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Mehr Ordnung im Büro & Zuhause: Beschriftung von Hängemappen

In diesem Gastartikel zeigt Michael Seibold von Etikett.eu, wie Sie ganz einfach Hängemappen beschriften können.


Ablage leicht gemacht

Den Meisten ist die Ablage ein Dorn im Auge. Nicht selten werden wichtige Unterlagen und Papiere wochenlang in stapelbaren Ablagekästen am Schreibtisch im Büro oder Privaten gehortet, bis Sie sich irgendwann die Zeit nehmen, sich ihrer zu erbarmen – meistens im Zuge eines Frühjahrsputzes, der auf dem Schreibtisch wieder für Ordnung sorgt. Bei solchen Aufräumaktionen tauchen häufig Unterlagen urplötzlich aus dem Nichts wieder auf, nach denen man wochenlang gesucht hat. Kennen Sie dieses typische Chaos von Rechnungen, ungeöffneten Briefen und weiterer Dokumente? Meist reichen bereits einige nützliche Ordnungshilfen, um den Papierkram in den Griff zu bekommen und wieder Ordnung im Büro oder Zuhause zu schaffen. Zum Verstauen von Unterlagen und Papieren bieten sich Hängeregister geradezu an.

Definition: Hängemappen

Bei diesem Ordnungssystem handelt es sich um Hängemappen aus Karton, die der Lose-Blatt-Ablage dienen. Es gibt sie in unterschiedlichen Ausführungen: Hängehefter, Hängemappen, Hängetaschen, Hängesammler, Hängeordner und Pendelregistratur und sind sowohl für die lose Ablage als auch für gelochte Unterlagen geeignet. Zusätzlich bietet die Mappe vorne und hinten auch noch Platz für (mehr detaillierte) Beschriftungen, die Sie aber erst sehen, wenn die Mappe aus der Box gezogen wird. Die Mappen verfügen über eine Falzung am Boden, mit der sie sich individuell auf die Inhaltsmenge einstellen lassen.

Beschriftung von Hängemappen

Die Hängeregister werden hierzu in der Hängeregistratur, meist in Form eines Rollcontainers oder Mappenboxen, eingehängt und mit einem so genannten „Reiter“, einem Beschriftungsschild, versehen. Somit kann man auf einem Blick erkennen, in welcher Hängemappe sich die gesuchten Papiere befinden.

Praxis-Tipp:

Um keine unnötige Zeit mit dem Aufräumen der Ablage zu verschwenden, ist es empfehlenswert, eingehende Dokumente und Unterlagen möglichst zeitnah in den Hängeregistern zu verstauen. Besonders praktisch ist die Hängeregistratur, wenn sie sich möglichst nahe am eigenen Schreibtisch befindet, so dass jederzeit auf die Papiere zugegriffen werden kann.

Der Vollsichtreiter wird mit einem weißen Schildchen beschriftet, das nach der Beschriftung in den Plastikreiter geschoben wird. Die Beschriftung kann per Hand erfolgen oder, wer über eine eher unleserliche Handschrift verfügt, mit sogenannten Hängemappen-Etiketten beklebt werden. Dabei handelt es sich um selbstklebende Etiketten, die aufgrund ihrer Abmessungen optimal auf die Blanko-Schildchen passen. Besonders geeignet sind hierfür Hängemappen-Etiketten 99017 von Dymo, mit den Maßen 51 x 12,5 Millimeter, wie Sie hier finden. Ein besonderer Vorteil von selbstklebenden Labels ist, dass die aktuelle Beschriftung bei einem Tippfehler oder einer Änderung der Ordnung und Organisation der Mappen einfach (mehrmals) überklebt werden können.

