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Konversationsfäden ersetzen Gespräche

Was ist der Unterschied zwischen einem virtuellen Gespräch per Mail oder Chat und einem persönlichen Gespräch? Bei einem persönlichen Gespräch, bei dem sich die beiden Gesprächsteilnehmer gegenüber sitzen bzw. miteinander telefonieren kommt die Antwort sofort, da sich beide in diesem Moment die Zeit für das Gespräch nehmen.

Bei einem „Gespräch“ per Mail muss man auf die Antwort warten. Außerdem kann es schnell zu Missverständnissen kommen, weil die Zwischentöne nicht transportiert werden und man nicht einfach an der Körpersprache erkennen kann, ob der Gesprächsteilnehmer mich richtig verstanden hat.

Im Chat läuft es dann nochmal anders. Hier antworten mehrere Personen sehr schnell auf einen Eintrag und man muss sich selbst beeilen, seine Antwort hinzuzufügen bevor das „Gespräch“ eine andere Richtung nimmt. Es geht schnell der rote Faden verloren.

Was dies alles für die Arbeitswelt bedeutet, wenn mehr in solchen Konversationsfäden kommuniziert wird, statt in „richtigen“ Gesprächen, darum geht es in diesem Video:

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Mail-Vorlage schnell verfügbar

Ich habe Ihnen bereits in einem vorhergehenden Beitrag erklärt, wie Sie häufig benutzte Mail-Texte als Mail-Vorlage abspeichern können. Nun möchte ich Ihnen noch einen Tipp geben, wie Sie mit nur 2 Klicks die Mail-Vorlagen öffnen können.

Die Vorgehensweise erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie E-Mail-Vorlagen speichern

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Versenden Sie auch immer wieder Mails mit den gleichen Texten? Sind der Betreff und der Mail-Empfänger auch jedes Mal identisch?

Statt die Texte immer wieder neu zu formulieren, oder eine ältere gesendete Mail zu suchen und den Text zu kopieren, empfehle ich Ihnen eine Mail-Vorlage zu erstellen und diese auf dem Laufwerk abzulegen.

So können Sie selbst schneller arbeiten und auch Ihr Vertreter ist sicherlich froh, darauf zurück greifen zu können.

Wie Sie Mail-Vorlagen speichern, erkläre ich in diesem Video:

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Outlook 2013 Handbuch BildDies ist ein Kapitel aus meinem Outlook-Handbuch, in dem ich alle Funktionalitäten in Outlook 2013 Schritt-für-Schritt mit Bildern erkläre und Ihnen zusätzlich 76 Praxis-Tipps für die Anwendung am Arbeitsplatz gebe.

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Wie Sie mit Quicksteps Mails mit unterschiedlichen Signaturen erstellen

Wenn Sie für Ihre E-Mails unterschiedliche Signaturen verwenden, können Sie diese als Signatur abspeichern. Wenn Sie dann eine Mail erstellen, klicken Sie die Schaltfläche für Signaturen an und wählen aus der Liste die entsprechende Signatur aus und fügen diese ein.

Schneller, also mit nur einem Klick, können Sie eine neue Mail mit der entsprechenden Signatur erstellen, wenn Sie diese in den Quicksteps hinterlegt haben. Dies ist eine Schaltfläche oberhalb des Posteingangs.

Wie Sie den Quickstep einrichten, erkläre ich in diesem Video:

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Sie haben eine neue Mail

Die tägliche E-Mail-Flut überschwemmt den Posteingang. 50 – 80 – 100 Mails pro Tag sind heutzutage keine Seltenheit mehr. Und alles ist wichtig und dringend…

Bitte lassen Sie sich nicht von den E-Mails verrückt machen. Wenn Sie ständig in Ihren Posteingang schauen und jede neue Mail sofort lesen, werden Sie kaum noch andere Aufgaben schaffen.

Besser ist es, nur 3x am Tag den Posteingang zu sichten und strukturiert abzuarbeiten.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie die Mailbenachrichtigung in Outlook ausschalten. Es wird vielleicht für Sie zu Beginn etwas ungewohnt sein, dieses Fenster nicht immer wieder zu sehen, aber nur so können Sie die ständige Unterbrechung vermeiden.

Denn sind wir mal ehrlich: wir Menschen sind neugierig. Und wenn die Meldung kommt „Sie haben eine neue Mail“, dann schauen wir auch nach, um was es in der Mail geht.

Wie Sie die Mailbenachrichtigung ausschalten, erkläre ich in diesem Video:

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