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Neu: das Hörbuch – Mehr PEP im Team!

Auf vielfachen Wunsch von Kunden und Partner gibt es das Standardwerk des PEP-Institutes jetzt in der praktischen Hörbuch-Version! So organisieren Sie sich und Ihr Team mit dem Personal Excellence Program!

Das Hörbuch zeigt anschaulich und praxisnah, dass gerade im Team die richtige Arbeitsorganisation unerlässlich ist: Effektivität ist nur dann möglich, wenn der Einzelne und die Gruppe Hand in Hand arbeiten.
Die sieben Produktivitätsfaktoren, übersichtlich gegliedert in einzelne Hörkapitel:

  • Effektive Führung
  • Geordnete Datenstrukturen
  • Effektives Informationsmanagement
  • Tagesplanung, Routinen, Aufgabenbündelung
  • Effektives Prozess- und Projektmanagement
  • Erfolgreiche Kommunikation
  • Erfolg im Team
Die CD incl. 28 Checklisten als Download können Sie unter info@pep-coaching.com für 16,60 Euro zzgl. MwSt. bestellen.

Es wird an Schulungen gespart

HilfeIn meinen letzten Trainings ist es mir wieder aufgefallen: in vielen Unternehmen wird an Schulungen zum E-Mail-Programm und MS Office gespart.

Offensichtlich wird davon ausgegangen, dass die Mitarbeiter die Nutzung dieser Standard-Software bereits kennen, oder sich diese einfach alleine aneignen können. Das ist aber oft nicht der Fall.

E-Mail-Programme, wie Outlook und Lotus Notes bieten sehr viele Möglichkeiten, sich selbst gut damit zu organisieren. Wenn aber Mitarbeiter noch nie in diesen Programmen geschult wurden, sind sie in der Regel aber nur in der Lage, Mails zu schreiben und zu senden, empfangene Mails in Unterordner zu verschieben, Unterordner anzulegen und zu Besprechungen einzuladen (oft ist nicht bekannt, wie man die Verfügbarkeit der Teilnehmer vorab prüfen kann). Vielleicht hat ein Mitarbeiter sich noch andere Funktionalitäten und Einstellungen von Kollegen abgucken können, aber das geschieht nur punktuell und zufällig.

Genauso ist es mit den MS-Office-Programmen Word, Excel und Powerpoint. Hier gab es oft auch keine Schulung für die Mitarbeiter. Und wenn eine neue Version eingeführt wird (z.B. von Office 2003 auf Office 2010), werden die Mitarbeiter entweder damit alleine gelassen, oder es gibt einen Online-Kurs für den aber auch niemand Zeit hat, oder jeder nimmt an einer einstündigen Umsteiger-Schulung teil. Meine Erfahrung ist, dass bei den Umsteiger-Schulungen schnell klar wird, dass die Mitarbeiter nicht nur wissen müssen, was jetzt anders ist, sondern einige grundsätzliche Funktionalitäten nicht kennen, also eine Grundlagenschulung benötigen würden.

Aber genau dafür ist weder Zeit noch Geld. Stattdessen wurschtelt sich jeder irgendwie durch. Dabei wird nicht beachtet, dass die Mitarbeiter Zeit verschwenden und einfach ineffizient arbeiten, weil sie es nicht besser wissen. Natürlich kann jeder Mitarbeiter auch im IT-Benutzerservice anrufen und dort wird ihm sicherlich eine Funktionalität erklärt, aber wenn man nicht ahnt, dass eine Software etwas Bestimmtes kann, dann kann man auch nicht danach fragen. Und um in der Hilfe-Funktion zu suchen, muss man oft erst den richtigen Begriff kennen.

Meiner Meinung nach ist die zeitliche und finanzielle Investition in entsprechende Schulungen sinnvoll, denn nur so können die Mitarbeiter Software-Programme gut für ihre Arbeit nutzen.

 

Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Hochseil balancieren

Heute möchte ich zwei Begriffe klären, die häufig verwechselt werden: Effektivität und Effizienz.

Einfach erklären kann man diese Begriffe wie folgt:

  • Effektivität: Die richtigen Dinge tun.
  • Effizienz: Die Dinge richtig tun.

Wenn Sie effektiv arbeiten wollen, sollten Sie also Ihre Prioritäten überprüfen, damit Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Dies ist notwendig, um seinem Ziel (z.B. Projektziel) näher zu kommen.

Wenn Sie effizient arbeiten wollen, sollten Sie sich immer fragen, ob es nicht auch noch einfacher, schneller und kostengünstiger geht. Sie müssen also Prozesse verschlanken.

Wenn Sie also eine unwichtige Aufgabe sehr schnell erledigen, dann sind Sie effizient in der Bearbeitung der Aufgabe, aber nicht effektiv. Wenn Sie dagegen sich auf eine Aufgabe mit höchster Priorität beschäftigen, diese aber nur sehr umständlich und langsam erledigen, sind Sie effektiv aber nicht effizient.

Erst die Kombination von beiden Techniken macht Sie zu einem exellenten Office-Worker.

Mit PEP an die Arbeit

Den Arbeitsalltag effektiv zu planen und zu gestalten lernt man in keiner Ausbildung und an keiner Uni. Viele Berufstätige sind überfordert, wenn es darum geht, ihre Arbeit zielorientiert zu managen. Systematische Hilfe bietet das bewährte »Personal Efficiency Program« (PEP).

Im modernen Berufsalltag werden mobile und flexible Arbeitsformen immer mehr zum Standard. Doch die Einführung von neuen Arbeitsformen muss (leider) nicht automatisch zu einem professionelleren und effizienteren Arbeitsstil führen. E-Mails, Intranet, Internet und E-Commerce sowie ortsunabhängiges virtuelles Arbeiten erzeugen eine nicht endende Informationsflut und erhöhen den Arbeitsdruck. Viele Unternehmen sind in stetigem Wandel begriffen, der auch eingeübte Arbeitsabläufe erfasst. Die Informationsverarbeitung im Unternehmensalltag ist so komplex geworden, dass ein Paradigmenwechsel im Arbeitsstil notwendig ist.

Das »Persönliche Effektivitäts Programm« (PEP) ist eine Anleitung zur Effektivitätssteigerung im Job und versteht sich als Hilfe zur Selbsthilfe. Das Buch versetzt gestresste und informationsüberflutete Berufstätige in die Lage, ein persönliches »Reengineering« durchzuführen. Es gibt den Lesern Strategien an die Hand, wie Sie sich eine effektive Arbeitsumgebung selbst schaffen und vor allem, wie sie Effektivität nachhaltig im Arbeitsalltag aufrechterhalten.

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