Einfaches Beschriften per Etiketten-Software

Am einfachsten geht’s mit einer kostenfreien Software, wie etwa Dymo für ihre Etikettendrucker, aber auch viele andere Druckerhersteller, anbieten. Die Anwendung ist schnell zu installieren und sehr einfach zu bedienen. Dabei bietet die Software bereits verschiedene Voreinstellungen und Layouts, so dass lediglich auf das richtige Modell der Ihnen vorliegenden Etikettenrolle geklickt und anschließend der gewünschte Text eingetragen werden kann, ohne vorher mehrmals ausprobieren zu müssen, ob die Beschriftung auch mittig auf dem Etikett landet. Vorteile bietet auch der Seriendruck aus einer Excel-Tabelle, mit der mehrere verschieden beschriftete Labels auf einmal gedruckt werden können.

Nicht immer gehört ein Etikettendrucker zum Inventar im Büro oder Zuhause. Selbstklebende Labels können auch per Word bedruckt werden. Meistens werden hierzu Etiketten auf Bögen verwendet, die in den Drucker eingelegt und anschließend über Word bedruckt werden. Auch hier gibt es Voreinstellungen, die das Blatt in die zu den Labels auf dem Bogen passenden Raster unterteilt.

Inhaltliche Ordnung

Im Vorfeld ist es wichtig zu überlegen, wie die Hängemappen gegliedert und beschriftet werden sollen. Ähnlich zum Ordnersystem kann auch bei Hängemappen mit Ober- und Unterkategorien gearbeitet werden. Dazu bietet es sich an, eine Mappenbox einem Thema zuzuordnen oder, im Falle eines Schrankes oder Containers, eine Schublade pro Thema anzulegen. Die einzelnen Hängemappen beinhalten dann die Unterkategorien. In der Box bzw. in der Schublade “Versicherungen” befinden sich somit alle Dokumente zu Versicherungen. Alle Unterlagen zur “Auto” oder “Hausrat” beispielsweise befinden sich wiederum in einer Hängemappe, usw. Dieses System lässt sich auch in das Büro übertragen: So können beispielsweise für jeden einzelnen Lieferanten eine Mappe angelegt und Verträge oder andere Unterlagen darin aufbewahrt werden.

Praxis-Tipp:

Vorteilhaft sind Hängemappen für die Sammlung von Unterlagen für die Steuererklärung, wie Rechnungen oder Bescheinigungen. So können Sie im Laufe des Jahres alle Dokumente an einem bestimmten Ort aufheben und müssen so nicht kurz vor der Abgabe Ihrer Steuererklärung aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen.

Im Hinblick auf die Sortierung ist es sinnvoll, die Unterlagen chronologisch rückwärts zu sortieren, also das aktuellste kommt einfach immer oben drauf. So haben Sie die aktuellen Unterlagen immer in Sicht- und Griffweite.

Praxis-Tipp:

Um noch mehr den Überblick zu behalten, können Sie auch mit einem Farbsystem arbeiten. Die Reiter-Schildchen gibt es auch in unterschiedlichen Farben, so dass eine Farbe für jeweils ein Thema verwendet werden kann, wie beispielsweise blaue Schilder für “Versicherungen” oder grüne Schilder für “Lieferanten”. Unterkategorien lassen sich entweder mit der gleichen Farbe wie die Oberkategorie trennen oder Sie verwenden hierfür Markierungen in ähnlichen Farbnuancen.

Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Büro und Zuhause und Sie werden sehen, dass beschriftete Hängeregister eine optimale Arbeitserleichterung darstellen und Ihre Ablage wesentlich übersichtlicher wird.


Über den Autor:

Michael Seibold (30) ist Geschäftsführer und Gründer von Etikette.eu. Sein Anspruch ist es, dass Kunden schnell, einfach und günstig in unserem Onlineshop einkaufen können, ohne dabei auf die Kompetenz eines Fachhändlers verzichten zu müssen.

Kontakt

Etikett.eu
Gruckingerstr. 4
D-85461 Unterstrogn

www.etikett.eu

Kein Piksen mehr – Namensetiketten zum Aufkleben

Namenschilder in Workshops

In einem vorhergehenden Blog-Artikel habe ich Ihnen Tisch-Namenschilder vorgestellt. Diese sind bei Seminaren und Trainings sehr wichtig, damit Sie als Moderator bzw. Trainer die Teilnehmer mit Namen ansprechen können und die Teilnehmer dies auch untereinander tun können, falls sie sich nicht kennen.

