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So erstellen Sie ein Makro für die Funktion Text in Spalten

Die Funktion „Text in Spalten“ mit nur einem Klick nutzen

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für die Funktion „Text in Spalten“, bei der ich normalerweise mehrfach klicken muss. So kann ich Zeit sparen.

Für alle, die diese Funktion bisher noch nicht genutzt haben hier ein kurzes Anwendungsbeispiel:

Sie erhalten von einem Kollegen eine Excel-Tabelle mit Adressdaten. Diese Daten möchten Sie für einen Serienbrief nutzen. Da der Kollege die Daten aus einem anderen Programm geholt hat, stehen der Vor- und Nachname zusammen in einer Zelle. Für den Serienbrief müssen Vor- und Nachname aber in zwei Spalten getrennt stehen, da Sie für die Anrede nur den Nachnamen einsetzen werden.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind in der Funktion „Text in Spalten“.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

 

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So nehmen Sie in Excel ein Makro für die Einstellung der Seitenränder auf

Die Seitenränder in Excel mit einem Klick ändern

Ich habe bereits das Thema Makro-Programmierung in Word vorgestellt. In diesem älteren Beitrag erkläre ich die grundsätzliche Vorgehensweise Schritt-für-Schritt: Makro-Programmierung

Dies funktioniert natürlich auch in Excel.

In diesem Beispiel erstelle ich ein Makro für bestimmte Einstellungen bei den Seitenrändern. Statt immer wieder diese Einstellungen manuell vorzunehmen, kann ich nun das Makro einfach aufrufen und somit viele Klicks und damit Zeit sparen.

Schritt 1: Register Entwicklertools

Auch in Excel muss ich erstmal die Registerkarte „Entwicklertools“ sichtbar machen.

Dafür klicken Sie einfach auf Datei – Optionen – Menüband anpassen – und den Haken vor Entwicklertools setzen.

Schritt 2: Makro aufzeichnen

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“ und vergeben einen Namen.

Danach klicken Sie durch die einzelnen Schritte durch, die notwendig sind, benutzerdefinierte Seitenränder zu speichern.

Beenden Sie dann die Makroaufzeichnung. Fertig.

Im folgenden Video können Sie sich die einzelnen Schritte ansehen:

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So arbeiten Sie noch effizienter mit MS-Word

In den letzten Blog-Artikeln habe ich Ihnen kurz gezeigt, wie Sie auch als Anwender selbst Makros in Word aufnehmen können, um dadurch Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. Über die Makro-Aufzeichnungen sind die Möglichkeiten allerdings eingeschränkt. Viel mehr möglich wäre über die Makro-Programmierung in VBA. Zu diesem Thema habe ich ein Interview mit Maik Hoffmann von meinem Kooperationspartner mitcon geführt.


Meike Kranz: Hallo Herr Hoffmann, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, mir ein paar Fragen zur Makro-Programmierung zu beantworten.

Maik Hoffmann: Ja gern! Makro-Programmierung ist mehr als das Aufzeichnen der Bedienung und erfordert natürlich Einarbeitung. Aber die Möglichkeiten, die sich daraus ergeben, rechtfertigen den Aufwand.

Meike Kranz: In meinen Videos habe ich gezeigt, dass man Informationen in die Kopf- und Fußzeile eines Briefes per Makro einfügen kann. Welche weiteren Beispiele gibt es?

Maik Hoffmann: Die Anwendungsmöglichkeiten von Makro-Programmierung sind vielfältig und oft auch sehr individuell. Praktisch jeder Anwender oder jede Firma hat besondere Anforderungen und Routineaufgaben, die mit Makro-Programmierung vereinfacht werden können. Aber es gibt natürlich auch Beispiele, von denen fast alle Anwender profitieren können. Eines haben Sie genannt. Makros wie dieses lassen sich ganz einfach aufzeichnen. Mit der Programmierung gibt es aber darüber hinaus noch wesentlich mehr Möglichkeiten. So kann man etwa aus Dokumenten heraus über Dialoge auf externe Daten, wie etwa Adressen oder das firmeneigen Active Directory, zugreifen. Es lassen sich per Knopfdruck beliebige Elemente des Dokuments, wie z.B. Logos oder alternative Firmenstandorte, sichtbar bzw. unsichtbar machen oder als Bausteine in das Dokument einfügen. Daraus alleine ergibt sich schon eine Unzahl an Anwendungsmöglichkeiten.

