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Projektmanagement leicht gemacht

Heute gebe ich Ihnen ein paar Ideen, wie Sie die Tipps aus meinem E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ umsetzen können.


 

So läuft es täglich in vielen Unternehmen

Ich habe es schön häufig erlebt. Da kommt der Chef ins Büro und sagt zum Mitarbeiter: „Herr Mustermann, machen Sie sich doch mal Gedanken zu folgendem Thema.“ Der Mitarbeiter macht sich auf ein Post-It eine kurze Notiz. Der Chef geht wieder. Der Mitarbeiter stöhnt, weil er eine Zusatzaufgabe erhalten hat und nicht weiß, wie er das angehen soll, weil er sich mit dem Thema eigentlich noch gar nicht auskennt. Aber er legt sofort los, weil die Aufgabe ja vom Chef kam und daher schnell erledigt sein muss. In den nächsten Tagen macht der Mitarbeiter ein paar Überstunden und erstellt eine umfangreiche PowerPoint-Präsentation, die er dann dem Chef vorstellt. Leider passt das Ergebnis nicht zu den Vorstellungen des Chefs. Das ganze Konzept-Papier landet im Mülleimer. Der Chef denkt, er hat einen unfähigen Mitarbeiter, der nicht weiß, was wirklich wichtig ist und der Mitarbeiter ist frustriert, weil er keine Anerkennung für seine Leistung erhalten hat und nun wieder von vorne beginnen kann.

Machen Sie es ab sofort besser!

Meine Empfehlung an Sie: machen Sie es ab sofort anders! Wenn Ihr Chef Sie mit so einer vagen Aufgabenstellung überfällt, dann nehmen Sie sich gleich die Checkliste zum Projektauftrag, die Sie in der Lektion 3 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ finden und gehen gemeinsam mit dem Chef die Punkte durch. Fragen Sie Ihren Chef, was ihn an der aktuellen Situation genau stört, welche Probleme er sieht. Fragen Sie auch, welche Ziele der Chef mit dieser neuen Aufgabe verfolgt und welche Erwartungen er an die Lösung hat. Vielleicht hat Ihr Chef ja auch schon eine grobe Lösungsidee im Kopf? Fragen Sie nach einem Budget und Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen und nach seinen Zeitvorstellungen, wann Sie starten und fertig sein sollen. Klären Sie zum Schluss noch, in welcher Form das Konzept-Papier vorgelegt werden soll (PowerPoint-Präsentation, Word-Dokument oder reicht für den ersten Informationsaustausch auch eine E-Mail?). Um so professionell reagieren zu können, sollten Sie die Checkliste immer ausgedruckt griffbereit haben.

Der Projektauftrag

Im nächsten Schritt sollten Sie einen Projektauftrag erstellen. In der Lektion 3 gebe ich Ihnen einen Tipp, wie Sie eine entsprechende und professionelle PowerPoint-Präsentation in wenigen Schritten erstellen. Wenn Sie den Projektauftrag detailliert haben, dann gehen Sie die einzelnen Punkte in einem Gespräch mit Ihrem Chef durch, arbeiten ggf. Änderungen ein und lassen sich den Projektauftrag absegnen.

Die Projektplanung: Meilensteine

Nun beginnt die Projektplanung. Dabei geht es vom Groben ins Detail. D.h. zuerst sollten Sie wichtige Meilensteine festlegen. Zu diesen Zeitpunkten sind wichtige Zwischenergebnisse erreicht. In der Lektion 5 des E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ stelle ich Ihnen zwei Vorlagen in Excel vor, die Sie für die Planung und Darstellung Ihrer Projekt-Meilensteine einsetzen können.

Jetzt geht’s los!

Überlegen Sie sich, welche Kollegen mit Ihnen zusammen an dem Thema arbeiten sollten und laden diese zu einem Kick-off-Meeting ein. Hier stellen Sie Ihr Projekt vor und motivieren die Kollegen mitzuarbeiten.

