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Was ist der Unterschied zwischen einem Termin, einer Besprechung und einem Ereignis?

Die verschiedenen Termin-Typen im Outlook-Kalender

In Ihren Outlook-Kalender können Sie ganz verschiedene Termine eintragen. Dabei gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten und Stellschrauben. Wer nicht so häufig mit dem Kalender arbeitet, der ist schnell verwirrt. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen einen Überblick.

Der Termin

Im Prinzip beginnen Sie immer mit einem Termin. Erst dann verändern Sie die Einstellungen. Für einen Termin klicken Sie einfach doppelt in die entsprechende Stelle in Ihrem Kalender. Dann tragen Sie den Betreff und ggf. den Ort ein und verändern ggf. die Dauer des Termins. Speichern. Fertig.

Der private Termin

Wenn Sie Ihren Kalender für eine andere Person freigeschaltet haben (z.B. Ihrem Vertreter oder der Sekretärin), dann kann diese Person nicht nur erkennen, dass Sie einen Termin haben, sondern auch welchen (also den Betreff lesen). Wenn Sie dies für private Termine nicht möchten (z.B. Arzttermin, Geburtstagsfeier Ihrer Oma), dann klicken Sie im Termin oben rechts auf das Schloss. Nun bekommt die andere Person als Betreff „Privat“ angezeigt.

Der Serientermin

Für einen Serientermin starten Sie, wie beim Termin. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Serientyp“ und nehmen dort die Einstellungen vor, wie z.B. wöchentlich oder alle 2 Wochen, monatlich, an einem bestimmten Wochentag oder immer der erste Dienstag im Monat.

Die Besprechung

Zu einer Besprechung laden Sie weitere Personen ein. Diese können Externe oder interne Kollegen sein. Um aus einem Termin eine Besprechung zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilnehmer einladen“. Dann erhalten Sie ein „An“-Feld, in das Sie die Mailadressen eintragen, bzw. die Kollegen aus dem Adressbuch auswählen. Um zu sehen, ob die Kollegen überhaupt zu dem Zeitpunkt Zeit haben, nutzen Sie den „Terminplanungs-Assistent“, eine weitere Schaltfläche, die Ihnen bei einer Besprechung angezeigt wird.

Die Serienbesprechung

Für eine Serienbesprechung machen Sie zuerst aus dem Termin eine Besprechung und verwenden dann die Schaltfläche „Serientyp“, um dort die Einstellungen vorzunehmen.

Das ganztägige Ereignis, angezeigt als frei

Für ein ganztägiges Ereignis setzen Sie beim Termin den Haken vor „Ganztägiges Ereignis“. Dieses wird standardmäßig als „frei“ angezeigt. In Ihrem Kalender wird dieser Eintrag ganz oben direkt unter dem Datum angezeigt.

Das ganztägige Ereignis, als außer Haus angezeigt

Sie können bei einem ganztägigen Ereignis bei „Anzeigen als:“ die Einstellung von „frei“ auf „außer Haus“ ändern. In Ihrem Kalender sind nun diese Tage lila hinterlegt.

Wann Sie welchen Termin-Typ nutzen

Sie sehen, es gibt viele verschiedene Möglichkeiten. Damit es deutlicher wird, wann Sie welchen Termin-Typ benutzen, gebe ich Ihnen jetzt ein paar Beispiele:

  • Termin: Wenn Sie sich Zeit für die Bearbeitung einer Aufgabe im Kalender blocken möchten. Beispiel: Die Erstellung der Monats-Statistik dauert 2 Stunden.
  • Serientermin: Wenn Sie sich Zeit für eine Aufgabe blocken möchten, die regelmäßig erledigt werden soll. Beispiel: Am Ende jeden Monats machen Sie das Kassenbuch.
  • Besprechung: Sie möchten sich mit verschiedenen Kollegen zu einem aktuellen Thema treffen und dies besprechen. Beispiel: Es kommt im Moment zu Lieferengpässen. Kollegen aus den Abteilungen Einkauf, Konstruktion, Produktion und Vertrieb treffen sich, um Lösungen zu erarbeiten.
  • Serienbesprechung: Sie treffen sich regelmäßig in einem festen Kollegenkreis. Beispiele: monatliche Abteilungsrunde, 14-tägiges Projektmeeting.
  • Ereignis, frei: Ein Hinweis, der nicht Ihren Kalender beeinflusst. Beispiele: Geburtstage, Urlaub des Abteilungsleiters, Schulferien.
  • Ereignis, außer Haus: Sie sind einen oder mehrere Tage nicht im Büro. Beispiele: Dienstreise, Fortbildung, Ihr Urlaub.

Sie sehen an den Beispielen, dass Sie alle Termin-Typen in Ihrem Arbeitsalltag benötigen. Bitte pflegen Sie Ihren Kalender entsprechend. Nur so funktioniert die Suche nach einem freien Termin für eine Besprechung zuverlässig.

In diesem Video zeige ich Ihnen die Einstellungen und Unterschiede:

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Termine drucken für Filofax

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 Warum werden Termine ausgedruckt?