Meike Kranz: Bei diesen Makros werden ja Daten direkt in den Text an die richtige Stelle eingefügt. Gäbe es auch die Möglichkeit, den Anwendern Ausfüllhilfen für Formulare anzeigen zu lassen?

Maik Hoffmann: Ja, sicher! Sie können beispielsweise in ein beliebiges Word-Formular Text- oder Infoboxen mit situativen Erläuterungen einfügen, die entweder per Schaltfläche ein- und ausgeschaltet werden können oder aber sich beim Drucken automatisch selbst ausblenden. 

Meike Kranz: Das ist ja toll. Aber bevor ein Mitarbeiter einen Brief, ein Angebot oder eine Rechnung schreibt, muss er ja erstmal die richtige Vorlage dafür finden. Das ist leider in Word mit einigen Klicks verbunden. Gäbe es die Möglichkeit, das Aufrufen der unternehmenseigenen Dateivorlagen zu vereinfachen?

Maik Hoffmann: Auch das ist möglich. So kann man mit Hilfe der Programmierung Vorlagenverzeichnisse virtuell zusammenlegen und die Vorlagen in einem Dialog anzeigen lassen, automatisch filtern und nach eigenen Kriterien sortieren. Auf diese Weise kommt man dann schnell und einfach zu der gewünschten Dokumentvorlage.

Meike Kranz: Wer in seinem Word-Dokument viele Felder, wie z.B. das Datum oder ein Inhaltsverzeichnis einfügt, sollte diese Felder vor dem Druck aktualisieren. Dies kann natürlich schnell vergessen werden. Gibt es auch dafür eine bessere Lösung?

Maik Hoffmann: Es gibt in der Makro-Programmierung für fast alles eine Lösung. In diesem Fall gäbe es etwa die Möglichkeit, in der betreffenden Dokumentvorlage die Druckfunktion so abzuändern, dass automatisch im Hintergrund vor dem Drucken eine Aktualisierung aller in dem Dokument befindlichen Felder und Verzeichnisse stattfindet. Natürlich kann auch eine Schaltfläche für das gleichzeitige Aktualisieren aller Felder und Verzeichnisse auf eine der Registerkarten in Word gelegt werden.

Meike Kranz: Ich möchte noch auf einen anderen Aspekt zu sprechen kommen. Das Unternehmen ist natürlich daran interessiert, dass alle Dokumente, die an Kunden gesendet werden, einheitlich aussehen. D.h. im Corporate Design wird festgelegt, welche Schriftart und –größe und welche Farben in allen Dokumenten verwendet werden soll. Wie kann ein Makro in Word die Mitarbeiter dabei unterstützen? 

Maik Hoffmann: Da wären zunächst einmal die automatisierten Dokumentvorlagen, welche etwa über Dialogsteuerung schon sehr effizient dafür sorgen, dass alle individuellen Dokumentangaben automatisch und natürlich auch mit der korrekten Formatierung in das Dokument eingefügt werden. Der Anwender muss sich also gar nicht um Platzierung oder Formatierung von Text kümmern.

Darüber hinaus ist es auch möglich, über eine spezielle Makrofunktion die Formatierung von Dokumenten automatisch prüfen zu lassen. Verstöße gegen den korrekten Einsatz von Schriftgrößen oder Schriftarten oder anderes mehr lassen sich so auf mannigfaltige Weise hervorheben bzw. korrigieren. Eine solche Funktion kann etwa auch dem Drucken des Dokuments vorangeschaltet werden. Auf diese Weise wird schon vor dem Druck vor Fehlern gewarnt oder diese werden ggf. sogar automatisch korrigiert.

Meike Kranz: Word bringt ja standardmäßig viele Funktionen mit. Aber manchmal fällt es mir schwer, diese zu finden, weil die Microsoft-Programmierer sie echt gut in Untermenüs versteckt haben. Einige Funktionen werden auch im Standard-Menü gar nicht angezeigt. Mich ärgert darüber hinaus auch das ständige hin und her klicken und wechseln zwischen den Reitern. Könnte man das übersichtlicher gestalten und vereinfachen?

