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Gehen Sie langsam

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Wenn es um einen herum hektisch wird, der Stresspegel ansteigt, der E-Mail-Posteingang voll mit neuen Mails ist und sich die unerledigten Aufgaben stapeln, dann neigen wir Menschen häufig dazu, die Aufgaben schnell-schnell zu erledigen. Auch ich selbst erwische mich dabei immer mal wieder.

Das Problem ist nur, dass bei all der Hektik auch schneller Fehler passieren. Fehler, die Sie später wieder ausbügeln müssen, was somit Zeit kostet.

Unter dem Strich haben Sie also nicht mehr geschafft, sondern benötigen mehr Zeit für die Erledigung Ihrer Aufgaben.

Wenn Sie z.B. im Eifer des Gefechts eine Unterlage schnell mal irgendwo zwischengelagert haben, benötigen Sie später mehr Zeit, um diese wieder zu finden. Besser wäre es gewesen, sich die Zeit zu nehmen die Unterlage ordentlich abzulegen.

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Mit To-Do-Listen entschleunigen

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Ich habe bereits häufiger darauf hingewiesen, dass es wichtig ist, Aufgabenlisten zu erstellen. Heute möchte ich noch eine andere Sichtweise darauf bringen: wenn Sie alle anstehenden Aufgaben, unabhängig davon, wie umfangreich sie sind, auflisten und diese Liste Schritt für Schritt abarbeiten, werden Sie am Ende des Tages feststellen, dass Sie wirklich etwas geschafft haben.

Wenn Sie dagegen auf eine solche Auflistung verzichten, besteht die Gefahr, dass Sie mal eben schnell noch diese und jene Kleinigkeit erledigen. Dann verzetteln Sie sich und lassen sich von den wichtigen Aufgaben des Tages ablenken. So werden Sie vermutlich viel unzufriedener in den Feierabend gehen.

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Legen Sie einen Zeitplan fest

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Es geht heute mal wieder um die wichtigen Aufgaben, deren Bearbeitung etwas länger dauert und für die im Tagesgeschäft in der Regel einfach zu wenig Zeit bleibt.

Aber es ist sehr wichtig, sich die Zeit für diese Aufgaben zu nehmen, um selbstbestimmt arbeiten zu können. Wenn Sie sich immer nur der E-Mail-Bearbeitung widmen, lassen Sie sich zu sehr fremdsteuern und gehen am Ende des Tages frustriert nach Hause, weil Sie das Gefühl haben mal wieder nichts geschafft zu haben.

Legen Sie also im ersten Schritt fest, wie lange Sie an der Aufgabe an diesem Tag arbeiten wollen. Und planen Sie dann diesen Zeitraum im zweiten Schritt konkret ein. Reservieren Sie sich Zeit dafür, indem Sie einen Termin in Ihren Kalender eintragen. Dies ist für viele Menschen einfach verbindlicher, als die benötigte Zeit nur im Kopf zu planen.

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Mehr Tipps zum Thema Zeitmanagement finden Sie in meinem E-Book. Klicken Sie einfach auf das Bild:

Teil 3

Wie Sie sich Rückzugsmöglichkeiten schaffen können

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Gehetzt sein, Stress und ein hohes Arbeitstempo haben auch damit zu tun, dass wir ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herspringen.

Nur noch schnell eine Mail schreiben.

Nur noch schnell die Frage des Kollegen beantworten.

Nur noch schnell 10 Aufträge erfassen.

Nur noch schnell 15 Bestellungen bearbeiten.

Nur noch schnell telefonieren.

Nur noch schnell eine Auswertung erstellen.

Oder wie Tim Bendzko singt: nur noch kurz die Welt retten.

Wer es dagegen schafft, sich nicht ablenken und stören zu lassen, kann konzentriert und in Ruhe eine Aufgabe zu Ende bearbeiten. Welche Rückzugsmöglichkeiten Sie haben, stelle ich Ihnen in meinem Video vor. Leicht und sofort umsetzbar.

 

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Wege, um medial abzuschalten

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Im letzten Artikel habe ich darauf hingewiesen, dass man seine Zeit im Internet begrenzen sollte, um nicht unnötig Zeit mit dem Suchen nach Informationen zu verschwenden.

Heute geht’s noch weiter zum Thema „medial abschalten“.

Für mich gehört auf alle Fälle auch dazu, dass in Meetings die Handys ausgeschaltet bleiben. Sich auf das zu konzentrieren, was präsentiert oder diskutiert wird hat auch etwas mit Wertschätzung der Personen zu tun. Nebenbei Mails zu lesen lenkt unnötig ab. Ich habe sowieso den Eindruck, dass Besprechungen häufig zu lang sind. Wenn dagegen alle beim Thema bleiben, dann könnte man sicherlich auch hier Zeit einsparen und sinnvoller nutzen.

Ebenso sollten Sie die Benachrichtigungsfunktion Ihres Mail-Programms ausschalten, sodass Sie nicht mehr sofort mitbekommen, wenn Sie eine neue Mail erhalten haben. Das lenkt auch nur ab. Der Mensch ist nun mal neugierig und somit werden Sie der Versuchung nur selten widerstehen können, die Mail zu öffnen. Das lenkt Sie aber wiederum von der Tätigkeit ab, die Sie eigentlich gerade angefangen haben.

Wie schon im ersten Video dieser Serie erklärt, ist es besser, bei einer Sache zu bleiben, sich darauf voll und ganz zu konzentrieren und diese zu Ende zu bearbeiten. Erst danach sollten Sie sich der nächsten Sache widmen.

