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Monster des Alltags – Unpünktlichkeit und Überpünktlichkeit

 

Heute gibt es einmal zwei „Monster des Alltags“ von Christian Moser, die zwei Ausprägungen eines Phänomens sind.

Wann beginnt das Meeting?

Das Meeting beginnt um 10:00 Uhr. Oder doch eher um 9:50 oder um 10:15 Uhr? Die überpünktliche Kollegin ist jedenfalls deutlich vor dem eigentlichen Beginn da. Das ist o.k., aber es bemerkt niemand, weil sie die Einzige ist.

Ganz anders ist es bei der unpünktlichen Kollegin. Es bekommt jeder mit, wenn Sie den Raum betritt. – Klar, es sind ja ansonsten alle da. Sie hat ihr Publikum und kann sich gut in Szene setzen. „Es kam noch ein wichtiges Telefonat rein.“ oder „Das Gespräch mit dem VIP-Kunden hat etwas länger gedauert, aber ich habe hart verhandelt.“

Natürlich ist es besser, wenn alle pünktlich erscheinen. Dann muss sich die Überpünktliche nicht ärgern und die Unpünktliche stört nicht den Ablauf der Besprechung. Wer dennoch einmal ein paar Minuten später kommt, sollte sich besser möglichst geräuschlos hinsetzen und sich bemühen selbst den Anschluss zu bekommen.

 

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Sie sind neugierig geworden und wollen noch mehr Monster des Alltags kennenlernen? Hier können Sie das Buch bestellen:

Ihnen gefallen die Monster so gut, dass Sie sie als Postkarte an Kollegen verteilen möchten oder sich selbst immer mal wieder daran erinnern wollen? Hier können Sie das Postkarten-Set bestellen:

So stellen Sie Unterlagen für Ihren Chef für Meetings zusammen

Im 4. Teil der Serie „Wie führe ich meinen Chef?“ geht es um Papierunterlagen, die Ihr Chef für Meetings benötigt.

 

Ihr Chef nimmt sicherlich jeden Tag an vielen Besprechungen teil. Auch wenn wir sonst immer von papierarmen Büro sprechen (das papierlose Büro ist noch immer eine Vision), in Meetings hat jeder die wichtigen Unterlagen in Papierform vor sich liegen.

Das Protokoll der letzten Sitzung, seitenlange Statistik-Tabellen und Auswertungen, Vertragsunterlagen, Angebote, E-Mails und natürlich die ausgedruckte PowerPoint-Präsentation, die nun gezeigt wird.

Sie als Sekretärin bzw. Assistentin haben die Aufgabe, Ihrem Chef alle notwendigen Unterlagen für die Besprechungen zusammenzustellen.

Nach der Besprechung erhalten Sie diese mit einem kurzen Kommentar zurück und müssen die Unterlagen wieder ablegen.

Wie genau stellen Sie die Unterlagen zusammen? Wie transportiert Ihr Chef diese Papiermengen? Und wie stellen Sie sicher, dass er in der Besprechung gezielt Informationen findet, ohne lange blättern zu müssen?

Das Ablagesystem, das durchgängig funktioniert

Sehen wir uns Ihre einzelnen Arbeitsschritte noch einmal genauer an. Unterlagen zu verschiedenen Projekten, wichtigen Themen (wie z.B. A-Kunden oder A-Lieferanten), Monats-/Quartals-/Jahres-Abschlüssen und Berichten legen Sie regelmäßig in Stehordner ab, die bei Ihnen in den Schränken stehen.

Vor einer Besprechung suchen Sie die relevanten Unterlagen zusammen, heften diese aus den Ordnern heraus und legen sie in eine Fächermappe. Die einzelnen Fächer sind nicht beschriftet, denn nach der Besprechung bereiten Sie damit die nächste vor. Aber beim Durchblättern kann man doch erkennen, zu welchem Thema die Unterlagen gehören. Nach der Besprechung erhalten Sie die Fächermappe zurück und sortieren das Papier wieder in die Stehordner zurück.

Läuft das so bei Ihnen?

Ich weiß, man hinterfragt oft Abläufe nicht, die schon immer so waren. Aber wenn Sie jetzt darüber nachdenken, fällt Ihnen dann auch auf, dass Sie ziemlich viel mit dem Umschichten von Papier beschäftigt sind? Zig-Mal Ordner öffnen und wieder schließen?

