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Die 5 häufigsten Fehler beim Erstellen einer Word-Datei

Bei meinen Trainings und Arbeitsplatzcoachings fallen mir immer wieder die gleichen Fehler auf, die beim Schreiben eines Textes in MS-Word gemacht werden. Dabei wird unnötig Zeit verschwendet. Es sind nur Kleinigkeiten, aber aufsummiert ist es dann doch ärgerlich.

  1. Sofort alles formatieren
  2. Text mit der Return-Taste auf die nächste Seite schieben
  3. Tabulatoren nutzen
  4. Wörter selbst trennen
  5. Zu wenig Platz für Unterschrift oder handschriftliches Ausfüllen von Formularen

Sofort alles formatieren

Wenn Sie einen Text schreiben, dann schreiben Sie bitte erstmal nur den Text. Die Formatierungen kommen dann im nächsten Schritt. Wenn Sie dafür dann Formatvorlagen verwenden, sind Sie schnell, sicher und effizient unterwegs, auch wenn Sie am nächsten Tag z.B. die Formatierung der Überschriften ändern wollen.

Text mit der Return-Taste auf die nächste Seite schieben

Dies beobachte ich ganz häufig. Der erste Teil des Textes steht auf der ersten Seite. Der zweite Teil soll dann auf die zweite Seite landen. Was machen viele? Sie drücken so oft auf die Return-Taste, bis der Text auf die zweite Seite gerutscht ist. Wenn Sie später den Text auf der ersten Seite ergänzen, müssen Sie daran denken, entsprechend viele Leerzeilen wieder zu löschen. Das ist unnötig und kann schnell vergessen werden. Besser ist es, einen Seitenumbruch einzufügen.

Tabulatoren nutzen

Sie wollen eine Preisliste erstellen? Linksbündig sollen dabei die Produkte stehen und weiter rechts, möglichst untereinander, die Preise. Anfänger füllen die Lücke mit Leerzeichen. Das funktioniert meist nicht, weil die Preise nicht exakt untereinander stehen. Fortgeschrittene nutzen die Tab-Taste. Das geht schon etwas besser, bringt aber auch ein paar zeitraubende Probleme mit sich (die ich im Video demonstriere). Viel einfacher und schneller erstellen Sie eine Preisliste mit Hilfe einer Tabelle.

Wörter selbst trennen

Manchmal sieht der Text nicht besonders schön aus, da die Zeilen unterschiedlich lang sind. Auch der Blogsatz ist in der Regel nicht besser, weil dadurch die Wörter auseinander gezogen werden und größere Lücken entstehen. Also denken sich viele: dann trenne ich mal die Wörter. Das ist zwar eine gute Idee, aber bitte tun Sie dies nicht selbst. Wenn Sie später Text ergänzen oder die Seitenränder ändern, müssen Sie die Trennstriche selbst löschen. Besser ist es, Word diese Arbeit für Sie erledigen zu lassen und die entsprechende Funktion zu nutzen (erkläre ich im Video).

Zu wenig Platz für Unterschrift oder handschriftliches Ausfüllen von Formularen

Ich gebe zu, das ist so ein ganz persönliches Ding von mir. Meine Unterschrift ist relativ groß, jedenfalls größer, als mir häufig der Platz gelassen wird. Auch in Formularen benötige ich eine gewisse Zeilenhöhe, um diese handschriftlich ausfüllen zu können. Oft habe ich aber den Eindruck, dass der Ersteller des Formulares dies überhaupt nicht getestet und berücksichtigt hat. Schade. Denn es wäre bestimmt noch Platz gewesen…

Das folgende Video ist länger, als sonst bei mir üblich, weil ich nicht nur die 5 häufigsten Fehler beim Erstellen einer Word-Datei nenne, sondern auch zeige, wie Sie es besser machen können.

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Schnelltabelle: Mit nur einem Klick eine fertige Tabelle in Word einfügen

Wenn Sie in Word eine Tabelle einfügen, ist sie erstmal sehr schlicht – Sie erhalten lediglich ein Tabellenraster.

Das Layout zu verändern, also die Überschriftenzeile in einer anderen Farbe zu hinterlegen und die Schrift in „Fett“ zu haben, können Sie entweder selbst manuell tun, oder eine der Formatvorlagen dafür nutzen.

Noch schneller, also mit einem Klick geht es mit der sogenannten Schnelltabelle. Der Vorteil hier: Sie legen nicht nur das gewünschte Layout fest, sondern können bereits fertige Inhalte einfügen, die dann nur noch von Ihnen angepasst werden müssen. Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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So machen Sie mit nur 3 Klicks eine einfache Tabelle schön

So sparen Sie Zeit beim Formatieren von Tabellen

Kennen Sie das? Ihr Chef gibt Ihnen eine einfache Excel-Tabelle und diese sollen Sie schnell mal eben schöner formatieren. Er braucht sie dringend für die nächste Sitzung, die in 15 min. beginnt.

Bitte geraten Sie jetzt nichts ins Schwitzen!

Sie können mit nur 3 Klicks eine einfache Tabelle in Excel aufbereiten, sodass sie gut aussieht.

Statt also nun nacheinander die Überschriftenzeile dunkel zu schattieren, die Schrift dann wieder weiß zu formatieren, jede Zeile abwechselnd heller und dunkler zu schattieren, eine Ergebniszeile einzufügen mit der entsprechenden Formel und für die Überschrift den Autofilter zu setzen, können Sie fertige Formatvorlagen nutzen.

So sparen Sie Zeit, Klicks und müssen sich nicht an die einzelnen Schritte und Funktionen erinnern.

Schritt 1: Als Tabelle formatieren

Als ich diese Funktion das erste Mal kennengelernt habe, habe ich mich noch über den Namen gewundert (milde ausgedrückt). In Excel habe ich Tabellen. Als was sonst, als eine „Tabelle“ soll ich denn nun formatieren? Aber vielleicht ist es ja einfach nur eine unglückliche Übersetzung…

Sie markieren also Ihre Tabelle und klicken auf die Schaltfläche „Als Tabelle formatieren„. Nun öffnet sich ein Kontextmenü mit verschiedenen Vorschlägen für Tabellenformatierungen. Suchen Sie sich hier einfach etwas aus, was am Besten zu Ihrem Corporate Design passt.

Extra-Tipp: Sie können sich auch die Zeit nehmen, und einmal eine eigene Formatvorlage erstellen, falls die vorgegebenen Designs nicht genau passen.

Nun sieht Ihre Tabelle schon ganz ansprechend aus:

(Dies waren die ersten beiden Klicks. Es könnte sein, dass Sie jetzt bereits fertig sind. Falls Sie noch eine Ergebniszeile einfügen möchten, dann lesen Sie weiter.)

Schritt 2: Ergebniszeile einfügen

Wenn Sie noch eine Ergebniszeile hinzufügen möchten, dann lassen Sie Ihre Tabelle markiert und setzen den Haken bei „Ergebniszeile“ (siehe Screenshot):

Die Ergebniszeile wird unter die Tabelle angefügt, dunkel hinterlegt und die Schrift fett formatiert. Die Summenformel wird unter die letzte Spalte gesetzt.

Fertig!

Ich habe jetzt nicht die Zeit gestoppt, aber ich vermute, dass der ganze Vorgang ungefähr 1 Minute gedauert hat.

Die einzelnen Schritte führe ich in dem folgenden Video vor:

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