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Monster des Alltags – Die Trödelei

Ich stelle Ihnen ein weiteres „Monster des Alltags“ von Christian Moser vor: Die Trödelei.

Die Trödelei

Ich möchte näher auf den Punkt „scheinbar so dringliche Dinge einfach mal liegen lassen“ eingehen. Das ist ja auch eine Empfehlung aus dem Zeitmanagement. Die Grundlage dafür ist das Eisenhower-Prinzip (klick). Wenn Sie immer nur die dringenden Aufgaben erledigen, werden Sie durch den Tag getrieben. Aber für die wichtigen Aufgaben hatten Sie dann keine Zeit mehr. Natürlich gibt es auch Aufgaben, die sowohl dringend, als auch wichtig sind. Aber bei diesem Monster liegt die Betonung auf „scheinbar“.

Wer kennt das nicht? Es gibt immer wieder Kollegen, die machen jede Aufgabe dringend. Wenn man aber einmal nachfragt, stellt sich häufig heraus, dass das gar nicht noch heute erledigt werden muss, sondern noch ein paar Tage Zeit hat.

Die hohe Kunst besteht darin, zu erkennen, was tatsächlich dringend ist und was nur scheinbar dringlich gemacht wird. Daher ist die Trödelei ein wichtiges Monster des Alltags.

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Wie der elektronische Posteingang nach dem Urlaub schnell wieder leer wird

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Vielleicht hatten Sie über Ostern auch ein paar Tage frei. Nun kommen Sie an Ihren Arbeitsplatz zurück und finden wieder zahlreiche E-Mails im Posteingang. Damit Sie schnell wieder einen Überblick über den Posteingang bekommen und ihn leeren können, empfehle ich Ihnen das Eisenhower-Prinzip anzuwenden.

Dabei wird zwischen „wichtig“ und „dringend“ unterschieden. Ob eine Sache dringend ist, ist schnell festgestellt. Aber ob etwas wichtig ist, fällt meißtens etwas schwerer. Mein Tipp: überlegen Sie sich hier, welche Konsequenzen es für Sie oder das Unternehmen haben könnte, wenn Sie die Mail nicht heute bearbeiten.

Danach entscheiden Sie: E-Mails, die

  • wichtig und dringend sind bearbeiten Sie sofort, insbesondere wenn Sie nur kurze Zeit dafür benötigen.
  • wichtig, aber nicht dringend sind planen Sie über die Aufgaben konkret ein, d.h. Sie legen fest, an welchem Tag Sie die E-Mail bearbeiten wollen.
  • dringend, aber nicht wichtig sind können Sie delegieren oder auch hinterfragen (denn manchmal sind die Dinge dann doch nicht ganz so dringend, wie erst dargestellt).
  • weder dringend noch wichtig sind verschieben Sie in einen Unterordner „später bearbeiten“ und legen sich eine Erinnerung in einer Woche in den Kalender.