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Wie Sie E-Mails rechtssicher archivieren

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In meinen Blog-Artikeln geht es immer mal wieder um den E-Mail-Posteingang. Ich empfehle immer, sich Gedanken zu machen, wie lange man Mails aufheben will und welche Mails gelöscht werden können, damit das Postfach übersichtlich bleibt.

Grundlage dafür ist allerdings, dass seitens der IT-Abteilung eine entsprechende elektronische Archivierung der E-Mails erfolgt. Denn aus meiner Sicht kann und darf das Unternehmen die Verantwortung dafür nicht den jeweiligen Sachbearbeitern und Abteilungsleitern überlassen, sondern sollte dieses Thema grundsätzlich in der IT-Abteilung klären.

Nun ist dieses Thema leider nicht ganz einfach und die Dinge ändern sich auch. Ich kann nun wirklich nicht behaupten, dass ich Spezialistin in diesem Bereich und immer auf dem aktuellen Stand bin.

Daher möchte ich in diesem Artikel auf Quellen verweisen, die dies besser können. Wobei ich ausdrücklich darauf hinweise, dass ich nicht für die Inhalte verantwortlich bin.

 

Bitkom -Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. hat auf seiner Webseite (https://www.bitkom.org/ ) einige Leitfäden und weitere Publikationen veröffentlicht. Folgende Dokumente finde ich interessant:

10 Merksätze zur E-Mail-Archivierung

10 Merksätze für elektronische Rechnungen

10 Merksätze zur elektronischen Archivierung

 

Natürlich gibt es auch Software-Anbieter für entsprechende Lösungen. Diese veröffentlichen auch auf Ihrer Webseite entsprechende Leitfäden. Geben Sie einfach z.B. bei Google in die Suchmaske „Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung“ ein und Sie werden eine große Auswahl erhalten.

 

 

7 Sofortmaßnahmen gegen die tägliche E-Mail-Flut

E-Mail-Flut

Wer mehr als 80 Mails pro Tag erhält, der könnte sich den ganzen Tag lang damit beschäftigen. Aber viele Mitarbeiter und Führungskräfte haben neben den E-Mails noch weitere Aufgaben, Sitzungen und Projekte zu bearbeiten. Wie also können Sie mit der täglichen E-Mail-Flut besser umgehen?

In diesem Video zeige ich Ihnen 7 einfache Methoden, die Sie sofort umsetzen können und somit wirkungsvoll die Anzahl der neuen E-Mails reduzieren:

 

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Wie Sie E-Mail-Vorlagen speichern

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Versenden Sie auch immer wieder Mails mit den gleichen Texten? Sind der Betreff und der Mail-Empfänger auch jedes Mal identisch?

Statt die Texte immer wieder neu zu formulieren, oder eine ältere gesendete Mail zu suchen und den Text zu kopieren, empfehle ich Ihnen eine Mail-Vorlage zu erstellen und diese auf dem Laufwerk abzulegen.

So können Sie selbst schneller arbeiten und auch Ihr Vertreter ist sicherlich froh, darauf zurück greifen zu können.

Wie Sie Mail-Vorlagen speichern, erkläre ich in diesem Video:

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Outlook 2013 Handbuch BildDies ist ein Kapitel aus meinem Outlook-Handbuch, in dem ich alle Funktionalitäten in Outlook 2013 Schritt-für-Schritt mit Bildern erkläre und Ihnen zusätzlich 76 Praxis-Tipps für die Anwendung am Arbeitsplatz gebe.

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Nicht nur zu Weihnachten – Grüße zu Ostern per Mail

Nicht nur zu Weihnachten können Sie nette Grüße an Ihre Kunden senden.

Wer kennt das nicht? Im Dezember bekommt man von seinen Geschäftspartnern viele Weihnachtskarten. Sie verschicken sicherlich auch jedes Jahr entsprechende Karten. Das ist nett, aber wird Ihr Gruß tatsächlich noch wahrgenommen?

Es gibt viel Anlässe im Jahr

Neben Weihnachten gibt es noch eine ganze Reihe anderer Anlässe im Jahr, die Sie zur Kundenbindung nutzen können.

Eine Liste von Gedenk- und Aktionstagen finden Sie u.a. bei Wikipedia: Gedenk- und Aktionstage

In diesem Video stelle ich Ostergrüße beispielhaft vor. Bei der einen Variante handelt es sich um Ostergrüße, die Sie per Mail versenden können. Die andere Variante können Sie bei Terminbestätigungen vor Ostern verwenden.

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Ostergrüße per Mail:

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Terminbestätigung mit Ostergruß:

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Ausscheidender Mitarbeiter – was ist zu beachten?

Wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, sollten einige Dinge bezüglich der E-Mail-Kommunikation erledigt werden.

