Wie Sie Kommentare in PowerPoint-Folien integrieren können mit Bearbeitungshinweisen oder Anmerkungen, habe ich Ihnen in einem früheren Beitrag bereits erklärt.
Heute geht es darum, was Sie beachten müssen, wenn Sie diese Kommentare ausdrucken. Leider entsteht dabei sehr viel Papier, das nur wenig bedruckt ist. Daher empfehle ich Ihnen nur in Ausnahmefällen diese Kommentare tatsächlich auszudrucken.
Wie es geht, erkläre ich in diesem Video:
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Sicherlich erhalten Sie auch jeden Tag eine Vielzahl an Mails mit einem PDF-Dokument im Anhang. Diese Dokumente beinhalten in der Regel wichtige Informationen, die Sie für sich selbst ablegen wollen, oder an Ihre Mitarbeiter und Kollegen weiterleiten möchten.
Dabei kann es sinnvoll sein, Kommentare und Anmerkungen hinzuzufügen. Oder wichtige Passagen mit einem Textmarker anzustreichen, um sie später schneller wiederzufinden.
Wie gehen Sie dabei vor? Drucken Sie die Datei aus, nehmen Ihre Anmerkungen handschriftlich vor und scannen danach das Dokument wieder ein, um es mit Ihren Notizen ablegen zu können? Dann verschwenden Sie unnötig Ressourcen.
Wie Sie digitale Kommentare in ein PDF-Dokument einfügen
Was Sie nun schon aus Word, Excel und PowerPoint kennen, funktioniert auch in einem PDF-Dokument: einen Kommentar einfügen oder bestimmte Wörter im Text highlighten. Leider hat sich diese Möglichkeit noch nicht überall herumgesprochen, dabei ist sie sehr hilfreich und zeitsparend.
Wie einfach das geht, erkläre ich Ihnen in diesem Video:
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Die Anleitung können Sie auch als Datei herunterladen. Dafür einfach auf diesen Button klicken:
https://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.png00Meike Kranzhttps://www.123effizientdabei.de/wp-content/uploads/123effizient-dabei-logo-header-1.pngMeike Kranz2016-01-15 10:55:422017-04-19 21:27:21Kommentar in ein PDF-Dokument einfügen
In Excel kann man bekanntlich gut Zahlen und Daten verwalten und übersichtlich darstellen. Aber während der Erstellung solcher Tabellen ist nicht gleich beim ersten Wurf alles perfekt. Vielmehr entwickeln sich diese Übersichten mit der Zeit und man ist doch mehrmals mit der Überarbeitung der Zahlen beschäftigt.
Vielleicht geht es Ihnen auch so. Aber wie fügen Sie einzelnen Zellen Anmerkungen, wie z.B. „ist die Zahl realistisch?“ oder „Daten nochmals überprüfen“ an? Gehören Sie auch zu den vielen Personen, die die Excel-Tabelle ausdrucken und handschriftliche Anmerkungen notieren?
Das muss nicht sein.
Digitale Kommentare einfügen
Sie haben auch in Excel eine sehr komfortable Möglichkeit, Anmerkungen und Kommentare an einzelne Zellen anzufügen. Es wird dort auch automatisch dargestellt, wer wann diesen Kommentar erstellt hat. Sie können in den Kommentaren auch Bearbeitungshinweise für andere Anwender hinterlegen. Sollten Sie die Daten validiert haben, oder die Anmerkungen nicht mehr benötigen, lassen sich die Kommentare auch ganz einfach wieder löschen.
Wie das geht, beschreibe ich Ihnen in diesem kurzen Video:
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Passiert es Ihnen auch immer mal wieder, dass Sie eine Word-Datei ausdrucken, um den Text durchzuarbeiten? Bewaffnet mit verschiedenfarbigen Textmarkern und einem Stift werden einzelne Wörter hervorgehoben und handschriftliche Anmerkungen angefügt, wie z.B. „Wichtig“ oder auch ein Projektname, zu dem das Thema passt oder der Name eines Mitarbeiters, für den diese Information interessant ist mit einem zusätzlichen Bearbeitungshinweis.
Das alles sind interessante Informationen, die Sie wahrscheinlich auch dokumentieren wollen. Aber dazu müssen Sie dann den Text mit Ihren Anmerkungen wiederum einscannen und als neue Datei ablegen.
Aber es geht auch anders.
Kommentarfunktion
Sie können in Word einfach in den Text einen Kommentar einfügen. Dieser wird dann zusammen mit dem Text in der Datei abgespeichert.
Der Vorteil: jeder kann diesen Kommentar lesen und erkennt, wer ihn wann geschrieben hat. Er lässt sich auch ganz einfach wieder löschen, wenn z.B. die Bearbeitung des Textes abgeschlossen ist und bei Bedarf auch ausdrucken.
Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:
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