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Struktur statt Chaos?

Ich freue mich über diesen Gast-Artikel von Yvonne Wittner, die uns ihre FEM-Methode erklärt und das Projektbuch vorstellt.


Mit Selbstorganisation mehr Klarheit für deine Projekte schaffen.

Selbstorganisation ist mehr als nur ein aufgeräumter Schreibtisch.

Ich zeige dir, wie du deine Selbstorganisation Stück für Stück verbessen kannst und was du davon hast.

Selbstorganisation bedeutet, dass wir selbst die Verantwortung übernehmen und eigenständig Entscheidungen treffen. Man versteht darunter ein möglichst effizientes Planen und Handeln.

Hat dein Tag meist zu wenig Zeit? Fühlst du dich überfordert mit all deinen Projekten? Wird deine To-Do-Liste immer länger? Dann kann dieser Blogbeitrag sicher gute Tipps für dich bereithalten.

Selbstorganisation kannst du auf jeden Lebensbereich anwenden.

Sie hilft dir im Alltag in vielen Bereichen weiter. Durch Selbstorganisation kannst du:

  • effizienter arbeiten
  • nichts mehr aufschieben
  • nichts mehr vergessen
  • wichtige Ziele erkennen und erreichen
  • planen und organisieren lernen

Mit folgenden Tipps kannst du deine Selbstorganisation Stück für Stück verbessern.

Braindump-Methode: Gedankenchaos lösen.

Der englische Begriff bedeutet so viel, wie „das Gehirn zu entleeren“. Es geht darum, alles, was im Kopf herumschwirrt, aufzuschreiben und so herauszuholen.

Wir kennen es alle: Manchmal herrscht in unserem Kopf ein riesiges Durcheinander, es türmen sich die Aufgaben und wir wissen gar nicht, womit wir anfangen sollen,

Und es entsteht Stress und ein Gefühl der Überforderung und kann uns unter Umständen auch in der Umsetzung ausbremsen. Bloß nichts vergessen.

Hier kann Braindump dich unterstützen. Nimm einen Block und schreibe einfach mal alles auf. Alles was du tun sollst, was du tun willst, Termine, Ängste, Sorgen und mehr.

Wenn du nun deinen Kopf einmal komplett geleert hast, machst du dir nun einen Überblick über deinen Notizen. Alles unwichtige wird rigoros aussortiert und durchgestrichen. Ist das Meeting wirklich wichtig oder reicht eine Rundmail? Musst du heute wirklich kochen oder kann man mal was bestellen? Musst du die Kinder abholen oder kann das auch dein Partner machen?

FEM-Methode

Wenn du nun das unwichtige aussortiert hast, kannst du dir eine To-Do-Liste für den Tag schreiben. Was willst du heute erledigen? Damit du dir hier nicht allzu viel vornimmst, kann dir hier bei der Priorisierung die FEM- Methode unterstützen. Diese Methode kommt von Anita Weiß – die Zeitplanerin.

Wie diese Methode aufgebaut ist, siehst du in diesem kleinen Schaubild.

So hast du einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben und nimmst dir auch nicht zu viel vor. Und denke vor allem an regelmäßige Pausen. Plana auch realistische Zeitfenster für die einzelnen To-Dos ein.

Kleiner Tipp am Rande:

Um fokussiert bei der Arbeit zu bleiben, nutze ich die App „Forest“. Hier kann ich virtuell Bäume pflanzen, indem ich die Aufgabe eingebe und die Zeit wie lange ich dafür einsetzen möchte. Schaffe ich es in dieser Zeit konzentriert zu arbeiten, kann ich einen Baum pflanzen. Den ein oder anderen kann dies eventuell unterstützen, ebenfalls konzentriert zu bleiben.

Passende Tools nutzen

Ständig fehlt dir der Überblick? Du verzettelst dich weiterhin? Dann solltest du mal deine Tools, welche du verwendest, überprüfen. Ein Handwerker wird seine Arbeit nicht erledigen können, wenn er das falsche Werkzeug dabei hat. Und so kann es dir auch gehen, ohne dass es dir bewusst ist.