Da E-Mails für die geschäftliche Korrespondenz immer wichtiger geworden ist, sollten Sie wichtige Ansprechpartner, z.B. Lieferanten oder Kunden, rechtzeitig informieren, damit diese wissen ab wann Sie sich an den neuen Kollegen wenden können.

Ich habe Ihnen eine kurze Checkliste zusammengestellt. Darin ist aufgeführt, welche Aufgaben der ausscheidende Mitarbeiter hat und was die IT-Abteilung erledigen sollte.

Die Checkliste finden Sie zum Download unterhalb des Videos.

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Die einzelnen Punkte als Präsentation:

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von de.slideshare.net zu laden.

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Download Checkliste

Visitenkarten in Outlook übernehmen

Ich stelle immer wieder fest, dass die Teilnehmer meiner Seminare alte E-Mails im Posteingang aufheben, weil sie die E-Mail-Adresse des Absenders aufheben wollen.

Ein besserer Ort für die E-Mail-Adressen ist allerdings der Kontakte-Ordner. Daher zeige ich meinen Teilnehmern immer, wie sie ganz einfach die E-Mail-Adresse aus einer Mail in einen Kontakt übernehmen können.

Wie das geht, sehen Sie in diesem Video:

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Wie Sie sich Rückzugsmöglichkeiten schaffen können

Gehetzt sein, Stress und ein hohes Arbeitstempo haben auch damit zu tun, dass wir ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herspringen.

Nur noch schnell eine Mail schreiben.

Nur noch schnell die Frage des Kollegen beantworten.

Nur noch schnell 10 Aufträge erfassen.

Nur noch schnell 15 Bestellungen bearbeiten.

Nur noch schnell telefonieren.

Nur noch schnell eine Auswertung erstellen.

Oder wie Tim Bendzko singt: nur noch kurz die Welt retten.

Wer es dagegen schafft, sich nicht ablenken und stören zu lassen, kann konzentriert und in Ruhe eine Aufgabe zu Ende bearbeiten. Welche Rückzugsmöglichkeiten Sie haben, stelle ich Ihnen in meinem Video vor. Leicht und sofort umsetzbar.

 

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Inhalte einer Netiquette

Im letzten Beitrag habe ich Ihnen bereits erklärt, was sich hinter einer Netiquette verbirgt und Argumente geliefert, warum Sie eine Netiquette im Team einführen sollten.

Heute mache ich Ihnen Vorschläge, was mögliche Inhalte einer Netiquette sein könnten.

Ich unterscheide dabei Regelungen für die persönliche Arbeitsweise und Standards für die Zusammenarbeit im Team.

Zur persönlichen Arbeitsweise gehören u.a. eine einheitliche Signatur, Absprachen zur Betreffzeile oder auch die Nutzung von Verteilerlisten.

Die Standards im Team beinhalten z.B. der Umgang mit Mails während der Vertretung, die Verwaltung gemeinsamer Kontakte in Outlook oder der Einsatz von Lesebestätigungen.

Mehr dazu in diesem Video:

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Warum Sie eine Netiquette erstellen sollten

Ich habe es bereits bei den Vorschlägen für die Inhalte eines Office-Handbuchs erwähnt: Sie sollten eine Netiquette erstellen.

Aber was ist eine Netiquette? Es ist ein Kofferwort aus dem englischen „net“ für „Netz“ und dem französischen „etiquette“ für „Verhaltsregeln“. Es ist also eine Dokumentation, in der ein angemessenes, achtendes und respektvolles Benehmen in der E-Mail-Kommunikation geregelt wird.

Eine Netiquette kann also dabei helfen, interne E-Mails zu reduzieren und auch die Kommunikation nach Außen zu professionalisieren.

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Aufgaben zielführend formulieren

Ich habe Ihnen ja bereits die 5S-Methode vorgestellt, bei der es um mehr Ordnung und Struktur im Büro geht. Außerdem habe ich Ihnen bereits gezeigt, wie Sie Ihre tägliche E-Mail-Flut in den Griff bekommen. Dabei geht es immer wieder darum, die nächsten Arbeitsschritte in Aufgaben einzuplanen, wie Sie es vielleicht auch schon von GTD (Getting Things Done von David Allen) kennen.

Im Austausch darüber ist mir klar geworden, dass eine Sache, die für mich inzwischen selbstverständlich ist, Ihnen vielleicht noch nicht so geläufig ist. Es geht darum, wie man Aufgaben so formuliert, dass sie zielführend sind.

Ich beobachte häufig bei meinen Kunden, dass Aufgaben zu wenig konkret, zu lang oder zu umfassend formuliert werden. Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass es aber zielführender ist, wenn Aufgaben kurz und auf den Punkt gehalten werden. Mit einer klaren Botschaft, was zu tun ist. Dies ist übrigens auch im Projektmanagement wichtig.

Dafür benötigt man meistens nur 2 Wörter. Wie das funktioniert, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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