Treffen Sie sich dann gemeinsam mit den Kollegen zu einem weiteren Termin, wo Sie zusammen ein Mindmap mit den zu erledigenden Aufgaben erstellen. In der Lektion 6 stelle ich Ihnen eine Liste mit hilfreichen Fragen vor, die Ihnen dabei hilft, nichts Wichtiges zu vergessen.

Übernehmen Sie dann die Aufgaben in eine To-Do-Liste für das Projekt. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer solchen Liste in Excel finden Sie in der Lektion 8.

Der Statusbericht

Einmal pro Monat sollten Sie einen Statusbericht erstellen und diesen Ihrem Chef vorstellen. So merkt Ihr Chef, dass es voran geht (das gibt ihm ein gutes Gefühl) und Sie können abklären, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind (das schützt Sie davor nur für den Papierkorb gearbeitet zu haben). Eine entsprechende Word-Vorlage stelle ich Ihnen in der Lektion 11 meines kostenlosen E-Mail-Kurses „Projekte effizient managen“ vor.

Der Abschlussbericht

Wenn das Projekt beendet ist, erstellen Sie noch einen Abschlussbericht. Hierfür können Sie die PowerPoint-Vorlage aus der Lektion 13 nutzen. Aus meiner Sicht ganz wichtig, aber leider oft vergessen: Die Abschlussfeier. Meine Empfehlung: Feiern Sie gemeinsam den Erfolg. Denn häufig enden Projekte irgendwann ziemlich klanglos. Was aber sehr Schade ist, denn Sie haben viel Zeit und Energie in Ihr Projekt gesteckt. Das dürfen Sie auch einmal feiern.

Sie möchten sich für den kostenlosen E-Mail-Kurs „Projekte effizient managen“ anmelden? Dann klicken Sie einfach auf diesen Button:

Effizient arbeiten mit dem Excel-Daten-Link für PowerPoint

Der Excel-Daten-Link von FastChange

Ich habe in anderen Blog-Artikeln bereits einige Funktionen von FastChange, dem Add-in für PowerPoint vorgestellt.

Hier klicken für die bisherigen Artikel: Schneller arbeiten, Agenda erstellen, Corporate Design im Griff, Formen

Es gibt noch eine weitere Funktion, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte: Der Excel-Daten-Link.

Wahrscheinlich kennen Sie bereits die Möglichkeit, Excel-Tabellen oder auch Diagramme mit PowerPoint zu verknüpfen. Der Vorteil: Wenn Sie in Ihrer Excel-Datei eine Änderung vornehmen, wird die Änderung in der entsprechenden PowerPoint-Datei übernommen. So laufen Sie nicht Gefahr, die Änderung zu vergessen und bei einem wichtigen Meeting alte Daten zu präsentieren.

Sie kennen diese Funktionalität noch nicht? Dann empfehle ich Ihnen meinen Video-Kurs zu Tabellen in PowerPoint (klick)

Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, ob diese Verknüpfung auch bei Textfeldern funktioniert. Die schlechte Nachricht: Es geht nicht einfach so standardmäßig. Die gute Nachricht: Sie benötigen nur das Add-In von FastChange (klick). Hier gibt es den Excel-Daten-Link. Und damit können Sie Texte, Bilder, Farben, Ampeln und HarveyBalls automatisch anpassen bzw. aktualisieren.

Was ist eine Serienpräsentation?

Die Möglichkeiten eines Serienbriefes sind Ihnen sicherlich bekannt. Sie erstellen in Word einen Brief und können aus einer Excel-Datenbank Adressdaten oder auch andere Informationen in den Brief über ein Seriendruckfeld einfügen. Wenn Sie dann den Serienbrief drucken, erhalten Sie Briefe mit den jeweils eingefügten Informationen. Das spart viel Zeit und ist nicht so fehleranfällig, wie das händische Kopieren und Einfügen der Daten.