Wie ist es aber bei Workshops?

Wenn sich alle Teilnehmer frei im Raum bewegen, mal vor dem Flipchart, dann vor einer Metaplanwand stehen, helfen die Namenschilder, die auf dem Tisch stehen nicht mehr.

Daher werden in solchen Fällen üblicherweise kleine Namenschilder ans Oberteil angebracht. Es gibt diese mit Magneten (Vorsicht bei Herzschrittmachern) und mit Nadeln. Leider hinterlassen die Nadeln unschöne kleine Löcher im Hemd bzw. in der Bluse, hängen schief oder sind nicht so leicht ohne Hilfe eines anderen anzubringen.

 

Namensetiketten zum Aufkleben

Oft genug habe ich es in solchen Fällen erlebt, dass dann ein Streifen Kreppband abgerissen und mit einem Flipchartstift beschriftet wurde. Leider färbt die Schrift ab, sodass die Finger danach schmutzig sind.

Man kann auch einfache Adressetiketten bedrucken und ans Oberteil kleben. Das ist dann aber erfahrungsgemäß nicht mehr so einfach abzuziehen und falls man es am nächsten Tag noch einmal benutzen möchte, klebt es nicht mehr.

Was ist also die Lösung?

Von Herma gibt es Textiletiketten aus Acetatseide. Diese können Sie bedrucken. Die Druckerfarbe färbt nicht ab. Und sie lassen sich sehr leicht am Oberteil aufkleben und abziehen und sie kleben auch am nächsten Tag noch genauso gut.

Dieses Produktvideo von Herma zeigt es:

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Die Namensetiketten gibt es in einer Packung mit 250 Stück in weiß. Das Etikett ist 50×80 mm groß. Hier können Sie es bestellen:

Mit Wordvorlagen von Sigel Etiketten bedrucken

sigel-wordvorlagen

Ich habe ja bereits Online-Möglichkeiten für den Etikettendruck von verschiedenen anderen Herstellern vorgestellt. Heute geht es um Sigel. Im Menüpunkt „Software & Downloads“ werden Wordvorlagen zum Bedrucken von Sigel-Etiketten zur Verfügung gestellt.

Zum Service hier klicken: Wordvorlagen

Die Vorlage funktioniert wie erwartet. Mehr dazu in diesem Video:

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Im Video gebe ich den Hinweis, dass man die Vorlagen nicht unbedingt benötigt, sondern das Raster auch in Word erstellen kann. Wie das geht erkläre ich in diesem älteren Beitrag: Adressetiketten mit Word drucken

Es gibt aber auch von Sigel eine Online-Anwendung für die Gestaltung von Etiketten. Diese stelle ich in den nächsten Blog-Artikeln vor.

Etiketten drucken mit Elba Print

elbaprint

In den beiden vorhergehenden Beiträgen habe ich bereits erklärt, wie man mit der kostenlosen Online-Anwendung Elba Print (Link) Etiketten gestalten und speichern kann.

Nun kommen wir zum letzten Schritt: das Drucken.

Es wird ein PDF-Dokument generiert, dass man dann abspeichern und ausdrucken kann.

Leider habe ich keine Möglichkeit, nur ein bestimmtes Etikett zu drucken. Es wird immer das oben links gedruckt. Das ist mein Kritikpunkt, da ich in vielen Fällen auf meinem Etikett-Bogen bereits andere Etiketten gedruckt und verwendet habe und dann nur ein oder zwei bestimmte drucken möchte. Nur in seltenen Fällen möchte ich gleich mehrere Etiketten, also den gesamten Bogen auf einmal drucken.

Ansonsten ist die Anwendung intuitiv zu benutzen. Wesentliche Vorteile im Vergleich zu Microsoft-Word bietet sie mir allerdings nicht.

