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Wie Sie in OneNote ein Kanban-Board erstellen

Aus dem agilen Projektmanagement

Was eine Kanban-Tafel ist, kann man bei Wikipedia nachlesen:

Eine Kanban-Tafel ist ein Werkzeug zur Umsetzung der Kanban-Entwicklungsmethode, mit der man den Produktionsprozess unterstützen kann.

Kanban-Tafeln sind eine Variante der traditionellen Kanban-Karten. Anstelle der Signalkarten, die Nachfrage oder Kapazität symbolisieren, werden bei der Tafel Magnete, Plastikchips, farbige Metallringe oder Post-Its verwendet, um Arbeitselemente darzustellen.[1] Jedes dieser Objekte repräsentiert einen Teil in einem Herstellungsprozess und durchläuft Abschnitte der Tafel. Seine Bewegungen korrespondieren mit dem Fertigungsprozess.[2] Die Tafel ist normalerweise in drei Abschnitte unterteilt: „anstehend“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“. Die Objekte werden von Mitarbeitern in die jeweils aktuellen Bereiche auf der Tafel bewegt.[3]

Wikipedia.de

Ein Kanban-Board eignet sich auch gut für kleinere Projekte oder Maßnahmen, die nicht im Detail durchgeplant werden müssen. Das Board habe ich bereits in diesem Beitrag vorgestellt.

Oft empfehle ich meinen Kunden, das Board tatsächlich als Whiteboard anzulegen und dort mit Notizzetteln zu arbeiten. Es macht einfach Spaß gemeinsam davor zu stehen, über die Zettel zu sprechen und sie von einer Spalte in die nächste zu verschieben.

Wer lieber mit einem digitalen Board arbeiten möchte, der kann auch Trello oder Taskworld dafür nutzen.

Eine weitere und sehr einfache Möglichkeit bietet auch Ihr digitales Notizbuch:

Das Kanban-Board in OneNote

Für das Board benötigen Sie lediglich eine Tabelle mit 4 Spalten.

Die „Karten“ sind die einzelnen Tabellenzellen. Dort schreiben Sie den Text hinein.

Diesen Text können Sie dann von einer Spalte in die nächste verschieben.

Tipp: Wenn eine Idee zur Aufgabe wird, wandeln Sie diese in eine Outlook-Aufgabe über die entsprechende Schaltfläche in OneNote um und weisen Sie diese Aufgabe dem betroffenen Kollegen zu. So hat der Kollege diese Aufgabe sofort in seiner Aufgabenliste in seinem Outlook.

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Die effiziente Alternative zur Regelbesprechung

Teamsitzung, Abteilungsrunde, Projekt-Meeting –  und immer das Gleiche: Jeder Mitarbeiter berichtet mehr oder weniger kurz, was er gerade tut. Aber alle sind gelangweilt. In diesem Artikel stelle ich Ihnen eine effiziente Alternative vor.


Jede Woche wieder

Wenn ich in meinen Einzelcoachings einen Blick in den Kalender meines Teilnehmers werfe, dann sehe ich dort eine ganze Reihe an Regelbesprechungen. Einmal pro Monat die Abteilungsrunde, alle zwei Wochen eine Teambesprechung, jede Woche ein Projekt-Meeting usw. Wenn Sie in verschiedenen Projekten mitarbeiten und auch noch in Ausschüssen tätig sind, dann ist Ihr Kalender nur alleine damit schon recht voll.

Langeweile macht sich breit

Wie laufen in der Regel diese Besprechungen ab? Jeder Mitarbeiter berichtet mehr oder weniger kurz über seine aktuellen Aufgaben. Der Stand der Dinge. Der Vorgesetzte berichtet dann noch aus diversen anderen Gremien und gibt Informationen weiter. Ein Kollege muss dann am Ende ein Protokoll schreiben, das ehrlich gesagt, niemand liest. Auch die einzelnen Beiträge interessieren niemanden so wirklich. Einige beginnen unter dem Tisch am Smartphone E-Mails zu lesen. Andere kritzeln auf dem Block herum.

Unter der Hand verraten alle, das die Besprechung reine Zeitverschwendung ist. Aber niemand ändert etwas. Man führt nun einmal solche Besprechungen durch, um sich zu informieren. Das war schon immer so.

Was ist das Ziel der Regelbesprechung?

Als Ziel dieser Regelbesprechungen wird häufig der Informationsaustausch genannt. Die Mitarbeiter sollen wissen, woran jeder Kollege arbeitet. Ein weiteres Ziel ist, Überschneidungen herauszufinden. Also wenn zwei Mitarbeiter an unterschiedlichen Themen arbeiten will man herausfinden ob sich die Themen in einzelnen Details überschneiden und dadurch aufeinander auswirken.

Aber werden diese Ziele erreicht?

Oft leider nicht. Der Abteilungsleiter / Teamleiter / Projektleiter kennt den Stand der Dinge (hoffentlich). Wenn jeder Kollege in der Abteilung andere Themenschwerpunkte bearbeitet, dann interessiert es auch nicht wirklich, was die anderen tun. Außerdem ist es ja auch nur eine punktuelle Bestandsaufnahme. Ein Projekt, das heute noch gut läuft, kann bereits morgen viele Probleme bringen. Überschneidungen werden in der Regel auch nicht aufgespürt, weil gar nicht so detailliert berichtet wird. Und das Protokoll liest auch niemand.

Die effiziente Alternative: Das Kanban-Board

Wenn etwas nicht gut läuft, dann sollte man nicht einfach so weiter machen, sondern etwas ändern. Ich weiß, dass es ziemlich revolutionär ist, an den Regelbesprechungen etwas zu ändern, dennoch möchte ich Sie dazu ermutigen.

Wenn Sie regelmäßig und kurz Informationen zum Stand der Dinge in Ihren Themen austauschen wollen, dann empfehle ich Ihnen ein Kanban-Board zu errichten.

Dieses Board sollte für jeden zugänglich in der Abteilung aufgehängt werden. Jeder Mitarbeiter beschriftet Haftnotizzettel mit seinen Themen.

Jeden Morgen treffen sich alle vor diesem Board und jeder berichtet, was er gestern erreicht hat. Die Redebeiträge sollten kurz sein, sodass die gesamte Besprechung nur ca. 10 min. dauert. So sind alle ständig auf dem Laufenden. Wer bei seinem Thema bzw. Projekt ins Stocken geraten ist, kann die Kollegen nach Lösungsideen fragen. Im Laufe des Tages können sich dann Kleingruppen dazu zusammenfinden. Ein Protokoll wird nicht geschrieben, denn die Dokumentation ist am Board zu sehen.

Das Kanban-Board stelle ich in diesem Video vor:

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