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Mehr Ordnung mit Farben: selbstklebende Ordnerrückenschilder

Ordnung durch Farben

Um ehrlich zu sein mag ich Büros, die funktionell und klar gestaltet sind. Schreibtische und Schränke in einem hellen grau oder Buche, dezenter Teppichboden, dunkelgraue Ablagekästen und ganz wichtig: Ordnung. Also keine Papierstapel, Zeitschriftenstapel, Zettel oder unzählige Tierbilder und Witze, die an den Wänden oder Schränken hängen.

Ein Büro sollte einladend aussehen, insbesondere wenn man dort Besucher bzw. Kunden empfängt. Daher sind eine gepflegte Pflanze (bitte keinen Urwald) in der Ecke und ein gerahmtes Bild an der Wand auch schön.

Wenn es aber um die Papierablage geht, dann darf es gerne bunt werden. Wenn man die Schranktüren öffnet, sollte man idealerweise bereits an den Farben der Ordnerrücken erkennen können, welche Themen abgelegt sind. Das hilft Ordnung zu bewahren.

 

Farbige Rückenschilder

Nun stellt sich die Frage, wie die Farbe an die Ordner kommt. Es gibt die Möglichkeit, farbige Ordner zu nutzen. Aber um ehrlich zu sein, sind die ziemlich teuer. Daher sind farbige Rückenschilder aus meiner Sicht die richtige Wahl.

Diese gibt es zum Aufkleben. Wenn man sie später anders beschriften möchte, dann druckt man einfach ein neues Schild in der entsprechenden Farbe aus.

Jetzt habe ich aber eine andere Variante gefunden: farbige Rückenschilder zum Aufkleben mit Einsteckfach.

Das Rückenschild ist dabei deutlich länger, als der Ordnerrücken und verfügt auch über das notwendige Loch. Man klebt also das Rückenschild oben und unten um die Ecke auf die Innenseite des Ordners. Dadurch hält es besser und entstehen keine unschönen Ecken, die sich mit der Zeit lösen könnten.

Vorne gibt es das übliche Einsteckfach, sodass man ein entsprechendes Schild hineinschieben kann.

Das Material ist sehr robust und aus einer Art Kunststoff (ich kann es nicht besser beschreiben).

Es gibt diese Rückenschilder für breite Ordner (60 mm):

Oder auch für schmale Odner (40 mm):

Zum Bedrucken der Schilder stellt durable Vorlagen zur Verfügung. Diese finden Sie unter: http://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

Wie Sie die Farbe von Dateiordnern ändern können

Farben geben Orientierung

Ich habe auch schon in anderen Blog-Artikeln darauf hingewiesen, dass es sinnvoll ist, sich ein Farbkonzept für die Papierablage zu überlegen. Sie und Ihre Kollegen finden Informationen einfach schneller, weil ein weiteres Kriterium hinzukommt.

Ich habe mir diese Möglichkeit immer auch für die Dateiablage gewünscht. In einem anderen Artikel habe ich bereits gezeigt, wie Sie andere Symbole verwenden können, aber mir würde es häufig bereits ausreichen, wenn das Ordnersymbol bleibt und nur eine andere Farbe erhält.

Die Farbe von Dateiordnern ändern

Ich habe nun zwei kostenlose Software-Programme gefunden, die genau dies ermöglichen.

Beim FolderColorizer können Sie nach der Installation mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und die Farbe ändern.

Der FolderMarker kann noch mehr: Hier haben Sie die Möglichkeit, die gelben Dateiordner mit kleinen Symbolen zu versehen.

Im folgenden Video stelle ich Ihnen beide Programme kurz vor. Ich habe den FolderMarker selbst installiert und zeige Ihnen, wie es funktioniert.

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Farbige Rückenschilder für Stehordner

Farben geben Orientierung

Ein Kunde von mir betreibt verschiedene Niederlassungen. Dem Bereichsleiter war es wichtig, dass die Organisation in der Verwaltung der einzelnen Niederlassungen weitestgehend einheitlich ist, damit die Springer-Kraft, die die Urlaubs- und Krankheitsvertretung übernimmt, sich schnell zurecht findet. Außerdem wollte er durch die Vereinheitlichung und die Einführung von Standards eine effizientere Arbeitsweise erreichen.

Nachdem wir gemeinsam die Ablagestruktur neu organisiert haben, wurde auch ein Farbkonzept entwickelt.

Farben geben einfach Orientierung beim Suchen nach Informationen. Wenn Sie sich im Team z.B. darauf geeinigt haben, dass Rechnungen immer in einem blauen Ordner abgelegt werden, dann können Sie im Schrank gezielter nach dem richtigen Ordner suchen.

Da Sie ja bereits Ordner (vermutlich in grau marmoriert) angelegt haben, wäre der Aufwand nun groß, alles in farbige Stehordner um zuheften. Daher liegt es nahe, dass die Rückenschilder nun farbig sein sollten. Wenn Sie aber auch die alten Einsteckschilder weiter verwenden möchten und sich die Arbeit sparen wollen, alle Schilder neu zu beschriften, könnten die Rückenschilder „Ordofix“ von Durable die richtige Lösung für Sie sein.