Diese Frage habe ich mir gestellt. Denn aus meiner Sicht ist es ja sehr praktisch, dass Sie alle Termine in Outlook verwalten können. Nachdem Sie eine Besprechungseinladung angenommen haben, erscheint der Termin automatisch in Ihrem Kalender. Warum sollten Sie dann noch parallel einen Tischkalender führen, oder die Termin ausdrucken?

Auf Nachfrage bei meinen Seminarteilnehmern habe ich erfahren, dass es immer wieder Situationen gibt, in denen die Mitarbeiter offline Zugriff auf die Termine in den nächsten vier Wochen haben möchten. Z.B. bei einem Kunden- oder Lieferantentermin. Sie möchten gerne sofort Termine vereinbaren und zusagen können. Das kann ich gut nachvollziehen.

In welchen Fällen drucken Sie Ihre Termine aus? Schreiben Sie doch einfach einen Kommentar dazu.

 

Wie können Sie den Kalender passend ausdrucken?

Stellt sich also nun die Frage, wie Sie die Termine der nächsten vier Wochen so ausdrucken können, dass sie gut in Ihren Terminplaner, wie z.B. Filofax passen? Manchmal beobachte ich, dass der Kalender auf DIN-A4-Seiten ausgedruckt und dann kleiner kopiert werden. Das ist mühsam. Es geht auch einfacher.

Wie, das erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Wie Sie Terminkonflikte vermeiden

Wenn Sie mehrere Kalender in Outlook verwalten müssen, z.B. weil es einen eigenen Projektkalender gibt, oder Sie einen gesonderten Seminarkalender nutzen, dann kann es zu Terminkonflikten mit Ihrem persönlichen Kalender kommen.

Statt immer zwischen den einzelnen Kalendern hin und her zu klicken, empfehle ich Ihnen, die Kalender zu überlagern.

Dann sehen Sie alle Termine in einer Kalenderübersicht. Durch die unterschiedlichen Farben erkennen Sie, welcher Termin aus welchem Kalender kommt.

Wie das geht erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Wie Sie die Kalenderwochen in Outlook anzeigen lassen

In den Büros meiner Trainingsteilnehmer hängt in der Regel ein 3-Monats-Kalender. Meistens ist das kleine rote Rechteck auch auf den aktuellen Tag geschoben, manchmal nicht.

Wenn ich nachfrage, wofür die Mitarbeiter diesen Kalender an der Wand benötigen, dann höre ich immer, dass man dort so schön die Kalenderwochen erkennen kann. Dies ist besonders in der Einkaufsabteilung und im Vertrieb wichtig. Dort werden Liefertermine häufig mit „KW 20“ benannt. Damit man genau weiß, mit welchem Datum diese Kalenderwoche beginnt, schaut man also auf den Kalender an der Wand. Aber dort hat man nur die nächsten 3 Monate im Blick.

Viel besser ist es meiner Meinung nach, wenn man sich die Kalenderwochennummern in Outlook anzeigen lässt. Sie stehen dann als kleine Zahl zu Beginn der Woche im Datumsnavigator, den man sowohl neben dem Posteingang, als auch neben dem Kalender sieht. Wie man diese Einstellung vornimmt, erkläre ich in diesem Video:

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Outlook: Kalender überlagern

OL-Kalender

Falls für Sie die Termine aus mehreren Kalendern wichtig sind (z.B. Ihren persönlichen Kalender und einen Projekt-Kalender) und Sie diese koordinieren müssen, dann können Sie diese beiden Kalender auch überlagernd in einem anzeigen lassen.

Die zwei Klicks, die dafür notwendig sind, habe ich in der angefügten Datei beschrieben.

Kalender überlagern

Wieviele Kalender benötigen Sie?

3-monats-kalender

Wenn ich meine Trainingsteilnehmer an ihren Arbeitsplätzen besuche, fällt mir häufig auf, dass die Mitarbeiter auf dem Schreibtisch und an den Wänden einige Kalender platziert haben: einen Tischkalender vor dem Bildschirm, einen Kalender mit Foto oder schönem Urlaubsmotiv auf dem Schreibtisch und an der Wänd hängen ein Drei-Monats-Kalender und ein Jahreskalender. – Und dann kommt noch der Kalender in Outlook hinzu.

Aber warum benötigen Sie so viele Kalender?

  • Wichtige Termine können Sie in Outlook eintragen, so werden Sie auch rechtzeitig daran erinnert.
  • Wichtige/offene Aufgaben können Sie auch in Outlook in den Aufgaben verwalten oder sich eine Erinnerung im Kalender einstellen.
  • Wann wer im Urlaub ist können Sie sich ebenfalls in Ihren Outlook-Kalender eintragen oder vielleicht gibt es eine Urlaubsübersicht als Excel-Datei auf dem Laufwerk.
  • Die Nummer der Kalenderwoche kann man auch in Outlook anzeigen lassen.

Sie können also alle Informationen auch einfach in Outlook einsehen und können somit Ihren Schreibtisch und die Wände aufräumen.

Falls bei Ihnen in Outlook nicht die Kalenderwochennummer angezeigt wird, dann gehen Sie wie im angehängten PDF beschrieben vor (Outlook 2010)Kalenderwochennummern anzeigen