Die gleiche Logik steckt hinter einer Serienpräsentation. Sie erstellen eine Folie in PowerPoint und verknüpfen einzelne Textfelder, Bilder und Diagramme mit einer Excel-Tabelle. Auf Knopfdruck werden dann Folien in Ihre PowerPoint-Datei eingefügt, in denen die Felder entsprechend der Excel-Daten gefüllt werden.

FastChange bietet mit dem Excel-Daten-Link genau diese Funktion. Sie haben dabei sogar die Wahl, ob die Folien in Ihre aktuelle PowerPoint-Datei eingefügt werden sollen, oder ob pro Datensatz eine eigene PowerPoint-Datei erstellt wird.

Dies ist besonders interessant für Controller und Projektleiter, die regelmäßig wiederkehrende Reports erstellen, Management Summaries vorstellen, oder flexible Produktblätter benötigen.

Wie der Excel-Daten-Link funktioniert erkläre ich in diesem Video:

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Hippes CRM statt EXCEL Bingo

Wo ein CRM-System Ihrem Good-Old-Excel den Todesstoß versetzt

Die Basis für jedes Unternehmen sind Daten. Kundendaten! Denn ohne Kunden kein Geschäft. Die Kundendaten sind meist relativ statisch. D. h. es gibt einen Firmennamen, eine zugehörige Adresse und ggf. noch Kontaktdaten wie Telefonnummer oder eMail-Adresse. Bis hierhin werden alle Excel-Liebhaber sagen: Das geht doch prima in Excel. Warum also ein CRM-System? Ganz einfach – weil Excel spätestens an seine Grenzen stößt, wenn es um Bewegungsdaten geht.

EXCEL für vertriebliches CRM einsetzbar?

Excel ist ein umfangreiches Programm mit zahlreichen Möglichkeiten – unbestritten. Es scheitert jedoch beim Einsatz für vertriebliches CRM. Denn CRM (Customer Relations Management, zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement) lebt davon, Bewegungsdaten abzuspeichern.

Vertriebsstatus im CRM-System einfacher abbildbar und selektierbar

Bewegungsdaten sind z. B. sich ändernde Vertriebsstatus. So müssen Sie abbilden können, wo Ihr Kunde aktuell im Vertriebsprozess steht. Ist er lediglich eine eingekaufte Adresse, die noch „unangetastet“ ist. Oder hat es bereits einen telefonischen Erstkontakt gegeben? Gab es vielleicht schon einen persönlichen Termin oder haben Sie schon ein Angebot geschrieben? All diese Dinge sollten Sie möglichst zum Kunden ablegen, um jederzeit den aktuellen Status im Blick zu haben. Excel kann das nur im begrenzten Umfang. Die Listen werden jedoch sehr unübersichtlich und zudem lassen sich Kunden nicht anhand dieser Kriterien selektieren. Versuchen Sie in Excel einmal, aus 20.000 Kundendatensätzen herauszufiltern, welcher Kunde bereits einen persönlichen Termin hatte jedoch noch kein Angebot und auch kein Infomaterial per Post. Der Otto-Normal-Excel-User streicht hier schon die Segel. Das ist nur etwas für echte Excel-Freaks! Alle anderen freuen sich über ein einfach zu bedienendes CRM-System, bei dem die Vertriebsstatus einfach per Checkbox aktivierbar und selektierbar sind.

Vertriebsstatus und Produktzuordnungen per Checkbox. Weitere Merkmale und Vertriebskennzeichen individuell programmierbar.

