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So erstellen Sie ein Makro für die Funktion Text in Spalten

Die Funktion „Text in Spalten“ mit nur einem Klick nutzen

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für die Funktion „Text in Spalten“, bei der ich normalerweise mehrfach klicken muss. So kann ich Zeit sparen.

Für alle, die diese Funktion bisher noch nicht genutzt haben hier ein kurzes Anwendungsbeispiel:

Sie erhalten von einem Kollegen eine Excel-Tabelle mit Adressdaten. Diese Daten möchten Sie für einen Serienbrief nutzen. Da der Kollege die Daten aus einem anderen Programm geholt hat, stehen der Vor- und Nachname zusammen in einer Zelle. Für den Serienbrief müssen Vor- und Nachname aber in zwei Spalten getrennt stehen, da Sie für die Anrede nur den Nachnamen einsetzen werden.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind in der Funktion „Text in Spalten“.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

 

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So nehmen Sie in Excel ein Makro für die Einstellung der Seitenränder auf

Die Seitenränder in Excel mit einem Klick ändern

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für bestimmte Einstellungen bei den Seitenrändern. Statt immer wieder diese Einstellungen manuell vorzunehmen, kann ich nun das Makro einfach aufrufen und somit viele Klicks und damit Zeit sparen.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind, benutzerdefinierte Seitenränder zu speichern.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

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Makro zum Einfügen einer Tabelle in einem bestimmten Layout

In ein Word-Dokument eine Tabelle einzufügen ist ja ganz einfach. Aber es kostet Zeit, bis das Tabellenlayout den eigenen Vorstellungen entspricht. Schneller geht’s mit einem Makro, wodurch Sie immer wieder Ihr eigenes Tabellenlayout nutzen können.


Eine Tabelle dem Corporate Design anzupassen kostet Zeit

Ich bin mir sicher, auch in Ihrem Unternehmen gibt es festgelegte Standards zum Layout einer Tabelle. Schriftart, Schriftgröße, Farben, Linienart usw.

Eine Tabelle in ein Word-Dokument einzufügen ist leicht gemacht. Aber sie den genannten Vorgaben anzupassen, kostet Zeit. Vielleicht sollen die Spaltenüberschriften mit einer dunklen Farbe hinterlegt sein, dann müssen Sie im Anschluss auch noch für die Schriftfarbe „weiß“ wählen, damit man die Buchstaben gut lesen kann. Oder die Zeilen sollen abwechselnd heller und dunkler schattiert sein.

Statt alles Schritt für Schritt selbst einzustellen, können Sie auch die Tabellenformatvorlagen nutzen.

Aber passen die Vorlagen zufällig? Wahrscheinlich nicht.

Mit einem Makro Zeit sparen

Deutlich einfacher und schneller können Sie zukünftig Tabellen in Ihr Word-Dokument einfügen, wenn Sie dafür ein entsprechendes Makro aufnehmen.

So erreichen Sie auch, dass ungeübte Word-Anwender mit einem Klick die perfekte Tabelle erstellen.

Ein weiterer Effekt: Sie können sich ganz auf die Inhalte konzentrieren und müssen sich nicht mehr mit dem Layout herumschlagen.

Wie Sie ein entsprechendes Makro selbst aufnehmen können (ganz ohne Programmierkenntnisse), erkläre ich in diesem Video:

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So erstellen Sie ein Makro für das Einfügen einer Querseite

So fügen Sie in Ihren Text eine Querseite ein

Wenn Sie in Word ein Dokument erstellen, ist standardmäßig das Hochformat für die Seite eingestellt. Das ist auch gut so, weil dies das übliche Format für Texte, Briefe usw. ist.

Dennoch könnte es sein, dass Sie etwas weiter im Text mehr Platz benötigen, z.B. weil Sie eine umfangreichere Tabelle einfügen möchten. Im Hochformat ist bei einer Tabelle in der Regel nur Platz für wenige Spalten. Wenn Ihre Tabelle breiter ist bzw. über mehr Spalten verfügt, dann wäre das Querformat richtig für Sie.