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Etikettenvorlagen speichern bei Elba Print

elbaprint

Im vorhergehenden Video habe ich kurz erklärt, wie man eine Designvorlage von Elba in deren kostenlosen Online-Anwendung Elba Print verwendet und an die eigenen Vorstellung anpassen kann.

Im nächsten Schritt möchte ich nun diese Etikettenvorlage speichern.

Leider kann ich die Vorlage nur bei Elba ablegen, also in deren Speicherort. Dafür muss ich mich bei Elba anmelden. Dies ist für eine Privatperson o.k., aber im Büro möchte ich dies nicht tun. Im Unternehmensumfeld ist es immer besser, solche Vorlagen auf dem eigenen Server zu speichern. Schließlich könnten Sie ja z.B. Ihr Firmenlogo verwenden und da möchte man den Speicherort als Unternehmen selbst unter Kontrolle haben.

Ich finde es sehr schade, dass mir Elba nicht die Möglichkeit gibt, eine Vorlage auf meinem eigenen Computer bzw. Laufwerk abzuspeichern.

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Etiketten gestalten mit Elba Print

elbaprint

Heute möchte ich Ihnen die Benutzung der kostenlosen Online-Anwendung von Elba vorstellen, mit der Sie Etiketten gestalten können. Zur Anwendung auf diesen Link klicken: http://www.elbaprint.com/

Es gibt einige Gestaltungsvorlagen. Wie Sie diese nutzen und Texte etc. ändern können, stelle ich Ihnen in diesem Video vor:

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Etikettendruck

Dies ist der letzte Teil des Produkttests. Der Ausdruck der Etiketten hat bei mir nicht so gut funktioniert – es gab Schwierigkeiten bei einem großen blauen Feld, das dann streifig war. Aber das kann durchaus an meinem Drucker liegen.

Der Etikettdruck

Die Software von Avery Zweckform generiert zum Schluss eine PDF-Datei, die dann ausgedruckt wird.

Was mir besonders gut gefallen hat, ist die Möglichkeit genau festzulegen, welches Etikett von dem Bogen ich nun drucken will. Man erstellt also nicht erst mit Hilfe einer Tabelle in Word alle Etikettvorlagen für den gesamten Bogen und muss dann die nicht benötigten Teile löschen. Stattdessen klickt man genau die Etiketten an, die man drucken will. Das ist sehr komfortabel und geht viel schneller.

Wer, z.B. für Produktschilder eine hohe Druckqualität benötigt, dies aber mit dem eigenen Drucker nicht realisieren kann, kann auch den Druckservice von Avery Zweckform nutzen. Das ist zwar etwas teurer, aber das Ergebnis ist viel besser.

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Etikettenvorlage verwenden

Hand Using a Computer Mouse

 

Im Rahmen des Produkttests habe ich auch die Software von Avery Zweckform für die Gestaltung von Etiketten geprüft.

Nachdem ich nun, wie in den beiden letzten Videos gezeigt, Vorlagen auf meinem Rechner gespeichert habe, wollte ich testen, ob ich diese Vorlage später wieder gut aufrufen und verwenden kann.

 

 

 

 

Etikett-Vorlage

Wie zu erwarten war, kann man sehr einfach eine gespeicherte Vorlage in der Software von Avery Zweckform öffnen, anpassen und drucken. Wenn Sie also verschiedene Vorlagen im Corporate Design erstellt haben, sollten Sie diese so auf dem Laufwerk speichern, dass alle Kollegen bzw. Projektmitglieder darauf zugreifen und diese nutzen können. Das spart Zeit und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild.

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Gestaltung eines Inhaltsverzeichnisses

Inhaltsverzeichnis

 

Als Produkttester habe ich von Avery Zweckform auch ein DIN A4 großes Etikett zugeschickt bekommen.