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Wie Sie im Internet keine Zeit verschwenden

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Kennen Sie das auch? Sie suchen nach einer Information und nutzen dafür natürlich das Internet. Die Suchmaschine zeigt 29.000 Treffer an. Sie schauen sich die ersten Einträge der Liste an. Dort finden Sie verschiedene Web-Seiten, Artikel und auch Videos und PDF-Dokumente. Einige Infos sind tatsächlich interessant für Sie, andere haben Ihnen noch nicht wirklich weitergeholfen. Sie klicken weiter. Schauen auch mal auf einer Web-Seite in die anderen Seiten, verfolgen Links. Am Ende ist eine Stunde vergangen. Wenn Sie Glück haben, haben Sie gefunden, wonach Sie gesucht haben. Vielleicht sind Sie mit dem Ergebnis aber doch noch nicht zufrieden und suchen später nochmal weiter.

Man kann tatsächlich ziemlich einfach im Internet „versacken“. Folgende Grafik von TimeDoctor zeigt, dass Mitarbeiter knapp die Hälfte ihrer Zeit mit dem Surfen im Internet verbringt.

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von biz30.timedoctor.com zu laden.

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Time Doctor – Your Time Management Software

Was Sie tun können, um nicht zu viel Zeit mit dem Surfen im Internet zu verbringen erkläre ich in meinem Video:

 

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Entschleunigung Teil 2 – Single-Tasking

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Ich weiß, ich habe in meinem Blog vor einiger Zeit schon mal zum Thema Single-Tasking geschrieben. Aber ich bin erstaunt, wie viele Menschen immer noch glauben, sie könnten mehrere Dinge gleichzeitig in hoher Qualität erledigen.

Wir verschwenden unnötig viel Zeit und Energie, wenn wir ständig die Aufgaben wechseln.

Multitasking ist Energieverschwendung!

Wir verschwenden Zeit, weil unser Gehirn ständig die Aufgaben wechseln muss, so ist es ständig überfordert. Multitasking schenkt Dingen Beachtung, die eigentlich völlig unwichtig sind.

Wenn Sie z.B. telefonieren und gleichzeitig eine Mail schreiben, dann werden Sie schnell feststellen, dass Sie sowohl Ihrem Gesprächspartner am Telefon nicht richtig zugehört haben und das Gespräch nicht wirklich aufmerksam folgen konnten, als auch einige Fehler in der Mail gemacht haben (Tippfehler, keine sinnvollen Sätze, kein roter Faden).

Bitte hören Sie auf damit und konzentrieren sich auf eine Sache, die Sie dann richtig machen. Und glauben Sie nicht mehr den Kollegen, die behaupten, sie könnten mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Lassen Sie sich durch solche Märchen nicht stressen.

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Entschleunigung Teil 1 – Einführung

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Angeregt durch ein Seminar, das ich besucht habe zum Thema „Arbeit und Zeit“ habe ich mich intensiver mit dem Thema „Entschleunigung“ auseinander gesetzt.

Ich habe mich gefragt, woher der ständige Zeitdruck kommt und wann er eigentlich nachlässt.

Und woher kommt die ständige Beschleunigung bei der Arbeit?

Müssten wir nicht eigentlich durch den Einsatz von Computern und anderen Techniken und die ständige Verbesserung der Prozesse mehr Zeit haben?

Wo ist die eingesparte Zeit geblieben?

Ich denke, in den meisten Unternehmen entsteht der Zeitdruck durch Personalmangel und in dem Moment, wo etwas Unvorhergesehenes passiert. Außerdem spielt der Wettbewerb eine große Rolle. Wenn man als Unternehmen nicht jeden Tag daran arbeitet, seine Produkte zu verbessern und kostengünstiger anzubieten, dann wird man schnell vom Wettbewerb überholt.

Aber es ist nicht gut für Ihre eigene Gesundheit, wenn Sie immer noch „eine Schippe mehr“ drauflegen. Welche Möglichkeiten Sie haben, Ihren Arbeitsalltag zu entschleunigen, zeige ich Ihnen in der heute gestarteten kleinen Video-Serie.

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Einen Gang runterschalten in der Adventszeit

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Adventsbeleuchtung

Wie geht es Ihnen in diesen Tagen der Vorweihnachtszeit? Haben Sie sich schon auf Weihnachten eingestimmt? Haben Sie schon einen Gang runtergeschaltet und blicken zufrieden auf das Jahr zurück?

Oder ist dies eher eine stressige Zeit für Sie, in der Sie noch Weihnachtsgeschenke einkaufen müssen, von einer Weihnachtsfeier zur nächsten hetzen, zwischendurch sich noch schnell mit Freunden oder Kollegen auf dem Weihnachtsmarkt auf einen Glühwein treffen und im Büro noch schnell die letzten offenen To-Dos aus den diversen Projekten erledigen und dafür die eine oder andere Überstunde machen.

Eine Trainingsteilnehmerin hat mir vor ein paar Tagen erzählt, dass sie jetzt abends immer Sterne aus Papier faltet. So kommt sie zur Ruhe, macht etwas sinnvolleres als Fernsehgucken, dekoriert ihre Wohnung weihnachtlich und hat auch noch kleine Geschenke für Freunde und Verwandte.

Was machen Sie, um einen Gang runterzuschalten und sich in Weihnachtsstimmung zu bringen?

Entschleunigung: langsam laufen

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Wer schneller läuft, kommt unwesentlich früher ans Ziel, dafür aber gehetzt.

Bringt es Ihnen wirklich etwas, wenn Sie dem Bus oder der Straßenbahn hinterher laufen, nur weil die nächste Linie „erst“ in 5 oder 10 Minuten kommt?

Und was können Sie daraus für Ihre Arbeit ableiten?