Sie können ganz einfach im Dokument von Hoch- auf Querformat wechseln und danach auch wieder zum Hochformat zurückkehren.

Und so geht’s:

  1. Klicken Sie in Ihrem Text an die Stelle, wo danach die Querseite eingefügt werden soll.
  2. Wechseln Sie dann zum Reiter „Seitenlayout“ und klicken dort auf die Schaltfläche „Umbrüche“.
  3. Im Untermenü wählen Sie dann bei den Abschnittsumbrüchen „Nächste Seite“.
  4. In der neu eingefügten Seite ändern Sie das Seitenlayout, indem Sie auf die Schaltfläche „Ausrichtung“ klicken und dort „Querformat“ wählen.
  5. Ich füge dann noch eine Leerzeile ein.
  6. Nun wiederholen Sie die Schritte 2-4, wobei Sie das Hochformat wählen.

Als Ergebnis haben Sie nun erst Ihren Text im Hochformat, dann eine leere Seite im Querformat und danach wieder eine Seite im Hochformat.

Makro für das Einfügen einer Querseite

Auch wenn das oben beschriebene Vorgehen nicht schwer ist, muss man wissen, wie es geht. Da Sie aber wahrscheinlich eher selten eine Querseite einfügen möchten, müssten Sie sich die einzelnen Schritte notieren und gut ablegen.

Noch einfacher und schneller ist es, wenn Sie ein entsprechendes Makro dafür aufnehmen. So sind auch die Kollegen in der Lage eine Querseite einzufügen, die im Umgang mit Word nicht so geübt sind.

Wie das geht, zeige ich Ihnen in dem folgenden Video:

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Sie sind auf den Geschmack gekommen und möchte gerne eigene Ideen in Makros umsetzen? Viele Dinge können Sie allerdings nicht so einfach selbst über das Aufzeichnen eines Makros realisieren, sondern müssen einen Auftrag an einen Programmierer erteilen. Falls Sie keinen passenden Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen finden, können Sie sich gerne mit mir in Verbindung setzen. Ich arbeite beim Thema Makroprogrammierung mit einem Kooperationspartner zusammen.

Makro für Drucken mit und ohne Dateipfad in der Fußzeile

So fügen Sie den Dateipfad in die Fußzeile ein

In vielen Unternehmen besteht die Anforderung, dass auf ausgedruckten und abgehefteten Dokumenten der Dateipfad mit Dateiname in der Fußzeile steht. Dies soll dabei helfen, diesen Ausdruck schneller in der Dateiablage zu finden.

Grundsätzlich finde ich diese Anforderung und die Idee dahinter gut. Solange es sich um ein internes Papier handelt, können Sie den Dateipfad einfach in die Fußzeile Ihres Word-Dokumentes einfügen.

So gehen Sie vor:

  • Sie wechseln zum Reiter „Einfügen
  • dort klicken Sie auf die Schaltfläche Fußzeile und auf „Fußzeile bearbeiten„.
  • Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumentinfo und im Untermenü auf „Feld„.
  • Das Feld heißt „FileName“ und bei den Feldoptionen setzen Sie einen Haken vor „Pfad vor dem Dateinamen hinzufügen„.
  • Ihre Eingabe bestätigen Sie mit ok.
  • Wenn Sie Ihr Word-Dokument speichern, aktualisiert sich dieses Feld.

 

Kundenanschreiben ohne Dateipfad

Umständlich wird es aber, wenn es sich nicht um ein internes Papier handelt, sondern um einen Brief an einen Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter. Dann möchten Sie sicherlich nicht den Dateipfad auf das Dokument drucken, dass verschickt werden soll.

Sie könnten in diesem Fall erst den Brief ohne Dateipfad drucken und danach wie oben beschrieben den Dateipfad einfügen und dann noch einmal drucken. Sollten Sie aber, wenn Sie den Ausdruck vor sich sehen, eine Änderung im Kundenbrief vornehmen wollen, müssen Sie daran denken, den Dateipfad wieder zu löschen.