Das geht besser, schneller und effizienter mit einem durchgängigen Ablagesystem.

Ich habe Ihnen in anderen Blog-Artikeln bereits das Mappei-System vorgestellt: Grundprinzipien der Mappei-Methode

Die Vorteile für Sie und Ihren Chef:

  • Die Papierunterlagen müssen nicht gelocht und abgeheftet werden, sondern werden einfach in die jeweilige Mappe gelegt.
  • Da die Themen vereinzelt werden, können Sie gezielt Unterthemen bzw. Teilbereiche für die Besprechung heraussuchen.
  • Die Mappen sind in Ihren Ablageschränken verstaut, werden gezielt herausgenommen, zur Besprechung mitgenommen und danach wieder in den Ablageschrank zurückgelegt (das Heraus- und Einheften entfällt)
  • Ihr Chef kann in der Besprechung gezielt Informationen finden, weil alle Mappen beschriftet sind.
  • Mit der Terminmappe stellen Sie Ihrem Chef alle Unterlagen für den ganzen Tag zusammen. Es entfallen also Dialoge, wie z.B.: „Wo sind die Unterlagen für den 13-Uhr-Termin?“ – „Die habe ich Ihnen hingelegt.“ – „Aber hier sind sie nicht.“ – „Ja, wo sind sie denn dann?“ – „Das müssen Sie doch wissen.“

Mehr dazu in diesem Video:

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Die effiziente Alternative zur Regelbesprechung

Teamsitzung, Abteilungsrunde, Projekt-Meeting –  und immer das Gleiche: Jeder Mitarbeiter berichtet mehr oder weniger kurz, was er gerade tut. Aber alle sind gelangweilt. In diesem Artikel stelle ich Ihnen eine effiziente Alternative vor.


Jede Woche wieder

Wenn ich in meinen Einzelcoachings einen Blick in den Kalender meines Teilnehmers werfe, dann sehe ich dort eine ganze Reihe an Regelbesprechungen. Einmal pro Monat die Abteilungsrunde, alle zwei Wochen eine Teambesprechung, jede Woche ein Projekt-Meeting usw. Wenn Sie in verschiedenen Projekten mitarbeiten und auch noch in Ausschüssen tätig sind, dann ist Ihr Kalender nur alleine damit schon recht voll.

Langeweile macht sich breit

Wie laufen in der Regel diese Besprechungen ab? Jeder Mitarbeiter berichtet mehr oder weniger kurz über seine aktuellen Aufgaben. Der Stand der Dinge. Der Vorgesetzte berichtet dann noch aus diversen anderen Gremien und gibt Informationen weiter. Ein Kollege muss dann am Ende ein Protokoll schreiben, das ehrlich gesagt, niemand liest. Auch die einzelnen Beiträge interessieren niemanden so wirklich. Einige beginnen unter dem Tisch am Smartphone E-Mails zu lesen. Andere kritzeln auf dem Block herum.

Unter der Hand verraten alle, das die Besprechung reine Zeitverschwendung ist. Aber niemand ändert etwas. Man führt nun einmal solche Besprechungen durch, um sich zu informieren. Das war schon immer so.

Was ist das Ziel der Regelbesprechung?

Als Ziel dieser Regelbesprechungen wird häufig der Informationsaustausch genannt. Die Mitarbeiter sollen wissen, woran jeder Kollege arbeitet. Ein weiteres Ziel ist, Überschneidungen herauszufinden. Also wenn zwei Mitarbeiter an unterschiedlichen Themen arbeiten will man herausfinden ob sich die Themen in einzelnen Details überschneiden und dadurch aufeinander auswirken.

Aber werden diese Ziele erreicht?

Oft leider nicht. Der Abteilungsleiter / Teamleiter / Projektleiter kennt den Stand der Dinge (hoffentlich). Wenn jeder Kollege in der Abteilung andere Themenschwerpunkte bearbeitet, dann interessiert es auch nicht wirklich, was die anderen tun. Außerdem ist es ja auch nur eine punktuelle Bestandsaufnahme. Ein Projekt, das heute noch gut läuft, kann bereits morgen viele Probleme bringen. Überschneidungen werden in der Regel auch nicht aufgespürt, weil gar nicht so detailliert berichtet wird. Und das Protokoll liest auch niemand.