Maik Hoffmann: Auch das ist möglich. Selbst erstellte individuelle Funktionen lassen sich, ebenso wie die von Ihnen erwähnten Word-internen Funktionen, sehr einfach direkt als Schaltflächen auf bestehende Registerkarten übertragen, so dass diese Funktionen dann sofort per Mausklick ausgewählt werden können. Das Ganze kann man natürlich auch auf die Spitze treiben, indem man sich ganze eigene Registerkarten in Word neu anlegt und mit den gewünschten Funktionen belegt. So hat man dann alles Nötige immer im direkten Zugriff, während man die nicht benötigten Funktionen nicht länger im Wege hat.

 Meike Kranz: Vielen Dank für diese Beispiele. Ich denke, man kann ganz gut daran erkennen, was durch die Makro-Programmierung alles möglich ist. Vergleichbare Chancen für Effizienzsteigerungen gibt es bestimmt auch in Excel und PowerPoint. Können Sie dafür Beispiele aus der Praxis beschreiben?

Maik Hoffmann: Im Laufe der Jahre wurden die vielfältigsten Anforderungen dieser Art an uns als Firma herangetragen. In Excel wünschen sich unsere Kunden oft die makrogesteuerte Darstellung von Szenarien, die sich aus den eigenen Zahlen ergeben. Das geht hin bis zu umfangreichen Cockpit-Lösungen, bei denen etwa die Einnahmen und Ausgaben von Unternehmen, abhängig von eigenen Stellgrößen, übersichtlich präsentiert werden.

In PowerPoint kann man beispielsweise automatisch eine Agenda aus einer vorhandenen Präsentation generieren oder einen Vertraulichkeitsvermerk aus einer Dialogauswahl in die Präsentation einfügen. Beliebt ist auch die Erweiterung des internen Farbschemas um weitere Hausfarben. Natürlich ist auch bei PowerPoint eine nachträgliche Formatkontrolle möglich. Die Anwendungsmöglichkeiten sind fast unbegrenzt.

Meike Kranz: Ich denke, an diesen Beispielen kann man gut erkennen, welches Zeitspar-Potenzial in der Makroprogrammierung steckt. Ich bedanke mich noch einmal ganz herzlich für Ihre leicht verständlichen Erklärungen zu diesem Thema.

Maik Hoffmann: Das ist richtig. Und überdies wird oft nebenher auch die Qualität erhöht. Es lohnt sich zu prüfen, welche Effekte im eigenen Unternehmen durch Makroprogrammierung möglich sind. – Auch ich bedanke mich für das Interview.

 

Über den Interview-Partner:

Maik Hoffmann

* 29. Juli 1984

Fachinformatiker mit Schwerpunkt Anwendungsentwicklung
Leiter des Fachbereichs CD-Projekte der mitcon GmbH in Bonn

Leitung von zahlreichen Projekten zur Umsetzung von
Design in Office-Vorlagen bzw. zur Konvertierung von Vorlagen

Schwerpunkt: Automatisierte dialoggesteuerte Korrespondenzvorlagen
mit hoher Funktionsvielfalt und externem Datenzugriff

 

Kontakt:

Maik Hoffmann
mitcon GmbH
Lievelingsweg 102-104
D 53119 Bonn
+49 228 91837-80
hoffmann@mitcon.de

www.mitcon.de

Makro zum Einfügen einer Tabelle in einem bestimmten Layout

In ein Word-Dokument eine Tabelle einzufügen ist ja ganz einfach. Aber es kostet Zeit, bis das Tabellenlayout den eigenen Vorstellungen entspricht. Schneller geht’s mit einem Makro, wodurch Sie immer wieder Ihr eigenes Tabellenlayout nutzen können.


Eine Tabelle dem Corporate Design anzupassen kostet Zeit

Ich bin mir sicher, auch in Ihrem Unternehmen gibt es festgelegte Standards zum Layout einer Tabelle. Schriftart, Schriftgröße, Farben, Linienart usw.

Eine Tabelle in ein Word-Dokument einzufügen ist leicht gemacht. Aber sie den genannten Vorgaben anzupassen, kostet Zeit. Vielleicht sollen die Spaltenüberschriften mit einer dunklen Farbe hinterlegt sein, dann müssen Sie im Anschluss auch noch für die Schriftfarbe „weiß“ wählen, damit man die Buchstaben gut lesen kann. Oder die Zeilen sollen abwechselnd heller und dunkler schattiert sein.