 

Kontakthistorien in Excel nicht möglich

Ein gutes CRM-System lebt zudem davon, dass alle Kontaktpunkte, die jemals mit dem Kunden stattgefunden haben lückenlos dokumentiert sind. So sollten Sie eine chronologische Kontakthistorie führen, in der z. B. alle Anrufe, eMails oder sonstige Kommunikationswege abgebildet sind, so dass Sie mit nur einem Blick wissen, wer was wann mit wem besprochen hat. DAS ist die Nasenlänge, die Sie ihren Wettbewerbern voraus sind. Eine Excel-Liste muss bei dieser Aufgabe zwangsläufig kapitulieren, denn die Kontakthistorie wächst sukzessive und wird natürlich dadurch über die Jahre immer wertvoller. Ein CRM-System, wie z. B. infra-struktur, bietet diese Kontakthistorie gleich mit an. Da die Telefonanlage mit infra-struktur koppelbar ist, werden alle Anrufe anhand der Rufnummer erkannt und AUTOMATISCH in der Kontakthistorie der passenden, digitalen Kundenakte abgelegt. Das gleiche funktioniert mit der eMails-Erkennung und Zusortierung via der in den Kundendaten abgespeicherten eMail-Adresse. Die Kontakthistorie füllt sich daher quasi wie von Geisterhand. Anwendungsfehler können dadurch absolut miniert werden. Komfortabel kann jeder Mitarbeiter die Historie einsehen, so dass Kunden auch mitarbeiterunabhängig betreut werden können. Spontane Mitarbeiterausfälle, z. B. durch Krankheit oder Urlaub können von den Kollegen problemlos aufgefangen werden, weil durch die Kontakthistorie das Wissensmonopol des Einzelnen aufgehoben wird und eine transparente Arbeitsweise entsteht. In der Kontakthistorie können Sie bequem nach verschiedenen Kommunikationskanälen selektieren. Anfragen wie „Suche mir alle eMails mit dem Suchwort Demoanfrage“ ergeben in wenigen Millisekunden das passende Ergebnis.

Die Kontakthistorie dokumentiert jeden Kontaktpunkt zum Kunden – egal über welchen Kommunikationskanal.

 

Daten automatisch miteinander verknüpfen

Zu einem Kundendatensatz gehören jedoch nicht nur die Bewegungsdaten, sondern ggf. auch verschiedene Projekte. So könnten z. B. zum Kundendatensatz eines Handwerkers verschiedene Bauprojekte verknüpft sein, die er durchgeführt hat. Diese Spinnennetz-artige Verknüpfung von Daten ist nun wirklich der Todesstoß für Excel. Denn wenn Sie diese Komplexität aus verknüpften Kunden- und Projektakten kombiniert mit allen Bewegungsdaten abbilden wollten, dann macht Excel rein volumentechnisch endgültig die Grätsche. In „infra-struktur“ ist es einerseits möglich, alle Bewegungsdaten zu einem Kunde- oder Projektdatensatz zu speichern. Darüber hinaus können Sie verschiedene Kunden- und Projektakten auch in Beziehung setzen und so miteinander verknüpfen. Dadurch werden Ihre Wege, Informationen schnell zu finden, immer kürzer. Sie können deutlich effektiver arbeiten und kürzere Reaktionszeiten sicherstellen.

Verknüpfung von Kundendaten mit verschiedenen Projektakten

 

Dokumente zum Kunden oder zum Projekt ablegen

Zur Kundenakte gehören auch Schriftstücke wie z. B. der normale Schriftverkehr, Lieferscheine, Verträge und Angebot. Zu einer Projektakte – greifen wir z. B. das Beispiel des Handwerkers wieder auf – gehören Skizzen, Zeichnungen, Pläne etc. Auch hier kann Excel nicht mit einer praxisnahen Lösung aufwarten. Im CRM-System infra-struktur laden Sie über das integrierte Dokumentenmanagement jegliche Dokumente, wie z. B. Fotos, Grafiken, Word-, Excel- oder PDF-Dateien, hoch und verknüpfen diese mit den passenden Kunden- oder Projektakten. So müssen Sie den Kunden Meyer nun nicht mehr vertrösten, der eine Frage zu seinem letzten Angebot hat, nur weil der betreuende Kollege gerade im Urlaub ist und Sie sich in seiner physischen Ordner- und Ablagestruktur nicht auskennen. Sie gehen einfach in die Kundenakte auf den Reiter Dokumente, finden das Angebot und können Hr. Meyers Frage im Nu beantworten. So geht guter Kundenservice heute!

