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Aufgaben in Outlook mit Getting Things Done organisieren

Was ist Getting Things Done?

Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen.

Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.

Quelle: Wikipedia

Ich habe mich bisher wenig dieser Methode gewidmet, weil ich immer empfehle, seine Aufgaben konkret einzuplanen. Also festzulegen, wann ich mir die Zeit nehmen möchte, eine Aufgabe zu erledigen. Aber ich beobachte natürlich auch, dass es Menschen gibt, denen dies schwer fällt. Sie können zwar festlegen, dass sie eine bestimmte Aufgabe in dieser Woche erledigen wollen, aber sich schlecht einen Tag oder sogar eine Uhrzeit bestimmen. Für diese Menschen könnte Getting Things Done die passende Methode sein.

Wie funktioniert Getting Things Done?

Ein paar Prinzipien decken sich mit meinen Empfehlungen:

  • alle anstehenden Aufgaben sammeln
  • alle Aufgaben in einem System managen
  • Aufgaben, die in 2-3 Minuten erledigt werden können, sofort erledigen
  • die anderen Aufgaben einplanen

Nun kommt der Unterschied: Statt die Aufgaben konkret einzuplanen, werden Kategorien gebildet.

In der Kategorie „Nicht begonnen“ befinden sich alle Aufgaben, die in dieser Woche erledigt werden sollen. Sie sind also zeitnah zu erledigen. „In Bearbeitung“ und „Wartet auf jemand anderen“ erklären sich von selbst. Unter „Zurückgestellt“ sammeln sich alle Aufgaben, die in den nächsten Wochen und Monaten abgearbeitet werden sollten. Hier könnten Sie noch unterscheiden und Monats- und Jahrespläne erstellen, oder die Einteilung „kurzfristig“, „mittelfristig“ und „langfristig“ vornehmen.

Wichtig ist bei dieser Methode, sich am Wochenbeginn anzusehen, was diese Woche ansteht und am Wochenende zu kontrollieren, was erledigt wurde und was in die nächste Woche mitgenommen werden muss. Außerdem sollten Sie sich die Aufgaben, die Sie zurückgestellt haben ansehen und entscheiden, was in der nächsten Woche nun erledigt werden soll.

Wie Sie Getting Things Done mit den Aufgaben in Outlook umsetzen können

Wenn Sie Ihre Aufgaben zum größten Teil per Mail erhalten, macht es Sinn, diese auch in Outlook einzuplanen. Ansonsten müssten Sie Listen per Hand schreiben.

Wie Sie in den Aufgaben in Outlook mit den oben genannten 4 Kategorien arbeiten und sich dadurch selbst managen, erkläre ich in diesem Video:

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