Die effiziente Alternative: Das Kanban-Board

Wenn etwas nicht gut läuft, dann sollte man nicht einfach so weiter machen, sondern etwas ändern. Ich weiß, dass es ziemlich revolutionär ist, an den Regelbesprechungen etwas zu ändern, dennoch möchte ich Sie dazu ermutigen.

Wenn Sie regelmäßig und kurz Informationen zum Stand der Dinge in Ihren Themen austauschen wollen, dann empfehle ich Ihnen ein Kanban-Board zu errichten.

Dieses Board sollte für jeden zugänglich in der Abteilung aufgehängt werden. Jeder Mitarbeiter beschriftet Haftnotizzettel mit seinen Themen.

Jeden Morgen treffen sich alle vor diesem Board und jeder berichtet, was er gestern erreicht hat. Die Redebeiträge sollten kurz sein, sodass die gesamte Besprechung nur ca. 10 min. dauert. So sind alle ständig auf dem Laufenden. Wer bei seinem Thema bzw. Projekt ins Stocken geraten ist, kann die Kollegen nach Lösungsideen fragen. Im Laufe des Tages können sich dann Kleingruppen dazu zusammenfinden. Ein Protokoll wird nicht geschrieben, denn die Dokumentation ist am Board zu sehen.

Das Kanban-Board stelle ich in diesem Video vor:

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Materialien zum Kanban-Board können Sie hier bestellen:

Produkte von Amazon.de

Oder Sie nutzen die Magnetic Notes von Tesla Amazing: https://www.staticmagnetic.de/

 

Checkliste Telefonkonferenz

Eine Telefonkonferenz funktioniert nicht wie eine normale Besprechung. Es gibt bestimmte Dinge zu beachten, die mit der Technik zusammenhängen, aber auch mit der Tatsache, dass die Besprechungsteilnehmer sich nicht sehen.

Dies bringt einfach besondere Herausforderungen mit sich: man kann nicht erkennen, wer als nächstes etwas sagen möchte, außerdem erkennt man nicht sofort, wer gerade spricht und es kann auch schnell dazu kommen, dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen.

Probleme, die durch die Technik auftreten können, sind z.B. eine schlechte Tonqualität oder die verzögerte Übermittlung insbesondere bei Gesprächen aus dem Ausland.

Damit die Telefonkonferenz trotzdem gut gelingt, habe ich Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, die ich in diesem Video vorstelle:

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Die wichtigsten Punkte finden Sie auch in dieser Präsentation:

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Die Checkliste können sie sich herunterladen, wenn Sie auf diesen Button klicken:

Download Checkliste

Checkliste Videokonferenz

Eine Videokonferenz unterscheidet sich von einer normalen Besprechung. Insbesondere der Konferenzraum sollte bewusst ausgewählt werden, da sowohl Hintergrundgeräusche, als auch ein unordentlicher Hintergrund störend wirken.

Damit Sie die größten Fehler vermeiden können, habe ich Ihnen eine Checkliste zur Vorbereitung und Durchführung einer Videokonferenz zusammengestellt, die ich Ihnen in diesem Video vorstelle:

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Die wichtigsten Tipps finden Sie auch in dieser Präsentation:

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Die Checkliste zur Videokonferenz können Sie herunterladen, wenn Sie auf diesen Button klicken:
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Besprechungswut in Unternehmen

Heute möchte ich Ihnen eine interessante Studie vorstellen.

Es geht dabei um eine Untersuchung in einem Unternehmen. Es sollte herausgefunden werden, wie viele Besprechungen zur Vorbereitung einer Sitzung auf der Leitungsebene notwendig sind.

Sie werden erstaunt sein!

Wenn sich die Unternehmensleitung zu einem Strategie-Meeting trifft, dann wollen alle gut vorbereitet sein und aktuelle Zahlen und Fakten präsentieren können. Dafür müssen auf der Bereichsebene, Abteilungsebene und Teamebene jeweils Besprechungen durchgeführt werden, in denen geklärt wird, welche Zahlen und Fakten zusammengestellt werden sollen. Dafür wird unglaublich viel Zeit benötigt.

Und die eigentliche Arbeit, nämlich die Auswertung, Recherche und Zusammenstellung der Daten ist dabei noch gar nicht berücksichtigt!

