auf Ihrem Laufwerk optimieren? Dann empfehle ich Ihnen mein All-in-one-Paket, mit dem Sie in nur 3 Stunden die Ordnerstruktur verbessern können:

Mehr Informationen

Dateiordner "Aktuelles"

Ordnerstruktur

Nun ist es mal wieder passiert. Die Ordnerstruktur auf unserem Teamlaufwerk war klar und übersichtlich strukturiert. Die Ordner waren gut aufgeräumt. Es gab nur relevante Dateien. Informationen konnten wir alle schnell finden. Alles war nach Themen sortiert.

Nun hat aber ein Kollege auf der obersten Ebene unserer Dateiablage den Ordner „Aktuelles“ angelegt! Dort liegt nun eine Datei mit Informationen, die wir in dieser Woche benötigen. War das eine gute Entscheidung? Nein!

Warum ist es nicht sinnvoll einen Ordner „Aktuelles“ auf dem Teamlaufwerk anzulegen? Weil die Informationen/Dateien nur für ein paar Tage aktuell sind. Danach gehören sie in die themenbezogene Ablage. Wenn man einen Ordner „Aktuelles“ hat, muss jemand 1x pro Woche die Dateien durchsehen und wegsortieren. Da das aber in der Regel niemand macht, liegen in dem Ordner irgendwann aktuelle und veraltete Dateien durcheinander. Und zwar durcheinander nicht nur bezogen auf ihre Aktualität, sondern auch bezogen auf die Themen. Man findet also relevante Informationen nicht mehr.

Deshalb warne ich davor, einen solchen Ordner anzulegen. Außerdem empfehle ich Ihnen, einen Verantwortlichen für die Ordnerstruktur zu benennen, der in solchen Fällen, so wie ich jetzt, die falsch einsortierten Dateien verschiebt und mit den Kollegen darüber spricht, warum der Ordner wieder gelöscht wurde.