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Daten filtern in Excel

In diesem letzten Teil der kleinen Video-Serie zur To-Do-Liste zeige ich Ihnen, wie Sie Daten filtern können.

So können Sie sich z.B. anzeigen lassen, welche Aufgaben nur Sie selbst betreffen (indem Sie nach Ihrem Namen filtern) oder alle offenen Aufgaben.

Allerdings sollten Sie eine Sache beachten: wenn Sie die Aufgabenliste wieder schließen und noch die Daten gefiltert haben, dann wird die Liste mit dieser Ansicht gespeichert. Wenn dann ein anderer Kollege die Datei öffnet und nicht genau hinsieht, ob Filter gesetzt sind, dann wundert der sich vielleicht im ersten Moment, warum die Liste viel kürzer ist, als sonst.

Wie Sie den Filter setzen und ihn benutzen zeige ich in diesem Video:

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Bedingte Formatierung in Excel

In diesem Video geht es um den nächsten Schritt, um meine To-Do-Liste etwas aufzupeppen. Im ersten Schritt habe ich mit Hilfe einer Formel den Status der Aufgabe berechnen lassen. Bei überfälligen Aufgaben steht nun in der Zelle das Wort „überfällig“. Wenn einige Aufgaben als „erledigt“ gekennzeichnet sind, dann fallen die überfälligen Aufgaben nicht sofort auf. Daher möchte ich nun im zweiten Schritt die Zellen, in denen das Wort „überfällig“ steht, rot einfärben.

Dies geht mit der sogenannten „bedingten Formatierung“. D.h. ich kann festlegen, dass die Zelle auf eine bestimmte Art formatiert wird (in meinem Fall eine rote Füllung), wenn eine Bedingung erfüllt ist. Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie überfällige Aufgaben schnell erkennen

Heute startet eine 3-teilige Serie, in der ich Ihnen zeige, wie Sie eine einfache To-Do-Liste in Excel etwas aufpeppen können.

In diesem ersten Teil erkläre ich Ihnen, wie Sie mit Hilfe einer Formel anzeigen lassen können, welche Aufgaben überfällig sind. Dafür benötigt man die Funktion „Heute“, die ich im vorhergehenden Artikel bereits gezeigt habe. Wir rechnen also dieses Mal mit „Heute“, damit tagesaktuell festgestellt werden kann, welche Aufgabe heute überfällig ist.

Dies geht mit der Wenn-Dann-Funktion. Ich weiß, dass viele Menschen Angst vor dieser Funktion haben, weil sie so kompliziert erscheint. Aber sie ist ganz einfach. Sie funktioniert nach folgender Logik: wenn eine Bedingung erfüllt ist, soll Excel in die Zelle etwas hineinschreiben, wenn diese Bedingung nicht erfüllt ist, soll Excel in die Zelle etwas anderes hineinschreiben. Die einzelnen Schritte (Prüfung – Dann – Sonst) werden mit Semikolon getrennt. Wichtig ist, dass Sie keine Leerzeichen dazwischen einfügen, sondern die Formel in einem Rutsch schreiben.

In unserem Fall soll Excel, wenn das das heutige Datum größer ist, als das Fälligkeitsdatum der Aufgabe, in die Zelle das Wort „überfällig“ schreiben, und ansonsten (wenn also das heutige Datum nicht größer ist, als das Fälligkeitsdatum der Aufgabe) ein Leerzeichen.

Die Formel, die Sie in die Zelle eintragen müssen habe ich im Video erklärt, aber ich schreibe sie hier nochmal hin, damit Sie sie einfach kopieren können. Sie lautet:

=wenn(heute()-C5>0;“überfällig“;“ „)

Nachdem ich das Video aufgenommen habe, fiel mir ein, dass man die Formel auch etwas vereinfachen kann, damit sie etwas logischer ist. Sie können auch folgendes schreiben:

=wenn(heute()>C5;“überfällig“;“ „)

Vielleicht fragen Sie sich, wie Excel mit einem Datum rechnen kann. Es funktioniert, weil Excel jedes Datum in eine Zahl umwandelt, nämlich die Anzahl der Tage, die seit dem 0.0.1900 vergangen sind. Excel ermittelt also im Hintergrund die Anzahl der Tage vom 0.0.1900 bis heute und vom 0.0.1900 bis zum Datum, das in der Zelle C5 steht. Und damit kann man rechnen.

Hier also das Video, in dem ich die Formel erkläre:

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Excel-Tipp: aktuelles Datum einfügen

Ich gebe Ihnen immer wieder Tipps, wie Sie Excel für Ihre Büro-Arbeit effizient und zeitsparend nutzen.

Im vierten Teil meiner Video-Serie zu Excel erkläre ich, wie Sie mit Hilfe einer Formel das aktuelle Datum einfügen können, das bei jedem Aufruf der Datei angepasst wird. Diese Formel finden Sie auch in der Liste der Formeln im Register „Formeln“ und dann beim Themenblock „Datum und Uhrzeit“.