Schaue dir an, was du bisher für deine To-Dos, Projekte und mehr verwendest. Prüfe ob sie dir wirklich helfen und unterstützen. Vielleicht sind sie so komplex, dass sie dich mehr bremsen.

Auch ich habe ein paar Helfer ausprobieren müssen, bis ich die für mich passenden gefunden habe. Meine passenden Werkzeuge sind:

Ideen-/Projektbuch

Hier sammle ich alles was mir so einfällt. Ob es einfach nur eine Idee ist oder ob es Projekte sind, welche ich gerne umsetzen möchte. Es wird alles notiert. Es können später weitere Notizen und Einfälle zu den Projekten hinzugefügt werden. Die Ideen können darin „wachsen“. Hierfür verwende ich ein DIN-A4-Notizbuch.

Gerne kannst du aber auch einen Block nutzen oder einen Ordner. Ganz wie es zu dir passt.

Das hilft mir, da ich viele Interessen habe und gerne ausprobiere, mir nicht allzu viel auf einmal vorzunehmen und trotzdem nichts zu vergessen. Eine nützliche Unterstützung für die Braindump-Methode.

Nun „parke“ ich hier erstmal alles und kann nichts vergessen. Wenn dann der passende Zeitpunkt gekommen ist, nehme ich ein Projekt daraus und gehe in die Umsetzung.

Dir gefällt mein Ideenbuch? Dann kannst du es hier bestellen.

Bullet Journal

Ich nutze gerne die App GoodNotes bzw. das Bullet Journal um dann in die konkrete Planung zu gehen. Hier plane ich, was ich alles für das ausgewählte Projekt benötige und welche Schritte ich als nächstes gehen muss. Hier wird alles notiert. Ob es das Material ist, was ich benötige, die Kontakte und mehr. Diese Tools sind superpraktisch für deine ganzen To-Dos. Hier kannst du sie sortieren und dir einen Überblick verschaffen. Mit Farben die Priorität oder Reihenfolge festlegen.

Terminplaner

Und nun trägst du deine Termine / To-Dos nach der FEM – Methode in deinen Kalender ein. Und gestaltest damit deinen Tagesablauf. So weißt du immer, wann was ansteht und zu erledigen ist. Zuerst trägst du deine persönlichen Termine ein. Ob Geburtstage, Auszeiten, Zeit für Hobbies und dann schaust du, wieviel Zeit du noch übrig hast. Danach verteilst du deine Aufgaben. Hast du an einem Tag bereits viel vor, dann lege hier nur kleinere To-Dos rein. Hast du viel Puffer übrig, kannst du zeitaufwendigere Aufgaben reinplanen.

Ich verwende jeweils ein Tool für das Ideenmanagement, das Projektmanagement und das Zeitmanagement.

So habe ich einen viel besseren Überblick. Ich kenne die nächsten Schritte und kann mich damit gut selbst organisieren. Ich habe Klarheit über das was ich möchte und was als nächstes ansteht.

Durch das Ideenbuch kann ich erkennen, ob ein Projekt jetzt gerade in meinen Alltag passt oder nicht. Ob es einfach nur Interesse ist oder wirklich umgesetzt werden will. Hier kann ich überlegen was ich alles dafür benötige und vieles mehr. Einfach mal meinen Träumen und Ideen einen Raum geben, egal wie ausgefallen sie sind.

Das hilft den Kopf frei zu halten und man hat nicht ständig den Gedanken im Kopf, was man alles noch machen will.

Das BulletJournal unterstützt mich nun bei der konkreten Planung. Hier mache ich Fix, was es kostet, was es benötigt, welche Schritte gegangen werden müssen.

Hier bekommt alles seine Struktur und ich weiß, was als nächstes ansteht.

Der Terminplaner unterstützt mich nun dabei die mir zur Verfügung stehenden Zeit im Blick zu haben und vernünftig die Tage zu planen. Mit genügend Zeit für Selfcare und Pausen.

Es zur Gewohnheit machen, ist der wichtigste Schritt

Aber all die Tools helfen wenig, wenn du sie nicht regelmäßig nutzt. Daher ist der wichtigste Schritt zu einer guten Selbstorganisation, sie dir zur Gewohnheit zu machen. Das geschieht nicht von heute auf morgen. Sondern in kleinen regelmäßigen Schritten.

