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Termine drucken für Filofax

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 Warum werden Termine ausgedruckt?

Diese Frage habe ich mir gestellt. Denn aus meiner Sicht ist es ja sehr praktisch, dass Sie alle Termine in Outlook verwalten können. Nachdem Sie eine Besprechungseinladung angenommen haben, erscheint der Termin automatisch in Ihrem Kalender. Warum sollten Sie dann noch parallel einen Tischkalender führen, oder die Termin ausdrucken?

Auf Nachfrage bei meinen Seminarteilnehmern habe ich erfahren, dass es immer wieder Situationen gibt, in denen die Mitarbeiter offline Zugriff auf die Termine in den nächsten vier Wochen haben möchten. Z.B. bei einem Kunden- oder Lieferantentermin. Sie möchten gerne sofort Termine vereinbaren und zusagen können. Das kann ich gut nachvollziehen.

In welchen Fällen drucken Sie Ihre Termine aus? Schreiben Sie doch einfach einen Kommentar dazu.

 

Wie können Sie den Kalender passend ausdrucken?

Stellt sich also nun die Frage, wie Sie die Termine der nächsten vier Wochen so ausdrucken können, dass sie gut in Ihren Terminplaner, wie z.B. Filofax passen? Manchmal beobachte ich, dass der Kalender auf DIN-A4-Seiten ausgedruckt und dann kleiner kopiert werden. Das ist mühsam. Es geht auch einfacher.

Wie, das erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Outlook 2013 Handbuch Bild

 

Dies ist ein Kapitel aus meinem Outlook-Handbuch, in dem ich alle Funktionalitäten in Outlook 2013 Schritt-für-Schritt mit Bildern erkläre und Ihnen zusätzlich 76 Praxis-Tipps für die Anwendung am Arbeitsplatz gebe.

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Wie Sie Terminkonflikte vermeiden

Wenn Sie mehrere Kalender in Outlook verwalten müssen, z.B. weil es einen eigenen Projektkalender gibt, oder Sie einen gesonderten Seminarkalender nutzen, dann kann es zu Terminkonflikten mit Ihrem persönlichen Kalender kommen.

Statt immer zwischen den einzelnen Kalendern hin und her zu klicken, empfehle ich Ihnen, die Kalender zu überlagern.

Dann sehen Sie alle Termine in einer Kalenderübersicht. Durch die unterschiedlichen Farben erkennen Sie, welcher Termin aus welchem Kalender kommt.

Wie das geht erkläre ich Ihnen in diesem Video:

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Wie Sie die Kalenderwochen in Outlook anzeigen lassen

In den Büros meiner Trainingsteilnehmer hängt in der Regel ein 3-Monats-Kalender. Meistens ist das kleine rote Rechteck auch auf den aktuellen Tag geschoben, manchmal nicht.

Wenn ich nachfrage, wofür die Mitarbeiter diesen Kalender an der Wand benötigen, dann höre ich immer, dass man dort so schön die Kalenderwochen erkennen kann. Dies ist besonders in der Einkaufsabteilung und im Vertrieb wichtig. Dort werden Liefertermine häufig mit „KW 20“ benannt. Damit man genau weiß, mit welchem Datum diese Kalenderwoche beginnt, schaut man also auf den Kalender an der Wand. Aber dort hat man nur die nächsten 3 Monate im Blick.

Viel besser ist es meiner Meinung nach, wenn man sich die Kalenderwochennummern in Outlook anzeigen lässt. Sie stehen dann als kleine Zahl zu Beginn der Woche im Datumsnavigator, den man sowohl neben dem Posteingang, als auch neben dem Kalender sieht. Wie man diese Einstellung vornimmt, erkläre ich in diesem Video:

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Outlook: Kalender überlagern

OL-Kalender

Falls für Sie die Termine aus mehreren Kalendern wichtig sind (z.B. Ihren persönlichen Kalender und einen Projekt-Kalender) und Sie diese koordinieren müssen, dann können Sie diese beiden Kalender auch überlagernd in einem anzeigen lassen.

Die zwei Klicks, die dafür notwendig sind, habe ich in der angefügten Datei beschrieben.

Kalender überlagern

Wieviele Kalender benötigen Sie?

3-monats-kalender

Wenn ich meine Trainingsteilnehmer an ihren Arbeitsplätzen besuche, fällt mir häufig auf, dass die Mitarbeiter auf dem Schreibtisch und an den Wänden einige Kalender platziert haben: einen Tischkalender vor dem Bildschirm, einen Kalender mit Foto oder schönem Urlaubsmotiv auf dem Schreibtisch und an der Wänd hängen ein Drei-Monats-Kalender und ein Jahreskalender. – Und dann kommt noch der Kalender in Outlook hinzu.

Aber warum benötigen Sie so viele Kalender?

  • Wichtige Termine können Sie in Outlook eintragen, so werden Sie auch rechtzeitig daran erinnert.
  • Wichtige/offene Aufgaben können Sie auch in Outlook in den Aufgaben verwalten oder sich eine Erinnerung im Kalender einstellen.
  • Wann wer im Urlaub ist können Sie sich ebenfalls in Ihren Outlook-Kalender eintragen oder vielleicht gibt es eine Urlaubsübersicht als Excel-Datei auf dem Laufwerk.
  • Die Nummer der Kalenderwoche kann man auch in Outlook anzeigen lassen.

Sie können also alle Informationen auch einfach in Outlook einsehen und können somit Ihren Schreibtisch und die Wände aufräumen.

Falls bei Ihnen in Outlook nicht die Kalenderwochennummer angezeigt wird, dann gehen Sie wie im angehängten PDF beschrieben vor (Outlook 2010)Kalenderwochennummern anzeigen