Statt alles Schritt für Schritt selbst einzustellen, können Sie auch die Tabellenformatvorlagen nutzen.

Aber passen die Vorlagen zufällig? Wahrscheinlich nicht.

Mit einem Makro Zeit sparen

Deutlich einfacher und schneller können Sie zukünftig Tabellen in Ihr Word-Dokument einfügen, wenn Sie dafür ein entsprechendes Makro aufnehmen.

So erreichen Sie auch, dass ungeübte Word-Anwender mit einem Klick die perfekte Tabelle erstellen.

Ein weiterer Effekt: Sie können sich ganz auf die Inhalte konzentrieren und müssen sich nicht mehr mit dem Layout herumschlagen.

Wie Sie ein entsprechendes Makro selbst aufnehmen können (ganz ohne Programmierkenntnisse), erkläre ich in diesem Video:

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So erstellen Sie ein Makro für das Einfügen einer Querseite

So fügen Sie in Ihren Text eine Querseite ein

Wenn Sie in Word ein Dokument erstellen, ist standardmäßig das Hochformat für die Seite eingestellt. Das ist auch gut so, weil dies das übliche Format für Texte, Briefe usw. ist.

Dennoch könnte es sein, dass Sie etwas weiter im Text mehr Platz benötigen, z.B. weil Sie eine umfangreichere Tabelle einfügen möchten. Im Hochformat ist bei einer Tabelle in der Regel nur Platz für wenige Spalten. Wenn Ihre Tabelle breiter ist bzw. über mehr Spalten verfügt, dann wäre das Querformat richtig für Sie.

Sie können ganz einfach im Dokument von Hoch- auf Querformat wechseln und danach auch wieder zum Hochformat zurückkehren.

Und so geht’s:

  1. Klicken Sie in Ihrem Text an die Stelle, wo danach die Querseite eingefügt werden soll.
  2. Wechseln Sie dann zum Reiter „Seitenlayout“ und klicken dort auf die Schaltfläche „Umbrüche“.
  3. Im Untermenü wählen Sie dann bei den Abschnittsumbrüchen „Nächste Seite“.
  4. In der neu eingefügten Seite ändern Sie das Seitenlayout, indem Sie auf die Schaltfläche „Ausrichtung“ klicken und dort „Querformat“ wählen.
  5. Ich füge dann noch eine Leerzeile ein.
  6. Nun wiederholen Sie die Schritte 2-4, wobei Sie das Hochformat wählen.

Als Ergebnis haben Sie nun erst Ihren Text im Hochformat, dann eine leere Seite im Querformat und danach wieder eine Seite im Hochformat.

Makro für das Einfügen einer Querseite

Auch wenn das oben beschriebene Vorgehen nicht schwer ist, muss man wissen, wie es geht. Da Sie aber wahrscheinlich eher selten eine Querseite einfügen möchten, müssten Sie sich die einzelnen Schritte notieren und gut ablegen.

Noch einfacher und schneller ist es, wenn Sie ein entsprechendes Makro dafür aufnehmen. So sind auch die Kollegen in der Lage eine Querseite einzufügen, die im Umgang mit Word nicht so geübt sind.

Wie das geht, zeige ich Ihnen in dem folgenden Video:

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Sie sind auf den Geschmack gekommen und möchte gerne eigene Ideen in Makros umsetzen? Viele Dinge können Sie allerdings nicht so einfach selbst über das Aufzeichnen eines Makros realisieren, sondern müssen einen Auftrag an einen Programmierer erteilen. Falls Sie keinen passenden Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen finden, können Sie sich gerne mit mir in Verbindung setzen. Ich arbeite beim Thema Makroprogrammierung mit einem Kooperationspartner zusammen.

Makro für Drucken mit und ohne Dateipfad in der Fußzeile

So fügen Sie den Dateipfad in die Fußzeile ein

In vielen Unternehmen besteht die Anforderung, dass auf ausgedruckten und abgehefteten Dokumenten der Dateipfad mit Dateiname in der Fußzeile steht. Dies soll dabei helfen, diesen Ausdruck schneller in der Dateiablage zu finden.

Grundsätzlich finde ich diese Anforderung und die Idee dahinter gut. Solange es sich um ein internes Papier handelt, können Sie den Dateipfad einfach in die Fußzeile Ihres Word-Dokumentes einfügen.