Verknüpfen Sie Dateien und Dokumente mit Kunden- und/oder Projektakten.

 

Fazit

Excel ist und bleibt ein mächtiges Tool mit vielen Möglichkeiten und Einsatzgebieten. Für den Einsatz im Bereich CRM scheitert Excel jedoch an vielen Punkten. Eine Übersicht über weitere kritische Vergleichspunkte finden Sie am Ende dieses Artikels. Modern strukturierten Unternehmen empfehlen wir den Einsatz eines professionellen CRM-System wie z. B. „infra-struktur“. Mit nur 69 Euro im Monat können sich insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) professionell aufstellen und ein Kundenbeziehungsmanagement aufbauen, welches den Großkonzernen in nichts nachsteht. Es ist schnell und einfach implementiert, kostenmäßig attraktiv, wächst mit Ihrem Unternehmen mit, ist modular erweiterbar und intuitiv bedienbar. Backstage sitzen „echte, charmante Menschen“, die auf dem kurzen Dienstweg schnell reagieren und Support leisten. Also … wann steigen Sie von Excel auf ein CRM-System um?

 

CRM versus Excel

 

Über die Autorin

Stefanie Heither

Marketingleitung und Vertriebsassistentin der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt.

Mit knapp 20 Jahren Berufserfahrung im Bereich Marketing und Vertrieb widmet Sie sich leidenschaftlich Ihrem Herzthema „Selbstmanagement, Zeitmanagement und Kommunikation“. In Ihren interaktiven, peppigen Vorträgen schläft kein Teilnehmer ein, sondern lauscht aufmerksam den bildhaften Beispielen von urzeitlicher Mammutjagdten und törichten BMW-Fahrern. Selbst auch der Teilnehmer in der letzten Reihe versteht dann, wie wir Menschen psychologisch funktionieren und welche Mechanismen man einfach ändern kann, um Struktur in sich und seinen Arbeitsalltag zu bekommen. Das Büromanagement- und CRM-System „infra-struktur“ liefert hierfür einfache Werkzeuge, die KMUs im Businessalltag unterstützen.

Kontakt: https://www.infra-struktur.de

 

P.S.: Gönnen Sie sich eine Pause und erleben Sie bei einem leckeren Kaffee in 3 Minuten die DNA von infra-struktur in unserem Kurzvideo: https://www.infra-struktur.de/produktvideo

 

Kommentare in Excel ausdrucken

In einem vorherigen Beitrag habe ich Ihnen gezeigt, wie leicht es ist, Kommentare und Anmerkungen zu Excel-Zellen hinzuzufügen.

Was Sie beachten müssen, falls Sie diese Kommentare ausdrucken wollen, erkläre ich in diesem Video:

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Die Anleitung dazu können Sie herunterladen, wenn Sie auf diesen Button klicken:

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Kommentar in Excel-Zelle einfügen

In Excel kann man bekanntlich gut Zahlen und Daten verwalten und übersichtlich darstellen. Aber während der Erstellung solcher Tabellen ist nicht gleich beim ersten Wurf alles perfekt. Vielmehr entwickeln sich diese Übersichten mit der Zeit und man ist doch mehrmals mit der Überarbeitung der Zahlen beschäftigt.

Vielleicht geht es Ihnen auch so. Aber wie fügen Sie einzelnen Zellen Anmerkungen, wie z.B. „ist die Zahl realistisch?“ oder „Daten nochmals überprüfen“ an? Gehören Sie auch zu den vielen Personen, die die Excel-Tabelle ausdrucken und handschriftliche Anmerkungen notieren?