Sehen Sie selbst…

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Wie Sie die Kommunikation in Ihrem Team verbessern können erfahren Sie in meinem E-Book. Für mehr Details einfach auf das Bild klicken:

Teil 4

Wie Sie Ihre Zeit nicht mit Besprechungen verschwenden

Laut einer Studie verbringt 1/3 aller leitenden Angestellten täglich bis zu 4 Stunden in häufig schlecht vorbereiteten Sitzungen.

42% der Befragten würden weniger, dafür aber besser vorbereitete Sitzungen bevorzugen.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Leiden Sie auch unter schlecht vorbereiteten oder schlecht durchgeführten Sitzungen? Haben Sie häufig das Gefühl mit den Besprechungen nur Ihre Zeit zu verschwenden?

Gründe für schlechte Besprechungen sind in der Regel folgende Punkte:

  • Unzureichende Informationsgrundlagen verzögern die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse
  • Fakten werden schlecht aufbereitet
  • Führungsschwäche der Entscheider
  • Keine klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Schlechte Präsentation der Sachlage

Wie Sie es besser machen können erkläre ich in diesem Video. Dabei gebe ich Ihnen 11 wertvolle Tipps für mehr Effizienz bei Besprechungen.

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Informationsfluss: geregelt oder spontan?

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Heutzutage wird man in der Regel mit Informationen überschwemmt. Man erhält viele E-Mails und muss zwischen wichtig und unwichtig entscheiden. Man sitzt einerseits in vielen Besprechungen und bekommt manche Informationen nur „zwischen Tür und Angel“ oder über den Flurfunk mit.  Oft sagen mir Führungskräfte, dass eine regelmäßige Teambesprechung nicht notwendig ist, weil man doch so eng beieinander sitzt und viel miteinander redet und außerdem die Bürotür ja immer offen ist und die Mitarbeiter jederzeit reinkommen können, wenn sie Fragen haben.
Aber bekommen auf diesem Weg wirklich alle Mitarbeiter immer die wichtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt? Ich vermute: Nein.
Besser ist es, wenn Sie regelmäßig eine Teambesprechung durchführen. Themen könnten dabei sein:
• Neues vom Vorstand/Geschäftsführung
• Stand der Zielerreichung (falls Sie bestimmte Kennzahlen regelmäßig  monitoren)
• Jeder berichtet kurz über seine aktuellen Projekte und Aufgaben
• Ausblick auf die nächsten 2 Wochen: welche wichtigen Termine bzw. Aufgaben stehen an?

Wie häufig sollte eine Teambesprechung durchgeführt werden?

Es gibt mehrere mögliche Varianten. So könnten Sie sich z.B. alle 2 Wochen für ca. 1 Stunde treffen.  Oder es gibt 1x im Monat eine ausführliche Runde und wöchentlich eine kurze Besprechung im Stehen über ca. 20 min. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, sich jeden Morgen ca. 10-15 min. im Stehen zu treffen, um die wichtigsten Dinge für den Tag zu klären. Oder wenn die Abteilung etwas größer ist (z.B. 40 Mitarbeiter) und diese in 4 Teams aufgeteilt ist, dann könnte es 1x im Monat ein Treffen mit allen 40 Mitarbeitern geben, wo die Abteilungsleitung Neues vom Vorstand berichtet und den Stand der Zielerreichung vorstellt und alle 2 Wochen die Mitarbeiter über ihre aktuellen Projekte in den kleineren Teambesprechungen berichten und außerdem alle 2 Wochen die Abteilungsleitung sich mit den Teamleitern trifft.

Wie sollten diese Teambesprechungen organisiert sein?

Legen Sie den Besprechungsrhythmus fest und laden alle zu einem Serientermin für das ganze Jahr ein. Sie können eine Datei auf dem Teamlaufwerk als Themenspeicher hinterlegen, sodass jeder Mitarbeiter die Themen notieren kann, die aus seiner Sicht beim nächsten Treffen besprochen werden sollten. Wenn in der Teambesprechung Aufgaben an einzelne Mitarbeiter delegiert werden, dann führen Sie diese in einem Handlungsplan (z.B. eine Excel-Tabelle für das ganze Jahr). Und überlegen Sie sich, wie Sie sicherstellen wollen, dass auch die Mitarbeiter, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, die wichtigsten Informationen erhalten.


Mehr zum Thema Teambesprechungen erfahren Sie in meinem E-Book „Effizient im Büro – Teil 4“. Klicken Sie einfach auf den folgenden Button:

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