Das aktuelle Datum können Sie gut einsetzen, falls Sie Rechnungen in Excel erstellen. Aber Vorsicht: das Datum wird jedes Mal angepasst, wenn Sie die Datei öffnen. Wenn Sie also die erstellte Rechnung elektronisch ablegen wollen, dann sollten Sie die Excel-Datei in ein PDF umwandeln.

Wie Sie die Heute-Funktion einfügen erkläre ich Ihnen hier:

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Wie Sie mit Excel 2010 jetzt noch schneller Diagramme erstellen

Excel 2013 Schnellanalyse

 

Wer in Excel Daten in Tabellen zusammenfasst, möchte diese
immer mal wieder in Diagrammen darstellen. An diesem Punkt stellt sich immer
wieder die Frage, welches Diagramm die Informationen gut darstellt, also am
besten geeignet ist. Excel 2010 hilft bei der Entscheidung. Die entsprechende
neue Funktion heißt „Schnellanalyse“.

Über die Schnellanalyse können Sie die Formatierung der einzelnen Zellen (z.B. mit Farben) sehr einfach ändern und auch ganz einfach Diagramme erstellen. Excel schlägt Ihnen geeignete Diagramme vor und gibt auch Erläuterungen dazu, welche Aussage Sie mit welcher Diagrammform am besten darstellen können.

Dabei hilft eine kleine Vorschau mit Ihren echten Daten, eine gute Entscheidung zu treffen.

Das Diagramm entspricht wahrscheinlich noch nicht so ganz Ihren Vorstellungen. Sie müssen erfahrungsgemäß noch einige Ergänzungen vornehmen, wie z.B. die Achsenbeschriftung einfügen oder vielleicht wollen Sie die Daten beschriften (z.B. den jeweiligen Wert zum Balken hinzufügen). Bisher musste man sich dafür durch die Menüs klicken. Jetzt unterstützt Excel auch dabei. Es gibt ein kleines Kontextmenü zum Diagramm, über das Sie ganz einfach die Änderungen vornehmen können.

Ich finde diese neuen Funktionen gerade für diejenigen geeignet, die nur selten Diagramme in Excel erstellen. Jetzt braucht man keine Angst mehr davor haben und kommt sehr schnell zu einem tollen Ergebnis.

Die genaue Beschreibung der Funktion finden Sie hier: Diagramme in Excel 2010

 

Excel: Daten neben- statt untereinander

Excel-Berechnung

Haben Sie auch schon mal eine Liste in Excel zugeschickt bekommen, in der Daten untereinander standen (z.B. eine Adressliste mit Name, Straße, Ort)?  Meist ist das nicht sinnvoll für eine gute Übersicht oder Auswertungen. Besser wäre es, wenn die Daten nebeneinander stehen würden. Dafür gibt es die Funktion „Transponieren“.

Wie Sie vorgehen müssen, beschreibe ich in der angehängten Datei.

Hinweis: diese Vorgehensweise ist nur sinnvoll, wenn die Liste der Daten relativ kurz ist, da es sonst zu zeitaufwändig ist.

Daten nebeneinander statt untereinander in Excel 2010

Excel: Eingabemaske für Daten

 

Eingabemaske

Nutzen Sie Excel für die Verwaltung von vielen Datensätzen, wie z.B. Adressdaten Ihrer Kunden oder Informationen zu Ihren Produkten? Dann hätten Sie vielleicht gerne eine Eingabemaske zum Erfassen und Suchen der Informationen.

Bisher dachten Sie vielleicht, für so eine Eingabemaske muss man Makros programmieren können oder braucht Kenntnisse in VBA (Visual Basic for Applications, eine Programmiersprache). Dem ist nicht so. Daher möchte ich Ihnen heute eine meiner Lieblings-Funktionen von Excel vorstellen.
 

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Windows: Verknüpfungen unter „Speichern unter“ bei Office 2010

Eigene Dateien

 

Kennen Sie das? Wenn Sie z.B. in Word eine Datei auf Ihrem Laufwerk abspeichern wollen, dann landen Sie zuerst im Ordner „Eigene Dateien“. Sie müssen dann sehr oft klicken, bis Sie das richtige Laufwerk, Ihre Abteilung und dann den entsprechenden Unterordner gefunden haben.

Viel schneller sind Sie, wenn die Ordner, die Sie häufig benutzen, in der linken Leiste im Fenster „Speichern unter“ stehen. Dann müssen Sie nur noch dort drauf klicken und sind gleich im richtigen Verzeichnis.

Die Beschreibung zur Vorgehensweise finden Sie in folgender PDF-Datei:

Windows_Verknüpfungen unter Speichern unter bei Office 2010

Viel Spaß damit!


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