Das muss nicht sein.

Digitale Kommentare einfügen

Sie haben auch in Excel eine sehr komfortable Möglichkeit, Anmerkungen und Kommentare an einzelne Zellen anzufügen. Es wird dort auch automatisch dargestellt, wer wann diesen Kommentar erstellt hat. Sie können in den Kommentaren auch Bearbeitungshinweise für andere Anwender hinterlegen. Sollten Sie die Daten validiert haben, oder die Anmerkungen nicht mehr benötigen, lassen sich die Kommentare auch ganz einfach wieder löschen.

Wie das geht, beschreibe ich Ihnen in diesem kurzen Video:

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Die Anleitung können Sie herunterladen, wenn Sie auf folgenden Button klicken:

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Zeit sparen mit Excel – Tastenkombinationen

Auch für Excel gibt es eine große Anzahl an Tastenkombinationen, die die Arbeit erleichtern.

Einige Beispiele:

  • Diagramm einfügen
  • aktuelles Datum einfügen
  • eine Zelle mit den Euro-Zeichen formatieren

Ich habe ein paar aus meiner Sicht nützliche Tastenkombinationen zusammengestellt.

Diese Liste stelle ich Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können sie unterhalb des Videos downloaden.

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Excel: Symbole verwenden

Vielleicht haben Sie es schon mal bei Ihren Kollegen gesehen: es gibt die Möglichkeit, Zahlen mit Symbolen zu versehen, die die Aussagekraft der Zahl unterstützen. Dies können Pfeile sein, die nach oben (Aussage: die Entwicklung ist positiv verlaufen) oder nach unten (Aussage: die Entwicklung ist negativ verlaufen) zeigen, oder auch farbige Balken. Diese Symbole werden mit den Zahlen zusammen in einer Zelle dargestellt und peppen eine einfache Liste optisch auf.

Die Funktion, die dahinter steckt nennt sich „bedingte Formatierung“ und dann entweder „Datenbalken“ oder „Symbolsätze“. Es geht sehr einfach. Mit nur 3 Klicks können auch Sie Ihre Tabellen entsprechend gestalten.

Wie das geht, erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Excel: heutiges Datum einfügen

Manchmal muss man in Excel das heutige Datum in eine Zelle einfügen. Z.B. wenn Sie eine Rechnung in Excel schreiben wollen oder Sie wollen deutlich machen, von welchem Tag Ihre Auswertung ist.

Sie können das Datum einfach in die Zelle eintippen, oder eine einfache Tastenkombination benutzen.

Welche das ist, zeige ich in diesem Video:

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Excel: Beschriftung am Bubble-Chart

Als ich vor ein paar Tagen eine Risikoanalyse in Excel erstellen wollte, hatte ich einige Schwierigkeiten, das Bubble-Chart zu beschriften. Also an die einzelnen Bubbles den Namen des Risikos zu schreiben.

Ich habe im Internet nach der Lösung dafür gesucht und bin darauf gestoßen, dass gesagt wurde, dass man das in Excel nicht machen kann und man ein Add-In benötigt. Ich konnte das nicht glauben. Ich war mir sicher, dass es auch standardmäßig in Excel funktioniert.

Nach einiger Zeit habe ich den Weg herausgefunden. Es ist – wieder ein Mal – nicht schwer, solange man weiß, wie es geht.

Daher beschreibe ich Ihnen den Weg in diesem Video:

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Diagramme in Excel ganz einfach erstellen

Ich weiß, dass viele Mitarbeiter etwas Angst vor der Erstellung von Diagrammen in Excel haben. Aber das ist vollkommen unberechtigt. Mit der Funktion „Schnellanalyse“ kann man sehr einfach ein professionelles Diagramm erstellen und dies auch ganz einfach ändern.

Wie das geht, beschreibe ich in diesem Video:

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