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Was ist Ihre Strategie beim Umgang mit den Urlaubsmails?

Sommer 🍧 – Sonne 🌞 – Urlaub ✈️- E-Mail-Frust 📨📨📨

Alle freuen sich auf den Sommerurlaub. Zeit mit der Familie, andere Länder kennenlernen, entspannen oder Aktiv-Urlaub. Jeder möchte den Arbeitsalltag vergessen und auf neue Gedanken kommen.

Aber gelingt das auch?

Während Sie Urlaub machen läuft Ihr E-Mail-Postfach voll. Wenn Sie dann ins Büro zurückkehren warten 500 oder mehr Mails auf Sie, die Sie lesen und bearbeiten müssen. Da ist die Erholung schnell vorbei.

Um dies zu vermeiden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Mich hat interessiert, was in Ihrem Unternehmen üblich ist.

Folgende Antworten standen zur Auswahl:

  • Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails nicht weitergeleitet werden
  • Ich aktiviere die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis, dass die Mails an meinen Vertreter weitergeleitet werden
  • Mein Vertreter ist für meinen Posteingang freigeschaltet und kann jederzeit meine Mails lesen und bearbeiten
  • Wir arbeiten nur noch mit Funktionspostfächern, daher ist die Bearbeitung der Mails immer gewährleistet
  • Ich lese und bearbeite meine Mails auch im Urlaub
  • sonstiges

Der Datenschutz spielt eine Rolle

Als ich die Abonnenten meines Newsletters zur Umfrage eingeladen habe, habe ich viele Abwesenheitsmitteilungen erhalten.

Oft stand dort, dass aus Datenschutzgründen die Mails nicht weitergeleitet werden. Dies stimmt auch mit dem Ergebnis der Umfrage überein.

Ergebnisse der Umfrage

Aber ist das auch die beste Strategie?

Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz ohne Weiterleitung schalten, dann sammeln sich die Mails während Ihres Urlaubs an. Sie benötigen dann wahrscheinlich 2 Tage, um alles zu bearbeiten. Vielleicht hat der Absender sich auch an Ihren Vertreter gewandt, der dann wiederum Sie in seiner Antwort in Kopie gesetzt hat. D.h. Sie haben nicht nur die eigentlichen 500 Mails durchzuarbeiten, sondern auch noch die 100-200 Antworten darauf.

Das gleiche Problem gibt es bei einer Abwesenheitsnotiz mit Weiterleitung an den Vertreter. Ihr Vertreter erhält dadurch nicht nur seine eigenen 50-100 Mails pro Tag, sondern auch noch Ihre dazu, fühlt sich aufgefordert alle zu beantworten und das potenziert das Mailaufkommen zusätzlich.

Beide Varianten verschlimmern das Problem eigentlich noch.

Anders ist es, wenn der Vertreter für Ihr Postfach freigeschaltet ist. In diesem Fall, kann er 1-2 Mal am Tag Ihre Mails durchgehen und nur auf die wichtigen und dringenden Anliegen antworten. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Ihr Vertreter Ihren Posteingang vor sortiert, sodass Sie nach dem Urlaub sehr schnell erkennen können, um welche Mails Sie sich als erstes kümmern müssen.

Wie Sie sich ein effizientes System aufbauen und welche Einstellungen in Outlook dafür notwendig sind, zeige ich in diesem Webinar: https://chefentlastung.edudip.com/w/368004

Das Gute daran: Nicht nur in der Urlaubszeit, sondern auch bei Abwesenheit durch Krankheit, sind Sie gut vorbereitet.

Das gilt auch bei der Nutzung von Funktionspostfächern. Hier gehen alle Mails an eine allgemeine Abteilungs-Mail-Adresse und können von dort aus von allen Kollegen gelesen und bearbeitet werden. So spielt es genau genommen keine Rolle mehr, wer im Urlaub ist oder krank. Die Bearbeitung von Mails ist immer gewährleistet.

Und was ist mit dem Datenschutz?

Sowohl bei der Weiterleitung der Mails, als auch bei der Freischaltung des Posteingangs oder auch bei den Funktionspostfächern stellt sich diese Frage. Sie ist aus meiner Sicht ganz einfach zu beantworten: Private Mails dürfen sowieso nicht über die berufliche Mail-Adresse geschrieben werden. In den meisten Unternehmen gibt es dazu eine entsprechende Richtlinie oder Arbeitsanweisung, die die Mitarbeiter unterschreiben müssen. Daher gibt es nichts, was geschützt werden muss.

Sie erhalten vertrauliche Mails?

Für Bewerbungen sollten Sie ein entsprechendes Funktionspostfach einrichten. Wenn Sie in einem vertraulichen Projekt mitarbeiten, sollte dieses Projekt ein Funktionspostfach erhalten. So können Sie vermeiden, dass vertrauliche Mails in Ihrem persönlichen Postfach landen.

Einige haben bei der Umfrage geantwortet, dass sie Mails im Urlaub lesen. Das trägt natürlich nicht zur Erholung bei. Viele meiner Trainingsteilnehmer sagen mir aber, dass sie am Tag vor dem ersten Bürotag die Mails von zu Hause aus lesen, damit sie sich in Ruhe einen Überblick verschaffen können und wissen, was sie am ersten Tag erwartet. Da es sich dabei häufig um einen Sonntag handelt, vermute ich, dass diese Zeit nicht als Arbeitszeit gebucht wird. Und das ist Schade.

Besser wäre es, nach dem Urlaub 1-2 Tage zwar im Büro zu sein, aber so zu tun, als ob man nicht da wäre. Also: Bürotür zu, Telefon umstellen, keine Besprechungen und neue Mails nicht sofort beantworten. So haben Sie genug Zeit, sich einen Überblick zu verschaffen.

Monster des Alltags – Das Pflichtbewusstsein

Ich stelle Ihnen ein weiteres „Monster des Alltags“ von Christian Moser vor:

Das Pflichtbewusstsein

Ich persönlich finde dieses Monster sehr schön gezeichnet. Es ist fast menschlich.

Das Pflichtbewusstsein hat ganz klar seine Vorteile. Wenn man mit Kollegen zusammenarbeitet, die dieses Monster in sich tragen, dann kommt man gut voran.

Aber es führt auch dazu, dass immer erst alles fertig gemacht werden muss, bevor man Feierabend machen kann. Und darin besteht die Gefahr. Wann sind Sie denn fertig? Genau genommen nie. Es gibt immer etwas zu tun. Selbst wenn Sie alle Mails und Aufgaben bearbeitet haben, die Ablage erledigt ist, alle Termine eingehalten wurden. Wenn Sie nur noch mal schnell zum Kopierer gehen und an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren, haben Sie schon wieder 5 neue Mails erhalten. Irgendwann müssen Sie einfach den Absprung schaffen und den PC ausschalten, die Aufgaben auf den nächsten Tag verschieben und guten Gewissens nach Hause gehen. Vielleicht hilft es Ihnen, wenn Sie sich abends noch einmal den Tag vor Augen führen und sich bewusst machen, wie viel Sie bereits geschafft haben.

Wer sich hier wiedererkennt, dem hilft dieses Bild vielleicht zu erkennen, dass das Leben nicht nur aus Arbeit besteht.

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