Schmeiße deine bisherige Organisation nicht sofort komplett um, sondern fange an Neues Stück für Stück zu integrieren. Probiere zum Beispiel erstmal die Braindump-Methode ein paar Tage aus. Spüre nach, ob sie wirklich zu dir passt. Probiere sie mindestens eine Woche aus.

Sie passt – perfekt. Bleibe dabei und nun nimmst du dir das nächste vor. Du setzt es ebenfalls mindestens eine Woche um. Prüfe immer, ob es dich unterstützt und dir die Planung erleichtert. Wenn es passt, kannst du das nächste Tool in deinen Alltag integrieren.  Und so baust du dir mit der Zeit die zu dir passende Gewohnheit auf.

Mit den richtigen Tools hast du so bald eine zu die passende Selbstorganisation aufgebaut, welche dich unterstützt und deine Planungen leichter machen.

Viel Spaß beim Ausprobieren!


Über die Autorin

Ich bin Yvonne von „Kreativ&Organisiert“.

Bei mir bekommen ‚Kreative‘ Köpfe Tipps und passende Materialien, um Ordnung und Struktur in ihren Alltag zu bringen, damit Sie mehr Zeit für die Umsetzung ihrer Ideen und Projekte haben.

https://www.yvonnewittner.com

yvonnewittner@mail.de

www.instagram.com/kreativ.und.organisiert/

www.facebook.com/Yvonne.kreativ.organisiert/

https://www.yvonnewittner.com/shop


Projektideen priorisieren mit RICE

Viele Ideen, aber nicht alle können zu Projekten werden

Wenn viele Projektideen auf dem Tisch liegen, muss man entscheiden, welches davon tatsächlich an den Start geht.

In vielen Unternehmen beginnen die Diskussionen wieder im Herbst, wenn die Planung für das nächste Jahr gemacht werden. Welche Projekte sollen gestartet werden? Wie wollen wir die begrenzten Ressourcen sinnvoll einsetzen? Welche Idee wird erstmal hinten an gestellt?

Klar, aus der Sicht der Fachabteilung ist das eigene Projekt natürlich das Wichtigste. Bevor Sie sich stundenlang die Köpfe heiß reden, sollten Sie eine Methode wählen, die sich an objektiven Kriterien orientiert.

Mein Tipp: Ermitteln Sie für jedes Projekt den RICE-Score.

Sie ahnen es schon, auch bei dieser Methode stehen die einzelnen Buchstaben für jeweils einen Begriff. In diesem Fall sind das: Reach (Auswirkung), Impact (Auswirkung), Confidence (Vertrauen) und Effort (Aufwand).

Sie können diese Methode auch nutzen, um innerhalb eines Projektes verschiedene Ideen zu priorisieren und so besser zu entscheiden, welches Feature Sie realisieren wollen.

Jeder dieser 4 Punkte hat seine eigene Skala. Legen Sie also in der Diskussion die Werte gemeinsam fest. Im letzten Schritt wenden Sie die o.g. Formel für den Score an.

Die einzelnen Skalen erläutere ich in diesem Video:

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Gemeinsam Ideen entwickeln mit Hunchbuzz

Probleme gemeinsam lösen

Wer vor einer größeren Herausforderung steht, kann diese oft nicht alleine lösen. Besser ist es, gemeinsam mit Kollegen Ideen zu entwickeln, um ein Problem zu lösen. Hilfreich ist auch, sich das Feedback der Teammitglieder zu einer Lösungsidee zu holen.

Wer immer nur alleine am Schreibtisch versucht, Ideen zu entwickeln, der dreht sich oft im Kreis.

Erst durch neue und frische Ideen von anderen, kann man selbst weiter denken und kommt auf Lösungen, die man alleine nicht gefunden hätte.

Kennen Sie das auch?

Aber nicht immer haben alle Zeit für einen entsprechenden Workshop. Oder viele Kollegen arbeiten im Homeoffice. Da wäre eine Software-Lösung hilfreich.

