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Nie wieder abheften!

Schluss mit Stehordnern. Oder haben Sie noch Lust, Ablage zu machen?

Vor einigen Tagen habe ich durch Zufall mitbekommen, wie jemand einen Tag vor einer Dienstreise mehrere Unterlagen zu verschiedenen Themen aus Ordnern aus dem Schrank zusammengesammelt hat. Diese wurden dann in einen Stehordner einsortiert und mit Trennblättern abgegrenzt.

Eigentlich doch ganz ordentlich – oder?

Ich frage mich in solchen Situationen immer: Geht das nicht auch einfacher?

Ja, es geht. Der Trick ist, nicht mehr alle Unterlagen in Ordner abzuheften, sondern Hängemappen zu benutzen. Diese Hängemappen stellen Arbeitsakten oder Handakten dar. D.h. hier werden nur die aktuellen Unterlagen gesammelt.

Die Hängemappen können Sie entweder in den hohen Schublade Ihres Rollcontainers unterbringen, oder in spezielle Kunststoff-Boxen hängen, die dann entweder auf Ihrem Schreibtisch, oder auf dem Sideboard stehen. Es gibt auch entsprechende Schienen für Schränke, um die Hängemappen dort ablegen zu können.

Die neue Vorgehensweise wäre also: Sie nehmen die Hängemappe mit den Unterlagen, die Sie an dem Besprechungstag oder auf der Dienstreise benötigen und legen Sie in eine Eckspannmappe. Wenn Sie wieder ins Büro zurückkehren, nehmen Sie die Hängemappe aus der Eckspannmappe und hängen sie wieder an ihren Platz im Rollcontainer oder in der Box. – Fertig.

Kein lästiges hin- und herheften, kein umheften, kein umblättern, keine Trennstreifen beschriften.

Einfach. Schnell. Effizient.

Wie Sie im Video erkennen können, gibt es dabei einen großen Vorteil des Mappei-Systems im Vergleich zu normalen Hängemappen.

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Alle Informationen zu einem Termin an einem Ort

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Wenn Sie eine Dienstreise bzw. Kundenbesuch planen, kommen einige unterschiedliche Informationen zusammen, wie z.B.:

  • der Termin selbst
  • Anreisebeschreibung
  • Kontaktdaten
  • Informationen über Angebote bzw. Verträge
  • Ggf. Bahnfahrkarte und/oder Flug-Ticket
  • Hotelbuchungsbestätigung

Es wäre doch schön, wenn Sie alles zu dem Termin an einem Ort sammeln könnten.

 

Alles parat

Alle Informationen, die Sie benötigen zur Vorbereitung des Termins und für die An- und Abreise liegen in elektronischer Form vor. Daher bietet es sich an, diese Informationen auch elektronisch zu sammeln. Einige Dinge müssen Sie dann ggf. zwar noch kurz vor der Abfahrt ausdrucken, aber das können Sie dann en bloc erledigen.

 

Sofort in den Termin einfügen

Ich empfehle Ihnen die Hotelbuchungsbestätigung, die Bahnfahrkarte und das Flug-Ticket sofort, nachdem Sie diese Unterlagen per Mail erhalten haben, in den Termin einzufügen. Im Textfeld des Termin ist noch ausreichend Platz dafür.

Angebote bzw. Verträge, die Sie bereits auf dem Laufwerk gespeichert haben, können Sie als Link auf die Datei ebenfalls einfügen. Und die Kontaktdaten verknüpfen Sie aus Ihren Outlook-Kontakten heraus.

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Dies ist ein Kapitel aus meinem Outlook-Handbuch, in dem ich alle Funktionalitäten in Outlook 2013 Schritt-für-Schritt mit Bildern erkläre und Ihnen zusätzlich 76 Praxis-Tipps für die Anwendung am Arbeitsplatz gebe.

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Checklisten zur Vorbereitung einer Dienstreise

Reise

Bei einer Dienstreise ist vieles zu beachten. Oft sind es die Kleinigkeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Besonders ärgerlich ist es, wenn wichtige Dinge vergessen werden. Denn z.B. einen Reisepass kann man nicht innerhalb von 2 Tagen erneuern.

Damit Sie beim Planen Ihrer Dienstreise, oder der Dienstreise Ihres Chefs nichts vergessen, habe ich Ihnen einige Checklisten zusammengestellt.

In der Checkliste zur Planung der Dienstreise können Sie einige Angaben eintragen, die Sie für die Planung benötigen. So vergessen Sie nicht, wichtige Informationen vorab zu erfragen. Außerdem gibt es noch je eine kürzere Checkliste für Hotel- und Flugbuchungen.

Die Checkliste zur Dienstreise-Planung erhalten Sie hier:

Download Checkliste

Die Checkliste für die Flugbuchung erhalten Sie hier:

Download Checkliste

Die Checkliste für die Hotelbuchung erhalten Sie hier:

Download Checkliste

 

Den Überblick behalten

Wenn Sie alles organisiert haben und die Unterlagen Ihrem Chef mitgeben, dann stellt sich die Frage nach dem genauen Ablauf.

Wann findet wo welcher Geschäftstermin statt?

Sollte Ihr Chef ein Taxi bestellen, oder wird er vom Geschäftspartner vom Hotel abgeholt?

Wann findet wo ein Geschäftsessen statt?

Wann muss Ihr Chef spätestens zum Flughafen fahren?

Da ist es nicht einfach, den Überblick zu behalten. Ich weiß, es kostet Zeit, einen detaillierten Reiseplan zu erstellen. Aber nur so ist Ihr Chef wirklich gut vorbereitet und kann ganz einfach erkennen, welcher Schritt der nächste ist.

Ein Beispiel für einen Reiseplan finden Sie hier:

Download Checkliste

Ich hoffe, meine Checklisten helfen Ihnen dabei, alles gut und effizient zu organisieren und einen reibungslosen Ablauf der Dienstreise zu gewährleisten.

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