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Agenda auf Grundlage von Abschnittsnamen

Agenda automatisch in PowerPoint erstellen

Was in früheren PowerPoint-Versionen noch möglich war, geht nun leider nicht mehr: Eine Agenda auf Knopfdruck erstellen.

Sie haben natürlich die Möglichkeit, eine Agenda-Folie selbst zu erstellen und dann Links zu den jeweiligen Folien einzufügen (Manuelles Inhaltsverzeichnis).

Wesentlich komfortabler sind die Möglichkeiten für eine Agenda von FastChange, einem Add-In (Agenda erstellen). Hier haben Sie den Vorteil, die einzelnen Agenda-Folien automatisch erstellen und ändern zu können.

Aber mir hat das noch nicht ausgereicht. Ich habe wohl die Entwickler von FastChange genug genervt, sodass sie jetzt noch eine Änderung programmiert haben.

Agenda auf Grundlage von Abschnittsnamen

Ich selbst strukturiere meine PowerPoint-Präsentationen immer mit Abschnittsnamen (Abschnitte einfügen). Da habe ich mich schon immer gefragt, warum man in PowerPoint nicht automatisch auf Grundlage dieser Abschnitte eine Agenda-Folie erstellen kann. Für mich wäre das vergleichbar mit dem Inhaltsverzeichnis in Word, das auf den Überschriften basiert.

Nun ist es endlich auch mit FastChange möglich, die Agenda-Folie zu erstellen und die einzelnen Zeilen gehen auf die Abschnittsnamen zurück.

Wie dies funktioniert erkläre ich in diesem Video:

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Und es geht doch: Ein Inhaltsverzeichnis in eine PowerPoint-Folie einfügen

Und plötzlich war es weg

Es ist doch immer wieder spannend, wenn Microsoft eine neue Version seiner Programm herausgibt. Üblicherweise passiert das alle 3 Jahre. Jeder ist neugierig, welche neuen Funktionen es gibt. Manchmal ändert sich die Menüführung. Und es gibt auch Funktionen, die einen neuen Namen erhalten (die Serienbrieffunktion in Word hieß mal Serienbrief, Mergen und Sendungen – aber das ist ein anderes Thema). Es kommt auch vor, dass es zwar noch Funktionen gibt, aber diese nicht mehr im Menü erscheinen (z.B. das Drucker-Symbol).

Was ich sehr bedauere ist, dass es in PowerPoint nicht mehr eine, wie ich finde, sehr sinnvoll Funktion gibt:

Die automatische Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses.

Wie Sie ein Inhaltsverzeichnis einfügen

Zu Beginn einer PowerPoint-Präsentation steht in der Regel eine Agenda. Man gibt einen kurzen Überblick. Im Laufe der Präsentation kommt man immer mal wieder auf diese Folie zurück, um den Zuschauern Orientierung zu geben.

Natürlich kann ich diese Agenda-Folie mehrmals kopieren und immer an das Ende eines Abschnitts einfügen. Dann bin ich aber an den stringenten Verlauf und Aufbau meiner Präsentation gebunden. Mit einem Inhaltsverzeichnis, über das ich zu den einzelnen Abschnitten springen kann, wäre ich viel flexibler. Dafür benötige ich ein Inhaltsverzeichnis mit Hyperlinks.

Wie Sie ein solches Inhaltsverzeichnis (leider manuell) erstellen können, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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Sind Ihnen die normalen Agenda-Folien zu langweilig? Dann habe ich ein paar Ideen für Sie zusammengestellt, wie man eine Agenda modern und attraktiv gestalten kann. Diese und weitere Ideen zu Pausenankündigungen, Fortschrittsanzeigen, Start- und Schlussfolien erkläre ich Ihnen Schritt-für-Schritt in meinem Video-Kurs (einfach auf das Bild klicken):

Gestaltung eines Inhaltsverzeichnisses

Inhaltsverzeichnis

 

Als Produkttester habe ich von Avery Zweckform auch ein DIN A4 großes Etikett zugeschickt bekommen.

Im ersten Moment habe ich mich gefragt „Was soll ich damit?“. Ich hatte ehrlich gesagt keine Idee, wie ich so ein großes Etikett sinnvoll für mich einsetzen könnte.

Aber da haben mir die Design-Vorschläge geholfen.

Dort wurde dieses Inhaltsverzeichnis angezeigt. Bisher habe ich immer eine Tabelle in Word erstellt und dieses Blatt in eine Prospekthülle gesteckt, die ich zu Beginn des Ordners abgelegt habe. So konnte ich handschriftlich das Inhaltsverzeichnis ausfüllen und das Blatt war durch die Hülle geschützt. Dies ist einfach umsetzbar und preiswert.

Besonders toll sieht es aber nicht aus.

 

Etikett als Inhaltsverzeichnis

Sehr gut gefallen hat mir die Idee, auf dieses große Etikett ein Inhaltsverzeichnis zu drucken. Das kann man dann auf die Innenseite des Ordnerdeckels kleben. Die Einträge werden auch handschriftlich vorgenommen, oder bei einem Schulungsordner auf das Etikett gedruckt.

Das sieht natürlich viel eleganter und professioneller aus.

Die Vorlage kann in der Software von Avery Zweckform ganz einfach dem eigenen Corporate Design angepasst und für die spätere Nutzung abgespeichert werden.

Wie das funktioniert erkläre ich in diesem Video:

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Erhältlich ist dieses Etikett hier:

„Sonstiges“ ordnen

Ich habe Ihnen in den vorhergehenden Videos bereits gezeigt, wie Sie verschiedene Büromittel effizient und zeitsparend nutzen.

In diesem Video erkläre ich, wie Sie unterschiedliche kleinere Themen so in einem Ordner ablegen, dass Sie sie gut wiederfinden können. Ich finde bei meinen Kunden immer auch einen Ordner „Sonstiges“ oder „Diverses“. Dort sind Themen oder Auswertungen abgelegt, die die Mitarbeiter bearbeitet haben, wozu es aber keine umfangreiche Papierablage gibt. Es lohnt sich also nicht, für jedes Thema einen neuen Ordner anzulegen. Deshalb liegen alle Themen in einem Ordner. Die Themen sind meistens mit Trennblättern voneinander getrennt, auf denen am Rand handschriftlich das Thema notiert wurde. Diese Trennblätter haben aber einen Nachteil: weil sie alle genau übereinander liegen, kann man die Beschriftung schlecht lesen. Das bedeutet, man muss alle Trennblätter kurz durchblättern, bis man das gesuchte Thema findet.

Welche alternative Methode ich dagegen empfehle, sehen Sie in diesem Video:

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