So gehen Sie vor:

  • Sie wechseln zum Reiter „Einfügen
  • dort klicken Sie auf die Schaltfläche Fußzeile und auf „Fußzeile bearbeiten„.
  • Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumentinfo und im Untermenü auf „Feld„.
  • Das Feld heißt „FileName“ und bei den Feldoptionen setzen Sie einen Haken vor „Pfad vor dem Dateinamen hinzufügen„.
  • Ihre Eingabe bestätigen Sie mit ok.
  • Wenn Sie Ihr Word-Dokument speichern, aktualisiert sich dieses Feld.

 

Kundenanschreiben ohne Dateipfad

Umständlich wird es aber, wenn es sich nicht um ein internes Papier handelt, sondern um einen Brief an einen Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter. Dann möchten Sie sicherlich nicht den Dateipfad auf das Dokument drucken, dass verschickt werden soll.

Sie könnten in diesem Fall erst den Brief ohne Dateipfad drucken und danach wie oben beschrieben den Dateipfad einfügen und dann noch einmal drucken. Sollten Sie aber, wenn Sie den Ausdruck vor sich sehen, eine Änderung im Kundenbrief vornehmen wollen, müssen Sie daran denken, den Dateipfad wieder zu löschen.

Ziemlich zeitaufwändig und fehleranfällig – oder?

 

So erstellen Sie ein Makro

Mein Vorschlag: Erstellen Sie ein Makro, mit dem Sie einmal das Dokument mit und einmal ohne Dateipfad in der Fußzeile ausdrucken. So sind Sie auf der sicheren Seite und sparen Zeit.

Sie haben keine Ahnung von Makroprogrammierung? Kein Problem. Nehmen Sie einfach die einzelnen Schritte auf.

Wie das geht, erkläre ich in diesem Video:

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Wie Sie einen Briefkopf per Makro einfügen

Wofür können Sie Makros in Word nutzen?

Es gibt natürlich viele Einsatzmöglichkeiten für Makros in Word. Bei einem früheren Arbeitgeber von mir gab es eine Briefvorlage mit Verknüpfung zur Kundendatenbank, sodass die Mitarbeiter das Adressfeld nicht selbst ausfüllen mussten, sondern einfach die Kundennummer in eine Eingabemaske getippt haben und schon war alles richtig eingefügt. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert Fehler. Ebenso hat ein Makro erkannt, welcher Benutzer am Computer angemeldet ist und hat dann den Namen des Mitarbeiters, seine Telefon-Nummer und auch die E-Mail-Adresse an die richtigen Stellen eingefügt.

Sie sehen, bei Briefvorlagen ist vieles möglich. Dies können Sie allerdings nicht so einfach selbst über das Aufzeichnen eines Makros realisieren, sondern müssen einen Auftrag an einen Programmierer erteilen. Falls Sie keinen passenden Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen finden, können Sie sich gerne mit mir in Verbindung setzen. Ich arbeite beim Thema Makroprogrammierung mit einem Kooperationspartner zusammen.

Praxisbeispiel: Briefkopf

In diesem Artikel und dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie Sie einen von Ihnen gestalteten Briefkopf per Makro in Ihr Word-Dokument einfügen. Dies könnte sinnvoll sein, wenn Sie verschiedene Briefköpfe nutzen und nicht für jeden Brief eine eigene Briefvorlage abspeichern möchten.

Sie können also erst Ihren Brief gestalten und dann im nächsten Schritt den richtigen Briefkopf auswählen und einfügen.

Wichtig bei der Aufzeichnung des Makros ist, dass Sie sich mit Tastenkombinationen in Word (eine Liste habe ich hier zusammengestellt) vertraut machen. Denn bei der Aufzeichnung wird nicht jede Mausbewegung registriert. Insbesondere gilt dies für das Markieren von Wörtern, um die Formatierung zu ändern.

Wie Sie das Register „Entwicklertools“ in Word sichtbar machen, habe ich in dem vorhergehenden Beitrag erklärt (klick).

Ebenso, wie Sie das Makro aufnehmen und eine Schaltfläche dafür gestalten und in die Schnell-Leiste einfügen.

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Weitere Praxisbeispiele folgen in den nächsten Artikeln.