Ziemlich zeitaufwändig und fehleranfällig – oder?

 

So erstellen Sie ein Makro

Mein Vorschlag: Erstellen Sie ein Makro, mit dem Sie einmal das Dokument mit und einmal ohne Dateipfad in der Fußzeile ausdrucken. So sind Sie auf der sicheren Seite und sparen Zeit.

Sie haben keine Ahnung von Makroprogrammierung? Kein Problem. Nehmen Sie einfach die einzelnen Schritte auf.

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie einen Briefkopf per Makro einfügen

Wofür können Sie Makros in Word nutzen?

Es gibt natürlich viele Einsatzmöglichkeiten für Makros in Word. Bei einem früheren Arbeitgeber von mir gab es eine Briefvorlage mit Verknüpfung zur Kundendatenbank, sodass die Mitarbeiter das Adressfeld nicht selbst ausfüllen mussten, sondern einfach die Kundennummer in eine Eingabemaske getippt haben und schon war alles richtig eingefügt. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert Fehler. Ebenso hat ein Makro erkannt, welcher Benutzer am Computer angemeldet ist und hat dann den Namen des Mitarbeiters, seine Telefon-Nummer und auch die E-Mail-Adresse an die richtigen Stellen eingefügt.

Sie sehen, bei Briefvorlagen ist vieles möglich. Dies können Sie allerdings nicht so einfach selbst über das Aufzeichnen eines Makros realisieren, sondern müssen einen Auftrag an einen Programmierer erteilen. Falls Sie keinen passenden Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen finden, können Sie sich gerne mit mir in Verbindung setzen. Ich arbeite beim Thema Makroprogrammierung mit einem Kooperationspartner zusammen.

Praxisbeispiel: Briefkopf

In diesem Artikel und dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie einen von Ihnen gestalteten Briefkopf per Makro in Ihr Word-Dokument einfügen. Dies könnte sinnvoll sein, wenn Sie verschiedene Briefköpfe nutzen und nicht für jeden Brief eine eigene Briefvorlage abspeichern möchten.

Sie können also erst Ihren Brief gestalten und dann im nächsten Schritt den richtigen Briefkopf auswählen und einfügen.

Wichtig bei der Aufzeichnung des Makros ist, dass Sie sich mit Tastenkombinationen in Word (eine Liste habe ich hier zusammengestellt) vertraut machen. Denn bei der Aufzeichnung wird nicht jede Mausbewegung registriert. Insbesondere gilt dies für das Markieren von Wörtern, um die Formatierung zu ändern.

Wie Sie das Register „Entwicklertools“ in Word sichtbar machen, habe ich in dem vorhergehenden Beitrag erklärt (klick).

Ebenso, wie Sie das Makro aufnehmen und eine Schaltfläche dafür gestalten und in die Schnell-Leiste einfügen.

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Weitere Praxisbeispiele folgen in den nächsten Artikeln.

Wie Sie ganz einfach ein Makro in Word erstellen und dadurch Zeit sparen

Dokumentenvorlagen, Formatvorlagen und Makros

Bevor ich Ihnen zeige, wie Sie in wenigen Schritten in Word ein Makro erstellen können, um zukünftig Zeit zu sparen, möchte ich kurz die Unterschiede zwischen Dokumentenvorlagen, Formatvorlagen und Makros erklären.

Wenn Sie Word starten, erhalten Sie ein leeren Dokument. Aber es ist nicht ganz blank, sondern es gibt bereits einige Voreinstellungen zu der Schriftart, Schriftgröße, Seitenränder, Farben usw. Dies alles ist in einer Dokumentenvorlage festgelegt, die Normal.dot heißt.

Um nicht bei jedem Dokument, das Sie mit Word erstellen, wieder Ihre Unternehmens-Schriftart, -größe, -farben usw. einstellen zu müssen, empfehle ich Ihnen eine eigene Dokumentenvorlage mit diesen Vorgaben zu erstellen und abzuspeichern. Das spart viel Zeit und Nerven.