Es gibt die Rückenschilder in den Farben Schwarz, Grün, Rot, Gelb und Blau.

Sie kleben die Schilder einfach auf den Ordnerrücken (das Loch ist bereits ausgestanzt). Am oberen Teil ist das Schild etwas länger, sodass Sie es umknicken und auf die Ordnerinnerseite kleben.

Einsteckschilder wie gewohnt

Da die Rückenschilder über eine entsprechende Tasche verfügen, können Sie die Einsteckschilder wie gewohnt beschriften und hinein schieben.

So wird aus einem schlichten grau marmorierten Stehordner ein Ordner, der Ihrem Farbkonzept entspricht.

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Die Vorlage zur Beschriftung der Einsteckschilder finden Sie zum Download bei Durable:

https://www.durable.de/service/downloads/formatvorlagen.html

 

 

Das Corporate Design im Griff mit FastChange

Hilfe, die Schrift stimmt nicht!

Ob internationaler Konzern oder kleiner Betrieb, es gibt in jedem Unternehmen ein festgelegtes Design für Briefe, Prospekte und auch PowerPoint-Präsentationen. Im Corporate Design ist festgelegt, welche Schriftart und -größe von den Mitarbeitern verwendet werden soll, welche Farben zum Unternehmenslogo passen und wie in PowerPoint Formen gestaltet werden.

Aber manchmal passiert es dann doch. Aus Versehen hat ein Mitarbeiter die falsche Schrift auf einer Folie benutzt oder im Diagramm stimmt eine Füllfarbe nicht. Oft fällt dies erst bei der Präsentation vor dem Kunden auf und das ist ärgerlich.

Also werden alle Mitarbeiter (nochmals) informiert, dass unbedingt das vorgegebene Corporate Design verwendet werden soll und jeder jede Folie prüfen muss, bevor die Präsentation vorgeführt wird.

Zeitfresser Foliengestaltung

Hier haben wir einmal wieder einen echten Zeitfresser gefunden. Ich bin der Meinung, dass es eigentlich ganz schnell geht, Inhalte in eine Präsentation einzufügen. Aber bis die Folien wirklich gut aussehen, vergehen Stunden.

Klar, die Schriftart, Schriftgröße und Farben müssen stimmen. Aber es passiert leider auch schnell aus Versehen oder auf Grund von Unwissenheit über die Vorgaben, dass etwas nicht richtig ist.

Und auch wenn man die richtige Vorlage verwendet hat und wirklich auf diese Punkte geachtet hat, kurz vor der Fertigstellung muss man ja dann doch wieder alles kontrollieren.

CD-Check mit einem Klick

Viel einfacher ist es mit dem Add-In von FastChange und dem dort integrierten CD-Check. Dort haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Dinge prüfen zu lassen. Ich würde immer alle Haken setzen (so ist auch schon die Voreinstellung). Dann einfach nur auf den Button klicken und schon werden die Fehler aufgelistet. Man erkennt genau auf welcher Folie was nicht stimmt. Dann einfach auf „Anpassen“ klicken und schon entspricht die Folie wieder den Vorgaben. Falls Sie im Ausnahmefall ganz bewusst an einer Stelle eine andere Schriftart eingesetzt haben, klicken Sie auf „Ignorieren“. Sie sind also in wenigen Minuten fertig!

Das ist besonders wichtig, wenn kurz vor einem Meeting noch schnell einige Änderungen an der Präsentation vorgenommen werden mussten.

 

Wie der CD-Check funktioniert stelle ich Ihnen in diesem Video vor:

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Wie Sie fertige Designs verwenden

Im letzten Blog-Artikel hat Christian Allner erklärt, wie wichtig es ist ein Corporate Design für sein Unternehmen festzulegen. Heute geht es nun darum, wie Sie eine PowerPoint-Präsentation entsprechend anpassen.

Schneller Start mit fertigen Vorlagen

Wenn Sie PowerPoint starten wird Ihnen bereits eine große Auswahl an fertigen Vorlagen vorgeschlagen. Suchen Sie sich hier einfach eine Vorlage aus, die Ihrem Unternehmen entspricht. Sie können auch aus vielen online verfügbaren Vorlagen nach etwas passendem suchen. Geben Sie dafür einfach im Suchfeld einen entsprechenden Begriff ein.

Weitere Anpassungen

Wenn Sie sich für eine PowerPoint-Vorlage entschieden haben, können Sie diese weiter anpassen. Wechseln Sie dazu zum Reiter „Entwurf“. Hier haben Sie eine umfangreiche Auswahl an verschiedenen aufeinander abgestimmten Farbpaletten. Diese wirken sich u.a. auf die Farben in Diagrammen aus. Sie können auch die Schriftart ändern. Es gibt einen Katalog von geeigneten Schriften, die jeweils für den Titel und Texte festgelegt werden. Bei den Effekten legen Sie fest, wie Formen und SmartArt-Grafiken gestaltet werden.

Wie Sie diese Anpassungen in PowerPoint vornehmen, erkläre ich in dem folgenden Video:

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Wie Sie den Folienmaster exakt mit Ihren Unternehmensfarben, den Schriften und ihrem Logo anpassen, erkläre ich in diesem Video-Kurs (einfach auf das Bild klicken):