Im ersten Moment habe ich mich gefragt „Was soll ich damit?“. Ich hatte ehrlich gesagt keine Idee, wie ich so ein großes Etikett sinnvoll für mich einsetzen könnte.

Aber da haben mir die Design-Vorschläge geholfen.

Dort wurde dieses Inhaltsverzeichnis angezeigt. Bisher habe ich immer eine Tabelle in Word erstellt und dieses Blatt in eine Prospekthülle gesteckt, die ich zu Beginn des Ordners abgelegt habe. So konnte ich handschriftlich das Inhaltsverzeichnis ausfüllen und das Blatt war durch die Hülle geschützt. Dies ist einfach umsetzbar und preiswert.

Besonders toll sieht es aber nicht aus.

 

Etikett als Inhaltsverzeichnis

Sehr gut gefallen hat mir die Idee, auf dieses große Etikett ein Inhaltsverzeichnis zu drucken. Das kann man dann auf die Innenseite des Ordnerdeckels kleben. Die Einträge werden auch handschriftlich vorgenommen, oder bei einem Schulungsordner auf das Etikett gedruckt.

Das sieht natürlich viel eleganter und professioneller aus.

Die Vorlage kann in der Software von Avery Zweckform ganz einfach dem eigenen Corporate Design angepasst und für die spätere Nutzung abgespeichert werden.

Wie das funktioniert erkläre ich in diesem Video:

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Erhältlich ist dieses Etikett hier:

Anwendungsbeispiele Etiketten

Ich bin zum Produkttester von Avery Zweckform ausgewählt worden. Beim aktuellen Test wurden mir verschiedene Etiketten zugeschickt und ich sollte die Software von Avery Zweckform, mit der man Etiketten beschriften kann, ausprobieren.

Während des Tests habe ich viele neue Ideen bekommen, welche Etiketten man wofür einsetzen kann. Bisher habe ich fast ausschließlich Adressetiketten für Post und Etiketten zur Beschriftung von Standordnern verwendet.

Aber es gibt viele gute Ideen und Anwendungsbeispiele für die Verwendung von Etiketten in unterschiedlichen Größen, die ich in diesem und im nächsten Artikel vorstellen möchte. In drei weiteren Videos zeige ich die Benutzung der Software von Avery Zweckform und im letzten Video berichte ich vom Druckergebnis.

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Um mein Urteil gleich vorweg zu nehmen: die Anwendungsbeispiele haben mir viele gute und neue Ideen gegeben, die Design-Vorlagen gefallen mir und mit der Software bin ich, bis auf ein paar Kleinigkeiten, zufrieden.

Neue Ideen für die Verwendung von Etiketten

Ich gebe zu, ich habe mich noch nie intensiv damit auseinander gesetzt, welche unterschiedlichen Etiketten es gibt. Durch den Test ich mir klar geworden, dass es sich lohnt, genauer hinzusehen und dann kommen die Anwendungsideen ganz von alleine.

Über meine Erfahrungen berichte ich hier:

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Beschriftung von Projektmappen

Projektmappe, Kundenmappe oder Schulungsordner – dies alles lässt sich gut mit diesem etwas größeren Etikett individuell beschriften.
Avery Zweckform 3426 Universal-Etiketten (A4, Papier matt, 800 Etiketten, 105 x 70 mm) 100 Blatt weiß

Inhaltsverzeichnis für Ordner

Für ein Inhaltsverzeichnis, das man auf dem Ordnerdeckel innen einklebt, benötigt man ein DIN A4 großes Etikett.
Avery Zweckform 3478 Universal-Etiketten (A4, Papier matt, 100 Etiketten, 210 x 297 mm) 100 Blatt weiß

Beschriftung von Archiv-Boxen

Wenn man Ordner oder Papierunterlagen in entsprechende Boxen archiviert, ist die Verwendung eines DIN A5 großen Etikettes sinnvoll.
Avery Zweckform 6176 Universal-Etiketten (A4, Papier matt, 50 Etiketten, 210 x 148 mm) 25 Blatt weiß