Wenn Sie dann Ihren Text schreiben, gibt es verschiedene Vorlagen für Überschriften. Dies sind Formatvorlagen, die Sie nutzen können. Auch diese Formatvorlagen können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Das Unternehmen hat ein großes Interesse daran, dass die Mitarbeiter immer die im Corporate Design festgelegten Vorgaben zu diesen Formatierungen einhalten. Dokumenten- und Formatvorlagen können aber immer auch vom Mitarbeiter geändert werden. Wenn Sie also sicherstellen möchten, dass Ihre Mitarbeiter keine Änderungen nachträglich vornehmen, dann sollten Sie sich mit der Makroprogrammierung auseinander setzen.

Makros haben auch noch den weiteren Vorteil, dass man mehrere einzelne Arbeitsschritte automatisch auf Knopfdruck ablaufen lassen kann. Dies spart viel Zeit und ermöglicht auch Word-Anfängern sehr professionelle Ergebnisse zu erzielen.

In 3 Schritten zum eigenen Makro

Das Wort „Makroprogrammierung“ macht vielen Anwendern Angst. Ich gebe zu, dass ich mich auch lange nicht an dieses Thema herangetraut habe. Dabei ist es sogar sehr einfach, wenn man nicht so sehr komplexe Dinge erreichen möchte. Folgende 3 Schritte sind notwendig:

  1. Das Entwicklertool dem Menü hinzufügen.
  2. Ein Makro aufzeichnen.
  3. Eine Schaltfläche für das Makro einbinden.

Im folgenden Video zeige ich Ihnen diese 3 Schritte:

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Schritt 1: Das Entwicklertool dem Menü hinzufügen.

Um ein Makro aufnehmen zu können, benötigen Sie einen zusätzlichen Reiter in Ihrem Word-Menü: Das Entwicklertool.

Wo gibt es diesen Reiter?

Klicken Sie in Word einfach auf Datei und dann Menüband anpassen. In der rechten Liste gibt es bereits den Punkt Entwicklertools. Davor einfach den Haken setzen und speichern. Schon ist der Reiter im Menü hinzugefügt.

Schritt 2: Ein Makro aufzeichnen.

Sie benötigen keine Programmierkenntnisse, um ein einfaches Makro zu erstellen. Sie können einfach die Schritte, die Sie tun aufzeichnen. Word wandelt dies in die Programmiersprache VBA um.

Aber Achtung: Es werden nicht alle Mausbewegungen aufgezeichnet. Wenn Sie z.B. ein Wort markieren, um es anschließend zu formatieren, dann müssen Sie die Cursor-Tasten oder eine Tastenkombination dafür nutzen.

Tipp: Machen Sie sich vorab mit den Tastenkombinationen vertraut. Eine Liste habe ich Ihnen in diesem Blog-Artikel zusammengestellt: Tastenkombinationen in Word

Im Reiter Entwicklertools finden Sie die Schaltfläche Makro aufzeichnen.

Wenn Sie darauf klicken, beginnt die Aufzeichnung.

Tipp: Üben Sie vorab die Schritte, die Sie aufzeichnen wollen. Denn wenn Sie sich verklickt haben, wird dies auch in das Makro übernommen.

3. Eine Schaltfläche für das Makro einbinden.

Um das Makro später schneller nutzen zu können, sollten Sie eine Schaltfläche dafür einbinden. Sie können Sie entweder im Start-Menü hinterlegen, oder oben in der Schnell-Leiste. Beide Varianten zeige ich Ihnen in dem Video.

 

In den nächsten Blog-Artikeln werde ich Ihnen einige Anwendungsbeispiele für Makros in Word zeigen.


Sie haben Ideen bekommen, wofür Sie in Ihrem Unternehmen Makros für effizienteres Arbeiten nutzen könnten, aber Sie möchten das lieber von Profis erledigen lassen? Dann nehmen Sie mit mir ganz einfach per Mail Kontakt auf. Ich arbeite mit einer entsprechenden Beratungs- und Softwarefirma zusammen.