Ein Tool für gute Zusammenarbeit

Auf der Suche nach einer geeigneten App bin ich bei der großen Auswahl bei Microsoft Teams auf Hunchbuzz gestoßen. Diese Software können Sie sowohl in Teams integrieren, als auch unabhängig davon nutzen.

Nachdem Sie sich angemeldet haben, geht es auch schon los: Sie erfassen Ihre Challenge (bzw. Problem oder Frage), geben eine kurze Beschreibung dazu ein, hängen evtl. noch eine Datei oder einen Link zu einer Webseite dran und laden Ihre Kollegen dazu ein, sich zu beteiligen.

Diese können nun Kommentare hinterlassen, oder auch Ihre Challenge liken.

Nach und nach entsteht so ein Austausch zu Ihrem Thema und Sie kommen einer Lösung immer näher.

In diesem Video stelle ich die App kurz vor:

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Meine Empfehlung:

Testen Sie doch einfach einmal diese App selbst und machen sich ein eigenes Bild davon. Vielleicht ist sie ja dazu geeignet, Ihre Mitarbeiter zu motivieren, sich an so einer Diskussion und Zusammenarbeit zu beteiligen.

Sie nutzen Hunchbuzz bereits? Dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und berichten von Ihren Erfahrungen.

So viele Ideen

Sie haben viele Ideen?

Ihnen fällt immer wieder etwas in die Hände, bei dem Sie denken „das könnte ich auch umsetzten“?

Sie sammeln Zeitungsartikel mit wertvollen Tipps?

Sie haben sich bereits zahlreiche interessante PDF-Dokumente aus dem Internet gespeichert?

– Aber Sie kommen nicht dazu, das alles umzusetzen?

Mein Rat an Sie: verzetteln Sie sich nicht!

Und das meine ich wörtlich. Wenn ich zusammen mit meinen Trainingsteilnehmern die Papierstapel auf dem Schreibtisch sortiere, fallen uns viele Zeitungs- und Zeitschriftenausschnitte, Flyer, ausgedruckte PDF-Dateien und kleine Notizzettel in die Hand. Alles Dinge, die im Laufe der Zeit gesammelt wurden.

Sie schreien förmlich nach der Umsetzung.

Was tun?

  1. sammeln Sie alle Ideen an einem Ort. Ich empfehle Ihnen, dafür eine Ideenmappe anzulegen.
  2. richten Sie sich eine Serienaufgabe ein, sodass Sie zukünftig 1x im Monat die Ideenmappe sichten
  3. entscheiden Sie, was Sie in den nächsten 4 Wochen umsetzen, delegieren, später bearbeiten oder wegwerfen wollen.
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Ideensammlung

Idee

Kennen Sie das? Manchmal sieht man in einer Zeitschrift einen interessanten Artikel und denkt „das sollten wir auch mal machen“. Oder vielleicht haben sie auf einer Messe einen Flyer bekommen, an dem Ihnen etwas besonders gefiel. Oder vielleicht ging Ihnen nach einem Gespräch noch eine gute Idee durch den Kopf.

Aber wohin mit diesen ganzen Ideen und Anregungen? Legen Sie sich eine Ideensammlung an!

Das ist z.B. eine Hängemappe in Ihrem Rollcontainer am Schreibtisch. Hier legen Sie die ausgeschnittenen Zeitungsartikel, Flyer und kleinen Notizzettel rein. Dies kann ruhig eine unsortierte Sammlung sein.

Wichtig ist: erstellen Sie einen Serientermin, sodass Sie sich 1x pro Monat Zeit nehmen, die Ideensammlung duchzusehen. Entscheiden Sie dann

  • welche Idee Sie jetzt umsetzen wollen und planen diese in Ihre Aufgaben konkret ein.
  • welche Idee vielleicht für einen Kollegen interessant sein könnte und geben Sie ihm den Zettel mit einem kurzen Kommentar.
  • welche Idee Sie noch für später aufheben wollen und legen diese in die Ideensammlung zurück.
  • welche Idee sich Ihrer Meinung nach erledigt hat und werfen den Zettel weg.